Opname Minutte vun der Versammlung - Ee vun de gréisste Schrëtt virun der Planungssitzung

Transkriptiounsprotokoller vun alljährlechen Reuniounen

Mir géifen Iech gären e puer Rotschléi ginn, wéi Dir eng Joresversammlung maache kënnt, well genee wéi all aner Versammlung muss se suergfälteg geplangt ginn fir Erfolleg ze hunn. Wann Dir nei an der Prozessplanung sidd, kann eng Joresversammlung eng grouss Erausfuerderung sinn an Dir sidd wahrscheinlech ënner vill Drock fir alles fäerdeg ze kréien.

Vläicht géift Dir mengen datt Joresversammlungen super spannend a spannend sinn, awer normalerweis sinn se net wierklech sou interessant. Trotzdem, sinn net nëmmen alljährlechen Reuniounen ënner Staat Gesetz an ënner Bourse Oplëschtung Ufuerderunge fir ëffentlech Firmen néideg, mee keen kann wierklech verleegnen, datt si ganz wichteg sinn - wann nëmmen well se déi meescht Actionnairen vun der Firma sammelen. A wéi mer wëssen, sinn d'Aktionäre Schlësselfigure fir d'Betriber - si sinn e ganz wichtege Link, wann et drëm geet fir déi zukünfteg Entwécklungen ze plangen an de Wee, deen d'Firma d'nächst Joer wäert maachen, well se e Vote iwwer Themen kréien, déi vum Firmen Manager. Op alljährlechen Versammlung kréien Aktionären a Partner dacks Kopie vun de Konten vun der Firma, si iwwerpréiwen steierlech Informatioun fir d'lescht Joer, a si stellen Froen an hunn e Spréch iwwer d'Richtungen déi d'Geschäft an Zukunft wäert huelen. Och op der Joresversammlung wielen d'Actionnairen d'Direkteren déi d'Firma managen.

Also, loosst eis mat e puer Virschléi ufänken, déi Dir sollt berücksichtegen wann Dir eng Joresversammlung plangt.

• Maacht eng Checklëscht

Maacht eng detailléiert Checklëscht vum ganze Prozess inklusiv Eventer virun an no der aktueller Versammlung. Setzt Terminë wou néideg a gitt Aufgaben un Äert Team. E puer vun de Schlësselpunkte kënnen déi folgend enthalen: Questionnaire, Verwaltungsrot Sëtzung Zäitplang fir Bewäertungen / Genehmegungen, Bestëmmung vun der Aart vun der Versammlung, Datum a Plaz, Versammlungslogistik, erfuerderlech Dokumentatioun, Q & A, Prouwen etc. De Zäitplang soll komplett geännert ginn op Är Firma a säi Kalenner. Maacht den Effort fir dat éischt Joer perfekt ze maachen, sou datt Dir schonn en Entworf fir déi kommend Joer hutt.

• Iwwerpréift gesetzlech a reglementaresch Ufuerderunge

Et ass wichteg datt gesetzlech a reglementaresch Ufuerderungen an aner Dokumenter am Zesummenhang mat der Versammlung virun der Versammlung iwwerpréift ginn sou datt alles glat geet.

• Bestëmmt d'Zort vun der Versammlung

Dat soll scho ronn sechs Méint virun der Versammlung gemaach ginn. Et ginn e puer wichteg Saachen, déi Iech hëllefen iwwer dës wéi Firma Traditioun ze entscheeden, d'Leeschtung an d'Suergen vun den Akteuren. D'Versammlungen kënnen sinn: 1. perséinlech, wa jidderee muss kierperlech präsent sinn (am Beschten fir grouss, etabléiert Entreprisen); 2. virtuell, wann jiddereen digital verbonnen ass (dëst ass am beschten fir Startups); 3. d'Hybrid Versioun wann d'Actionnairen d'Wiel tëscht der perséinlecher an der virtueller Versammlung hunn, well béid ofgedeckt sinn. D'Hybridversammlung ass innovativ an et maximéiert d'Aktionär Participatiounen.

