సమావేశం యొక్క రికార్డింగ్ నిమిషాలు - ప్లానింగ్ సెషన్‌కు ముందు అతిపెద్ద దశలలో ఒకటి
వార్షిక సమావేశాల నిమిషాలను లిప్యంతరీకరించండి
వార్షిక సమావేశాన్ని ఎలా నిర్వహించాలి మరియు నిర్వహించాలి అనే దాని గురించి మేము మీకు కొన్ని సలహాలను అందించాలనుకుంటున్నాము, ఎందుకంటే ఇతర సమావేశాల మాదిరిగానే, ఇది విజయవంతం కావడానికి జాగ్రత్తగా ప్రణాళిక వేయాలి. మీరు ప్రాసెస్ ప్లానింగ్‌కు కొత్త అయితే, వార్షిక సమావేశం చాలా పెద్ద సవాలుగా ఉండవచ్చు మరియు ప్రతిదీ పూర్తి చేయడానికి మీరు చాలా ఒత్తిడికి గురవుతారు.
వార్షిక సమావేశాలు చాలా ఉత్తేజకరమైనవి మరియు ఉత్కంఠభరితమైనవని మీరు అనుకోవచ్చు, కానీ సాధారణంగా అవి నిజంగా అంత ఆసక్తికరంగా ఉండవు. అయినప్పటికీ, రాష్ట్ర చట్టం ప్రకారం మరియు పబ్లిక్ కంపెనీల స్టాక్ ఎక్స్ఛేంజ్ లిస్టింగ్ అవసరాల ప్రకారం వార్షిక సమావేశాలు మాత్రమే అవసరం, కానీ అవి చాలా ముఖ్యమైనవి అని ఎవరూ నిజంగా తిరస్కరించలేరు - ఎందుకంటే వారు కంపెనీలో ఎక్కువ మంది వాటాదారులను సేకరించారు. మరియు మనకు తెలిసినట్లుగా, షేర్‌హోల్డర్‌లు కంపెనీలకు కీలకమైన వ్యక్తులు - వారు ప్రతిపాదించిన విషయాలపై ఓటును పొందడం వలన భవిష్యత్ పరిణామాలు మరియు కంపెనీ తదుపరి సంవత్సరంలో వెళ్లే మార్గాన్ని ప్లాన్ చేసేటప్పుడు వారు చాలా ముఖ్యమైన లింక్. కంపెనీల నిర్వాహకులు. వార్షిక సమావేశంలో, వాటాదారులు మరియు భాగస్వాములు తరచుగా కంపెనీ ఖాతాల కాపీలను పొందుతారు, వారు గత సంవత్సరానికి సంబంధించిన ఆర్థిక సమాచారాన్ని సమీక్షిస్తారు మరియు వారు ప్రశ్నలు అడుగుతారు మరియు భవిష్యత్తులో వ్యాపారం తీసుకునే దిశల గురించి చెబుతారు. అలాగే, వార్షిక సమావేశంలో వాటాదారులు కంపెనీని నిర్వహించే డైరెక్టర్లను ఎన్నుకుంటారు.
కాబట్టి, మీరు వార్షిక సమావేశాన్ని ప్లాన్ చేయవలసి వస్తే మీరు పరిగణనలోకి తీసుకోవలసిన కొన్ని సూచనలతో ప్రారంభిద్దాం.
