Înregistrarea procesului-verbal de întâlnire – Unul dintre cei mai mari pași înainte de sesiunea de planificare

Transcrie procesele-verbale ale reuniunilor anuale

Am dori să vă oferim câteva sfaturi despre cum să desfășurați și să desfășurați o întâlnire anuală, deoarece, la fel ca orice altă întâlnire, trebuie să fie planificată cu atenție pentru a avea succes. Dacă sunteți nou în planificarea procesului, o întâlnire anuală ar putea fi o provocare uriașă și probabil că sunteți sub o presiune mare pentru a finaliza totul.

Poate ai crede că întâlnirile anuale sunt super incitante și palpitante, dar de obicei nu sunt chiar atât de interesante. Cu toate acestea, nu numai adunările anuale sunt impuse în temeiul legislației de stat și conform cerințelor de listare a bursei pentru companiile publice, dar nimeni nu poate nega cu adevărat că sunt foarte importante - fie și doar pentru că adună majoritatea acționarilor companiei. Și, după cum știm, acționarii sunt figuri cheie pentru companii – ei reprezintă o verigă foarte importantă atunci când vine vorba de planificarea evoluțiilor viitoare și a drumului pe care urmează să o urmeze compania în anul următor, deoarece obțin votul asupra problemelor propuse de managerii companiilor. La adunarea anuală, acționarii și partenerii obțin adesea copii ale conturilor companiei, analizează informațiile fiscale din ultimul an și pun întrebări și spun o vorbă cu privire la direcțiile pe care le va lua afacerea în viitor. De asemenea, în adunarea anuală acționarii aleg directorii care vor conduce compania.

Deci, să începem cu câteva sugestii pe care ar trebui să le luați în considerare dacă trebuie să planificați o întâlnire anuală.

• Faceți o listă de verificare

Faceți o listă detaliată a întregului proces, inclusiv evenimentele înainte și după întâlnirea propriu-zisă. Stabiliți termene limită acolo unde este necesar și împărțiți sarcini echipei dvs. Unele dintre punctele cheie pot include următoarele: chestionare, programul ședințelor consiliului pentru revizuiri/aprobări, determinarea tipului de întâlnire, data și locația, logistica întâlnirii, documentația necesară, întrebări și răspunsuri, repetiții etc. Programul ar trebui modificat complet companiei dvs. și calendarului acesteia. Fă efortul de a o face perfect în primul an, astfel încât să ai deja un proiect pentru anii următori.

• Examinați cerințele legale și de reglementare

Este important ca cerințele legale și de reglementare și alte documente legate de întâlnire să fie revizuite înainte de întâlnire, astfel încât totul să decurgă fără probleme.

• Stabiliți tipul de întâlnire

Acest lucru ar trebui făcut deja cu aproximativ șase luni înainte de întâlnire. Există câteva lucruri importante care vă vor ajuta să decideți asupra acestei tradiții, cum ar fi tradiția companiei, performanța și preocupările părților interesate. Întâlnirile pot fi: 1. în persoană, când toată lumea trebuie să fie prezentă fizic (cel mai bine pentru afaceri mari, consacrate); 2. virtual, când toată lumea este conectată digital (acesta este cel mai bun pentru startup-uri); 3. varianta hibridă când acționarii au de ales între ședința personală și ședința virtuală, deoarece ambele sunt acoperite. Adunarea hibridă este inovatoare și maximizează participarea acționarilor.

• Locul de întâlnire

Dacă întâlnirea se va desfășura în persoană, locația joacă un rol important. Companiile foarte mici pot avea o întâlnire în sala de conferințe a companiei. Pe de altă parte, dacă mulți oameni vor participa la întâlnire, companiile s-ar putea gândi să o mute într-un auditoriu sau într-o sală de ședințe de hotel, care este adesea un loc mai convenabil.

• Logistica întâlnirilor

Logistica depinde foarte mult de tipul de întâlnire pe care urmează să o aveți. Dar ar trebui să te gândești la locuri, amenajările de parcare, securitate (poate chiar ecranizare) și partea tehnică: microfoane, proiectoare și alte gadget-uri necesare.

• Înștiințare

Data, ora și locul întâlnirii trebuie trimise participanților cu mult timp înainte.

• Documente

Există o serie de documente necesare de care veți avea nevoie pentru întâlnire:

Ordinea de zi: conține de obicei introducere, propuneri și întrebări și răspunsuri, vot, rezultate, prezentare de afaceri...

Reguli de conduită: astfel încât participanții să știe cine trebuie să vorbească, limitele de timp, comportamentul interzis etc.

Scripturi de întâlnire: importante pentru fluxul întâlnirii și pentru a vă asigura că toate punctele sunt acoperite.

• Proceduri de vot

Procedurile de vot depind de tipul de acționari. Deținătorii înregistrați sunt cei care își votează acțiunile direct prin intermediul companiei. Beneficiarii efectivi dețin acțiuni sub formă de înscriere în cont prin intermediul unei alte entități (o bancă de exemplu). Beneficiarii beneficii au dreptul de a-și instrui banca cu privire la modul în care își votează acțiunile sau, dacă doresc să vină ei înșiși la adunarea anuală și să voteze, solicită o împuternicire legală. Acest lucru le va permite să își voteze acțiunile direct.

