Rejestrowanie minut spotkania - jeden z największych kroków przed sesją planowania

Spisz protokoły corocznych spotkań

Chcielibyśmy udzielić Ci porady, jak przeprowadzić i przeprowadzić coroczne spotkanie, ponieważ tak jak każde inne spotkanie, aby odnieść sukces, należy je dokładnie zaplanować. Jeśli jesteś nowy w planowaniu procesu, coroczne spotkanie może być ogromnym wyzwaniem i prawdopodobnie jesteś pod dużą presją, aby wszystko zrobić.

Może myślisz, że coroczne spotkania są super ekscytujące i ekscytujące, ale zazwyczaj nie są tak interesujące. Niemniej jednak nie tylko coroczne spotkania są wymagane przez prawo stanowe i wymogi giełdowe dla spółek publicznych, ale nikt nie może zaprzeczyć, że są one bardzo ważne - choćby dlatego, że gromadzą większość akcjonariuszy spółki. A jak wiemy, akcjonariusze są kluczowymi postaciami dla firm - są bardzo ważnym ogniwem, jeśli chodzi o planowanie przyszłego rozwoju i ścieżkę, którą firma będzie podążać w kolejnym roku, ponieważ mają głosowanie w sprawach proponowanych przez menedżerowie firm. Na corocznych zgromadzeniach akcjonariusze i partnerzy często otrzymują kopie ksiąg rachunkowych firmy, przeglądają informacje fiskalne za miniony rok, zadają pytania i wypowiadają się na temat kierunków, w których biznes będzie podążał w przyszłości. Ponadto na walnym zgromadzeniu akcjonariusze wybierają dyrektorów, którzy będą zarządzać spółką.

Zacznijmy więc od kilku sugestii, które powinieneś wziąć pod uwagę, jeśli musisz zaplanować coroczne spotkanie.

• Zrób listę kontrolną

Sporządź szczegółową listę kontrolną całego procesu, w tym wydarzeń przed i po spotkaniu. W razie potrzeby ustalaj terminy i przydzielaj zadania swojemu zespołowi. Niektóre z kluczowych punktów mogą obejmować: kwestionariusze, harmonogram posiedzeń zarządu w celu przeglądu / zatwierdzenia, określenie rodzaju spotkania, daty i lokalizacji, logistyka spotkania, wymagana dokumentacja, pytania i odpowiedzi, próby itp. Harmonogram powinien zostać całkowicie zmodyfikowany do Twojej firmy i jej kalendarza. Postaraj się zrobić to perfekcyjnie w pierwszym roku, aby mieć już szkic na nadchodzące lata.

• Przejrzyj wymagania prawne i regulacyjne

Ważne jest, aby wymagania prawne i regulacyjne oraz inne dokumenty związane ze spotkaniem zostały przejrzane przed spotkaniem, aby wszystko przebiegło sprawnie.

• Określ rodzaj spotkania

Należy to zrobić już około sześć miesięcy przed spotkaniem. Jest kilka ważnych rzeczy, które pomogą Ci podjąć decyzję w tej sprawie, jak tradycja firmy, wyniki i obawy interesariuszy. Spotkania mogą odbywać się: 1. osobiście, kiedy każdy musi być fizycznie obecny (najlepiej w przypadku dużych, ugruntowanych firm); 2. wirtualny, gdy każdy jest połączony cyfrowo (ten jest najlepszy dla startupów); 3. Wersja hybrydowa, w której akcjonariusze mają wybór między osobistym a wirtualnym zgromadzeniem, ponieważ oba są objęte. Spotkanie hybrydowe jest innowacyjne i maksymalizuje udział akcjonariuszy.

• Miejsce spotkań

Jeśli spotkanie ma odbyć się osobiście, lokalizacja odgrywa ogromną rolę. Bardzo małe firmy mogą mieć spotkanie w firmowej sali konferencyjnej. Z drugiej strony, jeśli na spotkanie przyjdzie wiele osób, firmy mogą pomyśleć o przeniesieniu go do audytorium lub hotelowej sali konferencyjnej, która często jest wygodniejszym miejscem.

• Logistyka spotkań

Logistyka zależy w dużej mierze od rodzaju spotkania, jakie będziesz mieć. Warto jednak pomyśleć o miejscach siedzących, parkingu, ochronie (może nawet ekranowaniu) oraz części technicznej: mikrofony, projektory i inne niezbędne gadżety.

• Ogłoszenie

Datę, godzinę i miejsce spotkania należy przesłać uczestnikom z dużym wyprzedzeniem.

• Dokumenty

Istnieje kilka wymaganych dokumentów, które będą potrzebne na spotkanie:

Agenda: zwykle zawiera wprowadzenie, propozycje, pytania i odpowiedzi, głosowanie, wyniki, prezentację biznesową…

Zasady postępowania: aby uczestnicy wiedzieli, kto ma przemawiać, ograniczenia czasowe, zabronione zachowanie itp.

Scenariusze spotkania: ważne dla przebiegu spotkania i upewnienia się, że wszystkie punkty zostały uwzględnione.

• Procedury głosowania

Procedury głosowania zależą od rodzaju akcjonariuszy. Zarejestrowani posiadacze to ci, którzy głosują ze swoich akcji bezpośrednio przez firmę. Uprawnieni beneficjenci posiadają udziały w formie zapisu księgowego za pośrednictwem innego podmiotu (na przykład banku). Beneficjenci mają prawo poinstruować swój bank, jak głosować ze swoich akcji lub, jeśli chcą sami przyjść na doroczne zgromadzenie i głosować, mogą poprosić o ustanowienie pełnomocnika. To pozwoli im bezpośrednio głosować ze swoich akcji.