• Treffpunkt

Wann d'Versammlung perséinlech duerchgefouert gëtt, spillt de Standuert eng grouss Roll. Ganz kleng Betriber kënnen eng Versammlung am Konferenzraum vun der Firma hunn. Op der anerer Säit, wa vill Leit un der Versammlung deelhuelen, kënnen d'Firmen drun denken et an en Auditorium oder en Hotelversammlungsraum ze plënneren, deen dacks eng méi bequem Plaz ass.

• Treffen Logistik

Logistik hänkt vill vun der Aart vun der Versammlung of, déi Dir wäert hunn. Awer Dir sollt iwwer d'Sëtzplazen, d'Parkplazen, d'Sécherheet (vläicht souguer d'Screening) an den techneschen Deel denken: Mikrofonen, Projektoren an aner néideg Gadgeten.

• Notiz

Datum, Zäit a Plaz vun der Versammlung mussen d'Participanten am Viraus geschéckt ginn.

• Dokumenter

Et ginn eng Zuel vun erfuerderlechen Dokumenter déi Dir braucht fir d'Versammlung:

Agenda: enthält normalerweis Aféierung, Virschléi a Q&As, Ofstëmmung, Resultater, Geschäftspresentatioun ...

Verhalensregelen: sou datt d'Participanten wëssen wien schwätze soll, Zäitlimiten, verbuedent Verhalen etc.

Versammlungsskripter: wichteg fir de Flux vun der Versammlung a fir sécher ze stellen datt all Punkten ofgedeckt sinn.

• Wahlverfahren

Wahlprozeduren hänkt vun der Aart vun den Aktionären of. Registréiert Inhaber sinn déi, déi hir Aktien direkt duerch d'Firma stëmmen. Beneficiaire Besëtzer halen Aktien a Buchentrée Form duerch eng aner Entitéit (eng Bank zum Beispill). Beneficiairen hunn d'Recht hir Bank z'instruéieren wéi se hir Aktien ofstëmmen oder wa se selwer op d'Joresversammlung wëllen kommen a stëmmen, froen se e legale Proxy. Dat erlaabt hinnen hir Aktien direkt ze stëmmen.

• Quorum

Et ginn och aner Saachen ze berücksichtegen, déi entscheedend sinn wann Dir eng Joresversammlung virbereet, wéi d'Iwwerwaachung vum deegleche Votebericht, awer mir ginn hei net op Detailer. Dat eenzegt wat Dir braucht am Kapp ze halen datt Dir e "Quorum" braucht fir datt d'Versammlung erfollegräich ass. Et bezitt sech op d'Zuel vun de Membere vun engem Kierper oder Grupp, déi néideg ass fir präsent ze sinn fir d'Geschäft vum Kierper oder Grupp ze handelen.

• Wahlziedelen

Wahlziedelen hëllefen erauszefannen ob speziell Aktien am Gesamt abegraff kënne ginn. Si identifizéieren all Punkt fir ofgestëmmt ze ginn a froe fir den eigentleche Vote.

• President

Déi lescht Virbereedungen enthalen d'Preparatioun vum President sou datt hien Äntwerte virbereet huet fir Froen déi opdauchen. Et ass schlau och mam HR iwwer dës Themen ze schwätzen. Vläicht goufen e puer Froen schonn iergendwann gestallt, vläicht op enger anerer Versammlung. Et ass wichteg ze wëssen wat an der Gesellschaft lass ass a gutt ze antizipéieren. De President muss Selbstvertrauen sinn wann Dir d'Froen vun den Akteuren beäntwert, sou datt de beschte Wee just sou vill wéi méiglech virbereet ass.

• Minutt

Mir wëllen och iwwer eng aner ganz wichteg Saach schwätzen - d'Dokumentatioun vun der Versammlung. Et ass vun entscheedender Wichtegkeet, datt d'Sëtzung op eng richteg Manéier dokumentéiert ass, dat heescht datt d'Protokoller vun enger Joresversammlung onverzichtbar sinn. Si spillen eng entscheedend Roll fir d'Planungssitzung vun der Firma, sou datt jidderee mat de leschten Entscheedungen u Bord ass. Och wësse mir datt d'Planungssitzung Plaz-on muss sinn wa mir wëllen datt d'Firma erfollegräich ass a seng finanziell Ziler erfëllt. Also, d'Fro ze stellen ass wat de prakteschste Wee ass fir dës Versammlungsminutten ze transkriberen.

