Gravação da ata da reunião - uma das maiores etapas antes da sessão de planejamento

Transcrever atas de reuniões anuais

Gostaríamos de lhe dar alguns conselhos sobre como conduzir e dirigir uma reunião anual, porque, como qualquer outra reunião, ela precisa ser cuidadosamente planejada para ter sucesso. Se você é novo no planejamento de processos, uma reunião anual pode ser um grande desafio e provavelmente você está sob muita pressão para fazer tudo.

Talvez você ache que as reuniões anuais são super empolgantes e emocionantes, mas geralmente não são tão interessantes. No entanto, não apenas as reuniões anuais são exigidas pela lei estadual e pelos requisitos de listagem na bolsa de valores para empresas públicas, mas ninguém pode realmente negar que elas são muito importantes - pelo menos porque reúnem a maioria dos acionistas da empresa. E como sabemos, os acionistas são figuras-chave para as empresas - são um elo muito importante no planeamento dos desenvolvimentos futuros e da trajectória que a empresa vai seguir no ano seguinte, visto que votam nas matérias propostas por gerentes de empresas. Na assembleia anual, os acionistas e sócios geralmente obtêm cópias das contas da empresa, revisam as informações fiscais do ano anterior e fazem perguntas e opinam sobre os rumos dos negócios no futuro. Além disso, na assembleia anual, os acionistas elegem os diretores que administrarão a empresa.

Portanto, vamos começar com algumas sugestões que você deve levar em consideração se tiver que planejar uma reunião anual.

• Faça uma lista de verificação

Faça uma lista de verificação detalhada de todo o processo, incluindo eventos antes e depois da reunião real. Estabeleça prazos onde necessário e distribua tarefas para sua equipe. Alguns dos pontos-chave podem incluir o seguinte: questionários, programação de reuniões do conselho para análises / aprovações, determinação do tipo de reunião, data e local, logística da reunião, documentação necessária, perguntas e respostas, ensaios, etc. A programação deve ser completamente modificada para sua empresa e seu calendário. Esforce-se para fazer isso com perfeição no primeiro ano, para que você já tenha um rascunho para os anos que virão.

• Revise os requisitos legais e regulamentares

É importante que os requisitos legais e regulamentares e outros documentos relacionados à reunião sejam revisados antes da reunião para que tudo corra bem.

• Determine o tipo de reunião

Isso já deve ser feito cerca de seis meses antes da reunião. Existem algumas coisas importantes que o ajudarão a decidir sobre isso, como a tradição da empresa, o desempenho e as preocupações dos stakeholders. As reuniões podem ser: 1. presenciais, quando todos precisam estar fisicamente presentes (melhor para empresas grandes e estabelecidas); 2. virtual, quando todos estão conectados digitalmente (este é o melhor para startups); 3. a versão híbrida, quando os acionistas podem escolher entre a reunião presencial e a virtual, pois ambas são contempladas. A reunião híbrida é inovadora e maximiza a participação dos acionistas.

• Local de reunião

Se a reunião for realizada pessoalmente, o local desempenha um papel importante. As empresas muito pequenas podem ter uma reunião na sala de conferências da empresa. Por outro lado, se muitas pessoas comparecerem à reunião, as empresas podem pensar em transferi-la para um auditório ou sala de reunião de hotel, que geralmente é um local mais conveniente.

• Logística de reuniões

A logística depende muito do tipo de reunião que você vai ter. Mas você deve pensar sobre os assentos, a disposição do estacionamento, a segurança (talvez até mesmo a blindagem) e a parte técnica: microfones, projetores e outros dispositivos necessários.

• Aviso prévio

A data, hora e local da reunião devem ser comunicados aos participantes com bastante antecedência.

• Documentos

Existem vários documentos exigidos de que você precisará para a reunião:

Agenda: geralmente contém introdução, propostas e perguntas e respostas, votação, resultados, apresentação de negócios ...

Regras de conduta: para que os participantes saibam quem deve falar, limites de tempo, comportamento proibido, etc.

Roteiros da reunião: importante para o fluxo da reunião e para garantir que todos os pontos sejam abordados.

• Procedimentos de votação

Os procedimentos de votação dependem do tipo de acionistas. Os titulares registrados são aqueles que votam suas ações diretamente por meio da empresa. Os titulares beneficiários detêm ações na forma escritural por meio de outra entidade (um banco, por exemplo). Os titulares beneficiários têm o direito de instruir seu banco sobre como votar suas ações ou, se quiserem comparecer à assembleia anual e votar, solicitam uma procuração legal. Isso permitirá que votem diretamente em suas ações.

