Miontuairiscí Cruinnithe a Thaifeadadh – Ceann de na Céimeanna is Mó Roimh an Seisiún Pleanála

Miontuairiscí cruinnithe bliantúla a thras-scríobh

Ba mhaith linn roinnt comhairle a thabhairt duit maidir le conas cruinniú bliantúil a reáchtáil agus a reáchtáil, mar díreach cosúil le haon chruinniú eile, ní mór é a phleanáil go cúramach le go n-éireoidh leis. Mura bhfuil tú nua sa phleanáil próisis, d’fhéadfadh cruinniú bliantúil a bheith ina dhúshlán ollmhór agus is dócha go bhfuil go leor brú ort chun gach rud a dhéanamh.

B’fhéidir go gceapfá go mbíonn cruinnithe bliantúla thar a bheith spreagúil agus spreagúil, ach de ghnáth ní bhíonn siad chomh suimiúil sin. Mar sin féin, ní hamháin go n-éilítear cruinnithe bliantúla faoi dhlí an stáit agus faoi cheanglais liostála stocmhalartán do chuideachtaí poiblí, ach ní féidir le haon duine a shéanadh i ndáiríre go bhfuil siad thar a bheith tábhachtach - más rud é go mbailíonn siad an chuid is mó de scairshealbhóirí na cuideachta amháin. Agus mar is eol dúinn, is príomhfhigiúirí do chuideachtaí iad na scairshealbhóirí – is nasc an-tábhachtach iad maidir le forbairtí amach anseo a phleanáil agus an cosán a bheidh ag an gcuideachta an bhliain dár gcionn, ós rud é go bhfaigheann siad vóta ar ábhair atá molta ag. bainisteoirí cuideachtaí. Ag cruinniú bliantúil, is minic a fhaigheann scairshealbhóirí agus comhpháirtithe cóipeanna de chuntais na cuideachta, déanann siad athbhreithniú ar fhaisnéis fhioscach le bliain anuas, agus cuireann siad ceisteanna agus bíonn focal acu maidir leis na treoracha a ghlacfaidh an gnó amach anseo. Chomh maith leis sin, ag an gcruinniú bliantúil toghann na scairshealbhóirí na stiúrthóirí a bhainisteoidh an chuideachta.

Mar sin, cuirimis tús le roinnt moltaí ar cheart duit a chur san áireamh má tá ort cruinniú bliantúil a phleanáil.

• Déan seicliosta

Déan seicliosta mionsonraithe den phróiseas iomlán lena n-áirítear imeachtaí roimh agus tar éis an chruinnithe iarbhír. Socraigh spriocdhátaí nuair is gá agus tabhair tascanna do d'fhoireann. D’fhéadfadh na nithe seo a leanas a bheith i measc cuid de na príomhphointí: ceistneoirí, sceideal cruinnithe boird le haghaidh athbhreithnithe/faomhadh, cinneadh ar an gcineál cruinnithe, dáta agus láthair, lóistíocht cruinnithe, na doiciméid riachtanacha, ceisteanna agus freagraí, cleachtaí srl. Ba cheart an sceideal a mhodhnú go hiomlán. do do chuideachta agus dá féilire. Déan iarracht é a dhéanamh foirfe an chéad bhliain, ionas go mbeidh dréacht agat cheana féin do na blianta atá le teacht.

• Athbhreithniú a dhéanamh ar riachtanais dhlíthiúla agus rialála

Tá sé tábhachtach go ndéanfaí athbhreithniú ar riachtanais dhlíthiúla agus rialála agus ar dhoiciméid eile a bhaineann leis an gcruinniú roimh an gcruinniú ionas go n-imíonn gach rud go réidh.

• Socraigh an cineál cruinnithe

Ba cheart é seo a dhéanamh cheana féin thart ar shé mhí roimh an gcruinniú. Tá roinnt rudaí tábhachtacha a chabhróidh leat cinneadh a dhéanamh ar seo cosúil le traidisiún cuideachta, feidhmíocht agus imní na bpáirtithe leasmhara. Is féidir na cruinnithe a bheith: 1. go pearsanta, nuair is gá do gach duine a bheith i láthair go fisiciúil (is fearr do ghnólachtaí móra seanbhunaithe); 2. fíorúil, nuair a bhíonn gach duine ceangailte go digiteach (is fearr an ceann seo le haghaidh tosaithe); 3. an leagan hibrideach nuair a bhíonn rogha ag na scairshealbhóirí idir an cruinniú pearsanta agus an cruinniú fíorúil, toisc go bhfuil an dá cheann clúdaithe. Tá an cruinniú hibrideach nuálach agus uasmhéadaíonn sé rannpháirtíocht na scairshealbhóirí.

