சந்திப்பின் நிமிடங்கள் பதிவுசெய்தல் - திட்டமிடல் அமர்வுக்கு முன் எடுக்கப்பட்ட மிகப்பெரிய படிகளில் ஒன்று

வருடாந்திர கூட்டங்களின் நிமிடங்களை எழுதுங்கள்

வருடாந்திர கூட்டத்தை எவ்வாறு நடத்துவது மற்றும் நடத்துவது என்பது குறித்து உங்களுக்கு சில ஆலோசனைகளை வழங்க விரும்புகிறோம், ஏனென்றால் மற்ற கூட்டங்களைப் போலவே, இது வெற்றிகரமாக திட்டமிடப்பட வேண்டும். நீங்கள் செயல்முறை திட்டமிடலுக்கு புதியவராக இருந்தால், வருடாந்திர கூட்டம் ஒரு பெரிய சவாலாக இருக்கலாம், மேலும் எல்லாவற்றையும் செய்து முடிப்பதற்காக நீங்கள் அதிக அழுத்தத்தில் இருக்கலாம்.

வருடாந்திர கூட்டங்கள் மிகவும் உற்சாகமானவை மற்றும் சிலிர்ப்பானவை என்று நீங்கள் நினைக்கலாம், ஆனால் பொதுவாக அவை அவ்வளவு சுவாரஸ்யமாக இருக்காது. ஆயினும்கூட, மாநில சட்டத்தின் கீழ் மற்றும் பொது நிறுவனங்களுக்கான பங்குச் சந்தை பட்டியல் தேவைகளின் கீழ் வருடாந்திர கூட்டங்கள் தேவைப்படுவது மட்டுமல்லாமல், அவை மிகவும் முக்கியமானவை என்பதை யாரும் மறுக்க முடியாது - அவர்கள் நிறுவனத்தின் பெரும்பாலான பங்குதாரர்களை சேகரிப்பதால் மட்டுமே. எங்களுக்குத் தெரிந்தபடி, பங்குதாரர்கள் நிறுவனங்களுக்கு முக்கிய நபர்கள் - அவர்கள் முன்மொழியப்பட்ட விஷயங்களில் வாக்கெடுப்பைப் பெறுவதால், எதிர்கால முன்னேற்றங்கள் மற்றும் அடுத்த ஆண்டு நிறுவனம் செல்லவிருக்கும் பாதையைத் திட்டமிடும் போது அவை மிக முக்கியமான இணைப்பாகும். நிறுவன மேலாளர்கள். வருடாந்திர கூட்டத்தில், பங்குதாரர்கள் மற்றும் கூட்டாளர்கள் பெரும்பாலும் நிறுவனத்தின் கணக்குகளின் நகல்களைப் பெறுகிறார்கள், அவர்கள் கடந்த ஆண்டுக்கான நிதித் தகவலை மதிப்பாய்வு செய்கிறார்கள், மேலும் அவர்கள் கேள்விகளைக் கேட்கிறார்கள் மற்றும் எதிர்காலத்தில் வணிகம் எடுக்கும் திசைகள் குறித்து ஒரு கருத்தைக் கூறுவார்கள். மேலும், வருடாந்திர கூட்டத்தில் பங்குதாரர்கள் நிறுவனத்தை நிர்வகிக்கும் இயக்குனர்களை தேர்ந்தெடுக்கின்றனர்.

எனவே, நீங்கள் வருடாந்திர கூட்டத்தைத் திட்டமிட வேண்டுமானால், நீங்கள் கருத்தில் கொள்ள வேண்டிய சில பரிந்துரைகளுடன் ஆரம்பிக்கலாம்.

