Ngarekam Menit Rapat - Salah sahiji Léngkah Pangbadagna Sateuacan Sidang Perencanaan

Transkripsikeun notulen rapat taunan

Kami hoyong masihan anjeun sababaraha saran ngeunaan cara ngalaksanakeun sareng ngajalankeun rapat taunan, sabab sapertos rapat anu sanés, éta kedah direncanakeun sacara saksama supados suksés. Upami anjeun énggal dina perencanaan prosés, rapat taunan tiasa janten tangtangan anu ageung sareng anjeun sigana aya dina tekenan pisan pikeun ngalaksanakeun sadayana.

Panginten anjeun bakal nyangka yén rapat taunan super seru sareng pikasieuneun, tapi biasana henteu pikaresepeun pisan. Sanajan kitu, teu ukur rapat taunan diperlukeun dina hukum kaayaan sarta dina bursa bursa syarat Listing pikeun pausahaan publik, tapi teu saurang ogé bisa mungkir yén maranéhna téh penting pisan - lamun ngan sabab ngumpulkeun paling shareholders pausahaan. Sareng sakumaha anu urang terang, para pemegang saham mangrupikeun tokoh konci pikeun perusahaan - aranjeunna mangrupikeun tautan anu penting pisan nalika ngarencanakeun pangwangunan anu bakal datang sareng jalan anu bakal dijalankeun ku perusahaan dina taun payun, sabab aranjeunna nampi sora ngeunaan masalah anu diajukeun ku manajer perusahaan. Dina rapat taunan, pemegang saham sareng mitra sering nampi salinan rekening perusahaan, aranjeunna marios inpormasi fiskal pikeun taun katukang, sareng aranjeunna naroskeun patarosan sareng nyarioskeun ngeunaan arah anu bakal dilakukeun ku bisnis di hareup. Ogé, dina rapat taunan para pemegang saham milih direksi anu bakal ngatur perusahaan.

Janten, hayu urang mimitian ku sababaraha saran anu anjeun kedah pertimbangkeun upami anjeun kedah ngarencanakeun rapat taunan.

• Jieun daptar pariksa

Jieun Daptar pariksa lengkep sakabéh prosés kaasup acara saméméh jeung sanggeus pasamoan sabenerna. Setel wates waktu dimana diperyogikeun sareng pasihan tugas ka tim anjeun. Sababaraha poin konci tiasa kalebet ieu: angkét, jadwal rapat dewan pikeun ulasan / persetujuan, tekad jinis rapat, tanggal sareng lokasi, logistik rapat, dokuméntasi anu diperyogikeun, Q & A, latihan jsb. Jadwalna kedah dirobih lengkep. ka perusahaan anjeun sareng kalénder na. Jieun usaha pikeun ngalakukeunana sampurna taun kahiji, jadi anjeun geus boga draf pikeun taun datang.

• Pariksa sarat hukum sareng pangaturan

Penting yén sarat hukum sareng pangaturan sareng dokumén sanés anu aya hubunganana sareng rapat diulas sateuacan rapat supados sadayana lancar.

• Nangtukeun jinis rapat

Ieu kedah dilakukeun sakitar genep bulan sateuacan rapat. Aya sababaraha hal penting anu bakal ngabantosan anjeun mutuskeun ngeunaan ieu sapertos tradisi perusahaan, kinerja sareng perhatian para pamangku kapentingan. Rapat tiasa: 1. sacara pribadi, nalika sadayana kedah hadir sacara fisik (pangsaéna pikeun usaha anu ageung sareng mapan); 2. maya, lamun dulur disambungkeun digital (hiji ieu pangalusna pikeun startups); 3. versi hibrid nalika shareholders boga pilihan antara pasamoan pribadi tur virtual, sabab duanana katutupan. Rapat hibrida inovatif sareng maksimalkeun partisipasi pemegang saham.

• Tempat pasamoan

Lamun rapat bade dilaksanakeun sacara pribadi lokasi muterkeun hiji peran badag. Pausahaan leutik pisan tiasa ngayakeun rapat di ruang konperénsi perusahaan. Di sisi anu sanés, upami seueur jalma anu bakal hadir dina rapat, perusahaan panginten badé ngalihkeunana ka auditorium atanapi kamar rapat hotél anu sering janten tempat anu langkung saé.

• Rapat Logistik

Logistik gumantung pisan kana jinis rapat anu anjeun badé angkat. Tapi anjeun kudu mikir ngeunaan seating nu, arrangements parkir, kaamanan (meureun malah screening) jeung bagian teknis: microphones, projectors jeung gadget sejenna diperlukeun.

• Bewara

Tanggal, waktos sareng lokasi rapat kedah dikirimkeun sateuacanna ka pamilon.

• Dokumén

Aya sababaraha dokumén anu diperyogikeun anu anjeun peryogikeun pikeun rapat:

Agenda: biasana ngandung bubuka, usulan sareng Tanya Jawab, voting, hasil, presentasi bisnis…

Aturan kalakuan: sangkan pamilon nyaho saha nu kudu nyarita, wates waktu, paripolah nu dilarang jsb.

Skrip rapat: penting pikeun alur rapat sareng mastikeun yén sadaya poin katutupan.

• Prosedur voting

Prosedur voting gumantung kana jenis shareholders. Panyekel anu kadaptar nyaéta anu milih sahamna langsung ngaliwatan perusahaan. Panyekel anu nguntungkeun nyekel saham dina bentuk éntri buku ngaliwatan éntitas sanés (contona bank). Panyekel anu nguntungkeun ngagaduhan hak pikeun ngalatih bankna ngeunaan cara milih sahamna atanapi upami aranjeunna badé sumping ka rapat taunan sareng milih, aranjeunna nyuhunkeun proxy anu sah. Éta bakal ngamungkinkeun aranjeunna milih sahamna sacara langsung.

