تسجيل محاضر الاجتماع - واحدة من أكبر الخطوات قبل جلسة التخطيط

نسخ محاضر الاجتماعات السنوية

نود أن نقدم لك بعض النصائح حول كيفية إجراء اجتماع سنوي وإدارته ، لأنه تمامًا مثل أي اجتماع آخر ، يجب التخطيط له بعناية ليكون ناجحًا. إذا كنت جديدًا في عملية التخطيط ، فقد يمثل الاجتماع السنوي تحديًا كبيرًا وربما تتعرض لضغط كبير من أجل إنجاز كل شيء.

ربما تعتقد أن الاجتماعات السنوية مثيرة ومثيرة للغاية ، لكنها عادة ليست مثيرة للاهتمام حقًا. ومع ذلك ، ليس فقط الاجتماعات السنوية مطلوبة بموجب قانون الولاية وبموجب متطلبات إدراج البورصة للشركات العامة ، ولكن لا يمكن لأحد أن ينكر حقًا أنها مهمة جدًا - على الأقل لأنها تجمع معظم المساهمين في الشركة. وكما نعلم ، فإن المساهمين هم الشخصيات الرئيسية للشركات - فهم رابط مهم للغاية عندما يتعلق الأمر بالتخطيط للتطورات المستقبلية والمسار الذي ستكون عليه الشركة في العام التالي ، حيث يحصلون على تصويت بشأن الأمور التي اقترحها مديري الشركات. في الاجتماع السنوي ، غالبًا ما يحصل المساهمون والشركاء على نسخ من حسابات الشركة ، ويقومون بمراجعة المعلومات المالية للعام الماضي ، ويطرحون أسئلة ويكون لهم رأي فيما يتعلق بالاتجاهات التي ستتخذها الشركة في المستقبل. أيضًا ، في الاجتماع السنوي ، ينتخب المساهمون المديرين الذين سيديرون الشركة.

لذلك ، لنبدأ ببعض الاقتراحات التي يجب أن تأخذها في الاعتبار إذا كان عليك التخطيط لاجتماع سنوي.

• قم بعمل قائمة تحقق

قم بعمل قائمة مراجعة مفصلة للعملية برمتها بما في ذلك الأحداث قبل وبعد الاجتماع الفعلي. حدد المواعيد النهائية عند الحاجة وقم بتوزيع المهام على فريقك. قد تشمل بعض النقاط الرئيسية ما يلي: الاستبيانات ، وجدول اجتماعات مجلس الإدارة للمراجعات / الموافقات ، وتحديد نوع الاجتماع ، والتاريخ والموقع ، ولوجستيات الاجتماع ، والوثائق المطلوبة ، والأسئلة والأجوبة ، والبروفات وما إلى ذلك. يجب تعديل الجدول بالكامل لشركتك والتقويم الخاص بها. ابذل جهدًا للقيام بذلك بشكل مثالي في السنة الأولى ، بحيث يكون لديك بالفعل مسودة للسنوات القادمة.

• مراجعة المتطلبات القانونية والتنظيمية

من المهم مراجعة المتطلبات القانونية والتنظيمية والوثائق الأخرى المتعلقة بالاجتماع قبل الاجتماع حتى يسير كل شيء بسلاسة.

• تحديد نوع الاجتماع

يجب أن يتم ذلك بالفعل قبل حوالي ستة أشهر من الاجتماع. هناك بعض الأشياء المهمة التي ستساعدك على اتخاذ قرار بشأن هذا مثل تقليد الشركة والأداء ومخاوف أصحاب المصلحة. يمكن أن تكون الاجتماعات: 1. شخصيًا ، عندما يحتاج الجميع إلى الحضور فعليًا (الأفضل للشركات الكبيرة والقائمة) ؛ 2. افتراضي ، عندما يكون الجميع متصلين رقميًا (هذا هو الأفضل للشركات الناشئة) ؛ 3. النسخة المختلطة عندما يكون للمساهمين الاختيار بين الاجتماع الشخصي والاجتماع الافتراضي ، لأن كلاهما مغطى. الاجتماع الهجين مبتكر ويزيد من مشاركات المساهمين.

