Kokouspöytäkirjojen tallentaminen – yksi suurimmista vaiheista ennen suunnitteluistuntoa

Literoi vuosikokousten pöytäkirjat

Haluaisimme antaa sinulle neuvoja vuosikokouksen järjestämiseen, sillä kuten kaikki muutkin kokoukset, se on suunniteltava huolellisesti, jotta se onnistuisi. Jos olet uusi prosessisuunnittelussa, vuosikokous voi olla valtava haaste ja olet todennäköisesti kovan paineen alla saadaksesi kaiken valmiiksi.

Ehkä luulisi, että vuosikokoukset ovat erittäin jännittäviä ja jännittäviä, mutta yleensä ne eivät ole niin mielenkiintoisia. Siitä huolimatta, ei vain vuosikokouksia edellytetä valtion lain ja pörssilistausvaatimusten mukaan julkisille yhtiöille, mutta kukaan ei todellakaan voi kiistää, että ne ovat erittäin tärkeitä – jos vain siksi, että ne kokoavat suurimman osan yhtiön osakkeenomistajista. Ja kuten tiedämme, osakkeenomistajat ovat yrityksille avainlukuja – he ovat erittäin tärkeä linkki suunniteltaessa tulevaa kehitystä ja polkua, jolla yhtiö aikoo kulkea seuraavana vuonna, koska he saavat äänestyksen järjestön ehdottamista asioista. yritysten johtajat. Vuosikokouksessa osakkeenomistajat ja osakkaat saavat usein kopiot yhtiön tilinpäätöksestä, he käyvät läpi kuluneen vuoden taloustietoja sekä kysyvät ja sanovat, mihin suuntaan liiketoimintaa tulevaisuudessa tulee. Lisäksi osakkeenomistajat valitsevat yhtiökokouksessa hallituksen jäsenet, jotka johtavat yhtiötä.

Joten aloitetaan muutamalla ehdotuksella, jotka sinun tulee ottaa huomioon, jos sinun on suunniteltava vuosikokous.

• Tee tarkistuslista

Tee yksityiskohtainen tarkistuslista koko prosessista, mukaan lukien tapahtumat ennen varsinaista kokousta ja sen jälkeen. Aseta määräaikoja tarvittaessa ja anna tehtäviä tiimillesi. Joitakin avainkohtia voivat olla seuraavat: kyselylomakkeet, hallituksen kokousaikataulu tarkasteluja/hyväksyntöjä varten, kokouksen tyypin, päivämäärän ja paikan määrittäminen, kokouksen logistiikka, vaaditut asiakirjat, Q & A, harjoitukset jne. Aikataulua tulisi muuttaa kokonaan yrityksellesi ja sen kalenteriin. Yritä tehdä se täydellisesti ensimmäisenä vuonna, jotta sinulla on jo luonnos tulevia vuosia varten.

• Tarkista lakisääteiset vaatimukset

On tärkeää, että laki- ja säädösvaatimukset sekä muut kokoukseen liittyvät asiakirjat käydään läpi ennen kokousta, jotta kaikki sujuu mutkattomasti.

• Määritä kokouksen tyyppi

Tämä tulisi tehdä jo noin kuusi kuukautta ennen kokousta. On joitakin tärkeitä asioita, jotka auttavat sinua päättämään tästä, kuten yrityksen perinteet, suorituskyky ja sidosryhmien huolenaiheet. Tapaamiset voivat olla: 1. henkilökohtaisesti, kun kaikkien on oltava fyysisesti läsnä (paras suurille, vakiintuneille yrityksille); 2. virtuaalinen, kun kaikki ovat yhteydessä digitaalisesti (tämä on paras startupeille); 3. hybridiversio, kun osakkeenomistajilla on mahdollisuus valita henkilökohtaisen ja virtuaalisen kokouksen välillä, koska molemmat ovat katettuja. Hybridikokous on innovatiivinen ja maksimoi osakkeenomistajien osallistumisen.

