Toplantı Tutanaklarının Kaydedilmesi - Planlama Oturumundan Önceki En Büyük Adımlardan Biri

Yıllık toplantı tutanaklarını not edin

Yıllık bir toplantının nasıl yapılacağı ve yürütüleceği konusunda size bazı tavsiyelerde bulunmak istiyoruz, çünkü diğer tüm toplantılar gibi başarılı olması için dikkatlice planlanması gerekir. Süreç planlamasında yeniyseniz, yıllık bir toplantı büyük bir zorluk olabilir ve muhtemelen her şeyi halletmek için çok fazla baskı altındasınızdır.

Belki yıllık toplantıların çok heyecan verici ve heyecan verici olduğunu düşünürsünüz, ancak genellikle o kadar da ilginç değillerdir. Bununla birlikte, eyalet yasaları ve halka açık şirketler için menkul kıymetler borsası listeleme gereklilikleri uyarınca yalnızca yıllık toplantılar gerekli değildir, aynı zamanda hiç kimse, şirketin hissedarlarının çoğunu bir araya getirdikleri için de olsa, bunların çok önemli olduğunu gerçekten inkar edemez. Ve bildiğimiz gibi, hissedarlar şirketler için kilit figürlerdir - gelecekteki gelişmeleri ve şirketin gelecek yıl izleyeceği yolu planlamak söz konusu olduğunda çok önemli bir bağlantıdır, çünkü önerilen konularda oy aldık şirketlerin yöneticileri. Yıllık toplantıda, hissedarlar ve ortaklar genellikle şirket hesaplarının kopyalarını alırlar, geçen yıla ait mali bilgileri gözden geçirirler ve işin gelecekte alacağı yönler hakkında sorular sorarlar ve söz söylerler. Ayrıca, hissedarlar yıllık toplantıda şirketi yönetecek yöneticileri seçerler.

Öyleyse, yıllık bir toplantı planlamanız gerekiyorsa dikkate almanız gereken bazı önerilerle başlayalım.

• Bir kontrol listesi yapın

Gerçek toplantıdan önceki ve sonraki olaylar dahil olmak üzere tüm sürecin ayrıntılı bir kontrol listesini yapın. Gerektiğinde son tarihler belirleyin ve ekibinize görevler verin. Kilit noktalardan bazıları şunları içerebilir: anketler, incelemeler / onaylar için kurul toplantı programı, toplantı türünün belirlenmesi, tarih ve yer, toplantı lojistiği, gerekli belgeler, Soru-Cevap, provalar vb. Program tamamen değiştirilmelidir. şirketinize ve takvimine. İlk yılı mükemmel hale getirmek için çaba gösterin, böylece gelecek yıllar için zaten bir taslağınız olur.

• Yasal ve düzenleyici gereksinimleri gözden geçirin

Toplantıyla ilgili yasal ve düzenleyici gerekliliklerin ve diğer belgelerin toplantıdan önce gözden geçirilmesi, her şeyin sorunsuz ilerlemesi için önemlidir.

• Toplantının türünü belirleyin

Bu, toplantıdan yaklaşık altı ay önce yapılmalıdır. Şirket geleneği, paydaşların performansı ve endişeleri gibi bu konuda karar vermenize yardımcı olacak bazı önemli şeyler var. Toplantılar şunlar olabilir: 1. Yüz yüze, herkesin fiziksel olarak mevcut olması gerektiğinde (en iyisi büyük, yerleşik işletmeler için); 2. sanal, herkes dijital olarak bağlandığında (bu, yeni başlayanlar için en iyisidir); 3. Hissedarların yüz yüze ve sanal toplantı arasında seçim yapabildiği hibrit versiyon, çünkü her ikisi de kapsanmaktadır. Karma toplantı yenilikçidir ve hissedar katılımını maksimize eder.

• Toplantı yeri

Toplantı bizzat yapılacaksa, yer büyük bir rol oynar. Çok küçük şirketler, şirketin konferans salonunda toplantı yapabilir. Öte yandan, toplantıya çok sayıda kişi katılacaksa, şirketler onu bir oditoryuma veya genellikle daha uygun bir yer olan otel toplantı odasına taşımayı düşünebilir.

• Toplantı Lojistiği

Lojistik, yapacağınız toplantının türüne büyük ölçüde bağlıdır. Ancak oturma yerlerini, park düzenlemelerini, güvenliği (hatta perdelemeyi) ve teknik kısımları düşünmelisiniz: mikrofonlar, projektörler ve diğer gerekli aletler.

• Farkına varmak

Toplantının tarihi, saati ve yeri önceden katılımcılara gönderilmelidir.

• Belgeler

Toplantı için ihtiyaç duyacağınız birkaç gerekli belge vardır:

Gündem: genellikle giriş, teklifler ve Sorular ve Cevaplar, oylama, sonuçlar, iş sunumunu içerir ...

Davranış kuralları: Katılımcıların kimin konuşması gerektiğini, zaman sınırlamalarını, yasak davranışları vb. Bilmeleri için.

Toplantı senaryoları: toplantının akışı için ve tüm noktaların ele alındığından emin olmak için önemlidir.

• Oy verme prosedürleri

Oy verme prosedürleri hissedarların türüne bağlıdır. Nama yazılı olanlar, hisselerini doğrudan şirket aracılığıyla oylayanlardır. İntifa hakkı sahipleri, başka bir kuruluş (örneğin bir banka) aracılığıyla defter giriş formunda hisselere sahiptir. İntifa hakkı sahipleri, hisselerini nasıl oylayacakları konusunda bankalarına talimat verme hakkına sahiptir veya yıllık toplantıya kendileri gelip oy kullanmak isterlerse yasal vekil talep ederler. Bu, hisselerini doğrudan oylamalarına izin verecektir.

