Pagre-record ng Minuto ng Pagpupulong – Isa Sa Pinakamalaking Hakbang Bago ang Session ng Pagpaplano

I-transcribe ang mga minuto ng taunang pagpupulong

Nais naming bigyan ka ng ilang payo kung paano magsagawa at magpatakbo ng taunang pagpupulong, dahil tulad ng iba pang pagpupulong, kailangan itong maingat na planuhin upang maging matagumpay. Kung bago ka sa pagpaplano ng proseso, ang isang taunang pagpupulong ay maaaring isang malaking hamon at malamang na nasa ilalim ka ng maraming presyon upang magawa ang lahat.

Marahil ay iisipin mo na ang mga taunang pagpupulong ay sobrang kapana-panabik at kapana-panabik, ngunit kadalasan ay hindi naman sila ganoon kawili-wili. Gayunpaman, hindi lamang mga taunang pagpupulong ang kinakailangan sa ilalim ng batas ng estado at sa ilalim ng mga kinakailangan sa listahan ng stock exchange para sa mga pampublikong kumpanya, ngunit walang sinuman ang talagang makakaila na ang mga ito ay napakahalaga - kung dahil lamang sa tinitipon nila ang karamihan sa mga shareholder ng kumpanya. At tulad ng alam natin, ang mga shareholder ay mga pangunahing tauhan para sa mga kumpanya - sila ay isang napakahalagang link pagdating sa pagpaplano ng mga pag-unlad sa hinaharap at ang landas na tatahakin ng kumpanya sa susunod na taon, dahil nakakuha sila ng boto sa mga bagay na iminungkahi ng mga tagapamahala ng kumpanya. Sa taunang pagpupulong, ang mga shareholder at kasosyo ay madalas na nakakakuha ng mga kopya ng mga account ng kumpanya, sinusuri nila ang impormasyon sa pananalapi para sa nakaraang taon, at nagtatanong sila at may kasabihan tungkol sa mga direksyon na dadalhin ng negosyo sa hinaharap. Gayundin, sa taunang pagpupulong, pinipili ng mga shareholder ang mga direktor na mamamahala sa kumpanya.

Kaya, magsimula tayo sa ilang mga mungkahi na dapat mong isaalang-alang kung kailangan mong magplano ng taunang pagpupulong.

• Gumawa ng checklist

Gumawa ng isang detalyadong checklist ng buong proseso kasama ang mga kaganapan bago at pagkatapos ng aktwal na pagpupulong. Magtakda ng mga deadline kung kinakailangan at magbigay ng mga gawain sa iyong koponan. Ang ilan sa mga pangunahing punto ay maaaring kabilang ang mga sumusunod: mga talatanungan, iskedyul ng pulong ng board para sa mga pagsusuri/pag-apruba, pagpapasiya ng uri ng pagpupulong, petsa at lokasyon, logistik ng pulong, kinakailangang dokumentasyon, Q & A, mga pag-eensayo atbp. Ang iskedyul ay dapat na ganap na mabago sa iyong kumpanya at sa kalendaryo nito. Magsikap na gawin itong perpekto sa unang taon, para mayroon ka nang draft para sa mga darating na taon.

• Suriin ang mga kinakailangan sa batas at regulasyon

Mahalagang masuri ang mga legal at regulasyong kinakailangan at iba pang mga dokumentong nauugnay sa pulong bago ang pulong upang maging maayos ang lahat.

• Tukuyin ang uri ng pagpupulong

Dapat itong gawin mga anim na buwan bago ang pulong. Mayroong ilang mahahalagang bagay na tutulong sa iyo na magpasya tungkol dito tulad ng tradisyon ng kumpanya, ang pagganap at mga alalahanin ng mga stakeholder. Ang mga pagpupulong ay maaaring: 1. nang personal, kapag ang lahat ay kailangang pisikal na naroroon (pinakamahusay para sa malalaking negosyo); 2. virtual, kapag ang lahat ay konektado sa digital (ito ay pinakamainam para sa mga startup); 3. ang hybrid na bersyon kapag ang mga shareholder ay may pagpipilian sa pagitan ng personal at virtual na pagpupulong, dahil parehong sakop. Ang hybrid na pagpupulong ay makabago at pinapalaki nito ang mga partisipasyon ng shareholder.

