बैठकको मिनेट रेकर्डिङ - योजना सत्र अघि सबैभन्दा ठूलो कदम मध्ये एक

वार्षिक बैठकहरूको मिनेटहरू ट्रान्सक्राइब गर्नुहोस्

हामी तपाइँलाई वार्षिक बैठक कसरी सञ्चालन गर्ने र सञ्चालन गर्ने बारे केही सल्लाह दिन चाहन्छौं, किनकि अन्य बैठकहरू जस्तै, यसलाई सफल हुनको लागि सावधानीपूर्वक योजना बनाउनु आवश्यक छ। यदि तपाइँ प्रक्रिया योजनामा नयाँ हुनुहुन्छ भने, वार्षिक बैठक एक ठूलो चुनौती हुन सक्छ र तपाइँ सम्भवतः सबै कुरा गर्नको लागि धेरै दबाबमा हुनुहुन्छ।

सायद तपाईले सोच्नुहुनेछ कि वार्षिक बैठकहरू अति रोमाञ्चक र रोमाञ्चक हुन्छन्, तर सामान्यतया तिनीहरू वास्तवमै त्यति रोचक हुँदैनन्। जे होस्, राज्यको कानून अन्तर्गत र सार्वजनिक कम्पनीहरूको लागि स्टक एक्सचेन्ज सूचीकरण आवश्यकताहरू अन्तर्गत वार्षिक बैठकहरू मात्र आवश्यक पर्दैन, तर तिनीहरू धेरै महत्त्वपूर्ण छन् भनेर कसैले पनि इन्कार गर्न सक्दैन - यदि तिनीहरूले कम्पनीका धेरै सेयरधारकहरू भेला हुन्छन् भने। र हामीलाई थाहा छ, शेयरधारकहरू कम्पनीहरूका लागि प्रमुख व्यक्तित्वहरू हुन् - तिनीहरू एक धेरै महत्त्वपूर्ण लिङ्क हुन् जब यो भविष्यका घटनाक्रमहरू र कम्पनी आगामी वर्षमा जाने बाटोको योजनाको लागि आउँदछ, किनकि उनीहरूले प्रस्तावित मामिलाहरूमा मतदान पाउँछन्। कम्पनीका प्रबन्धकहरू। वार्षिक बैठकमा, शेयरधारकहरू र साझेदारहरूले प्राय: कम्पनीको खाताहरूको प्रतिलिपिहरू प्राप्त गर्छन्, उनीहरूले गत वर्षको वित्तीय जानकारीको समीक्षा गर्छन्, र उनीहरूले प्रश्नहरू सोध्छन् र भविष्यमा व्यवसायले लिने दिशाहरू बारे भनाइ राख्छन्। साथै, वार्षिक बैठकमा शेयरधारकहरूले कम्पनीको व्यवस्थापन गर्ने निर्देशकहरू चयन गर्छन्।

त्यसोभए, केहि सुझावहरूका साथ सुरू गरौं जुन तपाईंले विचारमा लिनु पर्छ यदि तपाईंले वार्षिक बैठकको योजना बनाउनुहुन्छ भने।

• चेकलिस्ट बनाउनुहोस्

वास्तविक बैठक अघि र पछि घटनाहरू सहित सम्पूर्ण प्रक्रियाको विस्तृत चेकलिस्ट बनाउनुहोस्। आवश्यक भएमा समयसीमा सेट गर्नुहोस् र आफ्नो टोलीलाई कार्यहरू दिनुहोस्। केही मुख्य बुँदाहरू निम्न समावेश हुन सक्छन्: प्रश्नावली, समीक्षा/अनुमोदनका लागि बोर्ड बैठक तालिका, बैठकको प्रकार निर्धारण, मिति र स्थान, बैठक रसद, आवश्यक कागजात, प्रश्नोत्तर, पूर्वाभ्यास आदि। तालिका पूर्ण रूपमा परिमार्जन गरिनुपर्छ। तपाईंको कम्पनी र यसको क्यालेन्डरमा। यसलाई पहिलो वर्ष उत्तम बनाउन प्रयास गर्नुहोस्, त्यसैले तपाईसँग आउने वर्षहरूको लागि मस्यौदा छ।

