ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਮਿੰਟ - ਯੋਜਨਾ ਸੈਸ਼ਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਡੇ ਕਦਮਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ
ਸਾਲਾਨਾ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦੇ ਮਿੰਟਾਂ ਨੂੰ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਾਈਬ ਕਰੋ
ਅਸੀਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਾਲਾਨਾ ਮੀਟਿੰਗ ਨੂੰ ਚਲਾਉਣ ਅਤੇ ਚਲਾਉਣ ਦੇ ਤਰੀਕੇ ਬਾਰੇ ਕੁਝ ਸਲਾਹ ਦੇਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹਾਂ, ਕਿਉਂਕਿ ਕਿਸੇ ਵੀ ਹੋਰ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਤਰ੍ਹਾਂ, ਇਸ ਨੂੰ ਸਫਲ ਹੋਣ ਲਈ ਧਿਆਨ ਨਾਲ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੀ ਯੋਜਨਾਬੰਦੀ ਲਈ ਨਵੇਂ ਹੋ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਸਾਲਾਨਾ ਮੀਟਿੰਗ ਇੱਕ ਵੱਡੀ ਚੁਣੌਤੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਸੰਭਵ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਸਭ ਕੁਝ ਕਰਨ ਲਈ ਬਹੁਤ ਦਬਾਅ ਹੇਠ ਹੋ।
ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਸੋਚੋਗੇ ਕਿ ਸਾਲਾਨਾ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਬਹੁਤ ਰੋਮਾਂਚਕ ਅਤੇ ਰੋਮਾਂਚਕ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਪਰ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਉਹ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਇੰਨੀਆਂ ਦਿਲਚਸਪ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਫਿਰ ਵੀ, ਰਾਜ ਦੇ ਕਾਨੂੰਨ ਅਤੇ ਜਨਤਕ ਕੰਪਨੀਆਂ ਲਈ ਸਟਾਕ ਐਕਸਚੇਂਜ ਸੂਚੀ ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਦੇ ਤਹਿਤ ਨਾ ਸਿਰਫ਼ ਸਾਲਾਨਾ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਪਰ ਕੋਈ ਵੀ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਇਸ ਗੱਲ ਤੋਂ ਇਨਕਾਰ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਹ ਬਹੁਤ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹਨ - ਜੇਕਰ ਸਿਰਫ ਇਸ ਲਈ ਕਿ ਉਹ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸ਼ੇਅਰਧਾਰਕਾਂ ਨੂੰ ਇਕੱਠਾ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਅਤੇ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਅਸੀਂ ਜਾਣਦੇ ਹਾਂ, ਸ਼ੇਅਰਧਾਰਕ ਕੰਪਨੀਆਂ ਲਈ ਮੁੱਖ ਅੰਕੜੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ - ਜਦੋਂ ਇਹ ਭਵਿੱਖ ਦੇ ਵਿਕਾਸ ਦੀ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਗੱਲ ਆਉਂਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਅਗਲੇ ਸਾਲ ਕੰਪਨੀ ਕਿਸ ਮਾਰਗ 'ਤੇ ਚੱਲਣ ਜਾ ਰਹੀ ਹੈ ਤਾਂ ਉਹ ਇੱਕ ਬਹੁਤ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਲਿੰਕ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਕਿਉਂਕਿ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਸਤਾਵਿਤ ਮਾਮਲਿਆਂ 'ਤੇ ਵੋਟ ਮਿਲਦੀ ਹੈ। ਕੰਪਨੀਆਂ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਕ। ਸਲਾਨਾ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ, ਸ਼ੇਅਰਧਾਰਕਾਂ ਅਤੇ ਭਾਈਵਾਲਾਂ ਨੂੰ ਅਕਸਰ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਖਾਤਿਆਂ ਦੀਆਂ ਕਾਪੀਆਂ ਮਿਲਦੀਆਂ ਹਨ, ਉਹ ਪਿਛਲੇ ਸਾਲ ਦੀ ਵਿੱਤੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਉਹ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਭਵਿੱਖ ਵਿੱਚ ਕਾਰੋਬਾਰ ਦੇ ਦਿਸ਼ਾ-ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਬਾਰੇ ਇੱਕ ਕਥਨ ਰੱਖਦੇ ਹਨ। ਨਾਲ ਹੀ, ਸਾਲਾਨਾ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਸ਼ੇਅਰਧਾਰਕ ਡਾਇਰੈਕਟਰਾਂ ਦੀ ਚੋਣ ਕਰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਕੰਪਨੀ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਰਨਗੇ।
ਇਸ ਲਈ, ਆਓ ਕੁਝ ਸੁਝਾਵਾਂ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਕਰੀਏ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣੀਆਂ ਚਾਹੀਦੀਆਂ ਹਨ ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਾਲਾਨਾ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਉਣੀ ਹੈ।
- ਇੱਕ ਚੈਕਲਿਸਟ ਬਣਾਓ
ਅਸਲ ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਦੀਆਂ ਘਟਨਾਵਾਂ ਸਮੇਤ ਪੂਰੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੀ ਵਿਸਤ੍ਰਿਤ ਚੈਕਲਿਸਟ ਬਣਾਓ। ਲੋੜ ਪੈਣ 'ਤੇ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ ਅਤੇ ਆਪਣੀ ਟੀਮ ਨੂੰ ਕੰਮ ਦਿਓ। ਕੁਝ ਮੁੱਖ ਨੁਕਤਿਆਂ ਵਿੱਚ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ: ਪ੍ਰਸ਼ਨਾਵਲੀ, ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ/ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਲਈ ਬੋਰਡ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ, ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਕਿਸਮ ਦਾ ਨਿਰਧਾਰਨ, ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਸਥਾਨ, ਮੀਟਿੰਗ ਲੌਜਿਸਟਿਕਸ, ਲੋੜੀਂਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਸਵਾਲ ਅਤੇ ਜਵਾਬ, ਰਿਹਰਸਲ ਆਦਿ। ਅਨੁਸੂਚੀ ਨੂੰ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਨਾਲ ਸੋਧਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਤੁਹਾਡੀ ਕੰਪਨੀ ਅਤੇ ਇਸਦੇ ਕੈਲੰਡਰ ਲਈ। ਇਸਨੂੰ ਪਹਿਲੇ ਸਾਲ ਵਿੱਚ ਸੰਪੂਰਨ ਕਰਨ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰੋ, ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਆਉਣ ਵਾਲੇ ਸਾਲਾਂ ਲਈ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਇੱਕ ਡਰਾਫਟ ਹੋਵੇ।
- ਕਾਨੂੰਨੀ ਅਤੇ ਰੈਗੂਲੇਟਰੀ ਲੋੜਾਂ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰੋ
ਇਹ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕਾਨੂੰਨੀ ਅਤੇ ਰੈਗੂਲੇਟਰੀ ਲੋੜਾਂ ਅਤੇ ਮੀਟਿੰਗ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਹੋਰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇ ਤਾਂ ਜੋ ਸਭ ਕੁਝ ਸੁਚਾਰੂ ਢੰਗ ਨਾਲ ਚੱਲ ਸਕੇ।
- ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਕਿਸਮ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ
