Reġistrazzjoni tal-Minuti Tal-Laqgħa - Wieħed Mill-Akbar Pass Qabel Is-Sessjoni tal-Ippjanar

Traskrivi minuti tal-laqgħat annwali

Nixtiequ nagħtuk xi pariri dwar kif tmexxi u tmexxi laqgħa annwali, għax bħal kull laqgħa oħra, jeħtieġ li tkun ippjanata bir-reqqa biex tirnexxi. Jekk int ġdid fl-ippjanar tal-proċess, laqgħa annwali tista' tkun sfida kbira u probabilment tkun taħt pressjoni kbira sabiex twettaq kollox.

Forsi taħseb li l-laqgħat annwali huma super eċċitanti u eċċitanti, iżda ġeneralment ma jkunux daqshekk interessanti. Madankollu, mhux biss laqgħat annwali huma meħtieġa taħt il-liġi tal-istat u skont ir-rekwiżiti tal-elenkar tal-borża għal kumpaniji pubbliċi, iżda ħadd ma jista 'verament jiċħad li huma importanti ħafna - jekk biss għax jiġbru l-biċċa l-kbira tal-azzjonisti tal-kumpanija. U kif nafu, l-azzjonisti huma figuri ewlenin għall-kumpaniji – huma ħolqa importanti ħafna meta jiġu biex jippjanaw l-iżviluppi futuri u t-triq li l-kumpanija se tkun fuq is-sena ta’ wara, peress li jiksbu vot fuq kwistjonijiet proposti minn maniġers tal-kumpaniji. Fil-laqgħa annwali, l-azzjonisti u l-imsieħba spiss jiksbu kopji tal-kontijiet tal-kumpanija, jirrevedu l-informazzjoni fiskali għas-sena li għaddiet, u jistaqsu mistoqsijiet u jgħidu dwar id-direzzjonijiet li n-negozju se jieħu fil-futur. Ukoll, fil-laqgħa annwali l-azzjonisti jeleġġu d-diretturi li se jamministraw il-kumpanija.

Allura, ejja nibdew b'xi suġġerimenti li għandek tqis jekk ikollok tippjana laqgħa annwali.

• Agħmel lista ta 'kontroll

Agħmel lista ta 'kontroll dettaljata tal-proċess kollu inklużi avvenimenti qabel u wara l-laqgħa attwali. Iffissa skadenzi fejn meħtieġ u agħti l-kompiti lit-tim tiegħek. Xi wħud mill-punti ewlenin jistgħu jinkludu dawn li ġejjin: kwestjonarji, skeda tal-laqgħat tal-bord għal reviżjonijiet/approvazzjonijiet, determinazzjoni tat-tip ta’ laqgħa, data u post, loġistika tal-laqgħat, dokumentazzjoni meħtieġa, Q & A, provi eċċ. L-iskeda għandha tiġi modifikata kompletament lill-kumpanija tiegħek u l-kalendarju tagħha. Agħmel l-isforz biex tagħmilha perfetta l-ewwel sena, sabiex diġà jkollok abbozz għas-snin li ġejjin.

• Irrevedi r-rekwiżiti legali u regolatorji

Huwa importanti li r-rekwiżiti legali u regolatorji u dokumenti oħra relatati mal-laqgħa jiġu riveduti qabel il-laqgħa sabiex kollox imur tajjeb.

• Iddetermina t-tip ta 'laqgħa

Dan għandu diġà jsir madwar sitt xhur qabel il-laqgħa. Hemm xi affarijiet importanti li jgħinuk tiddeċiedi dwar din it-tradizzjoni tal-kumpanija simili, il-prestazzjoni u t-tħassib tal-partijiet interessati. Il-laqgħat jistgħu jkunu: 1. personalment, meta kulħadd jeħtieġ li jkun fiżikament preżenti (l-aħjar għal negozji kbar u stabbiliti); 2. virtwali, meta kulħadd ikun konness b'mod diġitali (dan huwa l-aħjar għal startups); 3. il-verżjoni ibrida meta l-azzjonisti jkollhom l-għażla bejn il-laqgħa personali u virtwali, għax it-tnejn huma koperti. Il-laqgħa ibrida hija innovattiva u timmassimizza l-parteċipazzjonijiet tal-azzjonisti.