• The

Są też inne rzeczy, które należy wziąć pod uwagę, które są kluczowe podczas przygotowywania corocznego spotkania, takie jak monitorowanie raportu dziennego głosowania, ale nie będziemy tutaj wchodzić w szczegóły. Jedyną rzeczą, o której musisz pamiętać, jest to, że będziesz potrzebować „kworum”, aby spotkanie zakończyło się sukcesem. Odnosi się do liczby członków organu lub grupy, którzy muszą być obecni w celu prowadzenia działalności gospodarczej organu lub grupy.

• Karty do głosowania

Karty do głosowania pomagają dowiedzieć się, czy poszczególne akcje można uwzględnić w sumie. Określają każdy punkt, nad którym należy głosować, i proszą o faktyczne głosowanie.

• Przewodniczący

Końcowe przygotowania obejmują przygotowanie przewodniczącego, tak aby przygotował odpowiedzi na pytania, które mogą się pojawić. Warto również porozmawiać o tych sprawach z HR. Może w pewnym momencie zadano już jakieś pytania, może na innym spotkaniu. Ważne jest, aby wiedzieć, co się dzieje w firmie i dobrze przewidywać. Odpowiadając na pytania interesariuszy, przewodniczący musi być pewny siebie, tak więc najlepiej przygotować się na tyle, na ile to możliwe.

• Minuty

Chcielibyśmy też porozmawiać o innej bardzo ważnej rzeczy - dokumentowaniu spotkania. Niezwykle istotne jest, aby spotkanie zostało odpowiednio udokumentowane, tzn. Niezbędne są protokoły z corocznych spotkań. Odgrywają kluczową rolę w sesji planowania w firmie, tak aby każdy był na pokładzie z najnowszymi decyzjami. Wiemy również, że sesja planowania musi być trafna, jeśli chcemy, aby firma odniosła sukces i zrealizowała swoje cele finansowe. Zatem pytanie, które należy zadać, brzmi: jaki jest najbardziej praktyczny sposób spisania tych protokołów ze spotkań.

Protokoły protokołów są świetne, ponieważ stanowią prosty przegląd wszystkiego, co zostało powiedziane na dorocznym spotkaniu i można je łatwo przekazać osobom, które nie mogły w nim uczestniczyć. Jeśli dokonasz transkrypcji corocznego spotkania, sesje planowania będą łatwiejsze do przeprowadzenia. W ten sposób masz już zapisane cele, do których dążysz, aby kierownictwo mogło z łatwością śledzić swoje działania. Treść transkryptu może być również bardzo przydatna do dalszej analizy i wniosków w przyszłości, zwłaszcza w przypadkach, gdy oczekiwane cele nie zostaną osiągnięte.

Warto też wspomnieć, że praca z danymi jest czasami bardzo trudna, ponieważ od czasu do czasu zdarzały się błędy, a nawet te proste mogą mieć duży wpływ na firmę. Dlatego szczególnie liczby wymieniane na corocznych spotkaniach powinny być zapisane na maszynie i przepisane. Dzięki temu będziesz mógł przejrzeć wszystko, co zostało powiedziane, tak często, jak potrzebujesz, a ponadto łatwo będzie zacytować dowolne liczby.

Kiedy musisz spisywać notatki podczas corocznego spotkania, możesz przygotować się na bardzo trudne i ważne zadanie. Coroczne spotkania mogą trwać bardzo długo. Wyobraź sobie, że spisujesz wszystko, co zostało powiedziane podczas czterogodzinnego spotkania i odpowiadasz za notatki. W pewnym momencie pojawią się błędy lub kluczowe części zostaną pominięte. Nie jest tajemnicą, że nie możemy pisać rzeczy tak szybko, jak mówimy. Nie wspominając już o Twoim piśmie, gdy musisz coś szybko zapisać. Czy będziesz w stanie przeczytać to, co zapisałeś?

Jeśli zdecydujesz się nagrać spotkanie i skorzystać z usług dostawcy usług transkrypcji, aby przekonwertować typ audio na format tekstowy, wykonasz zadanie szybko i bez wysiłku. Gglot może pomóc w transkrypcji corocznego spotkania. Od tego dzieli Cię tylko kilka kliknięć. Nie musisz niczego instalować przed rozpoczęciem. Wszystko, co musisz zrobić, to zalogować się na naszej stronie internetowej i załadować swoją taśmę audio. Nasza strona internetowa jest bardzo przyjazna dla użytkownika i intuicyjna, nawet jeśli nie masz zbytniej wiedzy technicznej. Twoje nagranie spotkania zostanie dokładnie przekonwertowane. Nasza usługa transkrypcji maszynowej bardzo szybko transkrybuje plik audio, a nawet daje możliwość edycji transkrypcji, zanim będzie można ją pobrać. Pozwól swoim pracownikom wykonywać zadania, do których zostali zatrudnieni w pierwszej kolejności, i zostaw transkrypcję Gglotowi. Zaoszczędzisz swoim pracownikom czas, który mogą zainwestować w ważniejsze zadania.

Coroczne spotkania nie odbywają się codziennie. Po prostu nagraj spotkanie i bądź w pełni obecny bez robienia notatek. Niech Gglot będzie Twoim dostawcą usług transkrypcji: dokonamy transkrypcji dokładniej i szybciej niż jakikolwiek sekretarz korporacyjny.