ਇਹ ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਲਗਭਗ ਛੇ ਮਹੀਨੇ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਕੁਝ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਚੀਜ਼ਾਂ ਹਨ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਸ ਬਾਰੇ ਫੈਸਲਾ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਨਗੀਆਂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਕੰਪਨੀ ਦੀ ਪਰੰਪਰਾ, ਹਿੱਸੇਦਾਰਾਂ ਦੀ ਕਾਰਗੁਜ਼ਾਰੀ ਅਤੇ ਚਿੰਤਾਵਾਂ। ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਇਹ ਹੋ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ: 1. ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਤੌਰ 'ਤੇ, ਜਦੋਂ ਹਰੇਕ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਸਰੀਰਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਮੌਜੂਦ ਹੋਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ (ਵੱਡੇ, ਸਥਾਪਤ ਕਾਰੋਬਾਰਾਂ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ); 2. ਵਰਚੁਅਲ, ਜਦੋਂ ਹਰ ਕੋਈ ਡਿਜ਼ੀਟਲ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜੁੜਿਆ ਹੁੰਦਾ ਹੈ (ਇਹ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਹੈ); 3. ਹਾਈਬ੍ਰਿਡ ਸੰਸਕਰਣ ਜਦੋਂ ਸ਼ੇਅਰਧਾਰਕਾਂ ਕੋਲ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਅਤੇ ਵਰਚੁਅਲ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿਚਕਾਰ ਵਿਕਲਪ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਕਿਉਂਕਿ ਦੋਵੇਂ ਕਵਰ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਹਾਈਬ੍ਰਿਡ ਮੀਟਿੰਗ ਨਵੀਨਤਾਕਾਰੀ ਹੈ ਅਤੇ ਇਹ ਸ਼ੇਅਰਧਾਰਕਾਂ ਦੀ ਭਾਗੀਦਾਰੀ ਨੂੰ ਵੱਧ ਤੋਂ ਵੱਧ ਕਰਦੀ ਹੈ।
- ਮੀਟਿੰਗ ਸਥਾਨ
ਜੇ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕੀਤੀ ਜਾ ਰਹੀ ਹੈ ਤਾਂ ਸਥਾਨ ਇੱਕ ਵੱਡੀ ਭੂਮਿਕਾ ਨਿਭਾਉਂਦਾ ਹੈ. ਬਹੁਤ ਛੋਟੀਆਂ ਕੰਪਨੀਆਂ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਕਾਨਫਰੰਸ ਰੂਮ ਵਿੱਚ ਮੀਟਿੰਗ ਕਰ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਦੂਜੇ ਪਾਸੇ, ਜੇਕਰ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਲੋਕ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਣਗੇ, ਤਾਂ ਕੰਪਨੀਆਂ ਇਸ ਨੂੰ ਇੱਕ ਆਡੀਟੋਰੀਅਮ ਜਾਂ ਇੱਕ ਹੋਟਲ ਦੇ ਮੀਟਿੰਗ ਰੂਮ ਵਿੱਚ ਲਿਜਾਣ ਬਾਰੇ ਸੋਚ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ ਜੋ ਅਕਸਰ ਇੱਕ ਵਧੇਰੇ ਸੁਵਿਧਾਜਨਕ ਸਥਾਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
- ਮੀਟਿੰਗ ਲੌਜਿਸਟਿਕਸ
ਲੌਜਿਸਟਿਕਸ ਇਸ ਗੱਲ 'ਤੇ ਬਹੁਤ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦੀ ਮੀਟਿੰਗ ਕਰਨ ਜਾ ਰਹੇ ਹੋ। ਪਰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਬੈਠਣ, ਪਾਰਕਿੰਗ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧ, ਸੁਰੱਖਿਆ (ਸ਼ਾਇਦ ਸਕ੍ਰੀਨਿੰਗ ਵੀ) ਅਤੇ ਤਕਨੀਕੀ ਹਿੱਸੇ ਬਾਰੇ ਸੋਚਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ: ਮਾਈਕ੍ਰੋਫੋਨ, ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਰ ਅਤੇ ਹੋਰ ਜ਼ਰੂਰੀ ਯੰਤਰ।
- ਨੋਟਿਸ
ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਮਿਤੀ, ਸਮਾਂ ਅਤੇ ਸਥਾਨ ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਭੇਜਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
- ਦਸਤਾਵੇਜ਼
ਮੀਟਿੰਗ ਲਈ ਤੁਹਾਨੂੰ ਲੋੜੀਂਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਇੱਕ ਗਿਣਤੀ ਹੈ:
ਏਜੰਡਾ: ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜਾਣ-ਪਛਾਣ, ਪ੍ਰਸਤਾਵ ਅਤੇ ਸਵਾਲ-ਜਵਾਬ, ਵੋਟਿੰਗ, ਨਤੀਜੇ, ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਪੇਸ਼ਕਾਰੀ...
