Anrejistre minit reyinyon an - Youn nan pi gwo etap anvan sesyon planifikasyon an

Transkri minit reyinyon anyèl yo

Nou ta renmen ba ou kèk konsèy sou fason pou fè ak òganize yon reyinyon anyèl, paske menm jan ak nenpòt lòt reyinyon, li bezwen ak anpil atansyon planifye pou gen siksè. Si ou se nouvo nan planifikasyon pwosesis la, yon reyinyon anyèl ta ka yon gwo defi epi ou se pwobableman anba anpil presyon yo nan lòd yo jwenn tout bagay fè.

Petèt ou ta panse ke reyinyon anyèl yo super enteresan ak sezisman, men anjeneral yo pa reyèlman ki enteresan. Men, pa sèlman reyinyon anyèl yo obligatwa dapre lwa eta a ak anba egzijans lis bous dechanj pou konpayi piblik yo, men pèsonn pa ka reyèlman nye ke yo trè enpòtan - si sèlman paske yo rasanble pi fò aksyonè nan konpayi an. Epi kòm nou konnen, aksyonè yo se figi kle pou konpayi yo - yo se yon lyen trè enpòtan lè li rive planifikasyon devlopman yo nan lavni ak chemen konpayi an pral sou ane annapre a, depi yo jwenn yon vòt sou zafè pwopoze pa. manadjè konpayi yo. Nan reyinyon anyèl, aksyonè ak patnè yo souvan jwenn kopi kont konpayi an, yo revize enfòmasyon fiskal pou ane ki sot pase a, epi yo poze kesyon epi yo gen yon di konsènan direksyon biznis la pral pran nan lavni. Epitou, nan reyinyon anyèl aksyonè yo chwazi direktè yo ki pral jere konpayi an.

Donk, ann kòmanse ak kèk sijesyon ke ou ta dwe pran an konsiderasyon si ou gen pou planifye yon reyinyon anyèl.

• Fè yon lis verifikasyon

Fè yon lis verifikasyon detaye sou tout pwosesis la ki gen ladan evènman anvan ak apre reyinyon aktyèl la. Fikse dat limit kote sa nesesè epi bay ekip ou a travay. Kèk nan pwen kle yo ka gen ladan sa ki annapre yo: kesyonè, orè reyinyon konsèy la pou revizyon/apwobasyon, detèminasyon ki kalite reyinyon an, dat ak kote, lojistik reyinyon yo, dokiman obligatwa, Q&A, repetisyon elatriye. Orè a ta dwe modifye nèt. nan konpayi ou ak kalandriye li yo. Fè efò pou fè li pafè premye ane a, kidonk ou deja gen yon bouyon pou ane kap vini yo.

• Revize kondisyon legal ak regilasyon

Li enpòtan pou egzijans legal ak regilasyon ak lòt dokiman ki gen rapò ak reyinyon an revize anvan reyinyon an pou tout bagay ale byen.

• Detèmine ki kalite reyinyon an

Sa a ta dwe deja fè apeprè sis mwa anvan reyinyon an. Gen kèk bagay enpòtan ki pral ede w deside sou tradisyon sa a tankou konpayi, pèfòmans ak enkyetid moun ki gen enterè yo. Reyinyon yo ka: 1. an pèsòn, lè tout moun bezwen prezan fizikman (pi bon pou gwo biznis etabli); 2. vityèl, lè tout moun konekte nimerik (yon sèl sa a pi bon pou demaraj); 3. a hybrid vèsyon pipiti de youn lè aksyonè yo gen chwa ant nan moun ak virtuel reyinyon an, paske tou de yo kouvri. Reyinyon ibrid la inovatè epi li maksimize patisipasyon aksyonè yo.

• Kote reyinyon

Si reyinyon an pral fèt an pèsòn kote a jwe yon gwo wòl. Trè ti konpayi yo ka gen yon reyinyon nan sal konferans konpayi an. Nan lòt men an, si anpil moun pral patisipe nan reyinyon an, konpayi yo ta ka panse sou deplase li nan yon oditoryòm oswa yon sal reyinyon otèl ki souvan se yon kote ki pi pratik.

• Reyinyon Lojistik

Lojistik depann anpil sou kalite reyinyon ou pral genyen. Men, ou ta dwe reflechi sou chèz la, aranjman pakin, sekirite (petèt menm tès depistaj) ak pati teknik la: mikwofòn, pwojektè ak lòt gadjèt nesesè.

• Avi

Dat, lè ak kote reyinyon an dwe voye bay patisipan yo byen davans.

• Dokiman yo

Gen yon kantite dokiman obligatwa w ap bezwen pou reyinyon an:

Agenda: anjeneral gen entwodiksyon, pwopozisyon ak Q&A, vòt, rezilta, prezantasyon biznis...

Règ konduit: pou patisipan yo konnen ki moun ki sipoze pale, limit tan, konpòtman entèdi elatriye.

Scripts reyinyon yo: enpòtan pou koule nan reyinyon an ak asire w ke tout pwen yo kouvri.

• Pwosedi pou vote

Pwosedi vòt yo depann de kalite aksyonè yo. Moun ki gen anrejistre yo se moun ki vote aksyon yo dirèkteman atravè konpayi an. Moun ki gen benefis yo kenbe aksyon nan fòm antre liv atravè yon lòt antite (yon bank pou egzanp). Moun ki gen benefis yo gen dwa pou enstwi bank yo sou fason pou yo vote aksyon yo oswa si yo vle vini tèt yo nan reyinyon anyèl la epi vote, yo mande yon prokurasyon legal. Sa pral pèmèt yo vote aksyon yo dirèkteman.