• சரிபார்ப்புப் பட்டியலை உருவாக்கவும்

உண்மையான கூட்டத்திற்கு முன்னும் பின்னும் நிகழ்வுகள் உட்பட முழு செயல்முறையின் விரிவான சரிபார்ப்பு பட்டியலை உருவாக்கவும். தேவைப்படும் இடங்களில் காலக்கெடுவை அமைத்து உங்கள் குழுவிற்கு பணிகளை வழங்கவும். சில முக்கிய புள்ளிகளில் பின்வருவன அடங்கும்: கேள்வித்தாள்கள், மதிப்பாய்வுகள்/ஒப்புதல்களுக்கான குழு கூட்ட அட்டவணை, கூட்டத்தின் வகை, தேதி மற்றும் இருப்பிடம், சந்திப்பு தளவாடங்கள், தேவையான ஆவணங்கள், கேள்வி பதில், ஒத்திகை போன்றவை. அட்டவணை முற்றிலும் மாற்றியமைக்கப்பட வேண்டும். உங்கள் நிறுவனத்திற்கும் அதன் காலெண்டருக்கும். முதல் வருடத்தில் அதைச் சிறப்பாகச் செய்வதற்கான முயற்சியை மேற்கொள்ளுங்கள், எனவே வரவிருக்கும் ஆண்டுகளில் உங்களிடம் ஏற்கனவே வரைவு உள்ளது.

• சட்ட மற்றும் ஒழுங்குமுறை தேவைகளை மதிப்பாய்வு செய்யவும்

சட்ட மற்றும் ஒழுங்குமுறை தேவைகள் மற்றும் சந்திப்பு தொடர்பான பிற ஆவணங்கள் கூட்டத்திற்கு முன் மதிப்பாய்வு செய்யப்பட வேண்டும், எனவே எல்லாம் சீராக நடக்கும்.

• சந்திப்பின் வகையைத் தீர்மானிக்கவும்

கூட்டத்திற்கு ஆறு மாதங்களுக்கு முன்பே இது செய்யப்பட வேண்டும். நிறுவனத்தின் பாரம்பரியம், பங்குதாரர்களின் செயல்திறன் மற்றும் கவலைகள் போன்ற இதைத் தீர்மானிக்க உங்களுக்கு உதவும் சில முக்கியமான விஷயங்கள் உள்ளன. கூட்டங்கள் பின்வருமாறு: 1. நேரில், அனைவரும் உடல் ரீதியாக இருக்க வேண்டியிருக்கும் போது (பெரிய, நிறுவப்பட்ட வணிகங்களுக்கு சிறந்தது); 2. மெய்நிகர், அனைவரும் டிஜிட்டல் முறையில் இணைக்கப்பட்டிருக்கும் போது (தொடக்கங்களுக்கு இது சிறந்தது); 3. ஹைப்ரிட் பதிப்பு, பங்குதாரர்கள் நேரில் சந்திப்பதற்கும் மெய்நிகர் சந்திப்பிற்கும் இடையே தேர்வு செய்யும்போது, இரண்டும் உள்ளடக்கப்பட்டிருக்கும். கலப்பின கூட்டம் புதுமையானது மற்றும் பங்குதாரர்களின் பங்கேற்பை அதிகப்படுத்துகிறது.

• சந்திப்பு இடம்

கூட்டம் நேரில் நடத்தப்படுமானால், இடம் பெரும் பங்கு வகிக்கிறது. மிகச் சிறிய நிறுவனங்கள், நிறுவனத்தின் மாநாட்டு அறையில் ஒரு கூட்டத்தை நடத்தலாம். மறுபுறம், பலர் கூட்டத்தில் கலந்து கொண்டால், நிறுவனங்கள் அதை ஒரு ஆடிட்டோரியம் அல்லது ஹோட்டல் சந்திப்பு அறைக்கு மாற்றுவது பற்றி யோசிக்கலாம், இது பெரும்பாலும் மிகவும் வசதியான இடமாகும்.

• சந்திப்பு தளவாடங்கள்

தளவாடங்கள் நீங்கள் சந்திக்கப் போகும் சந்திப்பின் வகையைப் பொறுத்தது. ஆனால் நீங்கள் இருக்கை, பார்க்கிங் ஏற்பாடுகள், பாதுகாப்பு (ஒருவேளை திரையிடல் கூட) மற்றும் தொழில்நுட்ப பகுதி: மைக்ரோஃபோன்கள், ப்ரொஜெக்டர்கள் மற்றும் பிற தேவையான கேஜெட்டுகள் பற்றி சிந்திக்க வேண்டும்.