- చెక్‌లిస్ట్ చేయండి
అసలు సమావేశానికి ముందు మరియు తర్వాత ఈవెంట్‌లతో సహా మొత్తం ప్రక్రియ యొక్క వివరణాత్మక చెక్‌లిస్ట్‌ను రూపొందించండి. అవసరమైన చోట గడువులను సెట్ చేయండి మరియు మీ బృందానికి టాస్క్‌లను ఇవ్వండి. కొన్ని కీలకాంశాలు క్రింది వాటిని కలిగి ఉండవచ్చు: ప్రశ్నాపత్రాలు, సమీక్షలు/ఆమోదాల కోసం బోర్డు సమావేశ షెడ్యూల్, సమావేశ రకాన్ని నిర్ణయించడం, తేదీ మరియు స్థానం, సమావేశ లాజిస్టిక్‌లు, అవసరమైన డాక్యుమెంటేషన్, Q & A, రిహార్సల్స్ మొదలైనవి. షెడ్యూల్ పూర్తిగా సవరించబడాలి. మీ కంపెనీకి మరియు దాని క్యాలెండర్‌కు. మొదటి సంవత్సరం పరిపూర్ణంగా చేయడానికి కృషి చేయండి, తద్వారా రాబోయే సంవత్సరాల్లో మీరు ఇప్పటికే చిత్తుప్రతిని కలిగి ఉన్నారు.
- చట్టపరమైన మరియు నియంత్రణ అవసరాలను సమీక్షించండి
సమావేశానికి సంబంధించిన చట్టపరమైన మరియు నియంత్రణ అవసరాలు మరియు ఇతర పత్రాలు సమావేశానికి ముందు సమీక్షించబడటం ముఖ్యం, తద్వారా ప్రతిదీ సజావుగా సాగుతుంది.
- సమావేశ రకాన్ని నిర్ణయించండి
సమావేశానికి ఆరు నెలల ముందు ఇది ఇప్పటికే చేయాలి. కంపెనీ సంప్రదాయం, పనితీరు మరియు వాటాదారుల ఆందోళనల వంటి దీనిపై నిర్ణయం తీసుకోవడానికి మీకు సహాయపడే కొన్ని ముఖ్యమైన అంశాలు ఉన్నాయి. సమావేశాలు ఇలా ఉంటాయి: 1. వ్యక్తిగతంగా, ప్రతి ఒక్కరూ భౌతికంగా హాజరు కావాల్సినప్పుడు (పెద్ద, స్థాపించబడిన వ్యాపారాలకు ఉత్తమమైనది); 2. వర్చువల్, ప్రతి ఒక్కరూ డిజిటల్‌గా కనెక్ట్ అయినప్పుడు (ఇది స్టార్టప్‌లకు ఉత్తమమైనది); 3. షేర్‌హోల్డర్‌లకు వ్యక్తిగతంగా మరియు వర్చువల్ సమావేశానికి మధ్య ఎంపిక ఉన్నప్పుడు హైబ్రిడ్ వెర్షన్, ఎందుకంటే రెండూ కవర్ చేయబడతాయి. హైబ్రిడ్ సమావేశం వినూత్నమైనది మరియు ఇది వాటాదారుల భాగస్వామ్యాన్ని పెంచుతుంది.
- సమావేశ స్థలం
సమావేశం వ్యక్తిగతంగా నిర్వహించబడుతుంటే, స్థలం పెద్ద పాత్ర పోషిస్తుంది. చాలా చిన్న కంపెనీలు కంపెనీ కాన్ఫరెన్స్ రూమ్‌లో సమావేశాన్ని ఏర్పాటు చేసుకోవచ్చు. మరోవైపు, చాలా మంది వ్యక్తులు సమావేశానికి హాజరవుతుంటే, కంపెనీలు దానిని ఆడిటోరియం లేదా హోటల్ సమావేశ గదికి తరలించడం గురించి ఆలోచించవచ్చు, ఇది తరచుగా మరింత సౌకర్యవంతమైన ప్రదేశం.
- మీటింగ్ లాజిస్టిక్స్
లాజిస్టిక్స్ మీరు నిర్వహించబోయే మీటింగ్ రకంపై చాలా ఆధారపడి ఉంటుంది. కానీ మీరు సీటింగ్, పార్కింగ్ ఏర్పాట్లు, భద్రత (బహుశా స్క్రీనింగ్ కూడా) మరియు సాంకేతిక భాగం గురించి ఆలోచించాలి: మైక్రోఫోన్లు, ప్రొజెక్టర్లు మరియు ఇతర అవసరమైన గాడ్జెట్‌లు.