• مكان إجتماع

إذا كان الاجتماع سيعقد شخصيًا ، فسيؤدي الموقع دورًا كبيرًا. يمكن للشركات الصغيرة جدًا عقد اجتماع في غرفة اجتماعات الشركة. من ناحية أخرى ، إذا كان العديد من الأشخاص سيحضرون الاجتماع ، فقد تفكر الشركات في نقله إلى قاعة أو غرفة اجتماعات في الفندق والتي غالبًا ما تكون مكانًا أكثر ملاءمة.

• الاجتماع اللوجستية

تعتمد الخدمات اللوجستية كثيرًا على نوع الاجتماع الذي ستعقده. ولكن يجب أن تفكر في المقاعد وترتيبات وقوف السيارات والأمن (ربما حتى الفحص) والجزء الفني: الميكروفونات وأجهزة العرض وغيرها من الأدوات الضرورية.

• تنويه

يجب إرسال تاريخ ووقت ومكان الاجتماع إلى المشاركين في وقت مبكر.

• مستندات

هناك عدد من المستندات المطلوبة التي ستحتاجها للاجتماع:

جدول الأعمال: يحتوي عادةً على مقدمة ومقترحات وأسئلة وأجوبة ، والتصويت ، والنتائج ، وعرض الأعمال ...

قواعد السلوك: حتى يعرف المشاركون من الذي من المفترض أن يتحدث ، والمهلة الزمنية ، والسلوك المحظور ، إلخ.

نصوص الاجتماع: مهمة لتدفق الاجتماع وللتأكد من تغطية جميع النقاط.

• إجراءات التصويت

تعتمد إجراءات التصويت على نوع المساهمين. المساهمون المسجلون هم من يصوتون على أسهمهم مباشرة من خلال الشركة. يمتلك أصحاب المصلحة المستفيدون أسهمًا في نموذج إدخال دفتر من خلال كيان آخر (بنك على سبيل المثال). يحق لأصحاب المصلحة المستفيدين إصدار تعليمات إلى مصرفهم حول كيفية التصويت على أسهمهم أو إذا كانوا يريدون الحضور بأنفسهم إلى الاجتماع السنوي والتصويت ، فإنهم يطلبون وكيلًا قانونيًا. سيسمح لهم ذلك بالتصويت على أسهمهم مباشرة.

• ال

هناك أيضًا أشياء أخرى يجب أخذها في الاعتبار وهي ضرورية عند التحضير لاجتماع سنوي ، مثل مراقبة تقرير التصويت اليومي ، لكننا لن ندخل في التفاصيل هنا. الشيء الوحيد الذي يجب أن تضعه في اعتبارك أنك ستحتاج إلى "النصاب القانوني" حتى ينجح الاجتماع. يشير إلى عدد أعضاء هيئة أو مجموعة المطلوب حضورها من أجل التعامل مع أعمال الهيئة أو المجموعة.

• أوراق الاقتراع

تساعد بطاقات الاقتراع في معرفة ما إذا كان يمكن تضمين أسهم معينة في الإجمالي. يحددون كل نقطة يتم التصويت عليها ويطلبون التصويت الفعلي.

• رئيس

تشمل الاستعدادات النهائية إعداد الرئيس حتى يكون قد أعد إجابات للأسئلة التي قد تظهر. من الحكمة أيضًا التحدث إلى الموارد البشرية حول هذه الأمور. ربما تم طرح بعض الأسئلة بالفعل في وقت ما ، ربما في اجتماع آخر. من المهم معرفة ما يجري في الشركة وأن تكون جيدًا في التوقع. يجب أن يكون رئيس مجلس الإدارة واثقًا من نفسه عند الإجابة على أسئلة أصحاب المصلحة ، لذا فإن أفضل طريقة هي الاستعداد قدر الإمكان.

