Spela in protokoll från mötet - Ett av de största stegen före planeringssessionen

Transkribera protokoll från årsmöten

Vi vill ge dig några råd om hur du genomför och genomför ett årsmöte, för precis som alla andra möten måste det planeras noggrant för att lyckas. Om du är ny med processplaneringen kan ett årsmöte vara en enorm utmaning och du är förmodligen under mycket tryck för att få allt gjort.

Du kanske tror att årsmöten är superspännande och spännande, men vanligtvis är de inte så intressanta. Ändå krävs inte bara årliga möten enligt statlig lag och enligt börsnoteringskrav för offentliga företag, men ingen kan verkligen förneka att de är mycket viktiga - om bara för att de samlar de flesta aktieägarna i företaget. Och som vi vet är aktieägarna nyckeltal för företag - de är en mycket viktig länk när det gäller att planera den framtida utvecklingen och den väg som företaget kommer att gå nästa år, eftersom de får en omröstning i frågor som föreslås av företagens chefer. Vid årsmötet får aktieägare och partners ofta kopior av företagets räkenskaper, de granskar skatteinformation för det gångna året och de ställer frågor och säger ett ord om de riktningar som verksamheten kommer att ta i framtiden. Vid årsstämman väljer också aktieägarna de styrelseledamöter som ska leda företaget.

Så låt oss börja med några förslag som du bör ta hänsyn till om du måste planera ett årsmöte.

• Gör en checklista

Gör en detaljerad checklista över hela processen inklusive händelser före och efter mötet. Ställ in deadlines vid behov och ge ut uppgifter till ditt team. Några av de viktigaste punkterna kan inkludera följande: frågeformulär, styrelsemötesplan för granskning / godkännande, bestämning av typ av möte, datum och plats, möteslogistik, nödvändig dokumentation, frågor och svar, repetitioner osv. till ditt företag och dess kalender. Anstränga dig för att göra det perfekt det första året så att du redan har ett utkast för de kommande åren.

• Granska lagliga och reglerande krav

Det är viktigt att lagliga och reglerande krav och andra dokument relaterade till mötet granskas före mötet så att allt går smidigt.

• Bestäm vilken typ av möte

Detta bör redan göras ungefär sex månader före mötet. Det finns några viktiga saker som hjälper dig att avgöra om detta som företagets tradition, prestation och intressen hos intressenterna. Mötena kan vara: 1. personligen när alla behöver vara fysiskt närvarande (bäst för stora, etablerade företag); 2. virtuell, när alla är anslutna digitalt (den här är bäst för startups); 3. hybridversionen när aktieägarna har valet mellan personligt och virtuellt möte, eftersom båda omfattas. Hybridmötet är innovativt och maximerar aktieägarnas deltagande.

• Mötesplats

Om mötet ska hållas personligen spelar platsen en stor roll. Mycket små företag kan ha ett möte i företagets konferensrum. Å andra sidan, om många människor kommer att delta i mötet, kan företag tänka på att flytta det till ett auditorium eller ett hotellmötesrum som ofta är en mer bekväm plats.

• Möteslogistik

Logistik beror mycket på vilken typ av möte du ska ha. Men du bör tänka på sittplatser, parkeringsarrangemang, säkerhet (kanske till och med screening) och den tekniska delen: mikrofoner, projektorer och andra nödvändiga prylar.

• Lägga märke till

Datum, tid och plats för mötet måste skickas ut till deltagarna i god tid.

• Dokument

Det finns ett antal nödvändiga dokument som du behöver för mötet:

Dagordning: innehåller vanligtvis introduktion, förslag och frågor, omröstning, resultat, företagspresentation ...

Regler för uppförande: så att deltagarna vet vem som ska tala, tidsfrister, förbjudet beteende etc.

Mötesmanus: viktigt för mötesflödet och för att se till att alla punkter täcks.

• Röstförfaranden

Omröstningsförfaranden beror på typen av aktieägare. Registrerade innehavare är de som röstar sina aktier direkt genom företaget. Förmånliga innehavare innehar aktier i bokföringsform genom en annan enhet (till exempel en bank). Förmånliga innehavare har rätt att instruera sin bank om hur man röstar på sina aktier eller om de vill komma själva till årsstämman och rösta, de begär en laglig fullmakt. Det gör att de kan rösta sina aktier direkt.