• Kowòm

Genyen tou lòt bagay ou dwe pran an konsiderasyon ki enpòtan lè w ap prepare yon reyinyon anyèl, tankou siveyans rapò vòt la chak jou, men nou pa pral antre nan detay isit la. Sèl bagay ou bezwen sonje w ap bezwen yon “kowòm” pou reyinyon an reyisi. Li refere a kantite manm nan yon kò oswa yon gwoup oblije prezan yo nan lòd yo tranzaksyon biznis kò a oswa gwoup la.

• Bilten vòt yo

Bilten vòt yo ede chèche konnen si aksyon patikilye yo ka enkli nan total la. Yo idantifye chak pwen yo dwe vote epi mande pou vòt aktyèl la.

• Prezidan

Preparasyon final yo enkli prepare prezidan an pou li prepare repons pou kesyon ki ta ka parèt. Li gen bon konprann tou pale ak HR la sou zafè sa yo. Petèt kèk kesyon yo te deja poze nan yon pwen, petèt nan yon lòt reyinyon. Li enpòtan pou konnen sa k ap pase nan konpayi an ak pou byen anticiper. Prezidan an bezwen gen konfyans nan tèt li lè li reponn kesyon moun ki gen enterè yo pou pi bon fason an se jis prepare otank posib.

• Minit

Nou ta renmen tou pale sou yon lòt bagay trè enpòtan - dokimante reyinyon an. Li enpòtan anpil pou ke reyinyon an dokimante nan yon fason apwopriye, sa vle di minit nan yon reyinyon anyèl yo endispansab. Yo jwe yon wòl enpòtan anpil pou sesyon planifikasyon konpayi an, pou tout moun sou tablo ak dènye desizyon yo. Epitou, nou konnen ke sesyon planifikasyon an dwe tache si nou vle konpayi an reyisi epi satisfè objektif finansye li yo. Donk, kesyon yo dwe poze se ki fason ki pi pratik pou transkri minit reyinyon sa yo.

Relve nòt yo nan minit yo se gwo paske yo se yon apèsi senp sou tout sa ki te di nan reyinyon anyèl la epi li ka fasilman pase bay moun ki pa t 'kapab patisipe nan li. Si ou transkri reyinyon anyèl la sesyon planifikasyon yo ap pi fasil pou fè. Nan fason sa a ou deja gen objektif yo aspirasyon nan konpayi an ekri pou jesyon an ka fasilman rete sou track pandan y ap kontinye ak etap aksyon yo. Kontni transkripsyon an kapab trè itil tou pou plis analiz ak konklizyon nan tan kap vini an, espesyalman nan ka kote objektif yo espere yo pa frape.

Epitou, li enpòtan mansyone ke travay ak done se pafwa trè difisil, paske erè ki te rive de tan zan tan, e menm moun ki senp ka gen yon gwo enpak sou konpayi an. Se poutèt sa, espesyalman nimewo yo mansyone nan reyinyon anyèl yo ta dwe tape odyo ak transkri. Sa a pral fè li posib pou ou revize tout sa ki te di otan ke ou bezwen epi anplis, li pral fasil site nenpòt nimewo.

Lè ou oblije ekri nòt pandan yon reyinyon anyèl ou ka prepare tèt ou pou yon travay trè difisil e enpòtan. Reyinyon anyèl yo ka dire pou yon tan long. Imajine ekri tout sa yo te di pandan yon reyinyon kat èdtan epi yo te responsab nòt yo. Nan kèk pwen, erè pral leve oswa pati enpòtan yo pral omisyon. Se pa yon sekrè ke nou pa ka ekri bagay yo osi vit ke nou pale. Pa mansyone ekriti ou lè ou dwe ekri yon bagay vit. Èske w ap kapab li sa w te ekri a?

Si ou deside anrejistre reyinyon an epi sèvi ak yon founisè sèvis transcription pou konvèti kalite odyo a nan fòma tèks ou pral fè travay la vit epi san efò. Gglot ka ede w transkri reyinyon anyèl ou a. Ou se jis yon kèk klik lwen li. Ou pa bezwen enstale anyen anvan ou kòmanse. Tout sa ou bezwen fè se konekte nan paj wèb nou an epi telechaje kasèt odyo ou a. Sit entènèt nou an trè fasil pou itilize ak entwisyon menm si ou pa trè konprandr teknikman. Anrejistreman reyinyon ou a pral konvèti avèk presizyon. Sèvis transkripsyon ki baze sou machin nou an pral transkri fichye odyo w la trè vit epi n ap menm ba w posiblite pou w edite transkripsyon an anvan w ka telechaje l. Kite anplwaye ou yo fè travay yo pou yo te anboche an premye epi kite transkripsyon bay Gglot. Ou pral sove anplwaye ou yo tan ke yo ka envesti nan travay ki pi enpòtan.

Reyinyon anyèl yo pa fèt chak jou. Senpleman anrejistre reyinyon an epi ou dwe prezan nèt san w pa pran nòt. Kite Gglot vin founisè sèvis transkripsyon ou: nou pral fè transkripsyon an pi byen ak pi vit pase nenpòt sekretè antrepriz.