• الدقائق

نود أيضًا أن نتحدث عن شيء آخر مهم جدًا - توثيق الاجتماع. من الأهمية بمكان أن يتم توثيق الاجتماع بطريقة مناسبة ، أي أن محاضر الاجتماعات السنوية لا غنى عنها. إنهم يلعبون دورًا حاسمًا في جلسة التخطيط للشركة ، بحيث يكون الجميع على استعداد لاتخاذ أحدث القرارات. نحن نعلم أيضًا أن جلسة التخطيط يجب أن تكون فورية إذا أردنا أن تنجح الشركة وتفي بأهدافها المالية. لذا ، فإن السؤال الذي يجب طرحه هو ما هي الطريقة الأكثر عملية لتدوين محاضر الاجتماعات هذه.

تعد نسخ المحاضر رائعة لأنها نظرة عامة بسيطة على كل ما قيل في الاجتماع السنوي ويمكن نقل هذا بسهولة إلى الأشخاص الذين لم يتمكنوا من حضوره. إذا قمت بتسجيل الاجتماع السنوي ، فسيكون إجراء جلسات التخطيط أسهل. بهذه الطريقة يكون لديك بالفعل الأهداف المرجوة للشركة مكتوبة حتى تتمكن الإدارة من البقاء على المسار الصحيح بسهولة أثناء المضي قدمًا في خطوات العمل الخاصة بهم. يمكن أن يكون محتوى النص مفيدًا جدًا لإجراء مزيد من التحليل والاستنتاجات في المستقبل ، خاصة في الحالات التي لا يتم فيها تحقيق الأهداف المتوقعة.

أيضًا ، من المهم الإشارة إلى أن العمل مع البيانات يكون أحيانًا صعبًا للغاية ، لأن الأخطاء تحدث من وقت لآخر ، وحتى الأخطاء البسيطة يمكن أن يكون لها تأثير كبير على الشركة. لهذا السبب ، لا سيما الأرقام المذكورة في الاجتماعات السنوية يجب طباعتها ونسخها بالصوت. سيمكنك ذلك من مراجعة كل ما قيل بقدر ما تحتاج ، علاوة على ذلك ، سيكون من السهل اقتباس أي أرقام.

عندما يتعين عليك تدوين الملاحظات خلال اجتماع سنوي ، يمكنك إعداد نفسك لمهمة صعبة ومهمة للغاية. يمكن أن تستمر الاجتماعات السنوية لفترة طويلة. تخيل تدوين كل ما قيل خلال اجتماع لمدة أربع ساعات وأن تكون مسؤولاً عن الملاحظات. في مرحلة ما ، ستظهر أخطاء أو سيتم حذف أجزاء مهمة. ليس سرا أننا لا نستطيع كتابة الأشياء بالسرعة التي نتحدث بها. ناهيك عن خط يدك عندما يتعين عليك كتابة شيء ما بسرعة. هل ستتمكن من قراءة ما كتبته؟

إذا قررت تسجيل الاجتماع واستخدام مزود خدمة النسخ لتحويل نوع الصوت إلى تنسيق نصي ، فسوف تنجز المهمة بسرعة وبدون عناء. يمكن أن يساعدك Gglot في نسخ اجتماعك السنوي. أنت على بعد نقرات قليلة منه. لا تحتاج إلى تثبيت أي شيء قبل أن تبدأ. كل ما عليك فعله هو تسجيل الدخول على صفحة الويب الخاصة بنا وتحميل الشريط الصوتي الخاص بك. موقعنا سهل الاستخدام للغاية وبديهي حتى لو لم تكن خبيرًا تقنيًا. سيتم تحويل تسجيل اجتماعك بدقة. ستقوم خدمة النسخ المستندة إلى الآلة الخاصة بنا بنسخ ملفك الصوتي بسرعة كبيرة وسنمنحك أيضًا إمكانية تحرير النسخ قبل أن تتمكن من تنزيله. دع موظفيك يقومون بالمهام التي تم تعيينهم من أجلها في المقام الأول واترك النسخ إلى Gglot. ستوفر على موظفيك الوقت الذي يمكنهم استثماره في مهام أكثر أهمية.

الاجتماعات السنوية لا تعقد كل يوم. ما عليك سوى تسجيل الاجتماع والحضور بالكامل دون تدوين الملاحظات. اجعل Gglot هو مزود خدمة النسخ الخاص بك: سنفعل النسخ بشكل أكثر دقة وأسرع من أي سكرتير للشركة.