Снимање записника са састанка – један од највећих корака пре сесије планирања

Препишите записнике са годишњих састанака

Желели бисмо да вам дамо неколико савета како да водите и водите годишњи састанак, јер као и сваки други састанак, потребно га је пажљиво испланирати да би био успешан. Ако сте нови у планирању процеса, годишњи састанак би могао бити велики изазов и вероватно сте под великим притиском да све завршите.

Можда бисте помислили да су годишњи састанци супер узбудљиви и узбудљиви, али обично нису баш толико занимљиви. Ипак, не само да су годишње скупштине обавезне по државном закону и захтевима за берзанско листирање јавних предузећа, већ нико не може порећи да су оне веома важне – макар само зато што окупљају већину акционара компаније. А као што знамо, акционари су кључне личности за компаније – они су веома важна карика када је у питању планирање будућег развоја и пута којим ће компанија ићи у наредној години, јер добијају гласање о питањима које предлаже менаџери компанија. На годишњој скупштини, акционари и партнери често добијају копије рачуна компаније, прегледају фискалне информације за прошлу годину, постављају питања и говоре о правцима којим ће пословање кренути у будућности. Такође, на годишњој скупштини акционари бирају директоре који ће управљати друштвом.

Дакле, хајде да почнемо са неким сугестијама које треба да узмете у обзир ако морате да планирате годишњи састанак.

• Направите контролну листу

Направите детаљну контролну листу целог процеса укључујући догађаје пре и после стварног састанка. Поставите рокове тамо где је потребно и дајте задатке свом тиму. Неке од кључних тачака могу укључивати следеће: упитнике, распоред састанака одбора за прегледе/одобрења, одређивање врсте састанка, датума и локације, логистику састанка, потребну документацију, питања и одговоре, пробе итд. Распоред треба у потпуности изменити. вашој компанији и њеном календару. Потрудите се да то буде савршено у првој години, тако да већ имате нацрт за године које долазе.

• Прегледајте законске и регулаторне захтеве

Важно је да се пре састанка прегледају правни и регулаторни захтеви и друга документа у вези са састанком како би све протекло глатко.

• Одредите врсту састанка

То би већ требало да се уради око шест месеци пре састанка. Постоје неке важне ствари које ће вам помоћи да одлучите о томе, као што су традиција компаније, учинак и бриге заинтересованих страна. Састанци могу бити: 1. лични, када сви треба да буду физички присутни (најбоље за велике, етаблиране фирме); 2. виртуелни, када су сви повезани дигитално (овај је најбољи за стартапе); 3. хибридна верзија када акционари имају избор између личног и виртуелног састанка, јер су оба обухваћена. Хибридни састанак је иновативан и максимизира учешће акционара.

• Место састанка

Ако ће се састанак одржати лично, локација игра велику улогу. Веома мале компаније могу имати састанак у сали за конференције компаније. С друге стране, ако ће много људи присуствовати састанку, компаније би могле размислити о томе да га премјесте у аудиторијум или хотелску салу за састанке што је често погодније мјесто.

• Меетинг Логистицс

Логистика у великој мери зависи од врсте састанка који ћете имати. Али треба размислити о седиштима, уређењу паркинга, обезбеђењу (можда чак и пројекцији) и техничком делу: микрофонима, пројекторима и другим потребним гаџетима.

• Објава

Датум, време и место састанка морају бити послати учесницима много унапред.

• Документи

Постоји неколико потребних докумената који ће вам требати за састанак:

Дневни ред: обично садржи увод, предлоге и питања и одговоре, гласање, резултате, пословну презентацију…

Правила понашања: тако да учесници знају ко треба да говори, временска ограничења, забрањено понашање итд.

Скрипте за састанке: важне за ток састанка и за осигурање да су све тачке покривене.

• Процедуре гласања

Процедуре гласања зависе од врсте акционара. Регистровани власници су они који својим акцијама гласају директно преко компаније. Правни власници имају акције у књиговодственом облику преко другог ентитета (на пример, банке). Правни власници имају право да упуте своју банку како да гласају за своје акције или ако желе сами да дођу на годишњу скупштину и гласају, затраже законског пуномоћника. То ће им омогућити да директно гласају за своје акције.