• Ionad cruinnithe

Má tá an cruinniú le bheith ar siúl go pearsanta tá ról ollmhór ag an suíomh. Is féidir le cuideachtaí an-bheag cruinniú a bheith acu i seomra comhdhála na cuideachta. Ar an láimh eile, má fhreastalaíonn go leor daoine ar an gcruinniú, d'fhéadfadh cuideachtaí smaoineamh ar é a aistriú go halla éisteachta nó chuig seomra cruinnithe óstáin, áit a bhíonn níos áisiúla go minic.

• Loighistic Cruinnithe

Braitheann lóistíocht go mór ar an gcineál cruinnithe a bheidh agat. Ach ba cheart duit smaoineamh ar na suíocháin, socruithe páirceála, slándáil (b'fhéidir fiú scagadh) agus an chuid theicniúil: micreafóin, teilgeoirí agus gadgets riachtanacha eile.

• Fógra

Ní mór dáta, am agus láthair an chruinnithe a sheoladh amach chuig na rannpháirtithe tamall maith roimh ré.

• Doiciméid

Tá roinnt doiciméad riachtanach a bheidh uait don chruinniú:

Clár oibre: de ghnáth bíonn réamhrá, moltaí agus ceisteanna agus freagraí, vótáil, torthaí, cur i láthair gnó…

Rialacha iompair: ionas go mbeidh a fhios ag rannpháirtithe cé atá ceaptha labhairt, teorainneacha ama, iompar toirmiscthe etc.

Scripteanna cruinnithe: tábhachtach do shreabhadh an chruinnithe agus chun a chinntiú go gclúdaítear gach pointe.

• Nósanna imeachta vótála

Braitheann nósanna imeachta vótála ar an gcineál scairshealbhóirí. Is iad sealbhóirí cláraithe na cinn a vótálann a gcuid scaireanna go díreach tríd an gcuideachta. Sealbhaíonn sealbhóirí tairbhiúla scaireanna i bhfoirm iontrála leabhair trí aonán eile (banc mar shampla). Tá sé de cheart ag sealbhóirí tairbhiúla treoir a thabhairt dá mbainc maidir le conas a gcuid scaireanna a vótáil nó más mian leo teacht chuig an gcruinniú bliantúil agus vótáil, iarrann siad seachvótálaí dlíthiúil. Tabharfaidh sé sin deis dóibh a gcuid scaireanna a vótáil go díreach.

• Córam

Tá rudaí eile le cur san áireamh freisin atá ríthábhachtach agus cruinniú bliantúil á ullmhú agat, amhail monatóireacht a dhéanamh ar an tuarascáil laethúil ar an vótáil, ach ní thabharfaimid sonraí anseo. Is é an t-aon rud nach mór duit a choinneáil i gcuimhne go mbeidh “córam” de dhíth ort le go n-éireoidh leis an gcruinniú. Tagraíonn sé don líon ball de chomhlacht nó de ghrúpa a chaithfidh a bheith i láthair chun gnó an chomhlachta nó an ghrúpa a dhéanamh.

• Ballóidí

Cuidíonn ballóidí le fáil amach an féidir scaireanna áirithe a áireamh san iomlán. Aithníonn siad gach pointe le vótáil agus iarrann siad an vóta féin.

• Cathaoirleach

Áirítear ar na hullmhúcháin deiridh an cathaoirleach a ullmhú ionas go mbeidh freagraí ullmhaithe aige do cheisteanna a d’fhéadfadh teacht aníos. Tá sé ciallmhar labhairt leis an AD faoi na hábhair seo freisin. B’fhéidir gur cuireadh roinnt ceisteanna cheana féin ag pointe éigin, b’fhéidir ag cruinniú eile. Tá sé tábhachtach go mbeadh a fhios agat cad atá ar siúl sa chuideachta agus a bheith go maith ag súil leis. Ní mór don chathaoirleach a bheith féinmhuiníneach agus é ag freagairt ceisteanna na bpáirtithe leasmhara agus mar sin is é an bealach is fearr a bheith ullamh oiread agus is féidir.

• Nóiméad

Ba mhaith linn freisin labhairt faoi rud an-tábhachtach eile – doiciméadú an chruinnithe. Tá sé ríthábhachtach go ndéanfaí an cruinniú a dhoiciméadú ar bhealach cuí, ie tá miontuairiscí cruinnithe bliantúla fíor-riachtanach. Tá ról ríthábhachtach acu i seisiún pleanála na cuideachta, ionas go mbeidh gach duine ar bord leis na cinntí is déanaí. Chomh maith leis sin, tá a fhios againn go gcaithfidh an seisiún pleanála a bheith láithreach má theastaíonn uainn go n-éireoidh leis an gcuideachta agus a spriocanna airgeadais a bhaint amach. Mar sin, is í an cheist atá le cur ná cad é an bealach is praiticiúla chun miontuairiscí na gcruinnithe sin a thras-scríobh.

