Запись протокола встречи - один из важнейших этапов подготовки к планированию

Делайте протоколы ежегодных собраний

Мы хотели бы дать вам несколько советов о том, как проводить и проводить ежегодное собрание, потому что, как и любое другое собрание, оно должно быть тщательно спланировано, чтобы быть успешным. Если вы новичок в планировании процессов, ежегодное собрание может стать огромной проблемой, и вы, вероятно, испытываете сильное давление, чтобы все было сделано.

Может быть, вы думаете, что ежегодные встречи очень увлекательны и волнуют, но обычно они не так уж интересны. Тем не менее, согласно законам штата и требованиям листинга на фондовой бирже для публичных компаний, требуются не только ежегодные собрания, но никто не может отрицать, что они очень важны - хотя бы потому, что они собирают большинство акционеров компании. И, как мы знаем, акционеры являются ключевыми фигурами для компаний - они являются очень важным звеном, когда дело доходит до планирования будущего развития и пути, по которому компания собирается двигаться в следующем году, поскольку они получают голосование по вопросам, предложенным менеджеры компаний. На годовом собрании акционеры и партнеры часто получают копии счетов компании, они изучают финансовую информацию за прошлый год, задают вопросы и высказывают свое мнение относительно направлений, в которых бизнес будет двигаться в будущем. Также на годовом собрании акционеры выбирают директоров, которые будут управлять компанией.

Итак, давайте начнем с некоторых предложений, которые вы должны принять во внимание, если вам нужно запланировать ежегодное собрание.

• Составьте контрольный список

Составьте подробный контрольный список всего процесса, включая события до и после встречи. Установите крайние сроки там, где это необходимо, и раздайте задачи своей команде. Некоторые из ключевых моментов могут включать в себя следующее: анкеты, расписание заседаний совета директоров для обзоров / утверждений, определение типа встречи, даты и места, организация встречи, необходимая документация, вопросы и ответы, репетиции и т. Д. График должен быть полностью изменен вашей компании и ее календарю. Приложите усилия, чтобы сделать это идеально в первый год, чтобы у вас уже был черновик на ближайшие годы.

• Ознакомьтесь с законодательными и нормативными требованиями

Важно, чтобы правовые и нормативные требования и другие документы, относящиеся к собранию, были рассмотрены до собрания, чтобы все прошло гладко.

• Определите тип встречи

Это нужно сделать уже примерно за полгода до встречи. Есть несколько важных вещей, которые помогут вам определиться с этим, например, традиции компании, производительность и проблемы заинтересованных сторон. Встречи могут быть: 1. личными, когда каждый должен присутствовать физически (лучше всего для крупного, устоявшегося бизнеса); 2. виртуальный, когда все подключены цифровым способом (этот вариант лучше всего подходит для стартапов); 3. Гибридная версия, когда у акционеров есть выбор между личным и виртуальным собранием, потому что оба покрыты. Гибридное собрание является новаторским и максимизирует участие акционеров.

• Место встречи

Если встреча будет проводиться лично, место играет огромную роль. Очень маленькие компании могут проводить встречи в конференц-зале компании. С другой стороны, если на совещании будет присутствовать много людей, компании могут подумать о том, чтобы перенести его в аудиторию или конференц-зал гостиницы, что зачастую является более удобным местом.

• Логистика встреч

Логистика во многом зависит от типа встречи, которую вы собираетесь провести. Но стоит подумать о сидячих местах, организации парковок, безопасности (возможно, даже о просмотре) и технической части: микрофоны, проекторы и другие необходимые приспособления.

• Уведомление

Дата, время и место встречи должны быть сообщены участникам заблаговременно.

• Документы

Для встречи вам понадобится ряд необходимых документов:

Повестка дня: обычно содержит введение, предложения и вопросы и ответы, голосование, результаты, бизнес-презентацию ...

Правила поведения: чтобы участники знали, кто должен выступать, сроки, запрещенное поведение и т. Д.

Сценарии встречи: важны для протекания встречи и для того, чтобы обеспечить соблюдение всех пунктов.

• Порядок голосования

Порядок голосования зависит от типа акционеров. Зарегистрированные держатели голосуют своими акциями напрямую через компанию. Бенефициарные держатели владеют акциями в бухгалтерской форме через другую организацию (например, банк). Бенефициарные держатели имеют право инструктировать свой банк о том, как голосовать своими акциями, или, если они хотят прийти на годовое собрание и проголосовать, они запросят законного представителя. Это позволит им напрямую голосовать своими акциями.

