Snemanje zapisnika sestanka – eden največjih korakov pred načrtovanjem

Prepis zapisnikov letnih sej

Radi bi vam dali nekaj nasvetov, kako izpeljati in voditi letno srečanje, saj je tako kot vsako drugo srečanje potrebno skrbno načrtovati, da bo uspešno. Če ste začetnik pri načrtovanju procesov, je letni sestanek lahko velik izziv in verjetno ste pod velikim pritiskom, da boste vse opravili.

Morda bi si mislili, da so letna srečanja zelo vznemirljiva in vznemirljiva, vendar običajno niso tako zanimiva. Kljub temu po državni zakonodaji in po zahtevah za kotacijo na borzi za javna podjetja niso zahtevane samo letne skupščine, ampak nihče ne more zanikati, da so zelo pomembne – že zato, ker zberejo večino delničarjev družbe. In kot vemo, so delničarji ključne osebe podjetij – so zelo pomemben člen pri načrtovanju prihodnjega razvoja in poti, po kateri bo podjetje šlo naslednje leto, saj glasujejo o zadevah, ki jih predlaga menedžerji podjetij. Na letni skupščini delničarji in partnerji pogosto dobijo kopije računovodskih izkazov podjetja, pregledajo fiskalne podatke za preteklo leto ter postavljajo vprašanja in imajo besedo o usmeritvah, ki jih bo podjetje ubralo v prihodnosti. Prav tako delničarji na letni skupščini izvolijo direktorje, ki bodo vodili družbo.

Začnimo torej z nekaj predlogi, ki bi jih morali upoštevati, če morate načrtovati letno srečanje.

• Naredite kontrolni seznam

Naredite podroben kontrolni seznam celotnega procesa, vključno z dogodki pred in po dejanskem sestanku. Določite roke, kjer je to potrebno, in dodelite naloge svoji ekipi. Nekatere ključne točke lahko vključujejo naslednje: vprašalnike, razpored sestankov odbora za preglede/odobritve, določitev vrste sestanka, datuma in lokacije, logistiko sestanka, zahtevano dokumentacijo, vprašanja in odgovore, vaje itd. Urnik je treba popolnoma spremeniti vašemu podjetju in njegovemu koledarju. Potrudite se, da bo prvo leto popolno, tako da že imate osnutek za prihodnja leta.

• Preglejte pravne in regulativne zahteve

Pomembno je, da se zakonske in regulativne zahteve ter drugi dokumenti, povezani s sestankom, pregledajo pred sestankom, da bo vse potekalo gladko.

• Določite vrsto srečanja

To je treba storiti že približno šest mesecev pred srečanjem. Obstaja nekaj pomembnih stvari, ki vam bodo pomagale pri odločanju o tem, kot so tradicija podjetja, uspešnost in skrbi zainteresiranih strani. Sestanki so lahko: 1. osebni, ko morajo biti vsi fizično prisotni (najboljše za velika, uveljavljena podjetja); 2. virtualni, ko so vsi povezani digitalno (ta je najboljši za startupe); 3. hibridna različica, ko imajo delničarji izbiro med osebnim in virtualnim sestankom, ker sta zajeta oba. Hibridni sestanek je inovativen in povečuje udeležbo delničarjev.

• Kraj sestanka

Če bo sestanek potekal osebno, ima lokacija veliko vlogo. Zelo majhna podjetja imajo lahko sestanek v konferenčni sobi podjetja. Po drugi strani, če se bo srečanja udeležilo veliko ljudi, bodo podjetja morda razmišljala o tem, da bi ga preselila v avditorij ali hotelsko sejno sobo, ki je pogosto bolj priročno mesto.

• Logistika srečanj

Logistika je zelo odvisna od vrste sestanka, ki ga boste imeli. Pomisliti pa je treba na sedežno garnituro, parkirno ureditev, varnost (morda celo projekcijo) in tehnični del: mikrofone, projektorje in ostale potrebne pripomočke.

• Opaziti

Datum, čas in kraj srečanja morajo biti udeleženci obveščeni vnaprej.

• Dokumenti

Za sestanek boste potrebovali več dokumentov:

Dnevni red: običajno vsebuje uvod, predloge in vprašanja, glasovanje, rezultate, predstavitev poslovanja…

Pravila obnašanja: da udeleženci vedo, kdo naj govori, časovne omejitve, prepovedano vedenje itd.

Skripte sestanka: pomembne za potek sestanka in za zagotovitev, da so zajete vse točke.

• Postopki glasovanja

Postopki glasovanja so odvisni od vrste delničarjev. Registrirani imetniki so tisti, ki glasujejo o svojih delnicah neposredno prek družbe. Upravičeni imetniki imajo delnice v nematerializirani obliki prek drugega subjekta (na primer banke). Upravičeni imetniki imajo pravico svoji banki dati navodila, kako glasovati za svoje delnice, ali če želijo sami priti na letno skupščino in glasovati, zahtevajo zakonitega pooblaščenca. To jim bo omogočilo neposredno glasovanje o svojih delnicah.

