Ülések jegyzőkönyvének rögzítése - az egyik legnagyobb lépés a tervezési munkamenet előtt

Átírja az éves találkozók jegyzőkönyveit

Szeretnénk adni néhány tanácsot az éves értekezlet lebonyolításához és lebonyolításához, mert ugyanúgy, mint bármely más értekezletet, ezt is gondosan meg kell tervezni a siker érdekében. Ha még nem ismeri a folyamat tervezését, akkor az éves találkozó hatalmas kihívást jelenthet, és valószínűleg nagy nyomásnak van kitéve annak érdekében, hogy mindent elvégezhessen.

Talán azt gondolná, hogy az éves találkozók nagyon izgalmasak és izgalmasak, de általában nem annyira érdekesek. Ennek ellenére az állami törvények és az állami vállalatok tőzsdei bevezetési követelményei alapján nemcsak éves találkozókra van szükség, de senki sem tagadhatja meg, hogy ezek nagyon fontosak - már csak azért is, mert összegyűjtik a társaság legtöbb részvényesét. És mint tudjuk, a részvényesek kulcsfontosságú számok a vállalatok számára - nagyon fontos láncszemek a jövőbeni fejlesztések tervezésében és annak az útnak, amelyen a társaság a következő évben halad, mivel szavazatot kapnak a a vállalatok vezetői. Az éves értekezleten a részvényesek és a partnerek gyakran kapnak másolatot a társaság beszámolójából, áttekintik az elmúlt év pénzügyi adatait, és kérdéseket tesznek fel, és elmondják véleményüket az üzlet jövőbeli irányairól. Az éves gyűlésen a részvényesek megválasztják azokat az igazgatókat is, akik a vállalatot irányítják.

Tehát kezdjük néhány javaslattal, amelyeket figyelembe kell vennie, ha éves találkozót kell terveznie.

• Készítsen ellenőrzőlistát

Készítsen részletes ellenőrzőlistát a teljes folyamatról, beleértve a tényleges találkozó előtti és utáni eseményeket. Adja meg a határidőket, ahol szükséges, és adjon ki feladatokat a csapatának. Néhány kulcsfontosságú kérdés a következőket tartalmazhatja: kérdőívek, a testület üléseinek ütemezése a felülvizsgálatokhoz / jóváhagyásokhoz, az értekezlet típusának, dátumának és helyszínének meghatározása, az értekezlet logisztikája, a szükséges dokumentáció, a kérdések és válaszok, a próbák stb. Az ütemtervet teljesen módosítani kell cégének és naptárának. Tegyen erőfeszítéseket arra, hogy az első évben tökéletes legyen, így már van vázlata a következő évekre.

• Tekintse át a jogi és szabályozási követelményeket

Fontos, hogy az értekezlet előtt felülvizsgálják a jogi és szabályozási követelményeket, valamint az értekezlethez kapcsolódó egyéb dokumentumokat, hogy minden zökkenőmentesen menjen.

• Határozza meg az értekezlet típusát

Ezt már körülbelül hat hónappal az ülés előtt meg kell tenni. Van néhány fontos dolog, amely segít ebben dönteni, például a vállalati hagyomány, az érdekeltek teljesítménye és aggályai. A megbeszélések lehetnek: 1. személyesen, amikor mindenkinek fizikailag jelen kell lennie (a legjobb a nagy, letelepedett vállalkozások számára); 2. virtuális, amikor mindenki digitálisan csatlakozik (ez a legjobb a startupok számára); 3. a hibrid változat, amikor a részvényesek választhatnak a személyes és a virtuális találkozó között, mert mindkettőre vonatkozik. A hibrid értekezlet innovatív és maximalizálja a részvényesek részvételét.

• Találkozó helyszíne

Ha a találkozót személyesen fogják lebonyolítani, akkor a helyszín óriási szerepet játszik. Nagyon kis cégek tarthatnak értekezletet a vállalat konferenciatermében. Másrészt, ha sokan vesznek részt az ülésen, a vállalatok elgondolkodhatnak azon, hogy egy előadóterembe vagy egy szállodai tárgyalóba költöztetik, amely gyakran kényelmesebb hely.

• Találkozó logisztika

A logisztika sokban függ attól, hogy milyen értekezletet fog tartani. De gondolkodnia kell az üléseken, a parkolási lehetőségeken, a biztonságon (talán még az átvilágításon) és a technikai részen: mikrofonokon, projektorokon és egyéb szükséges eszközökön.

• Értesítés

A találkozó dátumát, idejét és helyszínét jó előre el kell küldeni a résztvevőknek.

• Dokumentumok

A megbeszéléshez számos szükséges dokumentumra lesz szükség:

Napirend: általában bevezetőt, javaslatokat és kérdések és válaszokat tartalmaz, szavazás, eredmények, üzleti prezentáció ...

Magatartási szabályok: hogy a résztvevők tudják, ki állítólag beszél, időkorlátok, tiltott viselkedés stb.

Találkozó szkriptek: fontosak a megbeszélés menetéhez és annak biztosításához, hogy minden pontot lefedjenek.

• Szavazási eljárások

A szavazási eljárások a részvényesek típusától függenek. A bejegyzett tulajdonosok azok, akik közvetlenül a társaságon keresztül szavaznak részvényeikre. Az előnyös tulajdonosok könyvelési formában rendelkeznek részvényekkel egy másik szervezet (például egy bank) útján. A haszonélvezőknek joguk van arra, hogy utasítsák bankjukat arra, hogyan szavazzanak részvényeiket, vagy ha maguk akarnak eljönni az éves gyűlésre és szavazni, jogi meghatalmazást kérnek. Ez lehetővé teszi számukra, hogy közvetlenül szavazzanak a részvényeikre.

