Notulen van vergaderingen opnemen - een van de grootste stappen vóór de planningssessie

Schrijf notulen van jaarlijkse vergaderingen uit

We willen u graag wat advies geven over het leiden en houden van een jaarlijkse bijeenkomst, want net als elke andere bijeenkomst moet deze zorgvuldig worden gepland om succesvol te zijn. Als de procesplanning nieuw voor je is, kan een jaarvergadering een enorme uitdaging zijn en sta je waarschijnlijk onder grote druk om alles voor elkaar te krijgen.

Misschien zou je denken dat jaarlijkse bijeenkomsten super spannend en spannend zijn, maar meestal zijn ze niet zo interessant. Niettemin zijn niet alleen jaarlijkse vergaderingen vereist volgens de staatswet en de vereisten voor beursnoteringen voor openbare bedrijven, maar niemand kan echt ontkennen dat ze erg belangrijk zijn - al was het maar omdat ze de meeste aandeelhouders van het bedrijf verzamelen. En zoals we weten, zijn aandeelhouders sleutelfiguren voor bedrijven - ze zijn een zeer belangrijke schakel als het gaat om het plannen van de toekomstige ontwikkelingen en het pad dat het bedrijf het volgende jaar zal inslaan, aangezien ze een stem krijgen over zaken voorgesteld door managers van bedrijven. Op jaarlijkse vergaderingen krijgen aandeelhouders en partners vaak kopieën van de rekeningen van het bedrijf, bekijken ze de fiscale informatie van het afgelopen jaar, stellen ze vragen en hebben ze een uitspraak over de richting die het bedrijf in de toekomst zal inslaan. Ook kiezen aandeelhouders op de jaarlijkse vergadering de bestuurders die het bedrijf zullen leiden.

Laten we dus beginnen met enkele suggesties waarmee u rekening moet houden als u een jaarlijkse vergadering moet plannen.

• Maak een checklist

Maak een gedetailleerde checklist van het hele proces inclusief gebeurtenissen voor en na de daadwerkelijke bijeenkomst. Stel waar nodig deadlines in en deel taken uit aan je team. Enkele van de belangrijkste punten kunnen het volgende zijn: vragenlijsten, schema van bestuursvergaderingen voor beoordelingen / goedkeuringen, bepaling van het type vergadering, datum en locatie, vergaderlogistiek, vereiste documentatie, Q & A, repetities etc. Het schema moet volledig worden aangepast aan uw bedrijf en zijn agenda. Doe de moeite om het het eerste jaar perfect te doen, zodat je al een ontwerp hebt voor de komende jaren.

• Bekijk de wettelijke en regelgevende vereisten

Het is belangrijk dat de wettelijke en regelgevende vereisten en andere documenten met betrekking tot de vergadering vóór de vergadering worden beoordeeld, zodat alles soepel verloopt.

• Bepaal het type bijeenkomst

Dit zou al ongeveer zes maanden voor de vergadering moeten gebeuren. Er zijn enkele belangrijke dingen die u zullen helpen om hierover te beslissen, zoals de bedrijfstraditie, de prestaties en zorgen van de belanghebbenden. De bijeenkomsten kunnen zijn: 1. persoonlijk, wanneer iedereen fysiek aanwezig moet zijn (het beste voor grote, gevestigde bedrijven); 2. virtueel, wanneer iedereen digitaal is verbonden (deze is het beste voor startups); 3. de hybride versie wanneer de aandeelhouders de keuze hebben tussen de persoonlijke en virtuele vergadering, omdat beide gedekt zijn. De hybride vergadering is innovatief en maximaliseert de aandeelhoudersparticipaties.

• Ontmoetingsplek

Als de vergadering persoonlijk wordt gehouden, speelt de locatie een grote rol. Heel kleine bedrijven kunnen vergaderen in de vergaderruimte van het bedrijf. Aan de andere kant, als veel mensen de vergadering zullen bijwonen, kunnen bedrijven overwegen om deze naar een auditorium of een hotelvergaderruimte te verplaatsen, wat vaak een geschiktere plek is.

• Meeting Logistiek

De logistiek hangt sterk af van het soort bijeenkomst dat u gaat houden. Maar je moet ook nadenken over de zitplaatsen, parkeervoorzieningen, beveiliging (misschien zelfs screening) en het technische gedeelte: microfoons, projectoren en andere noodzakelijke gadgets.

• Merk op

Datum, tijd en locatie van de bijeenkomst moeten ruim van tevoren naar de deelnemers worden gestuurd.

• Documenten

Er zijn een aantal vereiste documenten die u nodig heeft voor de vergadering:

Agenda: bevat meestal inleiding, voorstellen en Q & A's, stemmen, resultaten, bedrijfspresentatie ...

Gedragsregels: zodat deelnemers weten wie er moet spreken, tijdslimieten, verboden gedrag etc.

Meeting scripts: belangrijk voor het verloop van de meeting en om ervoor te zorgen dat alle punten aan bod komen.

• Stemprocedures

De stemprocedures zijn afhankelijk van het type aandeelhouders. Geregistreerde houders zijn degenen die hun aandelen rechtstreeks via het bedrijf stemmen. Begunstigden houden aandelen in girale vorm via een andere entiteit (bijvoorbeeld een bank). Begunstigden hebben het recht om hun bank instructies te geven over het stemmen op hun aandelen of, als ze zelf naar de jaarvergadering willen komen om te stemmen, vragen ze een wettelijke volmacht. Dat stelt hen in staat om rechtstreeks op hun aandelen te stemmen.