• Kokouspaikka

Jos kokous pidetään henkilökohtaisesti, sijainnilla on valtava rooli. Hyvin pienet yritykset voivat pitää kokouksen yrityksen kokoushuoneessa. Toisaalta, jos kokoukseen osallistuu paljon ihmisiä, yritykset saattavat harkita sen siirtämistä auditorioon tai hotellin kokoushuoneeseen, joka on usein kätevämpi paikka.

• Logistiikkakokous

Logistiikka riippuu paljon tapaamisen tyypistä. Mutta kannattaa miettiä istumapaikkoja, pysäköintijärjestelyjä, turvallisuutta (ehkä jopa turvatarkastusta) ja teknistä osaa: mikrofonit, projektorit ja muut tarvittavat laitteet.

• Ilmoitus

Kokouksen päivämäärä, aika ja paikka tulee lähettää osallistujille hyvissä ajoin etukäteen.

• Asiakirjat

Kokoukseen tarvitaan useita asiakirjoja:

Esityslista: sisältää yleensä esittelyn, ehdotukset ja Q&A:t, äänestykset, tulokset, yritysesittelyn…

Käyttäytymissäännöt: jotta osallistujat tietävät kenen tulee puhua, aikarajoitukset, kielletty käytös jne.

Kokouskäsikirjoitukset: tärkeitä kokouksen kulun kannalta ja varmistamaan, että kaikki kohdat on käsitelty.

• Äänestysmenettelyt

Äänestysmenettelyt riippuvat osakkeenomistajien tyypistä. Rekisteröityjä omistajia ovat ne, jotka äänestävät osakkeitaan suoraan yhtiön kautta. Edunhaltijat omistavat osakkeita arvo-osuusmuodossa toisen yhteisön (esimerkiksi pankin) kautta. Edunsaajilla on oikeus ohjeistaa pankkiaan osakkeidensa äänestämisestä tai jos he haluavat tulla itse vuosikokoukseen äänestämään, he pyytävät laillista valtakirjaa. Näin he voivat äänestää suoraan osakkeistaan.

• Päätösvaltaisuus

On myös muita asioita, jotka on otettava huomioon, jotka ovat tärkeitä vuosikokousta valmisteltaessa, kuten päivittäisen äänestysraportin seuranta, mutta emme mene tässä yksityiskohtiin. Ainoa asia, joka sinun on pidettävä mielessä, tarvitset "päätösvaltaisuuden", jotta kokous onnistuisi. Se viittaa elimen tai ryhmän jäsenten lukumäärään, jonka on oltava läsnä elimen tai ryhmän liiketoiminnan hoitamiseksi.

• Äänestysliput

Äänestysliput auttavat selvittämään, voidaanko tietyt osakkeet sisällyttää kokonaismäärään. He tunnistavat jokaisen äänestettävän pisteen ja pyytävät varsinaista äänestystä.

• Puheenjohtaja

Viimeiset valmistelut sisältävät puheenjohtajan valmistelemisen, jotta hän on valmistellut vastaukset mahdollisiin kysymyksiin. Näistä asioista on viisasta keskustella myös HR:n kanssa. Ehkä joitain kysymyksiä esitettiin jo jossain vaiheessa, ehkä toisessa kokouksessa. On tärkeää tietää, mitä yrityksessä tapahtuu, ja osata ennakoida. Puheenjohtajan tulee olla itsevarma vastatessaan sidosryhmien kysymyksiin, joten paras tapa on vain valmistautua mahdollisimman hyvin.

• Pöytäkirja

Haluaisimme puhua myös toisesta erittäin tärkeästä asiasta – kokouksen dokumentoinnista. On ratkaisevan tärkeää, että kokous dokumentoidaan asianmukaisesti, eli vuosikokousten pöytäkirjat ovat välttämättömiä. Niillä on keskeinen rooli yrityksen suunnittelussa, jotta kaikki ovat mukana uusimpien päätösten tekemisessä. Tiedämme myös, että suunnitteluistunnon tulee olla paikallaan, jos haluamme yrityksen menestyvän ja saavuttavan taloudelliset tavoitteensa. Joten kysyttävä kysymys on, mikä on käytännöllisin tapa kirjoittaa kokouspöytäkirjat.

Pöytäkirjat ovat hienoja, koska ne ovat yksinkertainen yleiskatsaus kaikesta vuosikokouksessa sanotusta ja tämä voidaan helposti välittää ihmisille, jotka eivät voineet osallistua siihen. Jos kirjoitat vuosikokouksen litteroimaan, suunnitteluistunnot on helpompi toteuttaa. Näin yrityksen tavoittelemat tavoitteet on jo kirjoitettu, jotta johto voi helposti pysyä oikeilla jäljillä edetessään omissa toimintavaiheissaan. Transkription sisältö voi myös olla erittäin hyödyllinen jatkoanalyysien ja johtopäätösten tekemiseksi tulevaisuudessa, varsinkin tapauksissa, joissa odotettuja tavoitteita ei saavuteta.

Tärkeää on myös mainita, että tietojen kanssa työskentely on joskus erittäin vaikeaa, koska virheitä sattui silloin tällöin ja yksinkertaisillakin voi olla suuri vaikutus yritykseen. Siksi varsinkin vuosikokouksissa mainitut numerot tulee olla äänikirjoitettuja ja litteroitavia. Tämän avulla voit tarkistaa kaiken sanotun niin paljon kuin tarvitset, ja lisäksi on helppo lainata numeroita.

Kun joudut kirjoittamaan muistiinpanoja vuosikokouksen aikana, voit valmistautua erittäin haastavaan ja tärkeään tehtävään. Vuosikokoukset voivat kestää pitkään. Kuvittele, että kirjoitat muistiin kaiken, mitä neljän tunnin kokouksen aikana sanottiin, ja olet vastuussa muistiinpanoista. Jossain vaiheessa ilmenee virheitä tai tärkeitä osia jätetään pois. Ei ole mikään salaisuus, ettemme voi kirjoittaa asioita ylös niin nopeasti kuin puhumme. Puhumattakaan käsialastasi, kun sinun on kirjoitettava jotain nopeasti. Pystytkö lukemaan, mitä olet kirjoittanut?

Jos päätät nauhoittaa kokouksen ja käyttää transkriptiopalveluntarjoajaa muuntaaksesi äänityypin tekstimuotoon, saat työn valmiiksi nopeasti ja vaivattomasti. Gglot voi auttaa sinua vuosikokouksen litteroinnissa. Olet vain muutaman klikkauksen päässä siitä. Sinun ei tarvitse asentaa mitään ennen kuin aloitat. Sinun tarvitsee vain kirjautua sisään verkkosivullemme ja ladata ääninauhasi. Sivustomme on erittäin käyttäjäystävällinen ja intuitiivinen, vaikka et olisikaan kovin tekninen. Kokouksen tallenne muunnetaan tarkasti. Konepohjainen transkriptiopalvelumme litteroi äänitiedostosi erittäin nopeasti ja annamme sinulle jopa mahdollisuuden muokata transkriptiota ennen kuin voit ladata sen. Anna työntekijöidesi tehdä tehtävät, joihin heidät on palkattu, ja jätä tekstitys Gglotille. Säästät työntekijöiden aikaa, jonka he voivat sijoittaa tärkeämpiin tehtäviin.

Vuosikokouksia ei järjestetä joka päivä. Tallenna kokous ja ole täysin läsnä tekemättä muistiinpanoja. Anna Gglotin olla transkriptiopalveluntarjoajasi: teemme transkription tarkemmin ja nopeammin kuin mikään yrityssihteeri.