การบันทึกรายงานการประชุม - หนึ่งในขั้นตอนที่ใหญ่ที่สุดก่อนเซสชั่นการวางแผน

ถอดความรายงานการประชุมประจำปี

เราอยากจะให้คำแนะนำแก่คุณเกี่ยวกับวิธีดำเนินการและจัดการประชุมประจำปี เพราะเช่นเดียวกับการประชุมอื่นๆ จะต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบจึงจะประสบความสำเร็จ หากคุณยังใหม่ต่อการวางแผนกระบวนการ การประชุมประจำปีอาจเป็นความท้าทายอย่างมาก และคุณอาจอยู่ภายใต้ความกดดันอย่างมากในการทำทุกอย่างให้สำเร็จ

บางทีคุณอาจคิดว่าการประชุมประจำปีนั้นน่าตื่นเต้นและน่าตื่นเต้นมาก แต่โดยปกติแล้วการประชุมเหล่านั้นไม่ได้น่าสนใจขนาดนั้น อย่างไรก็ตาม ไม่เพียงแต่ต้องมีการประชุมประจำปีตามกฎหมายของรัฐและภายใต้ข้อกำหนดในการจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์สำหรับบริษัทมหาชนเท่านั้น แต่ยังไม่มีใครปฏิเสธได้จริงๆ ว่าการประชุมเหล่านี้มีความสำคัญมาก หากเพียงเพราะพวกเขารวบรวมผู้ถือหุ้นส่วนใหญ่ของบริษัท และดังที่เราทราบ ผู้ถือหุ้นคือบุคคลสำคัญสำหรับบริษัทต่างๆ ซึ่งถือเป็นส่วนเชื่อมโยงที่สำคัญมากในการวางแผนการพัฒนาในอนาคตและเส้นทางที่บริษัทจะเป็นในปีถัดไป เนื่องจากพวกเขาได้รับคะแนนเสียงในเรื่องที่เสนอโดย ผู้จัดการของบริษัท ในการประชุมประจำปี ผู้ถือหุ้นและพันธมิตรมักจะได้รับสำเนาบัญชีของบริษัท ตรวจสอบข้อมูลทางการเงินในปีที่ผ่านมา ตลอดจนถามคำถามและพูดคุยเกี่ยวกับทิศทางที่ธุรกิจจะดำเนินการในอนาคต นอกจากนี้ในการประชุมประจำปีผู้ถือหุ้นจะเลือกกรรมการที่จะบริหารจัดการบริษัท

เรามาเริ่มกันที่คำแนะนำที่ควรคำนึงถึงหากคุณต้องวางแผนการประชุมประจำปี

• ทำรายการตรวจสอบ

จัดทำรายการตรวจสอบโดยละเอียดของกระบวนการทั้งหมด รวมถึงเหตุการณ์ก่อนและหลังการประชุมจริง กำหนดกำหนดเวลาที่จำเป็นและมอบหมายงานให้กับทีมของคุณ ประเด็นสำคัญบางประการอาจรวมถึงสิ่งต่อไปนี้: แบบสอบถาม ตารางการประชุมคณะกรรมการเพื่อพิจารณา/อนุมัติ การกำหนดประเภทการประชุม วันที่และสถานที่ ระบบการจัดการการประชุม เอกสารที่จำเป็น การถามตอบ การซ้อม ฯลฯ กำหนดการควรได้รับการแก้ไขทั้งหมด ไปยังบริษัทของคุณและปฏิทินของบริษัท พยายามทำให้สมบูรณ์แบบในปีแรก เพื่อที่คุณจะได้มีฉบับร่างสำหรับปีต่อๆ ไป

• ทบทวนข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อบังคับ

สิ่งสำคัญคือต้องมีการตรวจสอบข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อบังคับ รวมถึงเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการประชุมก่อนการประชุม เพื่อให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น

• กำหนดประเภทของการประชุม

ซึ่งควรจะเสร็จสิ้นก่อนการประชุมประมาณหกเดือน มีสิ่งสำคัญบางประการที่จะช่วยให้คุณตัดสินใจเกี่ยวกับเรื่องนี้ เช่น ประเพณีของบริษัท ประสิทธิภาพ และข้อกังวลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การประชุมอาจเป็น: 1. ด้วยตนเอง เมื่อทุกคนต้องมาประชุมด้วยตนเอง (ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ที่จัดตั้งขึ้นแล้ว); 2. เสมือน เมื่อทุกคนเชื่อมต่อกันแบบดิจิทัล (อันนี้ดีที่สุดสำหรับสตาร์ทอัพ) 3. เวอร์ชันไฮบริดเมื่อผู้ถือหุ้นสามารถเลือกได้ระหว่างการประชุมด้วยตนเองและการประชุมเสมือน เพราะครอบคลุมทั้งสองอย่าง การประชุมแบบไฮบริดเป็นนวัตกรรมใหม่และเพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้ถือหุ้นให้สูงสุด