• Lugar ng pagpupulong

Kung ang pagpupulong ay isasagawa nang personal ang lokasyon ay gumaganap ng isang malaking papel. Maaaring magpulong ang napakaliit na kumpanya sa conference room ng kumpanya. Sa kabilang banda, kung maraming tao ang dadalo sa pulong, maaaring isipin ng mga kumpanya na ilipat ito sa auditorium o meeting room ng hotel na kadalasang mas maginhawang lugar.

• Logistics ng Pulong

Malaki ang nakasalalay sa logistik sa uri ng pagpupulong na gagawin mo. Ngunit dapat mong isipin ang tungkol sa pag-upo, pag-aayos ng paradahan, seguridad (marahil kahit na screening) at ang teknikal na bahagi: mga mikropono, projector at iba pang kinakailangang mga gadget.

• Paunawa

Ang petsa, oras at lokasyon ng pagpupulong ay dapat na maipadala nang maaga sa mga kalahok.

• Mga dokumento

Mayroong ilang mga kinakailangang dokumento na kakailanganin mo para sa pulong:

Agenda: karaniwang naglalaman ng pagpapakilala, mga panukala at Q&A, pagboto, mga resulta, pagtatanghal ng negosyo...

Panuntunan ng pag-uugali: upang malaman ng mga kalahok kung sino ang dapat magsalita, mga limitasyon sa oras, ipinagbabawal na pag-uugali atbp.

Mga script ng pulong: mahalaga para sa daloy ng pulong at upang matiyak na ang lahat ng mga punto ay sakop.

• Mga pamamaraan sa pagboto

Ang mga pamamaraan sa pagboto ay nakasalalay sa uri ng mga shareholder. Ang mga rehistradong may hawak ay ang direktang bumoto sa kanilang mga bahagi sa pamamagitan ng kumpanya. Ang mga may pakinabang na may hawak ay humahawak ng mga bahagi sa form ng pagpasok ng libro sa pamamagitan ng ibang entity (isang bangko halimbawa). Ang mga may pakinabang na may hawak ay may karapatan na turuan ang kanilang bangko kung paano iboto ang kanilang mga bahagi o kung gusto nilang pumunta mismo sa taunang pagpupulong at bumoto, humiling sila ng legal na proxy. Iyon ay magpapahintulot sa kanila na bumoto nang direkta sa kanilang mga bahagi.

• Korum

Mayroon ding iba pang mga bagay na dapat isaalang-alang na mahalaga kapag naghahanda ka ng isang taunang pagpupulong, tulad ng pagsubaybay sa pang-araw-araw na ulat ng boto, ngunit hindi namin isasaalang-alang ang mga detalye dito. Ang tanging bagay na kailangan mong tandaan na kakailanganin mo ng "korum" para maging matagumpay ang pulong. Ito ay tumutukoy sa bilang ng mga miyembro ng isang katawan o grupo na kinakailangang dumalo upang maisagawa ang negosyo ng katawan o grupo.

• Mga balota

Nakakatulong ang mga balota upang malaman kung ang mga partikular na bahagi ay maaaring isama sa kabuuan. Tinutukoy nila ang bawat puntong pagbobotohan at hinihiling ang aktwal na boto.

• Tagapangulo

Kasama sa panghuling paghahanda ang paghahanda sa tagapangulo kaya naghanda siya ng mga sagot para sa mga tanong na maaaring lumabas. Ito ay matalino na makipag-usap din sa HR tungkol sa mga bagay na ito. Marahil ilang mga katanungan ay naitanong na sa isang punto, marahil sa isa pang pagpupulong. Mahalagang malaman kung ano ang nangyayari sa kumpanya at maging mahusay sa pag-aasam. Kailangang maging kumpiyansa sa sarili ang chairman sa pagsagot sa mga tanong ng mga stakeholder kaya ang pinakamahusay na paraan ay maging handa hangga't maaari.