ਆਚਰਣ ਦੇ ਨਿਯਮ: ਤਾਂ ਜੋ ਭਾਗੀਦਾਰ ਜਾਣ ਸਕਣ ਕਿ ਕਿਸ ਨੂੰ ਬੋਲਣਾ ਹੈ, ਸਮਾਂ ਸੀਮਾਵਾਂ, ਵਰਜਿਤ ਵਿਵਹਾਰ ਆਦਿ।
ਮੀਟਿੰਗ ਦੀਆਂ ਸਕ੍ਰਿਪਟਾਂ: ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਪ੍ਰਵਾਹ ਲਈ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਅਤੇ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕਿ ਸਾਰੇ ਪੁਆਇੰਟ ਕਵਰ ਕੀਤੇ ਗਏ ਹਨ।
- ਵੋਟਿੰਗ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ
ਵੋਟਿੰਗ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਸ਼ੇਅਰਧਾਰਕਾਂ ਦੀ ਕਿਸਮ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ। ਰਜਿਸਟਰਡ ਧਾਰਕ ਉਹ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਆਪਣੇ ਸ਼ੇਅਰਾਂ ਨੂੰ ਸਿੱਧੇ ਕੰਪਨੀ ਰਾਹੀਂ ਵੋਟ ਦਿੰਦੇ ਹਨ। ਲਾਭ ਧਾਰਕ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਸੰਸਥਾ (ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ ਬੈਂਕ) ਰਾਹੀਂ ਬੁੱਕ ਐਂਟਰੀ ਫਾਰਮ ਵਿੱਚ ਸ਼ੇਅਰ ਰੱਖਦੇ ਹਨ। ਲਾਭ ਧਾਰਕਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਬੈਂਕ ਨੂੰ ਇਹ ਨਿਰਦੇਸ਼ ਦੇਣ ਦਾ ਅਧਿਕਾਰ ਹੈ ਕਿ ਉਹ ਆਪਣੇ ਸ਼ੇਅਰਾਂ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਵੋਟ ਪਾਉਣ ਜਾਂ ਜੇ ਉਹ ਸਾਲਾਨਾ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਆ ਕੇ ਵੋਟ ਪਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਉਹ ਇੱਕ ਕਾਨੂੰਨੀ ਪ੍ਰੌਕਸੀ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਸ਼ੇਅਰਾਂ ਨੂੰ ਸਿੱਧੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵੋਟ ਪਾਉਣ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦੇਵੇਗਾ।
- ਕੋਰਮ
ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣ ਵਾਲੀਆਂ ਹੋਰ ਗੱਲਾਂ ਵੀ ਹਨ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਦੁਆਰਾ ਸਾਲਾਨਾ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਤਿਆਰੀ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਵੋਟ ਰਿਪੋਰਟ ਦੀ ਨਿਗਰਾਨੀ ਕਰਨਾ, ਪਰ ਅਸੀਂ ਇੱਥੇ ਵੇਰਵਿਆਂ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਜਾਵਾਂਗੇ। ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਇਹ ਗੱਲ ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਕਿ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਸਫਲ ਹੋਣ ਲਈ ਤੁਹਾਨੂੰ "ਕੋਰਮ" ਦੀ ਲੋੜ ਪਵੇਗੀ। ਇਹ ਸਰੀਰ ਜਾਂ ਸਮੂਹ ਦੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਨੂੰ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਕਰਨ ਲਈ ਮੌਜੂਦ ਹੋਣ ਲਈ ਲੋੜੀਂਦੇ ਸਰੀਰ ਜਾਂ ਸਮੂਹ ਦੇ ਮੈਂਬਰਾਂ ਦੀ ਸੰਖਿਆ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਂਦਾ ਹੈ।
- ਬੈਲਟ