• கவனிக்கவும்

கூட்டத்தின் தேதி, நேரம் மற்றும் இடம் பங்கேற்பாளர்களுக்கு முன்கூட்டியே அனுப்பப்பட வேண்டும்.

• ஆவணங்கள்

கூட்டத்திற்கு தேவையான பல ஆவணங்கள் உள்ளன:

நிகழ்ச்சி நிரல்: பொதுவாக அறிமுகம், முன்மொழிவுகள் மற்றும் கேள்வி பதில்கள், வாக்களிப்பு, முடிவுகள், வணிக விளக்கக்காட்சி போன்றவை இருக்கும்.

நடத்தை விதிகள்: பங்கேற்பாளர்கள் யார் பேச வேண்டும், நேர வரம்புகள், தடைசெய்யப்பட்ட நடத்தை போன்றவற்றை அறிந்து கொள்ள வேண்டும்.

மீட்டிங் ஸ்கிரிப்ட்கள்: சந்திப்பின் ஓட்டத்திற்கு முக்கியமானவை மற்றும் அனைத்து புள்ளிகளும் உள்ளடக்கப்பட்டிருப்பதை உறுதிசெய்யவும்.

• வாக்களிக்கும் நடைமுறைகள்

வாக்களிக்கும் நடைமுறைகள் பங்குதாரர்களின் வகையைப் பொறுத்தது. பதிவு செய்யப்பட்ட உரிமையாளர்கள் நிறுவனத்தின் மூலம் நேரடியாக தங்கள் பங்குகளை வாக்களிப்பவர்கள். நன்மை பயக்கும் உரிமையாளர்கள் மற்றொரு நிறுவனத்தின் மூலம் புத்தக நுழைவு வடிவத்தில் பங்குகளை வைத்திருக்கிறார்கள் (உதாரணமாக ஒரு வங்கி). பயனளிக்கும் உரிமையாளர்கள் தங்கள் பங்குகளை எவ்வாறு வாக்களிக்க வேண்டும் அல்லது தாங்களாகவே வருடாந்திர கூட்டத்திற்கு வந்து வாக்களிக்க விரும்பினால், அவர்கள் சட்டப்பூர்வ ப்ராக்ஸியைக் கோருகின்றனர். இது அவர்களின் பங்குகளை நேரடியாக வாக்களிக்க அனுமதிக்கும்.

• கோரம்

தினசரி வாக்கு அறிக்கையை கண்காணித்தல் போன்ற வருடாந்திர கூட்டத்தை நீங்கள் தயாரிக்கும் போது முக்கியமான மற்ற விஷயங்களையும் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும், ஆனால் நாங்கள் இங்கே விவரங்களுக்கு செல்ல மாட்டோம். கூட்டம் வெற்றிகரமாக நடைபெற உங்களுக்கு "கோரம்" தேவை என்பதை நீங்கள் நினைவில் கொள்ள வேண்டிய ஒரே விஷயம். உடல் அல்லது குழுவின் வணிகத்தைப் பரிவர்த்தனை செய்வதற்காக இருக்க வேண்டிய உடல் அல்லது குழுவின் உறுப்பினர்களின் எண்ணிக்கையை இது குறிக்கிறது.

• வாக்குச்சீட்டுகள்

குறிப்பிட்ட பங்குகளை மொத்தத்தில் சேர்க்க முடியுமா என்பதைக் கண்டறிய வாக்குச்சீட்டுகள் உதவுகின்றன. அவர்கள் வாக்களிக்க வேண்டிய ஒவ்வொரு புள்ளியையும் அடையாளம் கண்டு உண்மையான வாக்கைக் கேட்கிறார்கள்.