- గమనించండి
మీటింగ్ జరిగే తేదీ, సమయం మరియు లొకేషన్ తప్పనిసరిగా పాల్గొనేవారికి చాలా ముందుగానే పంపాలి.
- పత్రాలు
సమావేశానికి మీకు అవసరమైన అనేక పత్రాలు ఉన్నాయి:
ఎజెండా: సాధారణంగా పరిచయం, ప్రతిపాదనలు మరియు ప్రశ్నోత్తరాలు, ఓటింగ్, ఫలితాలు, వ్యాపార ప్రదర్శన...
ప్రవర్తనా నియమాలు: తద్వారా పాల్గొనేవారికి ఎవరు మాట్లాడాలి, సమయ పరిమితులు, నిషేధించబడిన ప్రవర్తన మొదలైనవి.
మీటింగ్ స్క్రిప్ట్‌లు: మీటింగ్ ఫ్లో కోసం మరియు అన్ని పాయింట్‌లు కవర్ చేయబడిందని నిర్ధారించుకోవడం కోసం ముఖ్యమైనవి.
- ఓటింగ్ విధానాలు
ఓటింగ్ ప్రక్రియలు వాటాదారుల రకాన్ని బట్టి ఉంటాయి. రిజిస్టర్డ్ హోల్డర్లు తమ షేర్లను నేరుగా కంపెనీ ద్వారా ఓటు వేసేవారు. ప్రయోజనకరమైన హోల్డర్లు మరొక సంస్థ (ఉదాహరణకు బ్యాంక్) ద్వారా బుక్ ఎంట్రీ ఫారమ్‌లో వాటాలను కలిగి ఉంటారు. లాభదాయకమైన హోల్డర్లు తమ షేర్‌లకు ఎలా ఓటు వేయాలో వారి బ్యాంకుకు సూచించే హక్కును కలిగి ఉంటారు లేదా వారు స్వయంగా వార్షిక సమావేశానికి వచ్చి ఓటు వేయాలనుకుంటే, వారు చట్టపరమైన ప్రాక్సీని అభ్యర్థిస్తారు. ఇది వారి వాటాలను నేరుగా ఓటు వేయడానికి వీలు కల్పిస్తుంది.
- కోరం
రోజువారీ ఓటు నివేదికను పర్యవేక్షించడం వంటి మీరు వార్షిక సమావేశాన్ని సిద్ధం చేస్తున్నప్పుడు పరిగణనలోకి తీసుకోవలసిన ఇతర అంశాలు కూడా ఉన్నాయి, కానీ మేము ఇక్కడ వివరాలలోకి వెళ్లము. సమావేశం విజయవంతం కావడానికి మీకు “కోరం” అవసరమని మీరు గుర్తుంచుకోవలసిన ఏకైక విషయం. ఇది శరీరం లేదా సమూహం యొక్క వ్యాపార లావాదేవీలను నిర్వహించడానికి అవసరమైన శరీరం లేదా సమూహంలోని సభ్యుల సంఖ్యను సూచిస్తుంది.
- బ్యాలెట్లు
నిర్దిష్ట షేర్లను మొత్తంలో చేర్చవచ్చో లేదో తెలుసుకోవడానికి బ్యాలెట్లు సహాయపడతాయి. వారు ఓటు వేయాల్సిన ప్రతి పాయింట్‌ను గుర్తించి, అసలు ఓటు వేయమని అడుగుతారు.