• De

Er zijn ook andere dingen waarmee u rekening moet houden, die cruciaal zijn bij het voorbereiden van een jaarlijkse vergadering, zoals het bijhouden van het dagelijkse stemrapport, maar we zullen hier niet in detail treden. Het enige dat u in gedachten moet houden, is dat u een 'quorum' nodig heeft om de vergadering te laten slagen. Het verwijst naar het aantal leden van een lichaam of groep dat aanwezig moet zijn om de zaken van het lichaam of de groep af te handelen.

• Stembiljetten

Stembiljetten helpen om erachter te komen of bepaalde aandelen in het totaal kunnen worden opgenomen. Ze identificeren elk punt waarover gestemd moet worden en vragen om de daadwerkelijke stemming.

• Voorzitter

De laatste voorbereidingen omvatten het voorbereiden van de voorzitter, zodat hij antwoorden heeft voorbereid op eventuele vragen. Het is verstandig om over deze zaken ook met de HR te praten. Misschien zijn er op een gegeven moment al vragen gesteld, misschien tijdens een andere bijeenkomst. Het is belangrijk te weten wat er speelt in het bedrijf en goed te kunnen anticiperen. De voorzitter moet zelfverzekerd zijn bij het beantwoorden van de vragen van belanghebbenden, dus wees zo goed mogelijk voorbereid op de beste manier.

• Minuten

We willen het ook hebben over nog iets heel belangrijks: het documenteren van de bijeenkomst. Het is van cruciaal belang dat de vergadering op een goede manier wordt gedocumenteerd; notulen van een jaarvergadering zijn dan ook onmisbaar. Ze spelen een cruciale rol voor de planningssessie van het bedrijf, zodat iedereen mee is met de laatste beslissingen. We weten ook dat de planningssessie perfect moet zijn als we willen dat het bedrijf slaagt en zijn financiële doelstellingen haalt. Dus de vraag die gesteld moet worden, is wat de meest praktische manier is om die vergadernotulen te transcriberen.

De transcripties van notulen zijn geweldig omdat ze een eenvoudig overzicht zijn van alles wat er tijdens de jaarvergadering is gezegd en dit gemakkelijk kan worden doorgegeven aan mensen die er niet bij konden zijn. Als u de jaarvergadering transcribeert, zijn de planningssessies gemakkelijker uit te voeren. Op deze manier heb je de nagestreefde doelen van het bedrijf al opgeschreven, zodat het management gemakkelijk op schema kan blijven terwijl ze doorgaan met hun actiestappen. De inhoud van het transcript kan ook erg nuttig zijn voor verdere analyse en conclusies in de toekomst, vooral in gevallen waarin de verwachte doelen niet worden gehaald.

Het is ook belangrijk om te vermelden dat het werken met gegevens soms erg moeilijk is, omdat er van tijd tot tijd fouten voorkwamen, en zelfs eenvoudige fouten kunnen een grote impact hebben op het bedrijf. Daarom moeten vooral de nummers die in jaarlijkse bijeenkomsten worden genoemd, worden getypt en getranscribeerd. Hierdoor kunt u alles wat er is gezegd zo vaak bekijken als u nodig heeft en bovendien is het gemakkelijk om nummers te noemen.

Als u tijdens een jaarvergadering aantekeningen moet maken, kunt u zich voorbereiden op een zeer uitdagende en belangrijke taak. Jaarlijkse bijeenkomsten kunnen lang duren. Stel je voor dat je alles opschrijft wat er tijdens een vier uur durende vergadering is gezegd en verantwoordelijk bent voor de aantekeningen. Op een gegeven moment zullen er fouten ontstaan of zullen cruciale onderdelen worden weggelaten. Het is geen geheim dat we dingen niet zo snel kunnen opschrijven als we spreken. Om nog maar te zwijgen van je handschrift als je snel iets moet opschrijven. Kun je lezen wat je hebt opgeschreven?

Als u besluit de vergadering op te nemen en een transcriptieserviceprovider te gebruiken om het audiotype naar tekstformaat om te zetten, kunt u de klus snel en moeiteloos klaren. Gglot kan u helpen bij het transcriberen van uw jaarvergadering. Je bent er slechts een paar klikken van verwijderd. U hoeft niets te installeren voordat u begint. Het enige dat u hoeft te doen, is inloggen op onze webpagina en uw audioband uploaden. Onze website is zeer gebruiksvriendelijk en intuïtief, zelfs als u niet zo technisch onderlegd bent. Uw vergaderingsopname wordt nauwkeurig omgezet. Onze machinale transcriptieservice transcribeert uw audiobestand zeer snel en we geven u zelfs de mogelijkheid om de transcriptie te bewerken voordat u deze kunt downloaden. Laat uw medewerkers de taken uitvoeren waarvoor ze in eerste instantie zijn aangenomen en laat het transcriberen naar Gglot. U bespaart uw medewerkers tijd die zij kunnen investeren in belangrijkere taken.

Jaarvergaderingen vinden niet elke dag plaats. Neem eenvoudigweg de vergadering op en wees volledig aanwezig zonder aantekeningen te maken. Laat Gglot uw transcriptiedienstverlener zijn: wij zullen de transcriptie nauwkeuriger en sneller uitvoeren dan welke bedrijfssecretaris dan ook.