• В

Есть и другие вещи, которые необходимо учитывать, которые имеют решающее значение при подготовке ежегодного собрания, например, мониторинг ежедневного отчета о голосовании, но мы не будем вдаваться в подробности здесь. Единственное, что вам нужно помнить, что вам понадобится «кворум», чтобы собрание прошло успешно. Это относится к количеству членов органа или группы, которые должны присутствовать, чтобы вести дела органа или группы.

• Бюллетени

Избирательные бюллетени помогают выяснить, можно ли включить в общую сумму определенные акции. Они идентифицируют каждый пункт, за который нужно проголосовать, и запрашивают фактическое голосование.

• Председатель

Заключительные приготовления включают подготовку председателя, чтобы он подготовил ответы на вопросы, которые могут возникнуть. Целесообразно также обсудить эти вопросы с HR. Может быть, какие-то вопросы уже задавали в какой-то момент, может, на другой встрече. Важно знать, что происходит в компании, и уметь предугадывать. Председатель должен быть уверен в себе, отвечая на вопросы заинтересованных сторон, поэтому лучший способ - это быть как можно более подготовленным.

• Минуты

Хотелось бы поговорить еще об одном очень важном моменте - документировании встречи. Чрезвычайно важно, чтобы собрание было оформлено надлежащим образом, то есть без протоколов ежегодных собраний не обойтись. Они играют решающую роль в процессе планирования компании, чтобы все были в курсе последних решений. Кроме того, мы знаем, что сессия планирования должна быть точной, если мы хотим, чтобы компания добилась успеха и достигла своих финансовых целей. Итак, возникает вопрос, как наиболее практично записывать протоколы этих собраний.

Стенограммы протокола великолепны, потому что они представляют собой простой обзор всего, что было сказано на ежегодном собрании, и его можно легко передать людям, которые не смогли присутствовать на нем. Если вы расшифруете годовое собрание, будет легче проводить собрания по планированию. Таким образом, у вас уже есть желаемые цели компании, чтобы руководство могло легко не сбиться с пути, продолжая свои действия. Содержание стенограммы также может быть очень полезно для дальнейшего анализа и выводов в будущем, особенно в случаях, когда ожидаемые цели не достигнуты.

Также важно отметить, что работать с данными иногда бывает очень сложно, потому что время от времени случаются ошибки, и даже простые могут иметь большое влияние на компанию. Вот почему, особенно цифры, упомянутые на ежегодных собраниях, должны быть напечатаны и расшифрованы. Это позволит вам просмотреть все сказанное столько, сколько вам нужно, и, кроме того, вы легко сможете процитировать любые числа.

Когда вам нужно делать записи во время ежегодного собрания, вы можете подготовиться к очень сложной и важной задаче. Ежегодные встречи могут длиться долго. Представьте, что вы записываете все, что было сказано во время четырехчасовой встречи, и отвечаете за записи. В какой-то момент будут возникать ошибки или ключевые части будут опущены. Не секрет, что мы не можем записывать вещи так быстро, как говорим. Не говоря уже о почерке, когда нужно что-то быстро записать. Сможете ли вы прочитать то, что написали?

Если вы решите записать собрание и воспользоваться услугами поставщика услуг транскрипции для преобразования аудиотипа в текстовый формат, вы выполните работу быстро и без усилий. Gglot может помочь вам расшифровать ваше ежегодное собрание. Вы всего в нескольких кликах от него. Прежде чем начать, вам не нужно ничего устанавливать. Все, что вам нужно сделать, это войти на нашу веб-страницу и загрузить свою аудиокассету. Наш веб-сайт очень удобен и интуитивно понятен, даже если вы не очень технически подкованы. Запись вашей встречи будет точно преобразована. Наша служба машинной транскрипции очень быстро расшифрует ваш аудиофайл, и мы даже предоставим вам возможность отредактировать транскрипцию, прежде чем вы сможете ее загрузить. Позвольте вашим сотрудникам выполнять задачи, для которых они были наняты в первую очередь, а расшифровку оставьте Gglot. Вы сэкономите время своих сотрудников, которое они смогут потратить на более важные задачи.

Ежегодные собрания проводятся не каждый день. Просто запишите встречу и полностью присутствуйте на ней, не делая заметок. Позвольте Gglot стать вашим поставщиком услуг по транскрипции: мы выполним транскрипцию точнее и быстрее, чем любой корпоративный секретарь.