회의록 기록 – 계획 세션 전 가장 큰 단계 중 하나

연례 회의록 녹음

다른 회의와 마찬가지로 성공적인 회의를 위해 신중하게 계획해야하기 때문에 연례 회의를 진행하고 운영하는 방법에 대해 조언을 드리고자합니다. 프로세스 계획을 처음 접하는 경우 연례 회의가 큰 도전이 될 수 있으며 모든 작업을 완료하기 위해 많은 압력을 받고있을 것입니다.

연례 회의가 매우 흥미롭고 스릴 있다고 생각할 수도 있지만 일반적으로 그다지 흥미롭지는 않습니다. 그럼에도 불구하고 주법 및 상장 기업의 증권 거래소 상장 요건에 따라 연례 회의가 요구 될뿐만 아니라 회사의 대부분의 주주를 모으기 때문에 그들이 매우 중요하다는 사실을 누구도 부인할 수 없습니다. 아시다시피, 주주는 회사의 핵심 인물입니다. 주주는 회사가 제안한 문제에 대한 투표를 받기 때문에 향후 개발 계획과 회사가 다음 해에 갈 길을 계획 할 때 매우 중요한 연결 고리입니다. 회사의 관리자. 연례 회의에서 주주와 파트너는 종종 회사의 계정 사본을 받고 작년의 재정 정보를 검토하고 향후 비즈니스가 취할 방향에 대해 질문하고 발언합니다. 또한 연례 총회에서 회사를 관리 할 이사를 선출합니다.

따라서 연례 회의를 계획해야하는 경우 고려해야 할 몇 가지 제안부터 시작하겠습니다.

• 체크리스트 만들기

실제 회의 전후 이벤트를 포함하여 전체 프로세스에 대한 자세한 체크리스트를 작성하십시오. 필요한 곳에 마감일을 정하고 팀에 작업을 제공합니다. 핵심 사항 중 일부는 다음과 같습니다. 설문지, 검토 / 승인을위한 이사회 일정, 회의 유형, 날짜 및 장소 결정, 회의 일정, 필수 문서, Q & A, 리허설 등 일정을 완전히 수정해야합니다. 회사 및 일정에. 첫해에 완벽하게하기 위해 노력하십시오. 그래서 당신은 이미 다음 해에 대한 초안을 가지고 있습니다.

• 법적 및 규제 요건 검토

모든 것이 원활하게 진행되도록 회의 전에 법률 및 규제 요구 사항 및 회의와 관련된 기타 문서를 검토하는 것이 중요합니다.

• 회의 유형 결정

이것은 회의 6 개월 전에 이미 완료되어야합니다. 회사 전통, 이해 관계자의 성과 및 우려와 같이이를 결정하는 데 도움이되는 몇 가지 중요한 사항이 있습니다. 회의는 다음과 같을 수 있습니다. 1. 직접 만나서 모든 사람이 물리적으로 참석해야 할 때 (대규모의 기존 비즈니스에 가장 적합) 2. 가상, 모든 사람이 디지털 방식으로 연결될 때 (스타트 업에 가장 적합) 3. 하이브리드 버전은 주주가 직접 회의와 가상 회의 중 하나를 선택할 수 있기 때문에 둘 다 다룹니다. 하이브리드 회의는 혁신적이며 주주 참여를 극대화합니다.

• 회의 장소

회의가 직접 진행될 경우 위치가 큰 역할을합니다. 아주 작은 회사는 회사의 회의실에서 회의를 가질 수 있습니다. 반면에 많은 사람들이 회의에 참석할 경우 회사는 종종 더 편리한 장소 인 강당이나 호텔 회의실로 옮기는 것을 생각할 수 있습니다.

• 회의 물류

물류는 당신이 가질 회의 유형에 따라 많이 달라집니다. 그러나 좌석, 주차 배치, 보안 (심지어 상영 일 수도 있음) 및 기술적 인 부분 (마이크, 프로젝터 및 기타 필요한 장치)에 대해 생각해야합니다.

• 주의

회의 날짜, 시간 및 장소는 사전에 참가자들에게 전달되어야합니다.

• 서류

회의에 필요한 여러 문서가 있습니다.

의제 : 일반적으로 소개, 제안 및 Q & A, 투표, 결과, 비즈니스 프레젠테이션을 포함합니다.

행동 규칙 : 참가자가 누가 말해야하는지, 시간 제한, 금지 된 행동 등을 알 수 있도록합니다.

회의 스크립트 : 회의의 흐름에 중요하며 모든 사항이 포함되었는지 확인합니다.

• 투표 절차

투표 절차는 주주 유형에 따라 다릅니다. 등록 된 보유자는 회사를 통해 직접 주식에 투표하는 사람입니다. 수혜자는 다른 법인 (예 : 은행)을 통해 장부 입력 양식으로 주식을 보유합니다. 수익 적 보유자는 자신의 주식에 투표하는 방법에 대해 은행에 지시 할 권리가 있거나 연례 회의에 참석하여 투표하려는 경우 법적 대리인을 요청할 수 있습니다. 이를 통해 그들이 자신의 주식에 직접 투표 할 수 있습니다.