• Post tal-laqgħa

Jekk il-laqgħa se ssir personalment il-post għandu rwol kbir. Kumpaniji żgħar ħafna jistgħu jkollhom laqgħa fil-kamra tal-konferenzi tal-kumpanija. Min-naħa l-oħra, jekk ħafna nies jattendu l-laqgħa, il-kumpaniji jistgħu jaħsbu dwar li jċaqalquha f'awditorju jew f'kamra tal-laqgħat tal-lukanda li ħafna drabi tkun post aktar konvenjenti.

• Loġistika tal-Laqgħa

Il-loġistika tiddependi ħafna fuq it-tip ta' laqgħa li se jkollok. Imma għandek taħseb dwar is-seating, l-arranġamenti tal-parkeġġ, is-sigurtà (forsi anke l-iskrining) u l-parti teknika: mikrofoni, projetturi u aġġeġġi oħra meħtieġa.

• Avviż

Id-data, il-ħin u l-post tal-laqgħa għandhom jintbagħtu lill-parteċipanti ħafna minn qabel.

• Dokumenti

Hemm numru ta' dokumenti meħtieġa li ser ikollok bżonn għal-laqgħa:

Aġenda: normalment fiha introduzzjoni, proposti u Q&As, votazzjoni, riżultati, preżentazzjoni tan-negozju...

Regoli ta’ kondotta: sabiex il-parteċipanti jkunu jafu min suppost jitkellem, limiti ta’ ħin, imġieba pprojbita eċċ.

Skripts tal-laqgħat: importanti għall-fluss tal-laqgħa u biex jiġi żgurat li l-punti kollha jkunu koperti.

• Proċeduri tal-votazzjoni

Il-proċeduri tal-votazzjoni jiddependu fuq it-tip ta' azzjonisti. Id-detenturi reġistrati huma dawk li jivvutaw l-ishma tagħhom direttament permezz tal-kumpanija. Detenturi benefiċjarji għandhom ishma f'forma ta' reġistrazzjoni fil-kotba permezz ta' entità oħra (per eżempju bank). Detenturi benefiċjarji għandhom id-dritt li jagħtu struzzjonijiet lill-bank tagħhom dwar kif jivvutaw l-ishma tagħhom jew jekk iridu jiġu huma stess għal-laqgħa annwali u jivvutaw, jitolbu prokura legali. Dan jippermettilhom jivvutaw l-ishma tagħhom direttament.

• Kworum

Hemm ukoll affarijiet oħra li għandek tqis li huma kruċjali meta tkun qed tipprepara laqgħa annwali, bħall-monitoraġġ tar-rapport tal-vot ta' kuljum, iżda mhux se nidħlu fid-dettalji hawn. L-unika ħaġa li għandek bżonn iżżomm f’moħħok li ser ikollok bżonn ta’ “kworum” biex il-laqgħa tkun ta’ suċċess. Hija tirreferi għan-numru ta' membri ta' korp jew grupp meħtieġ li jkunu preżenti sabiex jittratta n-negozju tal-korp jew grupp.

• Votazzjonijiet

Il-voti jgħinu biex issir taf jekk ishma partikolari jistgħux jiġu inklużi fit-total. Huma jidentifikaw kull punt li għandu jiġi vvutat fuqu u jitolbu l-vot attwali.

• President

L-aħħar preparazzjonijiet jinkludu t-tħejjija taċ-chairman sabiex ikun ħejja tweġibiet għall-mistoqsijiet li jistgħu joħorġu. Huwa għaqli li tkellem ukoll lir-RGħ dwar dawn il-kwistjonijiet. Forsi xi mistoqsijiet diġà saru f'xi punt, forsi f'laqgħa oħra. Huwa importanti li tkun taf x'inhu jiġri fil-kumpanija u li tkun tajjeb biex tantiċipa. Iċ-chairman jeħtieġ li jkun kunfidenti fih innifsu meta jwieġeb il-mistoqsijiet tal-partijiet interessati sabiex l-aħjar mod hu li jkun ippreparat kemm jista' jkun.

• Minuti

Nixtiequ nitkellmu wkoll dwar ħaġa oħra importanti ħafna – id-dokumentazzjoni tal-laqgħa. Huwa ta' importanza kruċjali li l-laqgħa tkun dokumentata b'mod xieraq, jiġifieri minuti ta' laqgħat annwali huma indispensabbli. Huma għandhom rwol kruċjali għas-sessjoni ta 'ppjanar tal-kumpanija, sabiex kulħadd ikun abbord bl-aħħar deċiżjonijiet. Barra minn hekk, nafu li s-sessjoni tal-ippjanar trid tkun fuq il-post jekk irridu li l-kumpanija tirnexxi u tilħaq il-miri finanzjarji tagħha. Għalhekk, il-mistoqsija li trid issir hija x'inhu l-aktar mod prattiku biex jiġu traskritti dawk il-minuti tal-laqgħat.