• สถานที่จัดประชุม

หากจะมีการประชุมด้วยตนเอง สถานที่จะมีบทบาทอย่างมาก บริษัทขนาดเล็กมากสามารถจัดการประชุมในห้องประชุมของบริษัทได้ ในทางกลับกัน หากมีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก บริษัทอาจคิดที่จะย้ายการประชุมไปที่หอประชุมหรือห้องประชุมของโรงแรมซึ่งมักจะเป็นสถานที่ที่สะดวกกว่า

• ประชุมโลจิสติกส์

โลจิสติกส์ขึ้นอยู่กับประเภทของการประชุมที่คุณจัดเป็นอย่างมาก แต่คุณควรคำนึงถึงที่นั่ง การจัดที่จอดรถ การรักษาความปลอดภัย (หรือแม้แต่การฉายภาพยนตร์) และส่วนทางเทคนิค เช่น ไมโครโฟน โปรเจ็กเตอร์ และอุปกรณ์ที่จำเป็นอื่นๆ

• สังเกต

โดยจะต้องส่งวัน เวลา และสถานที่จัดการประชุมให้ผู้เข้าร่วมทราบล่วงหน้า

• เอกสาร

มีเอกสารที่จำเป็นจำนวนหนึ่งที่คุณต้องการสำหรับการประชุม:

วาระการประชุม: มักประกอบด้วยการแนะนำ ข้อเสนอและการถามตอบ การลงคะแนน ผลลัพธ์ การนำเสนอทางธุรกิจ...

กฎการปฏิบัติ: เพื่อให้ผู้เข้าร่วมรู้ว่าใครควรพูด จำกัดเวลา พฤติกรรมต้องห้าม ฯลฯ

สคริปต์การประชุม: สำคัญต่อความต่อเนื่องของการประชุมและเพื่อให้แน่ใจว่าครอบคลุมทุกประเด็น

• ขั้นตอนการลงคะแนนเสียง

ขั้นตอนการลงคะแนนเสียงขึ้นอยู่กับประเภทของผู้ถือหุ้น ผู้ถือที่ลงทะเบียนคือผู้ที่ลงคะแนนเสียงหุ้นของตนโดยตรงผ่านทางบริษัท ผู้ถือผลประโยชน์ถือหุ้นในแบบฟอร์มเข้าสมุดบัญชีผ่านหน่วยงานอื่น (เช่น ธนาคาร เป็นต้น) ผู้ถือผลประโยชน์มีสิทธิสั่งให้ธนาคารของตนทราบวิธีการลงคะแนนเสียงหุ้นของตน หรือหากต้องการมาร่วมการประชุมประจำปีและลงคะแนนเสียงด้วยตนเอง ก็สามารถขอมอบฉันทะตามกฎหมายได้ ที่จะช่วยให้พวกเขาสามารถลงคะแนนเสียงหุ้นของตนได้โดยตรง

• องค์ประชุม

ยังมีสิ่งอื่นๆ ที่ต้องคำนึงถึงซึ่งมีความสำคัญเมื่อคุณเตรียมการประชุมประจำปี เช่น การตรวจสอบรายงานการลงคะแนนรายวัน แต่เราจะไม่ลงรายละเอียดที่นี่ สิ่งเดียวที่คุณต้องจำไว้คือคุณจะต้องมี “องค์ประชุม” เพื่อให้การประชุมประสบความสำเร็จ หมายถึงจำนวนสมาชิกของกลุ่มหรือกลุ่มที่ต้องอยู่เพื่อทำธุรกรรมทางธุรกิจของกลุ่มหรือกลุ่ม

• บัตรลงคะแนน

บัตรลงคะแนนช่วยในการค้นหาว่าหุ้นใดสามารถรวมไว้ในยอดรวมได้หรือไม่ พวกเขาระบุแต่ละจุดที่จะลงคะแนนและขอคะแนนจริง

• ประธาน

การเตรียมการขั้นสุดท้ายคือการเตรียมประธานเพื่อเตรียมคำตอบสำหรับคำถามที่อาจเกิดขึ้น ก็ควรที่จะพูดคุยกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลเกี่ยวกับเรื่องเหล่านี้ด้วย บางทีคำถามบางข้ออาจถูกถามไปแล้ว อาจจะเป็นในการประชุมอื่น สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นในบริษัทและคาดการณ์ได้ดี ประธานจะต้องมีความมั่นใจในตนเองเมื่อตอบคำถามของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ดังนั้นวิธีที่ดีที่สุดคือเตรียมให้มากที่สุด

• นาที

เรายังอยากจะพูดถึงอีกเรื่องที่สำคัญมาก นั่นก็คือการจัดทำเอกสารการประชุม สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือต้องมีการบันทึกการประชุมในลักษณะที่เหมาะสม กล่าวคือ รายงานการประชุมประจำปีเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ พวกเขามีบทบาทสำคัญในเซสชันการวางแผนของบริษัท เพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการตัดสินใจล่าสุด นอกจากนี้ เรารู้ว่าเซสชันการวางแผนจะต้องตรงประเด็นหากเราต้องการให้บริษัทประสบความสำเร็จและบรรลุเป้าหมายทางการเงิน ดังนั้น คำถามที่ต้องถามก็คือ วิธีใดคือวิธีที่เป็นประโยชน์มากที่สุดในการถอดเสียงรายงานการประชุมเหล่านั้น