D'Transkriptioune vun de Protokoller si super, well se en einfachen Iwwerbléck iwwer alles sinn, wat an der Joresversammlung gesot gouf, an dat kann einfach un d'Leit weiderginn, déi net konnten dobäi sinn. Wann Dir d'Joresversammlung transkriptéiere wäert d'Planungssessiounen méi einfach sinn ze maachen. Op dës Manéier hutt Dir schonn d'gestrieft Ziler vun der Firma opgeschriwwen, sou datt d'Gestioun einfach op der Streck bleift wéi se mat hiren Handlungsschrëtt weidergoen. Den Inhalt vum Transkript kann och ganz nëtzlech sinn fir weider Analyse a Conclusiounen an Zukunft, besonnesch a Fäll wou déi erwaart Ziler net getraff ginn.

Och ass et wichteg ze ernimmen datt d'Aarbecht mat Daten heiansdo ganz schwéier ass, well vun Zäit zu Zäit Feeler geschitt sinn, an och einfach kënnen e groussen Impakt op d'Firma hunn. Dofir sollten besonnesch d'Zuelen, déi an alljährlechen Versammlungen ernimmt ginn, op Audio getippt an transkribéiert ginn. Dëst wäert maachen et méiglech fir Iech alles ze iwwerpréiwen, datt gesot gouf sou vill wéi Dir braucht an Desweideren, wäert et einfach ginn all Zuelen ze zitéieren.

Wann Dir während enger Joresversammlung Notizen muss opschreiwen, kënnt Dir Iech op eng ganz usprochsvoll a wichteg Aufgab virbereeden. Joresversammlungen kënne laang daueren. Stellt Iech vir, alles opzeschreiwen, wat während enger véier Stonne Versammlung gesot gouf a fir d'Notizen verantwortlech ze sinn. Iergendwann entstinn Feeler oder entscheedend Deeler ginn ewech gelooss. Et ass kee Geheimnis datt mir d'Saachen net sou séier kënnen opschreiwen wéi mir schwätzen. Net ze schwätzen iwwer Är Handschrëft wann Dir eppes séier opschreiwe musst. Kënnt Dir liesen wat Dir opgeschriwwen hutt?

Wann Dir décidéiert d'Versammlung opzehuelen an en Transkriptiounsserviceprovider ze benotzen fir den Audiotyp an Textformat ze konvertéieren, kritt Dir d'Aarbecht séier an ouni Effort gemaach. Gglot kann Iech hëllefen Är Joresversammlung ze transkriberen. Dir sidd just e puer Mausklicken ewech. Dir musst näischt installéieren ier Dir ufänkt. Alles wat Dir maache musst ass Iech op eiser Websäit unzemellen an Ären Audioband eropzelueden. Eis Websäit ass ganz userfrëndlech an intuitiv och wann Dir net ganz technesch erfuerscht sidd. Är Versammlungsopnam gëtt präzis ëmgewandelt. Eise Maschinn-baséierten Transkriptiounsservice transkribéiert Är Audiodatei ganz séier a mir ginn Iech souguer d'Méiglechkeet d'Transkriptioun z'änneren ier Dir se erofluet. Loosst Är Mataarbechter d'Aufgaben maachen, fir déi se an der éischter Plaz agestallt goufen a verloossen d'Transkriptioun op Gglot. Dir spuert Är Mataarbechter Zäit datt se a méi wichteg Aufgaben investéiere kënnen.

Joresversammlungen ginn net all Dag statt. Maacht einfach d'Versammlung op a sidd voll präsent ouni Notizen ze maachen. Loosst Gglot Ären Transkriptiounsserviceprovider sinn: mir maachen d'Transkriptioun méi präzis a méi séier wéi all Firmensekretär.