• தலைவர்

இறுதித் தயாரிப்புகளில் தலைவரைத் தயார்படுத்துவது அடங்கும், எனவே அவர் பாப் அப் செய்யக்கூடிய கேள்விகளுக்கான பதில்களைத் தயாரித்துள்ளார். இந்த விஷயங்களைப் பற்றி HR உடன் பேசுவது புத்திசாலித்தனம். சில கேள்விகள் ஏற்கனவே ஒரு கட்டத்தில் கேட்கப்பட்டிருக்கலாம், ஒருவேளை மற்றொரு சந்திப்பில் இருக்கலாம். நிறுவனத்தில் என்ன நடக்கிறது என்பதைத் தெரிந்துகொள்வதும், எதிர்பார்ப்பதில் நன்றாக இருப்பதும் முக்கியம். பங்குதாரர்களின் கேள்விகளுக்கு பதிலளிக்கும் போது தலைவர் தன்னம்பிக்கையுடன் இருக்க வேண்டும், எனவே சிறந்த வழி முடிந்தவரை தயாராக இருக்க வேண்டும்.

• நிமிடங்கள்

மற்றொரு மிக முக்கியமான விஷயத்தைப் பற்றியும் பேச விரும்புகிறோம் - சந்திப்பை ஆவணப்படுத்துதல். சந்திப்பு முறையான முறையில் ஆவணப்படுத்தப்படுவது மிகவும் முக்கியமானது, அதாவது வருடாந்திர கூட்டங்களின் நிமிடங்கள் இன்றியமையாதவை. நிறுவனத்தின் திட்டமிடல் அமர்வுக்கு அவை முக்கிய பங்கு வகிக்கின்றன, இதனால் அனைவரும் சமீபத்திய முடிவுகளுடன் குழுவில் உள்ளனர். மேலும், நிறுவனம் வெற்றிபெறவும் அதன் நிதி இலக்குகளை அடையவும் திட்டமிடல் அமர்வு ஸ்பாட்-ஆன் ஆக இருக்க வேண்டும் என்பதை நாங்கள் அறிவோம். எனவே, அந்த சந்திப்பு நிமிடங்களை எழுதுவதற்கு மிகவும் நடைமுறை வழி எது என்பதுதான் கேட்கப்பட வேண்டிய கேள்வி.

நிமிடங்களின் டிரான்ஸ்கிரிப்டுகள் சிறப்பாக உள்ளன, ஏனென்றால் அவை வருடாந்திர கூட்டத்தில் கூறப்பட்ட எல்லாவற்றின் எளிய கண்ணோட்டமாகவும், அதில் கலந்து கொள்ள முடியாத நபர்களுக்கு எளிதாகவும் அனுப்பப்படும். வருடாந்திர கூட்டத்தை நீங்கள் எழுதினால், திட்டமிடல் அமர்வுகளை நடத்துவது எளிதாக இருக்கும். இந்த வழியில் நீங்கள் ஏற்கனவே நிறுவனத்தின் விரும்பத்தக்க இலக்குகளை எழுதி வைத்திருக்கிறீர்கள், இதனால் நிர்வாகம் தங்கள் செயல் நடவடிக்கைகளைத் தொடரும்போது எளிதாகப் பாதையில் இருக்க முடியும். டிரான்ஸ்கிரிப்ட்டின் உள்ளடக்கம் எதிர்காலத்தில், குறிப்பாக எதிர்பார்க்கப்படும் இலக்குகளை அடையாத சந்தர்ப்பங்களில், மேலும் பகுப்பாய்வு மற்றும் முடிவுகளுக்கு மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.

மேலும், தரவுகளுடன் பணிபுரிவது சில நேரங்களில் மிகவும் கடினமாக உள்ளது என்பதைக் குறிப்பிடுவது முக்கியம், ஏனென்றால் பிழைகள் அவ்வப்போது நிகழ்ந்தன, மேலும் எளிமையானவை கூட நிறுவனத்தில் பெரிய தாக்கத்தை ஏற்படுத்தும். அதனால்தான், குறிப்பாக வருடாந்திர கூட்டங்களில் குறிப்பிடப்பட்ட எண்களை ஆடியோ டைப் செய்து டிரான்ஸ்கிரிப்ட் செய்ய வேண்டும். இது உங்களுக்குத் தேவையான அனைத்தையும் மதிப்பாய்வு செய்வதை சாத்தியமாக்கும், மேலும், எந்த எண்களையும் மேற்கோள் காட்டுவது எளிதாக இருக்கும்.

