Regjistrimi i minutave të takimit – Një nga hapat më të mëdhenj përpara seancës së planifikimit

Transkriptoni procesverbalet e mbledhjeve vjetore

Ne dëshirojmë t'ju japim disa këshilla se si të organizoni dhe drejtoni një takim vjetor, sepse ashtu si çdo takim tjetër, ai duhet të planifikohet me kujdes për të pasur sukses. Nëse jeni i ri në planifikimin e procesit, një takim vjetor mund të jetë një sfidë e madhe dhe ndoshta jeni nën një presion të madh për të kryer gjithçka.

Ndoshta do të mendonit se takimet vjetore janë super emocionuese dhe emocionuese, por zakonisht ato nuk janë vërtet aq interesante. Megjithatë, jo vetëm mbledhjet vjetore kërkohen sipas ligjit të shtetit dhe sipas kërkesave të listimit të bursave për kompanitë publike, por askush nuk mund ta mohojë me të vërtetë se ato janë shumë të rëndësishme – qoftë edhe vetëm sepse mbledhin shumicën e aksionarëve të kompanisë. Dhe siç e dimë, aksionarët janë figura kyçe për kompanitë – ata janë një hallkë shumë e rëndësishme kur bëhet fjalë për planifikimin e zhvillimeve të ardhshme dhe rrugën në të cilën kompania do të ndjekë vitin e ardhshëm, pasi ata marrin një votë për çështjet e propozuara nga menaxherët e kompanive. Në mbledhjen vjetore, aksionarët dhe partnerët shpesh marrin kopje të llogarive të kompanisë, ata shqyrtojnë informacionin fiskal për vitin e kaluar dhe bëjnë pyetje dhe thonë një fjalë në lidhje me drejtimet që do të marrë biznesi në të ardhmen. Gjithashtu, në mbledhjen vjetore aksionarët zgjedhin drejtorët që do të menaxhojnë kompaninë.

Pra, le të fillojmë me disa sugjerime që duhet t'i merrni parasysh nëse duhet të planifikoni një takim vjetor.

• Bëni një listë kontrolli

Bëni një listë kontrolli të detajuar të të gjithë procesit duke përfshirë ngjarjet para dhe pas takimit aktual. Vendosni afate aty ku është e nevojshme dhe jepini detyra ekipit tuaj. Disa nga pikat kyçe mund të përfshijnë: pyetësorët, orarin e mbledhjeve të bordit për rishikime/miratimet, përcaktimin e llojit të takimit, datës dhe vendndodhjes, logjistikën e takimit, dokumentacionin e kërkuar, pyetje dhe përgjigje, prova etj. Orari duhet të modifikohet plotësisht për kompaninë tuaj dhe kalendarin e saj. Përpiquni ta bëni atë të përsosur vitin e parë, kështu që tashmë keni një draft për vitet në vijim.

• Rishikoni kërkesat ligjore dhe rregullatore

Është e rëndësishme që kërkesat ligjore dhe rregullatore dhe dokumentet e tjera në lidhje me takimin të rishikohen përpara takimit, në mënyrë që gjithçka të shkojë pa probleme.

• Përcaktoni llojin e takimit

Kjo duhet bërë tashmë rreth gjashtë muaj para takimit. Ka disa gjëra të rëndësishme që do t'ju ndihmojnë të vendosni për këtë, si tradita e kompanisë, performanca dhe shqetësimet e palëve të interesuara. Takimet mund të jenë: 1. personalisht, kur të gjithë duhet të jenë fizikisht të pranishëm (më e mira për bizneset e mëdha dhe të themeluara); 2. virtuale, kur të gjithë janë të lidhur në mënyrë dixhitale (kjo është më e mira për startups); 3. versioni hibrid kur aksionerët kanë zgjedhjen mes mbledhjes personale dhe asaj virtuale, sepse të dyja janë të mbuluara. Takimi hibrid është inovativ dhe maksimizon pjesëmarrjen e aksionarëve.