ਬੈਲਟ ਇਹ ਪਤਾ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਕੀ ਕੁੱਲ ਵਿੱਚ ਖਾਸ ਸ਼ੇਅਰ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤੇ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਉਹ ਵੋਟ ਪਾਉਣ ਲਈ ਹਰੇਕ ਬਿੰਦੂ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਅਸਲ ਵੋਟ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰਦੇ ਹਨ।
- ਚੇਅਰਮੈਨ
ਅੰਤਮ ਤਿਆਰੀਆਂ ਵਿੱਚ ਚੇਅਰਮੈਨ ਨੂੰ ਤਿਆਰ ਕਰਨਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ ਇਸਲਈ ਉਸਨੇ ਉਹਨਾਂ ਸਵਾਲਾਂ ਦੇ ਜਵਾਬ ਤਿਆਰ ਕੀਤੇ ਹਨ ਜੋ ਸਾਹਮਣੇ ਆ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਇਹਨਾਂ ਮਾਮਲਿਆਂ ਬਾਰੇ HR ਨਾਲ ਵੀ ਗੱਲ ਕਰਨਾ ਅਕਲਮੰਦੀ ਦੀ ਗੱਲ ਹੈ। ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੁਝ ਸਵਾਲ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਕਿਸੇ ਸਮੇਂ ਪੁੱਛੇ ਗਏ ਸਨ, ਸ਼ਾਇਦ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ। ਇਹ ਜਾਣਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ ਕੰਪਨੀ ਵਿੱਚ ਕੀ ਹੋ ਰਿਹਾ ਹੈ ਅਤੇ ਅਨੁਮਾਨ ਲਗਾਉਣ ਵਿੱਚ ਚੰਗਾ ਹੋਣਾ. ਸਟੇਕਹੋਲਡਰਾਂ ਦੇ ਸਵਾਲਾਂ ਦੇ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਵੇਲੇ ਚੇਅਰਮੈਨ ਨੂੰ ਸਵੈ-ਵਿਸ਼ਵਾਸ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਇਸ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਤਰੀਕਾ ਹੈ ਜਿੰਨਾ ਸੰਭਵ ਹੋ ਸਕੇ ਤਿਆਰ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ।
- ਮਿੰਟ
ਅਸੀਂ ਇੱਕ ਹੋਰ ਬਹੁਤ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਚੀਜ਼ ਬਾਰੇ ਵੀ ਗੱਲ ਕਰਨਾ ਚਾਹਾਂਗੇ - ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀਕਰਨ। ਇਹ ਬਹੁਤ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀਕਰਨ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ, ਭਾਵ ਸਾਲਾਨਾ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦੇ ਮਿੰਟ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹਨ। ਉਹ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਯੋਜਨਾ ਸੈਸ਼ਨ ਲਈ ਇੱਕ ਮਹੱਤਵਪੂਰਣ ਭੂਮਿਕਾ ਨਿਭਾਉਂਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਜੋ ਹਰ ਕੋਈ ਨਵੀਨਤਮ ਫੈਸਲਿਆਂ ਦੇ ਨਾਲ ਬੋਰਡ 'ਤੇ ਹੋਵੇ। ਨਾਲ ਹੀ, ਅਸੀਂ ਜਾਣਦੇ ਹਾਂ ਕਿ ਜੇ ਅਸੀਂ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹਾਂ ਕਿ ਕੰਪਨੀ ਸਫਲ ਹੋਵੇ ਅਤੇ ਆਪਣੇ ਵਿੱਤੀ ਟੀਚਿਆਂ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰੇ ਤਾਂ ਯੋਜਨਾ ਸੈਸ਼ਨ ਨੂੰ ਸਪਾਟ-ਆਨ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ, ਇਹ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਨ੍ਹਾਂ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟਾਂ ਨੂੰ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਕਰਨ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਵਿਹਾਰਕ ਤਰੀਕਾ ਕੀ ਹੈ.