வருடாந்திர கூட்டத்தின் போது நீங்கள் குறிப்புகளை எழுத வேண்டியிருக்கும் போது, மிகவும் சவாலான மற்றும் முக்கியமான பணிக்கு உங்களை தயார்படுத்திக் கொள்ளலாம். வருடாந்திர கூட்டங்கள் நீண்ட காலம் நீடிக்கும். நான்கு மணி நேர சந்திப்பின் போது பேசப்பட்ட அனைத்தையும் எழுதி, குறிப்புகளுக்கு பொறுப்பாக இருப்பதை கற்பனை செய்து பாருங்கள். ஒரு கட்டத்தில், பிழைகள் எழும் அல்லது முக்கியமான பகுதிகள் தவிர்க்கப்படும். நாம் பேசுவதைப் போல வேகமாக எழுத முடியாது என்பது இரகசியமல்ல. நீங்கள் எதையாவது வேகமாக எழுத வேண்டியிருக்கும் போது உங்கள் கையெழுத்தைப் பற்றி குறிப்பிட தேவையில்லை. நீங்கள் எழுதியதை உங்களால் படிக்க முடியுமா?

மீட்டிங்கைப் பதிவுசெய்து, டிரான்ஸ்கிரிப்ஷன் சேவை வழங்குநரைப் பயன்படுத்தி ஆடியோ வகையை உரை வடிவத்திற்கு மாற்ற நீங்கள் முடிவு செய்தால், வேலையை விரைவாகவும் சிரமமின்றியும் செய்து முடிப்பீர்கள். உங்கள் வருடாந்திர மீட்டிங்கைப் படியெடுக்க Gglot உங்களுக்கு உதவும். நீங்கள் அதிலிருந்து சில கிளிக்குகளில் இருக்கிறீர்கள். நீங்கள் தொடங்குவதற்கு முன் எதையும் நிறுவ வேண்டியதில்லை. நீங்கள் செய்ய வேண்டியது எங்கள் வலைப்பக்கத்தில் உள்நுழைந்து உங்கள் ஆடியோ டேப்பை பதிவேற்றுவது மட்டுமே. நீங்கள் தொழில்நுட்ப ரீதியாக மிகவும் ஆர்வமாக இல்லாவிட்டாலும் எங்கள் வலைத்தளம் மிகவும் பயனர் நட்பு மற்றும் உள்ளுணர்வு கொண்டது. உங்கள் மீட்டிங் ரெக்கார்டிங் துல்லியமாக மாற்றப்படும். எங்களின் மெஷின் அடிப்படையிலான டிரான்ஸ்கிரிப்ஷன் சேவையானது உங்கள் ஆடியோ கோப்பை மிக வேகமாக டிரான்ஸ்கிரிப்ட் செய்யும், மேலும் நீங்கள் அதைப் பதிவிறக்கும் முன் டிரான்ஸ்கிரிப்ஷனைத் திருத்துவதற்கான வாய்ப்பையும் நாங்கள் உங்களுக்கு வழங்குவோம். உங்கள் பணியாளர்கள் முதலில் பணியமர்த்தப்பட்ட பணிகளைச் செய்யட்டும் மற்றும் Gglot க்கு எழுத்துப்பெயர்ப்பை விட்டுவிடுங்கள். உங்கள் பணியாளர்கள் மிக முக்கியமான பணிகளில் முதலீடு செய்ய நேரத்தை மிச்சப்படுத்துவீர்கள்.

வருடாந்திர கூட்டங்கள் ஒவ்வொரு நாளும் நடைபெறுவதில்லை. மீட்டிங்கைப் பதிவுசெய்து, குறிப்புகள் எடுக்காமல் முழுமையாக இருக்கவும். Gglot உங்கள் டிரான்ஸ்கிரிப்ஷன் சேவை வழங்குநராக இருக்கட்டும்: நாங்கள் எந்த நிறுவன செயலாளரையும் விட மிகவும் துல்லியமாகவும் வேகமாகவும் டிரான்ஸ்கிரிப்ஷனை செய்வோம்.