• A

Van még más szempont, amelyet figyelembe kell venni, amikor éves találkozóra készül, mint például a napi szavazási jelentés figyelemmel kísérése, de itt nem részletezzük. Az egyetlen dolog, amit szem előtt kell tartanod, hogy az ülés sikeres lebonyolításához „határozatképességre” van szükség. Arra utal, hogy egy testületnek vagy csoportnak a testület vagy csoport üzleti tevékenységének lebonyolításához szükséges jelenlétre van szükség.

• Szavazások

A szavazólapok segítenek megtudni, hogy az egyes részvények beleszámíthatók-e az összegbe. Meghatározzák az egyes szavazandó pontokat, és kérik a tényleges szavazást.

• Elnök

Az utolsó előkészületek magukban foglalják az elnök felkészítését, így válaszokat készített az esetleg felmerülő kérdésekre. Bölcs dolog ezekről az ügyekről a főképviselővel is beszélni. Lehet, hogy valamikor már feltettek néhány kérdést, talán egy másik ülésen. Fontos tudni, hogy mi folyik a társaságban, és jónak kell lenni az előrejelzésben. Az elnöknek magabiztosnak kell lennie, amikor megválaszolja az érdekelt felek kérdéseit, így a lehető legjobban csak a lehető legjobban fel lehet készülni.

• Percek

Szeretnénk még egy nagyon fontos dologról is beszélni - a találkozó dokumentálásáról. Rendkívül fontos, hogy az értekezlet megfelelő módon legyen dokumentálva, vagyis elengedhetetlen az éves ülések jegyzőkönyve. Döntő szerepet játszanak a vállalat tervezési munkájában, hogy mindenki a fedélzeten tartózkodjon a legújabb döntésekkel. Azt is tudjuk, hogy a tervezési munkamenetnek helyszínen kell lennie, ha azt akarjuk, hogy a vállalat sikeres legyen és teljesítse pénzügyi céljait. Tehát fel kell tenni a kérdést, hogy mi a legpraktikusabb módszer az ülések jegyzőkönyvének átírásához.

A jegyzőkönyvek nagyszerűek, mert egyszerű áttekintést nyújtanak mindenről, ami az éves ülésen elhangzott, és ezt könnyen át lehet adni azoknak, akik nem tudtak részt venni. Ha átírja az éves értekezletet, a tervezési foglalkozásokat könnyebb lesz lebonyolítani. Így már megírta a vállalat törekvéseit, hogy a menedzsment könnyedén nyomon lehessen tartani a lépéseit. Az átirat tartalma a jövőben további elemzésekhez és következtetésekhez is nagyon hasznos lehet, különösen azokban az esetekben, amikor a várt célokat nem érik el.

Fontos megemlíteni azt is, hogy az adatokkal való munka néha nagyon nehéz, mert időről időre történtek hibák, sőt az egyszerűek is nagy hatással lehetnek a vállalatra. Éppen ezért, különösen az éves találkozókon említett számokat, hanggéppel és átírással kell ellátni. Ez lehetővé teszi, hogy mindent áttekintsen, amit elhangzott, amennyire szüksége volt, ráadásul könnyű lesz bármilyen számot idézni.

Amikor egy éves értekezlet során jegyzeteket kell leírnia, felkészülhet egy nagyon kihívást jelentő és fontos feladatra. Az éves találkozók sokáig tarthatnak. Képzelje el, hogy leírja mindazt, amit egy négyórás megbeszélés során elhangzott, és felelősséget vállal a jegyzetekért. Egy bizonyos ponton hibák merülnek fel, vagy a fontos részeket kihagyják. Nem titok, hogy nem tudunk olyan gyorsan leírni dolgokat, mint amennyit beszélünk. Nem is beszélve a kézírásáról, amikor valamit gyorsan le kell írnia. El fogja tudni olvasni, amit leírt?

Ha úgy dönt, hogy rögzíti az értekezletet, és átírási szolgáltatót használ az audiotípus szöveges formátumba konvertálásához, akkor a munkát gyorsan és könnyedén elvégzi. A Gglot segíthet az éves értekezlet átírásában. Csak néhány kattintásra van tőle. Mielőtt elkezdené, semmit sem kell telepítenie. Csak annyit kell tennie, hogy bejelentkezik a weboldalunkra és feltölti a hangszalagot. Webhelyünk nagyon felhasználóbarát és intuitív, még akkor is, ha technikailag nem vagy hozzáértő. Az értekezlet felvételét pontosan konvertáljuk. Gépi alapú átírási szolgáltatásunk nagyon gyorsan átírja az audiofájlt, sőt lehetőséget adunk az átirat szerkesztésére, mielőtt letöltené. Hagyja, hogy munkatársai elvégezzék azokat a feladatokat, amelyekre felvették őket, és hagyják, hogy átírják a Gglot-ra. Menteni fogja az alkalmazottak idejét, hogy fontosabb feladatokba fektethessenek be.

Éves találkozókra nem kerül sor minden nap. Egyszerűen rögzítse az értekezletet, és maradjon teljes mértékben jelen jegyzetelés nélkül. Legyen a Gglot az Ön átírási szolgáltatója: pontosabban és gyorsabban végezzük az átírást, mint bármely vállalati titkár.