- చైర్మన్
చివరి సన్నాహాల్లో చైర్మన్‌ని సిద్ధం చేయడం కూడా ఉంటుంది, కాబట్టి అతను పాప్ అప్ అయ్యే ప్రశ్నలకు ప్రతిస్పందనలను సిద్ధం చేశాడు. ఈ విషయాల గురించి హెచ్‌ఆర్‌తో కూడా మాట్లాడటం తెలివైన పని. బహుశా కొన్ని ప్రశ్నలు ఇప్పటికే ఏదో ఒక సమయంలో అడిగారు, బహుశా మరొక సమావేశంలో ఉండవచ్చు. కంపెనీలో ఏమి జరుగుతుందో తెలుసుకోవడం మరియు ముందుగా అంచనా వేయడం చాలా ముఖ్యం. వాటాదారుల ప్రశ్నలకు సమాధానమిచ్చేటప్పుడు ఛైర్మన్ ఆత్మవిశ్వాసం కలిగి ఉండాలి కాబట్టి సాధ్యమైనంత వరకు సిద్ధంగా ఉండటం ఉత్తమ మార్గం.
- నిమిషాలు
మేము మరొక ముఖ్యమైన విషయం గురించి కూడా మాట్లాడాలనుకుంటున్నాము - సమావేశాన్ని డాక్యుమెంట్ చేయడం. సమావేశం సరైన పద్ధతిలో డాక్యుమెంట్ చేయబడటం చాలా ముఖ్యమైనది, అనగా వార్షిక సమావేశాల నిమిషాలు అనివార్యమైనవి. సంస్థ యొక్క ప్రణాళిక సెషన్‌లో వారు కీలక పాత్ర పోషిస్తారు, తద్వారా ప్రతి ఒక్కరూ తాజా నిర్ణయాలతో బోర్డులో ఉంటారు. అలాగే, కంపెనీ విజయవంతం కావాలంటే మరియు దాని ఆర్థిక లక్ష్యాలను చేరుకోవాలంటే ప్లానింగ్ సెషన్ స్పాట్-ఆన్‌గా ఉండాలని మాకు తెలుసు. కాబట్టి, ఆ సమావేశ నిమిషాలను లిప్యంతరీకరించడానికి అత్యంత ఆచరణాత్మక మార్గం ఏమిటి అనేది అడగవలసిన ప్రశ్న.
నిమిషాల లిప్యంతరీకరణలు చాలా బాగున్నాయి ఎందుకంటే అవి వార్షిక సమావేశంలో చెప్పబడిన ప్రతిదాని యొక్క సాధారణ అవలోకనం మరియు దీనికి హాజరుకాని వ్యక్తులకు సులభంగా అందించబడతాయి. మీరు వార్షిక సమావేశాన్ని లిప్యంతరీకరించినట్లయితే, ప్రణాళిక సెషన్‌లను నిర్వహించడం సులభం అవుతుంది. ఈ విధంగా మీరు ఇప్పటికే సంస్థ యొక్క ఆశించిన లక్ష్యాలను వ్రాసి ఉంచారు, తద్వారా వారు తమ చర్య దశలను కొనసాగిస్తున్నప్పుడు నిర్వహణ సులభంగా ట్రాక్‌లో ఉంటుంది. ట్రాన్స్క్రిప్ట్ యొక్క కంటెంట్ భవిష్యత్తులో తదుపరి విశ్లేషణ మరియు ముగింపులకు కూడా చాలా ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది, ప్రత్యేకించి ఆశించిన లక్ష్యాలను చేరుకోని సందర్భాల్లో.
అలాగే, డేటాతో పనిచేయడం కొన్నిసార్లు చాలా కష్టం అని పేర్కొనడం ముఖ్యం, ఎందుకంటే లోపాలు ఎప్పటికప్పుడు జరిగేవి, మరియు సాధారణమైనవి కూడా కంపెనీపై పెద్ద ప్రభావాన్ని చూపుతాయి. అందుకే, ముఖ్యంగా వార్షిక సమావేశాలలో పేర్కొన్న సంఖ్యలను ఆడియో టైప్ చేసి లిప్యంతరీకరించాలి. ఇది మీకు అవసరమైనంతవరకు చెప్పబడిన ప్రతిదాన్ని సమీక్షించడాన్ని సాధ్యం చేస్తుంది మరియు అంతేకాకుండా, ఏవైనా సంఖ్యలను కోట్ చేయడం సులభం అవుతుంది.