ਮਿੰਟਾਂ ਦੀਆਂ ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀਆਂ ਬਹੁਤ ਵਧੀਆ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਸਾਲਾਨਾ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਕਹੀ ਗਈ ਹਰ ਚੀਜ਼ ਦੀ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਸੰਖੇਪ ਜਾਣਕਾਰੀ ਹੈ ਅਤੇ ਇਹ ਉਹਨਾਂ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਦਿੱਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ ਜੋ ਇਸ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਨਹੀਂ ਹੋ ਸਕਦੇ ਸਨ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਸਲਾਨਾ ਮੀਟਿੰਗ ਨੂੰ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਾਈਬ ਕਰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਯੋਜਨਾ ਸੈਸ਼ਨਾਂ ਦਾ ਆਯੋਜਨ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਹੋ ਜਾਵੇਗਾ। ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਇੱਛੁਕ ਟੀਚੇ ਲਿਖੇ ਹੋਏ ਹਨ ਤਾਂ ਜੋ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਟਰੈਕ 'ਤੇ ਰਹਿ ਸਕੇ ਕਿਉਂਕਿ ਉਹ ਆਪਣੇ ਕਾਰਵਾਈ ਦੇ ਕਦਮਾਂ ਨਾਲ ਅੱਗੇ ਵਧਦੇ ਹਨ। ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ ਦੀ ਸਮਗਰੀ ਭਵਿੱਖ ਵਿੱਚ ਹੋਰ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ ਅਤੇ ਸਿੱਟੇ ਕੱਢਣ ਲਈ ਵੀ ਬਹੁਤ ਉਪਯੋਗੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਉਹਨਾਂ ਮਾਮਲਿਆਂ ਵਿੱਚ ਜਦੋਂ ਉਮੀਦ ਕੀਤੇ ਟੀਚਿਆਂ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਨਾਲ ਹੀ, ਇਹ ਦੱਸਣਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ ਡੇਟਾ ਦੇ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਨਾ ਕਈ ਵਾਰ ਬਹੁਤ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਕਿਉਂਕਿ ਸਮੇਂ-ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਗਲਤੀਆਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਅਤੇ ਇੱਥੋਂ ਤੱਕ ਕਿ ਸਧਾਰਨ ਵੀ ਕੰਪਨੀ 'ਤੇ ਵੱਡਾ ਪ੍ਰਭਾਵ ਪਾ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਇਸ ਲਈ, ਖਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਾਲਾਨਾ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਵਿੱਚ ਦੱਸੇ ਗਏ ਨੰਬਰਾਂ ਨੂੰ ਆਡੀਓ ਟਾਈਪ ਅਤੇ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਾਈਬ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਹਰ ਉਸ ਚੀਜ਼ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਨਾ ਸੰਭਵ ਬਣਾਵੇਗਾ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਲੋੜ ਅਨੁਸਾਰ ਕਿਹਾ ਗਿਆ ਸੀ ਅਤੇ ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਕਿਸੇ ਵੀ ਸੰਖਿਆ ਦਾ ਹਵਾਲਾ ਦੇਣਾ ਆਸਾਨ ਹੋਵੇਗਾ।
ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਾਲਾਨਾ ਮੀਟਿੰਗ ਦੌਰਾਨ ਨੋਟ ਲਿਖਣੇ ਪੈਂਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਇੱਕ ਬਹੁਤ ਹੀ ਚੁਣੌਤੀਪੂਰਨ ਅਤੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਕੰਮ ਲਈ ਤਿਆਰ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਸਾਲਾਨਾ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਲੰਬੇ ਸਮੇਂ ਤੱਕ ਚੱਲ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਚਾਰ ਘੰਟੇ ਦੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦੌਰਾਨ ਕਹੀ ਗਈ ਹਰ ਚੀਜ਼ ਨੂੰ ਲਿਖਣ ਅਤੇ ਨੋਟਸ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੋਣ ਦੀ ਕਲਪਨਾ ਕਰੋ। ਕਿਸੇ ਸਮੇਂ, ਤਰੁੱਟੀਆਂ ਪੈਦਾ ਹੋ ਜਾਣਗੀਆਂ ਜਾਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਭਾਗਾਂ ਨੂੰ ਛੱਡ ਦਿੱਤਾ ਜਾਵੇਗਾ। ਇਹ ਕੋਈ ਰਾਜ਼ ਨਹੀਂ ਹੈ ਕਿ ਅਸੀਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਓਨੀ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਨਹੀਂ ਲਿਖ ਸਕਦੇ ਜਿੰਨਾ ਅਸੀਂ ਬੋਲਦੇ ਹਾਂ। ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕੁਝ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਲਿਖਣਾ ਪਵੇ ਤਾਂ ਤੁਹਾਡੀ ਲਿਖਤ ਦਾ ਜ਼ਿਕਰ ਨਾ ਕਰੋ। ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਉਹ ਪੜ੍ਹ ਸਕੋਗੇ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਲਿਖਿਆ ਹੈ?
ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਮੀਟਿੰਗ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਨ ਅਤੇ ਆਡੀਓ ਕਿਸਮ ਨੂੰ ਟੈਕਸਟ ਫਾਰਮੈਟ ਵਿੱਚ ਬਦਲਣ ਲਈ ਇੱਕ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਸੇਵਾ ਪ੍ਰਦਾਤਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਦਾ ਫੈਸਲਾ ਕਰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਕੰਮ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ ਅਤੇ ਅਸਾਨੀ ਨਾਲ ਪੂਰਾ ਕਰੋਗੇ। Gglot ਤੁਹਾਡੀ ਸਾਲਾਨਾ ਮੀਟਿੰਗ ਨੂੰ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਾਈਬ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਤੋਂ ਕੁਝ ਕੁ ਕਲਿੱਕ ਦੂਰ ਹੋ। ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕੁਝ ਵੀ ਸਥਾਪਤ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਸਾਡੇ ਵੈਬਪੇਜ 'ਤੇ ਲੌਗਇਨ ਕਰਨ ਅਤੇ ਆਪਣੀ ਆਡੀਓ ਟੇਪ ਨੂੰ ਅੱਪਲੋਡ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ। ਸਾਡੀ ਵੈਬਸਾਈਟ ਬਹੁਤ ਉਪਭੋਗਤਾ-ਅਨੁਕੂਲ ਅਤੇ ਅਨੁਭਵੀ ਹੈ ਭਾਵੇਂ ਤੁਸੀਂ ਬਹੁਤ ਤਕਨੀਕੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਮਝਦਾਰ ਨਹੀਂ ਹੋ। ਤੁਹਾਡੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ ਨੂੰ ਸਹੀ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਬਦਲਿਆ ਜਾਵੇਗਾ। ਸਾਡੀ ਮਸ਼ੀਨ-ਆਧਾਰਿਤ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਸੇਵਾ ਤੁਹਾਡੀ ਆਡੀਓ ਫਾਈਲ ਨੂੰ ਬਹੁਤ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਕਰੇਗੀ ਅਤੇ ਅਸੀਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਸ ਨੂੰ ਡਾਊਨਲੋਡ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਨੂੰ ਸੰਪਾਦਿਤ ਕਰਨ ਦੀ ਸੰਭਾਵਨਾ ਵੀ ਦੇਵਾਂਗੇ। ਆਪਣੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਉਹ ਕੰਮ ਕਰਨ ਦਿਓ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਲਈ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਪਹਿਲਾਂ ਨੌਕਰੀ 'ਤੇ ਰੱਖਿਆ ਗਿਆ ਸੀ ਅਤੇ Gglot ਨੂੰ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਛੱਡ ਦਿਓ। ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦਾ ਸਮਾਂ ਬਚਾਓਗੇ ਕਿ ਉਹ ਹੋਰ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਕੰਮਾਂ ਵਿੱਚ ਨਿਵੇਸ਼ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ।
ਸਾਲਾਨਾ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਹਰ ਰੋਜ਼ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਸਿਰਫ਼ ਮੀਟਿੰਗ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰੋ ਅਤੇ ਨੋਟ ਲਏ ਬਿਨਾਂ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਮੌਜੂਦ ਰਹੋ। Gglot ਨੂੰ ਤੁਹਾਡਾ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਸੇਵਾ ਪ੍ਰਦਾਤਾ ਬਣਨ ਦਿਓ: ਅਸੀਂ ਕਿਸੇ ਵੀ ਕਾਰਪੋਰੇਟ ਸਕੱਤਰ ਨਾਲੋਂ ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀ ਨੂੰ ਵਧੇਰੇ ਸਹੀ ਅਤੇ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਕਰਾਂਗੇ।