Opptak av møtereferat – Et av de største trinnene før planleggingsøkten

Transkribere referater fra årsmøter

Vi vil gjerne gi deg noen råd om hvordan du kan gjennomføre og drive et årsmøte, for akkurat som alle andre møter må det planlegges nøye for å bli vellykket. Hvis du er ny i prosessplanleggingen, kan et årsmøte være en stor utfordring og du er sannsynligvis under mye press for å få alt gjort.

Kanskje du skulle tro at årsmøter er superspennende og spennende, men vanligvis er de egentlig ikke så interessante. Ikke desto mindre kreves det ikke bare årsmøter i henhold til statlig lov og børsnoteringskrav for offentlige selskaper, men ingen kan egentlig benekte at de er svært viktige – om ikke annet fordi de samler de fleste aksjonærene i selskapet. Og som vi vet er aksjonærer nøkkelfigurer for selskaper – de er et svært viktig ledd når det gjelder å planlegge den fremtidige utviklingen og veien selskapet skal være på året etter, siden de får stemme i saker som foreslås av selskapenes ledere. På årsmøtet får aksjonærer og partnere ofte kopier av selskapets regnskaper, de gjennomgår regnskapsinformasjon for det siste året, og de stiller spørsmål og uttaler seg om hvilke retninger virksomheten vil ta i fremtiden. På årsmøtet velger aksjonærene også styremedlemmene som skal lede selskapet.

Så la oss starte med noen forslag som du bør ta med i betraktningen hvis du skal planlegge et årsmøte.

• Lag en sjekkliste

Lag en detaljert sjekkliste over hele prosessen inkludert hendelser før og etter selve møtet. Sett tidsfrister der det er nødvendig og gi ut oppgaver til teamet ditt. Noen av hovedpunktene kan omfatte følgende: spørreskjemaer, styremøteplan for gjennomgang/godkjenning, fastsettelse av møtetype, dato og sted, møtelogistikk, nødvendig dokumentasjon, spørsmål og svar, øvelser osv. Tidsplanen bør endres fullstendig. til din bedrift og dens kalender. Gjør en innsats for å gjøre det perfekt det første året, slik at du allerede har et utkast for årene som kommer.

• Gjennomgå juridiske og forskriftsmessige krav

Det er viktig at lov- og forskriftskrav og andre dokumenter knyttet til møtet gjennomgås før møtet slik at alt går på skinner.

• Bestem type møte

Dette bør gjøres allerede om lag seks måneder før møtet. Det er noen viktige ting som vil hjelpe deg med å ta stilling til denne som bedriftstradisjonen, ytelsen og interessentenes bekymringer. Møtene kan være: 1. personlig, når alle trenger å være fysisk tilstede (best for store, etablerte virksomheter); 2. virtuell, når alle er koblet digitalt (denne er best for startups); 3. hybridversjonen når aksjonærene har valget mellom personlig og virtuelt møte, fordi begge er dekket. Hybridmøtet er nyskapende og maksimerer aksjonærmedvirkningene.

• Møtested

Hvis møtet skal gjennomføres personlig spiller stedet en stor rolle. Svært små bedrifter kan ha møte i bedriftens konferanserom. På den annen side, hvis mange mennesker vil delta på møtet, kan bedrifter tenke på å flytte det til et auditorium eller et møterom på hotell, som ofte er et mer praktisk sted.

• Møtelogistikk

Logistikk avhenger mye av hva slags møte du skal ha. Men du bør tenke på sitteplasser, parkeringsordninger, sikkerhet (kanskje til og med visning) og den tekniske delen: mikrofoner, projektorer og andre nødvendige dingser.

• Legge merke til

Dato, tidspunkt og sted for møtet skal sendes ut til deltakerne i god tid.

• Dokumenter

Det er en rekke nødvendige dokumenter du trenger for møtet:

Agenda: inneholder vanligvis introduksjon, forslag og spørsmål og svar, stemmegivning, resultater, forretningspresentasjon...

Atferdsregler: slik at deltakerne vet hvem som skal snakke, tidsbegrensninger, forbudt oppførsel mm.

Møtemanus: viktig for flyten i møtet og for å sikre at alle punkter er dekket.

• Stemmeprosedyrer

Stemmeprosedyrer avhenger av typen aksjonærer. Registrerte eiere er de som stemmer sine aksjer direkte gjennom selskapet. Reelle innehavere har aksjer i bokført form gjennom en annen enhet (for eksempel en bank). Berettigede rettighetshavere har rett til å instruere banken sin om hvordan de skal stemme på sine aksjer, eller dersom de selv ønsker å komme til årsmøtet og stemme, ber de om fullmektig. Det vil tillate dem å stemme direkte på aksjene sine.