• Куорум

Постоје и друге ствари које треба узети у обзир и које су кључне када припремате годишњи састанак, као што је праћење дневног извештаја о гласању, али овде нећемо улазити у детаље. Једина ствар коју треба да имате на уму да ће вам требати „кворум“ да би састанак био успешан. Односи се на број чланова тела или групе који је потребно да буду присутни да би се обављао посао тела или групе.

• Гласачки листићи

Гласачки листићи помажу да се сазна да ли се одређене акције могу укључити у укупан број. Они идентификују сваку тачку о којој ће се гласати и траже стварно гласање.

• Председавајући

Завршне припреме укључују припрему председавајућег како би он припремио одговоре на питања која би се могла појавити. Такође је мудро разговарати са ХР-ом о овим стварима. Можда су нека питања већ постављена у неком тренутку, можда на неком другом састанку. Важно је знати шта се дешава у компанији и бити добар у предвиђању. Председавајући треба да буде самоуверен када одговара на питања заинтересованих страна, тако да је најбољи начин да будете што је могуће спремнији.

• Минута

Такође бисмо желели да разговарамо о још једној веома важној ствари – документовању састанка. Од кључне је важности да се састанак на одговарајући начин документује, односно да су записници са годишњих састанака неопходни. Они играју кључну улогу за планирање компаније, тако да сви буду у складу са најновијим одлукама. Такође, знамо да сесија планирања мора да буде тачна ако желимо да компанија успе и испуни своје финансијске циљеве. Дакле, поставља се питање који је најпрактичнији начин да се препише записник са састанка.

Транскрипти записника су одлични јер представљају једноставан преглед свега што је речено на годишњем састанку и то се лако може пренети људима који нису могли да присуствују. Ако препишете годишњи састанак, сесије планирања ће бити лакше водити. На овај начин већ имате записане жељене циљеве компаније тако да менаџмент може лако да остане на правом путу док наставља са својим корацима акције. Садржај транскрипта такође може бити веома користан за даљу анализу и закључивање у будућности, посебно у случајевима када очекивани циљеви нису постигнути.

Такође, важно је напоменути да је рад са подацима понекад веома тежак, јер се грешке дешавају с времена на време, а чак и једноставне могу имати велики утицај на компанију. Због тога, посебно бројеви који се помињу на годишњим састанцима треба да буду аудио откуцани и транскрибовани. Ово ће вам омогућити да прегледате све што је речено онолико колико вам је потребно, а штавише, биће лако цитирати било које бројке.

Када морате да запишете белешке током годишњег састанка, можете се припремити за веома изазован и важан задатак. Годишњи састанци могу трајати дуго. Замислите да запишете све што је речено током четворосатног састанка и да будете одговорни за белешке. У неком тренутку ће се појавити грешке или ће кључни делови бити изостављени. Није тајна да ствари не можемо да запишемо брзо као што говоримо. Да не спомињем ваш рукопис када морате нешто брзо да запишете. Хоћете ли моћи да прочитате оно што сте записали?

Ако одлучите да снимите састанак и да користите провајдера услуге транскрипције за претварање аудио типа у текстуални формат, посао ћете обавити брзо и без напора. Гглот вам може помоћи да препишете свој годишњи састанак. Од њега вас дели само неколико кликова. Не морате ништа да инсталирате пре него што почнете. Све што треба да урадите је да се пријавите на нашу веб страницу и отпремите своју аудио траку. Наша веб локација је веома лака за коришћење и интуитивна чак и ако нисте технички упућени. Ваш снимак састанка ће бити прецизно конвертован. Наша услуга транскрипције заснована на машини ће врло брзо транскрибовати вашу аудио датотеку и чак ћемо вам дати могућност да уредите транскрипцију пре него што можете да је преузмете. Нека ваши запослени обављају задатке за које су уопште ангажовани, а преписивање препустите Гглоту. Вашим запосленима ћете уштедети време које могу да уложе у важније задатке.

Годишњи састанци се не одржавају сваки дан. Једноставно снимите састанак и будите у потпуности присутни без вођења белешки. Нека Гглот буде ваш добављач услуге транскрипције: ми ћемо извршити транскрипцију тачније и брже од било ког корпоративног секретара.