• A

Há também outras coisas a levar em consideração que são cruciais quando você está preparando uma reunião anual, como monitorar o relatório de votação diário, mas não entraremos em detalhes aqui. A única coisa que você precisa ter em mente é que você precisará de um “quorum” para que a reunião seja bem-sucedida. Refere-se ao número de membros de um órgão ou grupo que devem estar presentes para fazer negócios com o órgão ou grupo.

• Cédulas

As cédulas ajudam a descobrir se ações específicas podem ser incluídas no total. Eles identificam cada ponto a ser votado e solicitam a votação efetiva.

• Presidente

Os preparativos finais incluem preparar o presidente para que ele tenha respostas para as perguntas que possam surgir. É aconselhável também conversar com o RH sobre esses assuntos. Talvez algumas perguntas já tenham sido feitas em algum momento, talvez em outra reunião. É importante saber o que está acontecendo na empresa e ser bom em antecipar. O presidente precisa ser autoconfiante ao responder às perguntas das partes interessadas, portanto, a melhor maneira é estar preparado o máximo possível.

• Minutos

Também gostaríamos de falar sobre outra coisa muito importante - documentar a reunião. É de fundamental importância que a reunião seja documentada de forma adequada, ou seja, as atas das reuniões anuais são indispensáveis. Eles desempenham um papel crucial para a sessão de planejamento da empresa, para que todos estejam a bordo com as últimas decisões. Além disso, sabemos que a sessão de planejamento deve ser precisa se quisermos que a empresa tenha sucesso e alcance suas metas financeiras. Assim, a pergunta a ser feita é qual a forma mais prática de transcrever essas atas.

As transcrições das atas são ótimas porque são uma visão geral simples de tudo o que foi dito na reunião anual e pode ser facilmente repassada para quem não pôde comparecer. Se você transcrever a reunião anual, as sessões de planejamento serão mais fáceis de conduzir. Dessa forma, você já tem os objetivos almejados pela empresa por escrito, de modo que a administração possa facilmente permanecer no caminho certo enquanto prossegue com suas etapas de ação. O conteúdo da transcrição também pode ser muito útil para análises e conclusões futuras, especialmente nos casos em que os objetivos esperados não são atingidos.

Além disso, é importante mencionar que trabalhar com dados às vezes é muito difícil, pois erros acontecem de vez em quando, e mesmo os mais simples podem ter um grande impacto na empresa. Por isso, principalmente os números mencionados nas reuniões anuais devem ser digitados em áudio e transcritos. Isso permitirá que você reveja tudo o que foi falado na medida do necessário e, além disso, será fácil citar quaisquer números.

Quando você tem que fazer anotações durante uma reunião anual, pode se preparar para uma tarefa muito desafiadora e importante. As reuniões anuais podem durar muito tempo. Imagine escrever tudo o que foi dito durante uma reunião de quatro horas e ser responsável pelas anotações. Em algum ponto, ocorrerão erros ou partes cruciais serão omitidas. Não é segredo que não podemos escrever coisas tão rápido quanto falamos. Sem mencionar sua caligrafia quando você precisa escrever algo rápido. Você será capaz de ler o que escreveu?

Se você decidir gravar a reunião e usar um provedor de serviços de transcrição para converter o tipo de áudio em formato de texto, você fará o trabalho com rapidez e facilidade. Gglot pode ajudá-lo a transcrever sua reunião anual. Você está a apenas alguns cliques de distância. Você não precisa instalar nada antes de começar. Tudo o que você precisa fazer é fazer login em nossa página e enviar sua fita de áudio. Nosso site é muito fácil de usar e intuitivo, mesmo que você não tenha muito conhecimento técnico. A gravação da sua reunião será convertida com precisão. Nosso serviço de transcrição baseado em máquina transcreverá seu arquivo de áudio muito rapidamente e ainda lhe daremos a possibilidade de editar a transcrição antes de baixá-la. Deixe que seus funcionários façam as tarefas para as quais foram contratados e deixem a transcrição para a Gglot. Você economizará tempo de seus funcionários para que eles possam investir em tarefas mais importantes.

As reuniões anuais não acontecem todos os dias. Basta gravar a reunião e estar totalmente presente sem fazer anotações. Deixe a Gglot ser o seu provedor de serviços de transcrição: faremos a transcrição com mais precisão e rapidez do que qualquer secretária corporativa.