• A caror

Există și alte lucruri de luat în considerare, care sunt cruciale atunci când pregătiți o întâlnire anuală, cum ar fi monitorizarea raportului zilnic de vot, dar nu vom intra în detalii aici. Singurul lucru de care trebuie să rețineți că veți avea nevoie de un „cvorum” pentru ca întâlnirea să aibă succes. Se referă la numărul de membri ai unui organism sau grup care trebuie să fie prezenți pentru a desfășura activitățile organismului sau grupului.

• Buletine de vot

Buletinele de vot ajută la a afla dacă anumite acțiuni pot fi incluse în total. Ei identifică fiecare punct pentru a fi votat și solicită votul propriu-zis.

• Preşedinte

Pregătirile finale includ pregătirea președintelui, astfel încât acesta să aibă răspunsuri la întrebările care ar putea apărea. Este înțelept să discutați și cu HR despre aceste aspecte. Poate că unele întrebări au fost deja puse la un moment dat, poate la o altă întâlnire. Este important să știi ce se întâmplă în companie și să fii bun la anticipare. Președintele trebuie să aibă încredere în sine atunci când răspunde la întrebările părților interesate, așa că cel mai bun mod este să fie pregătit cât mai mult posibil.

• Minute

De asemenea, am dori să vorbim despre un alt lucru foarte important – documentarea întâlnirii. Este de o importanță crucială ca ședința să fie documentată într-o manieră adecvată, adică procesele verbale ale unei întâlniri anuale sunt indispensabile. Ele joacă un rol crucial pentru sesiunea de planificare a companiei, astfel încât toată lumea să fie de acord cu cele mai recente decizii. De asemenea, știm că sesiunea de planificare trebuie să fie la îndemână dacă dorim ca compania să reușească și să-și atingă obiectivele financiare. Deci, întrebarea care trebuie pusă este care este modalitatea cea mai practică de a transcrie acele procese-verbale de întâlnire.

Stenogramele proceselor-verbale sunt grozave deoarece reprezintă o simplă prezentare generală a tot ceea ce s-a spus în întâlnirea anuală și aceasta poate fi transmisă cu ușurință persoanelor care nu au putut participa la ea. Dacă transcrieți întâlnirea anuală, sesiunile de planificare vor fi mai ușor de condus. În acest fel, aveți deja notate obiectivele aspirate ale companiei, astfel încât conducerea să poată rămâne cu ușurință pe drumul cel bun pe măsură ce procedează cu pașii de acțiune. Conținutul stenogramei poate fi, de asemenea, foarte util pentru analize și concluzii ulterioare în viitor, mai ales în cazurile în care obiectivele așteptate nu sunt atinse.

De asemenea, este important de menționat că lucrul cu date este uneori foarte greu, deoarece erorile s-au întâmplat din când în când, iar chiar și cele simple pot avea un impact mare asupra companiei. De aceea, mai ales numerele menționate în reuniunile anuale ar trebui să fie tipărite audio și transcrise. Acest lucru vă va face posibil să revizuiți tot ceea ce s-a spus atât de mult cât aveți nevoie și, în plus, va fi ușor să citați orice numere.

Când trebuie să scrieți note în timpul unei întâlniri anuale, vă puteți pregăti pentru o sarcină foarte provocatoare și importantă. Întâlnirile anuale pot dura mult timp. Imaginați-vă că scrieți tot ce s-a spus în timpul unei întâlniri de patru ore și să fiți responsabil pentru note. La un moment dat, vor apărea erori sau vor fi omise părți cruciale. Nu este un secret faptul că nu putem scrie lucrurile atât de repede pe cât vorbim. Ca să nu mai vorbim de scrisul de mână când trebuie să notezi ceva rapid. Vei putea citi ceea ce ai scris?

Dacă decideți să înregistrați întâlnirea și să utilizați un furnizor de servicii de transcriere pentru a converti tipul audio în format text, veți face treaba rapid și fără efort. Gglot vă poate ajuta să vă transcrieți întâlnirea anuală. Ești la doar câteva clicuri distanță de el. Nu trebuie să instalați nimic înainte de a începe. Tot ce trebuie să faceți este să vă conectați la pagina noastră web și să încărcați caseta audio. Site-ul nostru web este foarte ușor de utilizat și intuitiv, chiar dacă nu sunteți foarte priceput din punct de vedere tehnic. Înregistrarea întâlnirii dvs. va fi convertită cu precizie. Serviciul nostru de transcriere bazat pe mașină va transcrie fișierul dvs. audio foarte rapid și vă vom oferi chiar posibilitatea de a edita transcrierea înainte de a o putea descărca. Lăsați-vă angajații să facă sarcinile pentru care au fost angajați în primul rând și lăsați transcrierea către Gglot. Veți economisi timp angajaților dvs. pe care îl pot investi în sarcini mai importante.

Întâlnirile anuale nu au loc în fiecare zi. Pur și simplu înregistrați întâlnirea și fiți pe deplin prezent fără a lua note. Lăsați Gglot să vă fie furnizorul de servicii de transcriere: vom face transcrierea mai precis și mai rapid decât orice secretar corporativ.