• Quorum

Det er også andre ting å ta i betraktning som er avgjørende når du forbereder et årsmøte, som å overvåke den daglige stemmerapporten, men vi vil ikke gå inn på detaljer her. Det eneste du trenger å huske på at du trenger et "quorum" for at møtet skal bli vellykket. Det refererer til antall medlemmer av et organ eller en gruppe som kreves for å være tilstede for å utføre virksomheten til organet eller gruppen.

• Stemmesedler

Stemmesedler hjelper til med å finne ut om bestemte aksjer kan inkluderes i summen. De identifiserer hvert punkt det skal stemmes over og ber om selve avstemningen.

• Formann

De siste forberedelsene inkluderer å forberede styrelederen slik at han har forberedt svar på spørsmål som kan dukke opp. Det er lurt å også snakke med HR om disse sakene. Kanskje ble noen spørsmål allerede stilt på et tidspunkt, kanskje på et annet møte. Det er viktig å vite hva som skjer i bedriften og å være flink til å forutse. Styrelederen må være selvsikker når han svarer på spørsmål fra interessenter, så den beste måten er bare å være forberedt så mye som mulig.

• Minutter

Vi vil også snakke om en annen veldig viktig ting – å dokumentere møtet. Det er av avgjørende betydning at møtet dokumenteres på en forsvarlig måte, dvs. at referater fra et årsmøte er uunnværlig. De spiller en avgjørende rolle for planleggingssesjonen til selskapet, slik at alle er med på de siste beslutningene. Dessuten vet vi at planleggingsøkten må være på plass hvis vi vil at selskapet skal lykkes og nå sine økonomiske mål. Så spørsmålet som skal stilles er hva som er den mest praktiske måten å transkribere disse møteprotokollene på.

Referatutskriftene er flotte fordi de er en enkel oversikt over alt som har blitt sagt i årsmøtet og dette kan enkelt gis videre til folk som ikke kunne delta. Hvis du transkriberer årsmøtet, blir planleggingsøktene lettere å gjennomføre. På denne måten har du allerede skrevet ned de etterspurte målene til selskapet, slik at ledelsen enkelt kan holde seg på sporet mens de fortsetter med handlingstrinnene sine. Innholdet i transkripsjonen kan også være svært nyttig for videre analyser og konklusjoner i fremtiden, spesielt i tilfeller hvor de forventede målene ikke blir truffet.

Det er også viktig å nevne at det å jobbe med data noen ganger er veldig vanskelig, fordi feil skjedde fra tid til annen, og selv enkle kan ha stor innvirkning på selskapet. Derfor bør spesielt tallene som nevnes i årsmøter lydskrives og transkriberes. Dette vil gjøre det mulig for deg å gjennomgå alt som ble sagt så mye du trenger, og dessuten vil det være enkelt å sitere alle tall.

Når du skal skrive ned notater under et årsmøte kan du forberede deg på en svært utfordrende og viktig oppgave. Årsmøter kan vare lenge. Tenk deg å skrive ned alt som ble sagt i løpet av et fire timer langt møte og være ansvarlig for notatene. På et tidspunkt vil det oppstå feil eller avgjørende deler utelates. Det er ingen hemmelighet at vi ikke kan skrive ned ting så raskt som vi snakker. For ikke å snakke om håndskriften din når du skal skrive ned noe raskt. Vil du klare å lese det du har skrevet ned?

Hvis du bestemmer deg for å ta opp møtet og bruke en transkripsjonstjenesteleverandør til å konvertere lydtypen til tekstformat, vil du få jobben gjort raskt og enkelt. Gglot kan hjelpe deg med å transkribere årsmøtet ditt. Du er bare noen få klikk unna. Du trenger ikke installere noe før du begynner. Alt du trenger å gjøre er å logge inn på nettsiden vår og laste opp lydbåndet ditt. Nettstedet vårt er veldig brukervennlig og intuitivt selv om du ikke er veldig teknisk kunnskapsrik. Møteopptaket ditt vil bli konvertert nøyaktig. Vår maskinbaserte transkripsjonstjeneste vil transkribere lydfilen din veldig raskt, og vi vil til og med gi deg muligheten til å redigere transkripsjonen før du kan laste den ned. La dine ansatte gjøre oppgavene de ble ansatt for i utgangspunktet, og overlat transkriberingen til Gglot. Du vil spare dine ansatte for tid som de kan investere i viktigere oppgaver.

Årsmøter finner ikke sted hver dag. Bare ta opp møtet og vær fullt tilstede uten å ta notater. La Gglot være din transkripsjonstjenesteleverandør: vi vil gjøre transkripsjonen mer nøyaktig og raskere enn noen bedriftssekretær.