వార్షిక సమావేశంలో మీరు గమనికలను వ్రాసుకోవలసి వచ్చినప్పుడు, మీరు చాలా సవాలుగా మరియు ముఖ్యమైన పని కోసం మిమ్మల్ని మీరు సిద్ధం చేసుకోవచ్చు. వార్షిక సమావేశాలు చాలా కాలం పాటు కొనసాగవచ్చు. నాలుగు గంటల సమావేశంలో మాట్లాడిన ప్రతిదాన్ని వ్రాసి, నోట్లకు బాధ్యత వహించడం గురించి ఆలోచించండి. ఏదో ఒక సమయంలో, లోపాలు తలెత్తుతాయి లేదా కీలకమైన భాగాలు విస్మరించబడతాయి. మనం మాట్లాడినంత వేగంగా రాసుకోలేమన్నది రహస్యం కాదు. మీరు ఏదైనా వేగంగా రాయవలసి వచ్చినప్పుడు మీ చేతివ్రాత గురించి ప్రత్యేకంగా చెప్పనక్కర్లేదు. మీరు వ్రాసిన వాటిని చదవగలరా?
మీరు సమావేశాన్ని రికార్డ్ చేయాలని మరియు ఆడియో రకాన్ని టెక్స్ట్ ఫార్మాట్‌లోకి మార్చడానికి ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ సర్వీస్ ప్రొవైడర్‌ని ఉపయోగించాలని నిర్ణయించుకుంటే, మీరు పనిని వేగంగా మరియు సులభంగా పూర్తి చేస్తారు. మీ వార్షిక సమావేశాన్ని లిప్యంతరీకరించడానికి Gglot మీకు సహాయం చేస్తుంది. మీరు దీనికి కొన్ని క్లిక్‌ల దూరంలో ఉన్నారు. మీరు ప్రారంభించడానికి ముందు మీరు దేనినీ ఇన్‌స్టాల్ చేయవలసిన అవసరం లేదు. మీరు చేయాల్సిందల్లా మా వెబ్‌పేజీలో లాగిన్ చేసి, మీ ఆడియో టేప్‌ను అప్‌లోడ్ చేయడం. మా వెబ్‌సైట్ మీకు చాలా సాంకేతికంగా అవగాహన లేకపోయినా చాలా యూజర్ ఫ్రెండ్లీ మరియు స్పష్టమైనది. మీ మీటింగ్ రికార్డింగ్ ఖచ్చితంగా మార్చబడుతుంది. మా మెషీన్ ఆధారిత ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ సేవ మీ ఆడియో ఫైల్‌ను చాలా వేగంగా లిప్యంతరీకరణ చేస్తుంది మరియు మీరు దాన్ని డౌన్‌లోడ్ చేసుకునే ముందు ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్‌ను సవరించే అవకాశాన్ని కూడా మేము మీకు అందిస్తాము. మీ ఉద్యోగులను మొదట నియమించిన పనులను చేయనివ్వండి మరియు Gglotకి లిప్యంతరీకరణను వదిలివేయండి. మీరు మీ ఉద్యోగుల సమయాన్ని ఆదా చేస్తారు, వారు మరింత ముఖ్యమైన పనులలో పెట్టుబడి పెట్టవచ్చు.
వార్షిక సమావేశాలు ప్రతిరోజూ జరగవు. మీటింగ్‌ను రికార్డ్ చేయండి మరియు నోట్స్ తీసుకోకుండా పూర్తిగా హాజరుకాండి. Gglot మీ ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్ సర్వీస్ ప్రొవైడర్‌గా ఉండనివ్వండి: మేము ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్‌ను ఏ కార్పొరేట్ సెక్రటరీ కంటే మరింత ఖచ్చితంగా మరియు వేగంగా చేస్తాము.