• Minuto

Nais din naming pag-usapan ang isa pang napakahalagang bagay – pagdodokumento ng pulong. Napakahalaga na ang pagpupulong ay naidokumento sa wastong paraan, ibig sabihin, ang mga minuto ng taunang pagpupulong ay kailangang-kailangan. Mahalaga ang papel nila para sa sesyon ng pagpaplano ng kumpanya, upang ang lahat ay nakasakay sa mga pinakabagong desisyon. Gayundin, alam namin na ang sesyon ng pagpaplano ay kailangang maging spot-on kung gusto naming magtagumpay ang kumpanya at maabot ang mga pinansiyal na target nito. Kaya, ang itatanong ay kung ano ang pinakapraktikal na paraan upang i-transcribe ang mga minuto ng pulong na iyon.

Ang mga transcript ng minuto ay mahusay dahil ang mga ito ay isang simpleng pangkalahatang-ideya ng lahat ng sinabi sa taunang pagpupulong at ito ay madaling maipasa sa mga taong hindi makadalo dito. Kung isasalin mo ang taunang pagpupulong, ang mga sesyon ng pagpaplano ay magiging mas madaling isagawa. Sa paraang ito, naisulat mo na ang mga inaasam na layunin ng kumpanya para madaling manatiling nasa track ang pamamahala habang nagpapatuloy sila sa kanilang mga hakbang sa pagkilos. Ang nilalaman ng transcript ay maaari ding maging lubhang kapaki-pakinabang para sa karagdagang pagsusuri at mga konklusyon sa hinaharap, lalo na sa mga kaso kapag ang mga inaasahang layunin ay hindi naabot.

Gayundin, mahalagang banggitin na ang pagtatrabaho sa data ay kung minsan ay napakahirap, dahil ang mga error ay nangyayari paminsan-minsan, at kahit na ang mga simple ay maaaring magkaroon ng malaking epekto sa kumpanya. Kaya naman, lalo na ang mga numerong binanggit sa taunang pagpupulong ay dapat na audio type at na-transcribe. Gagawin nitong posible para sa iyo na suriin ang lahat ng sinabi hangga't kailangan mo at higit pa rito, magiging madaling mag-quote ng anumang mga numero.

Kapag kailangan mong magsulat ng mga tala sa isang taunang pagpupulong maaari mong ihanda ang iyong sarili para sa isang napaka-mapanghamong at mahalagang gawain. Ang mga taunang pagpupulong ay maaaring tumagal ng mahabang panahon. Isipin na isulat ang lahat ng sinabi sa loob ng apat na oras na pagpupulong at maging responsable para sa mga tala. Sa ilang mga punto, magkakaroon ng mga pagkakamali o ang mga mahahalagang bahagi ay aalisin. Hindi lihim na hindi natin maisusulat ang mga bagay nang kasing bilis ng ating pagsasalita. Hindi sa banggitin ang iyong sulat-kamay kapag kailangan mong isulat ang isang bagay nang mabilis. Mababasa mo ba ang iyong isinulat?

Kung magpasya kang i-record ang pulong at gumamit ng isang tagapagbigay ng serbisyo ng transkripsyon upang i-convert ang uri ng audio sa format ng teksto, magagawa mong mabilis at walang hirap ang trabaho. Matutulungan ka ng Gglot na i-transcribe ang iyong taunang pagpupulong. Ilang pag-click ka na lang mula dito. Hindi mo kailangang mag-install ng anuman bago ka magsimula. Ang kailangan mo lang gawin ay mag-log in sa aming webpage at i-upload ang iyong audio tape. Ang aming website ay napaka-user-friendly at intuitive kahit na hindi ka masyadong marunong sa teknikal. Ang iyong pag-record ng pulong ay mako-convert nang tumpak. Ita-transcribe ng aming serbisyo sa transkripsyon na nakabatay sa makina ang iyong audio file at bibigyan ka pa namin ng posibilidad na i-edit ang transkripsyon bago mo ito ma-download. Hayaang gawin ng iyong mga empleyado ang mga gawain kung saan sila kinuha sa unang lugar at iwanan ang pag-transcribe sa Gglot. Makakatipid ka ng oras ng iyong mga empleyado na maaari nilang mamuhunan sa mas mahahalagang gawain.

Ang mga taunang pagpupulong ay hindi nagaganap araw-araw. I-record lamang ang pulong at ganap na naroroon nang hindi kumukuha ng mga tala. Hayaan ang Gglot na maging iyong transcription service provider: gagawin namin ang transkripsyon nang mas tumpak at mas mabilis kaysa sa alinmang corporate secretary.