It-traskrizzjonijiet tal-minuti huma tajbin għax huma sempliċi ħarsa ġenerali ta’ dak kollu li ntqal fil-laqgħa annwali u dan jista’ jgħaddi faċilment lil nies li ma setgħux jattendu għaliha. Jekk tittraskrivi l-laqgħa annwali, is-sessjonijiet tal-ippjanar ikunu aktar faċli biex jitwettqu. Dan il-mod diġà għandek l-għanijiet aspirati tal-kumpanija miktuba sabiex il-maniġment jista 'faċilment jibqa' fit-triq it-tajba hekk kif jipproċedi bil-passi ta 'azzjoni tagħhom. Il-kontenut tat-traskrizzjoni jista' jkun utli ħafna wkoll għal aktar analiżi u konklużjonijiet fil-futur, speċjalment f'każijiet meta l-għanijiet mistennija ma jintlaqgħux.

Barra minn hekk, huwa importanti li wieħed isemmi li x-xogħol bid-dejta kultant huwa diffiċli ħafna, minħabba li żbalji ġraw minn żmien għal żmien, u anke dawk sempliċi jista 'jkollhom impatt kbir fuq il-kumpanija. Huwa għalhekk li, speċjalment in-numri msemmija fil-laqgħat annwali għandhom ikunu ttajpjati u traskritti bl-awdjo. Dan jagħmilha possibbli għalik li tirrevedi dak kollu li ntqal kemm għandek bżonn u barra minn hekk, ikun faċli li tikkwota xi numri.

Meta jkollok tikteb noti waqt laqgħa annwali tista' tipprepara lilek innifsek għal biċċa xogħol ta' sfida u importanti ħafna. Il-laqgħat annwali jistgħu jdumu għal żmien twil. Immaġina li tikteb dak kollu li ntqal waqt laqgħa taʼ erbaʼ sigħat u tkun responsabbli għan- noti. F'xi punt, se jinqalgħu żbalji jew jitħallew barra partijiet kruċjali. Mhuwiex sigriet li ma nistgħux niktbu l-affarijiet malajr kemm nitkellmu. Biex ma nsemmux il-kitba tiegħek meta jkollok tikteb xi ħaġa malajr. Se tkun kapaċi taqra dak li ktibt?

Jekk tiddeċiedi li tirrekordja l-laqgħa u li tuża fornitur tas-servizz ta’ traskrizzjoni biex tikkonverti t-tip tal-awdjo f’format ta’ test, ix-xogħol isir malajr u mingħajr sforz. Gglot jista' jgħinek tittraskrivi l-laqgħa annwali tiegħek. Inti biss ftit klikks bogħod minnha. M'għandekx bżonn tinstalla xejn qabel tibda. Kull ma trid tagħmel hu li tidħol fil-paġna web tagħna u ttella’ l-awdjo tejp tiegħek. Il-websajt tagħna hija faċli għall-utent u intuwittivi ħafna anke jekk m'intix espert ħafna teknikament. Ir-reġistrazzjoni tal-laqgħa tiegħek ser tiġi kkonvertita b'mod preċiż. Is-servizz ta' traskrizzjoni tagħna bbażat fuq magni se jittraskrivi l-fajl awdjo tiegħek malajr ħafna u aħna saħansitra nagħtuk il-possibbiltà li teditja t-traskrizzjoni qabel ma tkun tista' tniżżlu. Ħalli l-impjegati tiegħek jagħmlu l-kompiti li għalihom ġew mikrija fl-ewwel lok u ħalli jittraskrivu lil Gglot. Int se tiffranka l-ħin lill-impjegati tiegħek li jistgħu jinvestu f'kompiti aktar importanti.

Laqgħat annwali ma jsirux kuljum. Sempliċement irreġistra l-laqgħa u kun preżenti bis-sħiħ mingħajr ma tieħu noti. Ħalli lil Gglot ikun il-fornitur tas-servizz tat-traskrizzjoni tiegħek: aħna se nagħmlu t-traskrizzjoni b'mod aktar preċiż u aktar mgħaġġel minn kwalunkwe segretarju korporattiv.