• 그만큼

일일 투표 보고서 모니터링과 같이 연례 회의를 준비 할 때 고려해야 할 다른 사항도 있지만 여기서는 자세히 설명하지 않겠습니다. 회의가 성공하려면“정족수”가 필요하다는 점을 명심해야합니다. 기관 또는 그룹의 업무를 처리하기 위해 참석해야하는 기관 또는 그룹의 구성원 수를 나타냅니다.

• 투표

투표는 특정 주식이 총액에 포함될 수 있는지 확인하는 데 도움이됩니다. 그들은 투표 할 각 포인트를 식별하고 실제 투표를 요청합니다.

• 의장

최종 준비에는 회장을 준비하는 것이 포함되어 팝업 될 수있는 질문에 대한 답변을 준비했습니다. 이러한 문제에 대해 HR과 이야기하는 것도 현명합니다. 어떤 시점에서, 어쩌면 다른 회의에서 이미 몇 가지 질문을 받았을 수도 있습니다. 회사에서 무슨 일이 일어나고 있는지 알고 예상을 잘하는 것이 중요합니다. 회장은 이해 관계자의 질문에 자신감을 가져야하므로 최선의 방법은 가능한 한 많이 준비하는 것입니다.

• 의사록

우리는 또한 회의를 문서화하는 또 다른 매우 중요한 것에 대해 이야기하고 싶습니다. 회의가 적절한 방식으로 문서화되는 것이 매우 중요합니다. 즉, 연례 회의 의사록이 필수 불가결합니다. 그들은 회사의 계획 세션에서 중요한 역할을하여 모든 사람이 최신 결정을 내릴 수 있도록합니다. 또한 회사가 성공하고 재무 목표를 달성하려면 계획 세션이 현장에 있어야한다는 것을 알고 있습니다. 따라서 질문해야 할 질문은 회의록을 기록하는 가장 실용적인 방법입니다.

회의록은 연례 회의에서 말한 모든 내용의 간단한 개요이며 참석하지 못한 사람들에게 쉽게 전달할 수 있기 때문에 훌륭합니다. 연례 회의를 필사하면 계획 세션을 더 쉽게 수행 할 수 있습니다. 이렇게하면 경영진이 조치 단계를 진행할 때 쉽게 추적 할 수 있도록 회사의 목표를 이미 기록했습니다. 성적 증명서의 내용은 특히 예상 목표가 달성되지 않은 경우 향후 추가 분석 및 결론에 매우 유용 할 수 있습니다.

또한 오류가 수시로 발생하고 단순한 오류라도 회사에 큰 영향을 미칠 수 있기 때문에 데이터 작업이 때때로 매우 어렵다는 점을 언급하는 것이 중요합니다. 그렇기 때문에 특히 연례 회의에서 언급되는 숫자는 오디오로 입력하고 필사해야합니다. 이렇게하면 말한 모든 내용을 필요한만큼 검토 할 수있을뿐만 아니라 숫자를 쉽게 인용 할 수 있습니다.

연례 회의 중에 메모를 작성해야 할 때 매우 도전적이고 중요한 작업을 준비 할 수 있습니다. 연례 회의는 오래 지속될 수 있습니다. 4 시간 회의에서 말한 모든 내용을 기록하고 메모에 대한 책임을 진다고 상상해보십시오. 어떤 시점에서 오류가 발생하거나 중요한 부분이 생략됩니다. 말하는 것만 큼 빨리 적을 수 없다는 것은 비밀이 아닙니다. 빨리 적어야 할 때 손글씨는 말할 것도없고. 적어 놓은 것을 읽을 수 있습니까?

회의를 녹화하고 녹음 서비스 제공 업체를 사용하여 오디오 유형을 텍스트 형식으로 변환하기로 결정한 경우 작업을 빠르고 쉽게 완료 할 수 있습니다. Gglot은 연례 회의를 기록하는 데 도움이 될 수 있습니다. 클릭 몇 번이면됩니다. 시작하기 전에 아무것도 설치할 필요가 없습니다. 웹 페이지에 로그인하여 오디오 테이프를 업로드하기 만하면됩니다. 저희 웹 사이트는 기술적으로 잘 알지 못하더라도 매우 사용자 친화적이고 직관적입니다. 회의 기록이 정확하게 변환됩니다. 당사의 기계 기반 트랜스 크립 션 서비스는 오디오 파일을 매우 빠르게 트랜스 크립 션하며 다운로드하기 전에 트랜스 크립 션을 편집 할 수있는 가능성도 제공합니다. 직원들이 처음에 고용 된 작업을 수행하고 Gglot에 전사를 맡기십시오. 직원들이 더 중요한 작업에 투자 할 수있는 시간을 절약 할 수 있습니다.

연례 회의는 매일 열리지 않습니다. 회의를 기록하기 만하면 메모없이 완전히 참석할 수 있습니다. Gglot을 전사 서비스 제공 업체로 삼으십시오. 우리는 어떤 기업 비서보다 더 정확하고 빠르게 전사를 수행 할 것입니다.