• कानूनी र नियामक आवश्यकताहरू समीक्षा गर्नुहोस्

यो महत्त्वपूर्ण छ कि बैठक अघि कानूनी र नियामक आवश्यकताहरू र अन्य कागजातहरू बैठक अघि समीक्षा गरिन्छ ताकि सबै कुरा सुचारु रूपमा जान्छ।

• बैठकको प्रकार निर्धारण गर्नुहोस्

यो बैठक बस्नुभन्दा करिब छ महिना अघि नै गरिसक्नुपर्छ। त्यहाँ केहि महत्त्वपूर्ण चीजहरू छन् जसले तपाईंलाई कम्पनीको परम्परा, कार्यसम्पादन र सरोकारवालाहरूको सरोकार जस्ता निर्णय गर्न मद्दत गर्नेछ। बैठकहरू हुन सक्छन्: 1. व्यक्तिगत रूपमा, जब सबैजना शारीरिक रूपमा उपस्थित हुन आवश्यक छ (ठूला, स्थापित व्यवसायहरूको लागि उत्तम); 2. भर्चुअल, जब सबैजना डिजिटल रूपमा जडान हुन्छन् (यो स्टार्टअपहरूको लागि उत्तम हो); 3. हाइब्रिड संस्करण जब शेयरधारकहरूसँग व्यक्तिगत र भर्चुअल बैठक बीचको छनोट हुन्छ, किनभने दुवै कभर हुन्छन्। हाइब्रिड बैठक अभिनव छ र यसले शेयरधारकहरूको सहभागितालाई अधिकतम बनाउँछ।

• बैठक स्थल

यदि बैठक व्यक्तिगत रूपमा सञ्चालन गर्न गइरहेको छ भने स्थानले ठूलो भूमिका खेल्छ। धेरै साना कम्पनीहरूले कम्पनीको सम्मेलन कोठामा बैठक गर्न सक्छन्। अर्कोतर्फ, यदि धेरै व्यक्तिहरू बैठकमा उपस्थित हुनेछन् भने, कम्पनीहरूले यसलाई अडिटोरियम वा होटेलको बैठक कोठामा सार्ने बारे सोच्न सक्छन् जुन प्राय: अधिक सुविधाजनक ठाउँ हो।

• बैठक रसद

रसद तपाईलाई हुने बैठकको प्रकारमा धेरै निर्भर गर्दछ। तर तपाईले सिट, पार्किङको व्यवस्था, सुरक्षा (हुनसक्छ स्क्रिनिङ) र प्राविधिक भाग: माइक्रोफोन, प्रोजेक्टर र अन्य आवश्यक ग्याजेटहरूको बारेमा सोच्नुपर्छ।

• सूचना

बैठकको मिति, समय र स्थान सहभागीहरूलाई पहिले नै पठाउनुपर्छ।

• कागजातहरू

त्यहाँ धेरै आवश्यक कागजातहरू छन् जुन तपाईंलाई बैठकको लागि आवश्यक पर्दछ:

एजेन्डा: सामान्यतया परिचय, प्रस्ताव र प्रश्नोत्तर, मतदान, नतिजा, व्यापार प्रस्तुति समावेश गर्दछ ...

आचरणका नियमहरू: जसले गर्दा सहभागीहरूलाई कसले बोल्ने हो, समय सीमा, निषेधित व्यवहार आदि थाहा हुन्छ।

बैठक लिपिहरू: बैठकको प्रवाहको लागि महत्त्वपूर्ण र सबै बिन्दुहरू कभर छन् भनेर सुनिश्चित गर्न।

• मतदान प्रक्रियाहरू

मतदान प्रक्रिया शेयरधारकहरूको प्रकारमा निर्भर गर्दछ। दर्ता भएका होल्डरहरू ती हुन् जसले कम्पनी मार्फत सीधै आफ्नो शेयर मतदान गर्छन्। लाभार्थीहरूले अर्को संस्था (उदाहरणका लागि बैंक) मार्फत बुक प्रविष्टि फारममा शेयरहरू राख्छन्। हितग्राहीहरूलाई आफ्नो बैंकलाई आफ्नो शेयर कसरी भोट गर्ने भनेर निर्देशन दिने अधिकार छ वा यदि तिनीहरू आफैं वार्षिक बैठकमा आएर मतदान गर्न चाहन्छन् भने, तिनीहरूले कानूनी प्रोक्सी अनुरोध गर्छन्। यसले उनीहरूलाई आफ्नो सेयर प्रत्यक्ष मतदान गर्न अनुमति दिनेछ।

• कोरम

तपाईंले वार्षिक बैठकको तयारी गर्दा महत्त्वपूर्ण हुने अन्य कुराहरू पनि ध्यानमा राख्नु पर्ने हुन्छ, जस्तै दैनिक भोट रिपोर्ट अनुगमन गर्ने, तर हामी यहाँ विवरणहरूमा जानेछैनौं। बैठक सफल हुनको लागि तपाईले "कोरम" चाहिन्छ भन्ने कुरालाई ध्यानमा राख्नुपर्छ। यसले शरीर वा समूहको व्यापार लेनदेन गर्न उपस्थित हुन आवश्यक पर्ने निकाय वा समूहका सदस्यहरूको संख्यालाई जनाउँछ।

• मतपत्रहरू

मतपत्रहरूले कुलमा विशेष शेयरहरू समावेश गर्न सकिन्छ कि भनेर पत्ता लगाउन मद्दत गर्दछ। उनीहरूले मतदान गर्नुपर्ने प्रत्येक बिन्दु पहिचान गर्छन् र वास्तविक भोटको लागि सोध्छन्।

• अध्यक्ष

अन्तिम तयारीहरूमा अध्यक्षको तयारी समावेश छ त्यसैले उहाँले पप अप हुन सक्ने प्रश्नहरूको जवाफ तयार गर्नुभएको छ। यी मामिलाहरूको बारेमा मानव संसाधनसँग कुरा गर्नु बुद्धिमानी हो। सायद केहि प्रश्नहरू पहिले नै कुनै बिन्दुमा सोधिएको थियो, हुनसक्छ अर्को बैठकमा। यो जान्न महत्त्वपूर्ण छ कि कम्पनीमा के भइरहेको छ र प्रत्याशा मा राम्रो हुन। सरोकारवालाहरूको प्रश्नहरूको जवाफ दिँदा अध्यक्ष आत्म-विश्वास हुनु आवश्यक छ त्यसैले उत्तम तरिका मात्र सम्भव भएसम्म तयार हुनुपर्छ।

• मिनेट

हामी अर्को धेरै महत्त्वपूर्ण कुराको बारेमा पनि कुरा गर्न चाहन्छौं - बैठकको दस्तावेजीकरण। यो महत्त्वपूर्ण महत्त्वपूर्ण छ कि बैठकलाई उचित रूपमा दस्तावेज गरिएको छ, अर्थात् वार्षिक बैठकको मिनेटहरू अपरिहार्य छन्। तिनीहरूले कम्पनीको योजना सत्रको लागि महत्त्वपूर्ण भूमिका खेल्छन्, ताकि सबैजना नवीनतम निर्णयहरूसँग बोर्डमा छन्। साथै, हामीलाई थाहा छ कि यदि हामी कम्पनी सफल होस् र यसको वित्तीय लक्ष्यहरू पूरा गर्न चाहन्छौं भने योजना सत्र स्पट-अन हुनुपर्छ। त्यसोभए, सोधिने प्रश्न यो हो कि ती बैठक मिनेटहरू ट्रान्सक्राइब गर्ने सबैभन्दा व्यावहारिक तरिका के हो।

मिनेटको ट्रान्सक्रिप्टहरू उत्कृष्ट छन् किनभने तिनीहरू वार्षिक बैठकमा भनिएको सबै कुराको एक साधारण सिंहावलोकन हुन् र यसलाई सजिलै उपस्थित हुन नसक्ने मानिसहरूलाई पठाउन सकिन्छ। यदि तपाईंले वार्षिक बैठकलाई ट्रान्सक्राइब गर्नुभयो भने योजना सत्रहरू सञ्चालन गर्न सजिलो हुनेछ। यस तरिकाले तपाईसँग पहिले नै कम्पनीको आकांक्षी लक्ष्यहरू लेखिएको छ ताकि व्यवस्थापन सजिलैसँग ट्र्याकमा रहन सकोस् किनभने तिनीहरू तिनीहरूको कार्य चरणहरू अगाडि बढ्छन्। ट्रान्सक्रिप्टको सामग्री भविष्यमा थप विश्लेषण र निष्कर्षहरूको लागि पनि धेरै उपयोगी हुन सक्छ, विशेष गरी अपेक्षित लक्ष्यहरू हिट नभएको अवस्थामा।