• Sklepčnost

Upoštevati je treba tudi druge stvari, ki so ključne, ko pripravljate letno srečanje, na primer spremljanje dnevnega poročila o glasovanju, vendar se tukaj ne bomo spuščali v podrobnosti. Edina stvar, ki jo morate upoštevati, je, da boste potrebovali "sklepčnost", da bo sestanek uspešen. Nanaša se na število članov organa ali skupine, ki morajo biti prisotni za opravljanje poslov organa ali skupine.

• Glasovnice

Glasovnice pomagajo ugotoviti, ali se posamezne delnice lahko vključijo v skupno vsoto. Identificirajo vsako točko, o kateri se glasuje, in zahtevajo dejansko glasovanje.

• Predsednik

Zadnje priprave vključujejo pripravo predsednika, da ima pripravljene odgovore na morebitna vprašanja. O teh zadevah se je pametno pogovoriti tudi s HR. Morda so bila kakšna vprašanja postavljena že kdaj, morda na drugem sestanku. Pomembno je vedeti, kaj se dogaja v podjetju, in biti dober v predvidevanju. Predsednik mora biti samozavesten, ko odgovarja na vprašanja zainteresiranih strani, zato je najboljši način, da je čim bolj pripravljen.

• Minute

Govorili bi še o eni zelo pomembni stvari – dokumentiranju srečanja. Bistvenega pomena je, da je seja ustrezno dokumentirana, tj. zapisnik letne seje je nepogrešljiv. Imajo ključno vlogo pri načrtovanju podjetja, tako da so vsi seznanjeni z najnovejšimi odločitvami. Prav tako vemo, da mora biti načrtovanje na mestu, če želimo, da podjetje uspe in doseže svoje finančne cilje. Vprašanje, ki si ga je treba zastaviti, je, kateri je najbolj praktičen način za prepis teh zapisnikov sestankov.

Prepisi zapisnikov so odlični, ker so preprost pregled vsega, kar je bilo povedano na letnem srečanju in ga je mogoče enostavno posredovati ljudem, ki se ga niso mogli udeležiti. Če prepišete letno srečanje, bo načrtovanje lažje izvesti. Na ta način že imate zapisane želene cilje podjetja, tako da lahko vodstvo zlahka ostane na pravi poti, ko nadaljuje s svojimi koraki. Vsebina zapisa je lahko zelo uporabna tudi za nadaljnje analize in zaključke v prihodnosti, predvsem v primerih, ko pričakovani cilji niso doseženi.

Prav tako je pomembno omeniti, da je delo s podatki včasih zelo težko, saj se občasno dogajajo napake, ki imajo lahko tudi enostavne velik vpliv na podjetje. Zato je treba predvsem številke, omenjene na letnih srečanjih, zvočno pretipkati in prepisati. Tako boste lahko pregledali vse, kar je bilo povedano, kolikor želite, poleg tega pa boste zlahka navedli poljubne številke.

Ko morate med letnim srečanjem pisati zapiske, se lahko pripravite na zelo zahtevno in pomembno nalogo. Letna srečanja lahko trajajo dolgo časa. Predstavljajte si, da bi zapisali vse, kar je bilo povedano med štiriurnim sestankom, in bili odgovorni za zapiske. Na neki točki se bodo pojavile napake ali pa bodo ključni deli izpuščeni. Ni skrivnost, da stvari ne moremo zapisati tako hitro, kot govorimo. Da ne omenjam vaše pisave, ko morate kaj na hitro zapisati. Boste znali prebrati, kar ste zapisali?

Če se odločite za snemanje sestanka in za pretvorbo vrste zvoka v besedilno obliko uporabite ponudnika storitev prepisovanja, boste delo opravili hitro in brez truda. Gglot vam lahko pomaga prepisati vaše letno srečanje. Od njega vas loči le nekaj klikov. Preden začnete, vam ni treba ničesar namestiti. Vse kar morate storiti je, da se prijavite na naši spletni strani in naložite svoj zvočni trak. Naše spletno mesto je zelo uporabniku prijazno in intuitivno, tudi če niste preveč tehnično podkovani. Vaš posnetek sestanka bo natančno pretvorjen. Naša storitev strojnega prepisovanja bo zelo hitro prepisala vašo zvočno datoteko in dali vam bomo celo možnost urejanja prepisa, preden ga lahko prenesete. Naj vaši zaposleni opravijo naloge, za katere so bili sploh najeti, prepisovanje pa prepustite Gglotu. Vašim zaposlenim boste prihranili čas, ki ga lahko vložijo v pomembnejše naloge.

Letna srečanja ne potekajo vsak dan. Preprosto posnemite sestanek in bodite popolnoma prisotni, ne da bi si zapisovali. Naj bo Gglot vaš ponudnik storitev prepisa: prepis bomo naredili natančneje in hitreje kot kateri koli tajnik podjetja.