• NS

Günlük oylama raporunu izlemek gibi yıllık bir toplantı hazırlarken çok önemli olan dikkate alınması gereken başka şeyler de vardır, ancak burada ayrıntılara girmeyeceğiz. Aklınızda bulundurmanız gereken tek şey, toplantının başarılı olması için bir "yeter sayıya" ihtiyacınız olacaktır. Bir organın veya grubun işini gerçekleştirmek için mevcut olması gereken bir organ veya grubun üye sayısını ifade eder.

• Oy pusulaları

Oylar, belirli hisselerin toplama dahil edilip edilemeyeceğini bulmaya yardımcı olur. Oylanacak her noktayı belirler ve asıl oylamayı isterler.

• Başkan

Son hazırlıklar, başkanı hazırlamayı içerir, böylece ortaya çıkabilecek sorular için yanıtlar hazırlamış olur. Bu konularda İK ile de konuşmak akıllıca olacaktır. Belki bazı sorular zaten bir noktada sorulmuştu, belki başka bir toplantıda. Şirkette neler olup bittiğini bilmek ve öngörmede iyi olmak önemlidir. Başkanın paydaşların sorularını yanıtlarken kendine güvenmesi gerekir ki en iyi yol mümkün olduğunca hazırlıklı olsun.

• Dakika

Ayrıca çok önemli başka bir şeyden de konuşmak istiyoruz - toplantının belgelenmesi. Toplantının düzgün bir şekilde belgelenmesi çok önemlidir, yani yıllık toplantı tutanakları vazgeçilmezdir. Şirketin planlama oturumu için çok önemli bir rol oynarlar, böylece herkes en son kararları alır. Ayrıca, şirketin başarılı olmasını ve finansal hedeflerine ulaşmasını istiyorsak, planlama oturumunun yerinde olması gerektiğini biliyoruz. Öyleyse sorulması gereken soru, bu toplantı tutanaklarını yazmanın en pratik yolu nedir.

Tutanakların transkriptleri harikadır çünkü yıllık toplantıda söylenen her şeyin basit bir özetidir ve bu, toplantıya katılamayanlara kolayca aktarılabilir. Yıllık toplantıyı yazarsanız, planlama oturumlarını yürütmek daha kolay olacaktır. Bu şekilde, şirketin hedeflenen hedeflerini zaten yazılı hale getirmiş olursunuz, böylece yönetim, eylem adımlarına ilerlerken kolayca yolunda gidebilir. Transkriptin içeriği, özellikle beklenen hedeflere ulaşılamadığında, gelecekte daha fazla analiz ve sonuç için çok yararlı olabilir.

Ayrıca, verilerle çalışmanın bazen çok zor olduğunu belirtmek önemlidir, çünkü zaman zaman hatalar meydana gelir ve hatta basit olanların bile şirket üzerinde büyük bir etkisi olabilir. Bu nedenle, özellikle yıllık toplantılarda bahsedilen rakamlar sesli olarak yazılmalı ve yazıya dönüştürülmelidir. Bu, söylenen her şeyi ihtiyaç duyduğunuz kadar gözden geçirmenizi mümkün kılacak ve dahası, herhangi bir numaradan alıntı yapmak kolay olacaktır.

Yıllık bir toplantı sırasında not yazmanız gerektiğinde, kendinizi çok zor ve önemli bir göreve hazırlayabilirsiniz. Yıllık toplantılar uzun sürebilir. Dört saatlik bir toplantı sırasında söylenen her şeyi yazdığınızı ve notlardan sorumlu olduğunuzu hayal edin. Bir noktada, hatalar ortaya çıkacak veya önemli kısımlar atlanacaktır. Bir şeyleri konuştuğumuz kadar hızlı yazamayacağımız bir sır değil. Hızlı bir şekilde bir şeyler yazmanız gerektiğinde el yazınızdan bahsetmiyorum bile. Yazdıklarınızı okuyabilecek misiniz?

Toplantıyı kaydetmeye ve ses türünü metin biçimine dönüştürmek için bir transkripsiyon servis sağlayıcısı kullanmaya karar verirseniz, işi hızlı ve zahmetsiz bir şekilde halledeceksiniz. Gglot, yıllık toplantınızı yazıya dökmenize yardımcı olabilir. Sadece birkaç tık uzaktasınız. Başlamadan önce hiçbir şey yüklemenize gerek yoktur. Tek yapmanız gereken web sayfamızda oturum açmak ve ses kasetinizi yüklemek. Teknik olarak çok bilgili olmasanız bile web sitemiz çok kullanıcı dostu ve sezgiseldir. Toplantı kaydınız doğru bir şekilde dönüştürülecektir. Makine tabanlı transkripsiyon hizmetimiz, ses dosyanızı çok hızlı bir şekilde metne dönüştürür ve hatta siz indirmeden önce transkripsiyonu düzenleme olanağı bile veririz. Çalışanlarınızın işe aldıkları görevleri ilk etapta yapmalarına ve transkripsiyonu Gglot'a bırakmalarına izin verin. Çalışanlarınıza daha önemli görevlere yatırım yapabilmeleri için zaman kazandıracaksınız.

Yıllık toplantılar her gün yapılmaz. Toplantıyı kaydedin ve not almadan tam olarak hazır olun. Gglot, transkripsiyon servis sağlayıcınız olsun: transkripsiyonu herhangi bir kurumsal sekreterden daha doğru ve daha hızlı yapacağız.