• Kuorum

Aya ogé hal-hal sanés anu kedah dipertimbangkeun anu penting nalika anjeun nyiapkeun rapat taunan, sapertos ngawaskeun laporan sora harian, tapi kami henteu bakal rinci di dieu. Hiji-hijina hal anu anjeun kedah émut yén anjeun peryogi "quorum" pikeun rapat suksés. Ieu nujul kana jumlah anggota awak atawa grup diperlukeun hadir dina raraga transact bisnis awak atawa grup.

• Surat suara

Ballot mantuan pikeun manggihan lamun biasa tinangtu bisa kaasup kana total. Aranjeunna ngaidentipikasi unggal titik anu bakal dipilih sareng naroskeun sora anu saleresna.

• Pupuhu

Persiapan ahir kalebet nyiapkeun pupuhu supados anjeunna parantos nyiapkeun réspon pikeun patarosan anu tiasa muncul. Éta wijaksana ogé ngobrol sareng HR ngeunaan masalah ieu. Panginten sababaraha patarosan parantos ditaroskeun dina waktos anu sanés, panginten dina rapat sanés. Penting pikeun terang naon anu lumangsung di perusahaan sareng janten saé dina antisipasi. Pupuhu kudu percaya diri nalika ngajawab pananya para stakeholder sangkan cara nu panghadéna mah ngan disusun sabisa-bisa.

• Menit

Kami ogé hoyong ngobrol ngeunaan hal anu penting pisan - ngadokumentasikeun rapat. Penting pisan yén rapat didokumentasikeun ku cara anu leres, nyaéta notulen rapat taunan penting pisan. Aranjeunna maénkeun peran anu penting pikeun sési perencanaan perusahaan, supados sadayana aya dina kapal kalayan kaputusan anu pangahirna. Ogé, urang terang yén sési perencanaan kedah janten titik upami urang hoyong perusahaan suksés sareng nyumponan target kauanganna. Janten, patarosan anu kedah ditaroskeun nyaéta naon cara anu paling praktis pikeun nranskripsikeun menit rapat éta.

Transkrip menit anu saé sabab mangrupikeun gambaran saderhana tina sagala anu parantos diomongkeun dina rapat taunan sareng ieu tiasa gampang diteruskeun ka jalma anu henteu tiasa hadir. Upami anjeun nyerat rapat taunan, sési perencanaan bakal langkung gampang dilaksanakeun. Ku cara ieu anjeun parantos gaduh tujuan anu dicita-citakeun perusahaan anu ditulis supados manajemén tiasa gampang tetep dina jalur nalika aranjeunna neraskeun léngkah-léngkah tindakanna. Eusi transkrip ogé bisa jadi pohara kapaké pikeun analisis salajengna jeung conclusions dina mangsa nu bakal datang, utamana dina kasus nalika tujuan ekspektasi teu pencét.

Ogé, penting pikeun disebatkeun yén damel sareng data kadang sesah pisan, sabab kasalahan kajantenan ti waktos ka waktos, bahkan anu saderhana tiasa gaduh dampak anu ageung pikeun perusahaan. Éta sababna, khususna nomer anu disebatkeun dina rapat taunan kedah diketik sareng ditranskripsi audio. Ieu bakal nyieun mungkin pikeun anjeun marios sagalana yén ieu ceuk loba nu peryogi tur komo deui, eta bakal gampang cutatan angka wae.

Nalika anjeun kedah nyerat catetan salami rapat taunan anjeun tiasa nyiapkeun diri pikeun tugas anu nangtang sareng penting. Rapat taunan tiasa lami. Bayangkeun nyerat sadaya anu diomongkeun salami rapat opat jam sareng tanggung jawab kana catetan. Di sawatara titik, kasalahan bakal timbul atawa bagian krusial bakal disingkahkeun. Henteu janten rahasia yén urang henteu tiasa nyerat hal-hal sagancangna nyarios. Teu nyebut tulisan leungeun anjeun nalika anjeun kudu nulis handap hal gancang. Naha anjeun tiasa maca naon anu anjeun tulis?

Upami anjeun mutuskeun pikeun ngarékam rapat sareng nganggo panyadia ladénan transkripsi pikeun ngarobih jinis audio kana format téks, anjeun bakal ngalaksanakeun padamelan gancang sareng tanpa usaha. Gglot tiasa ngabantosan anjeun nyerat rapat taunan anjeun. Anjeun ngan sababaraha clicks jauh ti eta. Anjeun teu kedah masang nanaon sateuacan anjeun ngamimitian. Sadaya anu anjeun kedah laksanakeun nyaéta log in dina halaman wéb kami sareng unggah kaset audio anjeun. Situs wéb kami ramah-pamaké sareng intuitif sanaos anjeun henteu terang pisan sacara téknis. Rékam rapat anjeun bakal dikonvérsi sacara akurat. Ladenan transkripsi dumasar mesin kami bakal nranskripsikeun file audio anjeun gancang pisan sareng kami bakal masihan anjeun kamungkinan pikeun ngédit transkripsi sateuacan anjeun tiasa ngaunduhana. Hayu karyawan anjeun ngalakukeun tugas anu aranjeunna hired di tempat munggaran tur ninggalkeun transkripsi ka Gglot. Anjeun bakal ngahemat waktos karyawan anjeun anu aranjeunna tiasa investasi dina tugas anu langkung penting.

Rapat taunan henteu lumangsung unggal dinten. Kantun rekam rapat sareng hadir sapinuhna tanpa nyandak catetan. Hayu Gglot janten panyadia layanan transkripsi anjeun: kami bakal ngalakukeun transkripsi langkung akurat sareng langkung gancang tibatan sekretaris perusahaan.