• De

Det finns också andra saker att ta hänsyn till som är avgörande när du förbereder ett årsmöte, som att övervaka den dagliga omröstningsrapporten, men vi kommer inte att gå in på detaljer här. Det enda du behöver komma ihåg att du behöver ett ”kvorum” för att mötet ska lyckas. Det hänvisar till antalet medlemmar i ett organ eller en grupp som krävs för att vara närvarande för att genomföra organets eller gruppens verksamhet.

• Omröstningar

Omröstningar hjälper till att ta reda på om vissa aktier kan inkluderas i summan. De identifierar varje punkt som ska röstas på och ber om den faktiska omröstningen.

• Ordförande

De sista förberedelserna inkluderar att förbereda ordföranden så att han har förberett svar på frågor som kan dyka upp. Det är klokt att också prata med HR om dessa frågor. Kanske ställdes redan några frågor någon gång, kanske vid ett annat möte. Det är viktigt att veta vad som händer i företaget och att vara bra på att förutse. Ordföranden måste vara självsäker när han svarar på frågor från intressenter så att det bästa sättet bara är förberett så mycket som möjligt.

• Minuter

Vi vill också prata om en annan mycket viktig sak - att dokumentera mötet. Det är av avgörande betydelse att mötet dokumenteras på ett korrekt sätt, dvs protokoll från årsmöten är oumbärliga. De spelar en avgörande roll för planering av företaget, så att alla är ombord med de senaste besluten. Vi vet också att planeringssessionen måste vara spot-on om vi vill att företaget ska lyckas och nå sina finansiella mål. Så frågan är vad som är det mest praktiska sättet att transkribera dessa mötesprotokoll.

Protokollens utskrifter är fantastiska eftersom de är en enkel översikt över allt som har sagts vid årsmötet och detta kan lätt överföras till personer som inte kunde delta i det. Om du transkriberar årsmötet blir planeringsmötena enklare att genomföra. På det här sättet har du redan skrivit upp företagets mål för företagsledningen så att ledningen enkelt kan hålla sig på rätt spår när de fortsätter med sina handlingssteg. Innehållet i transkriptet kan också vara mycket användbart för vidare analys och slutsatser i framtiden, särskilt i fall där de förväntade målen inte nås.

Det är också viktigt att nämna att det ibland är mycket svårt att arbeta med data, eftersom fel inträffade då och då, och även enkla kan ha stor inverkan på företaget. Det är därför, särskilt de siffror som nämns vid årsmöten bör vara ljudtypade och transkriberade. Detta gör det möjligt för dig att granska allt som sagts så mycket du behöver och dessutom blir det enkelt att citera alla siffror.

När du måste skriva ner anteckningar under ett årsmöte kan du förbereda dig för en mycket utmanande och viktig uppgift. Årsmöten kan pågå länge. Tänk dig att skriva ner allt som sagts under ett fyra timmars möte och vara ansvarig för anteckningarna. Vid något tillfälle kommer fel att uppstå eller viktiga delar kommer att utelämnas. Det är ingen hemlighet att vi inte kan skriva ner saker så snabbt som vi pratar. För att inte tala om din handskrift när du måste skriva ner något snabbt. Kommer du att kunna läsa vad du har skrivit ner?

Om du bestämmer dig för att spela in mötet och använda en transkriptionstjänstleverantör för att konvertera ljudtypen till textformat får du jobbet gjort snabbt och enkelt. Gglot kan hjälpa dig att transkribera ditt årsmöte. Du är bara några klick bort från den. Du behöver inte installera någonting innan du börjar. Allt du behöver göra är att logga in på vår webbsida och ladda upp ditt ljudband. Vår webbplats är mycket användarvänlig och intuitiv även om du inte är särskilt tekniskt kunnig. Din mötesinspelning kommer att konverteras korrekt. Vår maskinbaserade transkriptionstjänst transkriberar din ljudfil väldigt snabbt och vi ger dig även möjlighet att redigera transkriptionen innan du kan ladda ner den. Låt dina anställda göra de uppgifter som de anställdes för från början och lämna transkribering till Gglot. Du kommer att spara dina anställda tid så att de kan investera i viktigare uppgifter.

Årsmöten äger inte rum varje dag. Spela bara in mötet och var helt närvarande utan att göra anteckningar. Låt Gglot vara din transkriptionstjänstleverantör: vi kommer att göra transkriptionen mer exakt och snabbare än någon företagssekreterare.