• Vendi i takimit

Nëse takimi do të zhvillohet personalisht, vendndodhja luan një rol të madh. Kompanitë shumë të vogla mund të kenë një takim në sallën e konferencave të kompanisë. Nga ana tjetër, nëse shumë njerëz do të marrin pjesë në takim, kompanitë mund të mendojnë ta transferojnë atë në një auditor ose në një dhomë takimi hoteli, i cili shpesh është një vend më i përshtatshëm.

• Logjistika e Takimit

Logjistika varet shumë nga lloji i takimit që do të keni. Por duhet të mendoni për ndenjëset, rregullimet e parkimit, sigurinë (ndoshta edhe kontrollin) dhe pjesën teknike: mikrofonat, projektorët dhe pajisjet e tjera të nevojshme.

• Njoftim

Data, ora dhe vendi i takimit duhet t'u dërgohen pjesëmarrësve paraprakisht.

• Dokumentet

Ka një sërë dokumentesh të nevojshme për takimin:

Axhenda: zakonisht përmban hyrje, propozime dhe pyetje dhe përgjigje, votim, rezultate, prezantim biznesi…

Rregullat e sjelljes: në mënyrë që pjesëmarrësit të dinë se kush duhet të flasë, afatet kohore, sjelljet e ndaluara etj.

Skriptet e takimit: të rëndësishme për rrjedhën e takimit dhe për t'u siguruar që të gjitha pikat janë mbuluar.

• Procedurat e votimit

Procedurat e votimit varen nga lloji i aksionarëve. Mbajtësit e regjistruar janë ata që votojnë aksionet e tyre drejtpërdrejt përmes kompanisë. Mbajtësit përfitues mbajnë aksione në formën e regjistrimit të librit nëpërmjet një subjekti tjetër (një bankë për shembull). Mbajtësit përfitues kanë të drejtë të udhëzojnë bankën e tyre se si të votojnë aksionet e tyre ose nëse duan të vijnë vetë në mbledhjen vjetore dhe të votojnë, kërkojnë një përfaqësues ligjor. Kjo do t'i lejojë ata të votojnë drejtpërdrejt aksionet e tyre.

• Kuorumi

Ka edhe gjëra të tjera për t'u marrë parasysh, të cilat janë thelbësore kur përgatitni një takim vjetor, si monitorimi i raportit ditor të votimit, por ne nuk do të hyjmë në detaje këtu. E vetmja gjë që duhet të mbani parasysh se do t'ju duhet një "kuorum" që mbledhja të jetë e suksesshme. Ai i referohet numrit të anëtarëve të një organi ose grupi që kërkohet të jenë të pranishëm për të kryer biznesin e organit ose grupit.

• Fletët e votimit

Fletët e votimit ndihmojnë për të zbuluar nëse aksione të veçanta mund të përfshihen në total. Ata identifikojnë çdo pikë për t'u votuar dhe kërkojnë votën aktuale.

• Kryetari

Përgatitjet përfundimtare përfshijnë përgatitjen e kryetarit në mënyrë që ai të ketë përgatitur përgjigjet për pyetjet që mund të shfaqen. Është e mençur të bisedoni edhe me BNJ për këto çështje. Ndoshta disa pyetje janë bërë tashmë në një moment, ndoshta në një takim tjetër. Është e rëndësishme të dini se çfarë po ndodh në kompani dhe të jeni të mirë në parashikimin. Kryetari duhet të ketë vetëbesim kur u përgjigjet pyetjeve të palëve të interesuara, kështu që mënyra më e mirë është të përgatitet sa më shumë që të jetë e mundur.

• Minutat

Do të donim të flisnim edhe për një gjë tjetër shumë të rëndësishme – dokumentimin e takimit. Është e rëndësishme që takimi të dokumentohet në mënyrë të duhur, dmth. procesverbalet e mbledhjeve vjetore janë të domosdoshme. Ato luajnë një rol vendimtar për sesionin e planifikimit të kompanisë, në mënyrë që të gjithë të jenë në përputhje me vendimet e fundit. Gjithashtu, ne e dimë se sesioni i planifikimit duhet të jetë i drejtpërdrejtë nëse duam që kompania të ketë sukses dhe të përmbushë objektivat e saj financiare. Pra, pyetja që shtrohet është se cila është mënyra më praktike për të transkriptuar ato procesverbale të takimit.

Transkriptet e procesverbaleve janë të shkëlqyera sepse ato janë një pasqyrë e thjeshtë e gjithçkaje që është thënë në mbledhjen vjetore dhe kjo mund t'u transmetohet lehtësisht njerëzve që nuk mund të merrnin pjesë në të. Nëse transkriptoni takimin vjetor, seancat e planifikimit do të jenë më të lehta për t'u kryer. Në këtë mënyrë ju tashmë i keni të shkruara qëllimet e aspiruara të kompanisë, në mënyrë që menaxhmenti të mund të qëndrojë lehtësisht në rrugën e duhur ndërsa vazhdon me hapat e tyre të veprimit. Përmbajtja e transkriptit mund të jetë gjithashtu shumë e dobishme për analiza dhe përfundime të mëtejshme në të ardhmen, veçanërisht në rastet kur qëllimet e pritura nuk arrihen.

Gjithashtu, është e rëndësishme të përmendet se puna me të dhëna ndonjëherë është shumë e vështirë, sepse gabimet kanë ndodhur herë pas here, madje edhe ato të thjeshta mund të kenë një ndikim të madh në kompani. Kjo është arsyeja pse, veçanërisht numrat e përmendur në mbledhjet vjetore duhet të jenë të shtypura audio dhe transkriptuar. Kjo do të bëjë të mundur që të rishikoni gjithçka që u tha aq sa ju nevojitet dhe për më tepër, do të jetë e lehtë të citoni çdo numër.

Kur ju duhet të shkruani shënime gjatë një takimi vjetor, mund të përgatiteni për një detyrë shumë sfiduese dhe të rëndësishme. Takimet vjetore mund të zgjasin për një kohë të gjatë. Imagjinoni të shkruani gjithçka që u tha gjatë një takimi katër orësh dhe të jeni përgjegjës për shënimet. Në një moment, do të shfaqen gabime ose do të hiqen pjesët thelbësore. Nuk është sekret që nuk mund t'i shkruajmë gjërat aq shpejt sa flasim. Për të mos përmendur shkrimin tuaj të dorës kur duhet të shkruani diçka shpejt. A do të jeni në gjendje të lexoni atë që keni shkruar?

Nëse vendosni të regjistroni takimin dhe të përdorni një ofrues shërbimi transkriptimi për të kthyer llojin e audios në format teksti, do ta kryeni punën shpejt dhe pa mundim. Gglot mund t'ju ndihmojë të transkriptoni takimin tuaj vjetor. Jeni vetëm disa klikime larg tij. Nuk keni nevojë të instaloni asgjë përpara se të filloni. E tëra çfarë ju duhet të bëni është të identifikoheni në faqen tonë të internetit dhe të ngarkoni kasetën tuaj audio. Faqja jonë e internetit është shumë miqësore dhe intuitive, edhe nëse nuk jeni shumë të ditur teknikisht. Regjistrimi i takimit tuaj do të konvertohet me saktësi. Shërbimi ynë i transkriptimit i bazuar në makineri do të transkriptojë skedarin tuaj audio shumë shpejt dhe ne madje do t'ju japim mundësinë ta modifikoni transkriptimin përpara se ta shkarkoni. Lërini punonjësit tuaj të kryejnë detyrat për të cilat janë punësuar në radhë të parë dhe lini transkriptimin te Gglot. Ju do t'i kurseni punonjësve tuaj kohë që ata të mund të investojnë në detyra më të rëndësishme.

Takimet vjetore nuk zhvillohen çdo ditë. Thjesht regjistrojeni takimin dhe jini plotësisht të pranishëm pa mbajtur shënime. Lëreni Gglot të jetë ofruesi juaj i shërbimit të transkriptimit: ne do ta bëjmë transkriptimin më saktë dhe më shpejt se çdo sekretar i korporatës.