สำเนารายงานการประชุมเป็นสิ่งที่ดีเนื่องจากเป็นภาพรวมง่ายๆ ของทุกสิ่งที่กล่าวไว้ในการประชุมประจำปี และสามารถส่งต่อไปยังผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้อย่างง่ายดาย หากคุณถอดเสียงการประชุมประจำปี เซสชันการวางแผนจะดำเนินการได้ง่ายขึ้น ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีเป้าหมายที่ต้องการของบริษัทเขียนไว้แล้ว เพื่อให้ฝ่ายบริหารสามารถติดตามได้อย่างง่ายดายในขณะที่ดำเนินการตามขั้นตอนการดำเนินการ เนื้อหาของบทถอดเสียงยังมีประโยชน์มากสำหรับการวิเคราะห์และข้อสรุปเพิ่มเติมในอนาคต โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่ไม่บรรลุเป้าหมายที่คาดหวัง

นอกจากนี้ สิ่งสำคัญที่ต้องพูดถึงคือบางครั้งการทำงานกับข้อมูลก็เป็นเรื่องยากมาก เนื่องจากข้อผิดพลาดเกิดขึ้นเป็นครั้งคราว และแม้แต่ข้อผิดพลาดธรรมดาๆ ก็อาจส่งผลกระทบใหญ่หลวงต่อบริษัทได้ ด้วยเหตุนี้ โดยเฉพาะตัวเลขที่กล่าวถึงในการประชุมประจำปีจึงควรพิมพ์และถอดเสียง สิ่งนี้จะทำให้คุณสามารถตรวจสอบทุกสิ่งที่พูดไปมากเท่าที่คุณต้องการ และยิ่งไปกว่านั้น มันยังง่ายต่อการเสนอราคาตัวเลขใดๆ อีกด้วย

เมื่อคุณต้องจดบันทึกในระหว่างการประชุมประจำปี คุณสามารถเตรียมตัวสำหรับงานที่ท้าทายและสำคัญมากได้ การประชุมประจำปีสามารถคงอยู่ได้ยาวนาน ลองนึกภาพจดทุกอย่างที่พูดระหว่างการประชุมสี่ชั่วโมงและรับผิดชอบบันทึกนั้น เมื่อถึงจุดหนึ่งข้อผิดพลาดจะเกิดขึ้นหรือละเว้นส่วนสำคัญ ไม่ใช่ความลับที่เราไม่สามารถเขียนสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วเท่าที่เราพูด ไม่ต้องพูดถึงลายมือของคุณเมื่อคุณต้องเขียนบางสิ่งอย่างรวดเร็ว คุณจะอ่านสิ่งที่คุณเขียนลงไปได้ไหม?

หากคุณตัดสินใจที่จะบันทึกการประชุมและใช้ผู้ให้บริการถอดเสียงเพื่อแปลงประเภทเสียงเป็นรูปแบบข้อความ คุณจะทำงานได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย Gglot สามารถช่วยคุณถอดเสียงการประชุมประจำปีของคุณได้ คุณอยู่ห่างออกไปเพียงไม่กี่คลิก คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งอะไรก่อนที่จะเริ่มต้น สิ่งที่คุณต้องทำคือเข้าสู่ระบบที่หน้าเว็บของเราและอัปโหลดเทปเสียงของคุณ เว็บไซต์ของเราใช้งานง่ายและใช้งานง่ายมาก แม้ว่าคุณจะไม่ค่อยเชี่ยวชาญด้านเทคนิคก็ตาม บันทึกการประชุมของคุณจะถูกแปลงอย่างถูกต้อง บริการถอดเสียงโดยใช้เครื่องของเราจะถอดเสียงไฟล์เสียงของคุณอย่างรวดเร็ว และเรายังให้สิทธิ์คุณในการแก้ไขการถอดเสียงก่อนที่คุณจะสามารถดาวน์โหลดได้ ให้พนักงานของคุณทำงานตามที่ได้รับการว่าจ้างตั้งแต่แรกแล้วปล่อยให้ถอดเสียงไปที่ Gglot คุณจะประหยัดเวลาให้พนักงานของคุณเพื่อลงทุนในงานที่สำคัญกว่าได้

การประชุมประจำปีไม่ได้เกิดขึ้นทุกวัน เพียงบันทึกการประชุมและนำเสนออย่างเต็มที่โดยไม่ต้องจดบันทึก ให้ Gglot เป็นผู้ให้บริการถอดเสียงของคุณ: เราจะทำการถอดเสียงได้แม่นยำและเร็วกว่าเลขานุการบริษัทใดๆ