Is iontach an rud é tras-scríbhinní na miontuairiscí mar is léargas simplí iad ar gach rud a dúradh sa chruinniú bliantúil agus is féidir é seo a chur ar aghaidh go héasca do dhaoine nach raibh in ann freastal air. Má dhéanann tú tras-scríobh ar an gcruinniú bliantúil beidh sé níos fusa na seisiúin phleanála a reáchtáil. Ar an mbealach seo tá spriocanna inmhianaithe na cuideachta scríofa agat cheana féin ionas gur féidir leis an mbainistíocht fanacht ar an mbóthar ceart agus iad ag dul ar aghaidh lena gcéimeanna gníomhaíochta. Féadfaidh ábhar na hathscríbhinne a bheith an-úsáideach freisin le haghaidh tuilleadh anailíse agus conclúidí sa todhchaí, go háirithe i gcásanna nuair nach bhfuil na spriocanna ionchais buailte.

Chomh maith leis sin, tá sé tábhachtach a lua go bhfuil uaireanta an-deacair a bheith ag obair le sonraí, toisc go dtarlaíonn earráidí ó am go ham, agus is féidir tionchar mór a bheith acu ar an gcuideachta fiú cinn simplí. Sin é an fáth, go háirithe gur cheart na huimhreacha a luaitear ag cruinnithe bliantúla a chloschlóscríobh agus a thrascríobh. Cuirfidh sé seo ar do chumas athbhreithniú a dhéanamh ar gach rud a dúradh a oiread agus a theastaíonn uait agus ina theannta sin, beidh sé éasca aon uimhreacha a lua.

Nuair a bhíonn ort nótaí a scríobh le linn cruinnithe bliantúla is féidir leat tú féin a ullmhú do thasc atá thar a bheith dúshlánach agus tábhachtach. Is féidir le cruinnithe bliantúla maireachtáil ar feadh i bhfad. Samhlaigh scríobh síos gach rud a dúradh le linn cruinnithe ceithre huaire an chloig agus a bheith freagrach as na nótaí. Ag pointe éigin, tiocfaidh earráidí chun cinn nó fágfar codanna ríthábhachtacha ar lár. Ní rún é nach féidir linn rudaí a scríobh síos chomh tapa agus a labhraímid. Gan trácht ar do chuid peannaireachta nuair a bhíonn ort rud éigin a scríobh síos go tapa. An mbeidh tú in ann an méid atá scríofa agat a léamh?

Má shocraíonn tú an cruinniú a thaifeadadh agus soláthraí seirbhíse trascríobh a úsáid chun an cineál fuaime a thiontú go formáid téacs, déanfar an obair go tapa agus gan stró. Is féidir le Gglot cabhrú leat do chruinniú bliantúil a thrascríobh. Níl tú ach cúpla cad a tharlaíonn uaidh. Ní gá duit aon rud a shuiteáil sula dtosaíonn tú. Níl le déanamh agat ach logáil isteach ar ár leathanach gréasáin agus do téip fuaime a uaslódáil. Tá ár suíomh Gréasáin an-éasca le húsáid agus iomasach fiú mura bhfuil tú an-tuiscint ó thaobh na teicneolaíochta de. Déanfar do thaifead cruinnithe a thiontú go cruinn. Déanfaidh ár seirbhís trascríobh meaisín-bhunaithe do chomhad fuaime a thrascríobh go han-tapa agus tabharfaimid deis duit fiú an trascríobh a chur in eagar sular féidir leat é a íoslódáil. Lig do na fostaithe na tascanna ar fostaíodh iad ina leith a dhéanamh ar an gcéad dul síos agus fág ag tras-scríobh chuig Gglot. Sábhálfaidh tú am do d’fhostaithe gur féidir leo infheistíocht a dhéanamh i dtascanna níos tábhachtaí.

Ní bhíonn cruinnithe bliantúla ann gach lá. Níl ort ach an cruinniú a thaifeadadh agus a bheith i láthair go hiomlán gan nótaí a ghlacadh. Bíodh Gglot i do sholáthraí seirbhíse trascríobh: déanfaimid an trascríobh ar bhealach níos cruinne agus níos tapúla ná mar a dhéanfaimid aon rúnaí corparáideach.