साथै, यो उल्लेख गर्न महत्त्वपूर्ण छ कि डाटा संग काम कहिलेकाहीँ धेरै गाह्रो छ, किनभने त्रुटिहरू समय समयमा भएको छ, र साधारण व्यक्तिहरूले पनि कम्पनीमा ठूलो प्रभाव पार्न सक्छ। त्यसकारण, विशेष गरी वार्षिक बैठकहरूमा उल्लेख गरिएका संख्याहरू अडियो टाइप र ट्रान्सक्रिप्ट हुनुपर्छ। यसले तपाईलाई आवश्यक पर्ने सबै कुराको समीक्षा गर्न सम्भव बनाउँदछ र यसबाहेक, कुनै पनि संख्याहरू उद्धृत गर्न सजिलो हुनेछ।

जब तपाइँ वार्षिक बैठकको समयमा नोटहरू लेख्नुपर्छ भने तपाइँ आफैलाई धेरै चुनौतीपूर्ण र महत्त्वपूर्ण कार्यको लागि तयार गर्न सक्नुहुन्छ। वार्षिक बैठकहरू लामो समयसम्म रहन सक्छन्। चार घण्टाको बैठकमा भनिएको सबै कुरा लेख्ने र नोटहरूको लागि जिम्मेवार हुने कल्पना गर्नुहोस्। केहि बिन्दुमा, त्रुटिहरू उत्पन्न हुनेछन् वा महत्त्वपूर्ण भागहरू हटाइनेछन्। यो कुनै गोप्य कुरा होइन कि हामी बोल्ने छिटो कुराहरू लेख्न सक्दैनौं। तपाईले केहि छिटो लेख्नु पर्दा तपाईको हस्तलेखन उल्लेख नगर्नुहोस्। के तपाईले लेखेको कुरा पढ्न सक्नुहुन्छ?

यदि तपाईंले बैठक रेकर्ड गर्ने र अडियो प्रकारलाई टेक्स्ट ढाँचामा रूपान्तरण गर्न ट्रान्सक्रिप्शन सेवा प्रदायक प्रयोग गर्ने निर्णय गर्नुभयो भने तपाईंले छिटो र सहज रूपमा काम गर्नुहुनेछ। Gglot ले तपाईंलाई आफ्नो वार्षिक बैठक ट्रान्सक्राइब गर्न मद्दत गर्न सक्छ। तपाईं यसबाट केही क्लिक टाढा हुनुहुन्छ। तपाईंले सुरु गर्नु अघि तपाईंले केहि पनि स्थापना गर्न आवश्यक छैन। तपाईले गर्नु पर्ने भनेको हाम्रो वेबपेजमा लग इन गर्नु हो र तपाईको अडियो टेप अपलोड गर्नुहोस्। हाम्रो वेबसाइट धेरै प्रयोगकर्ता-अनुकूल र सहज छ यदि तपाईं धेरै प्राविधिक रूपमा जानकार हुनुहुन्न भने पनि। तपाईंको बैठक रेकर्डिङ सही रूपमा रूपान्तरण गरिनेछ। हाम्रो मेशिन-आधारित ट्रान्सक्रिप्शन सेवाले तपाईंको अडियो फाइललाई धेरै छिटो ट्रान्सक्राइब गर्नेछ र हामीले तपाईंलाई डाउनलोड गर्नु अघि ट्रान्सक्रिप्शन सम्पादन गर्ने सम्भावना पनि दिनेछौं। तपाईका कर्मचारीहरूलाई कामहरू गर्न दिनुहोस् जसको लागि उनीहरूलाई पहिलो स्थानमा राखिएको थियो र Gglot मा ट्रान्सक्रिप्शन छोड्नुहोस्। तपाईंले आफ्ना कर्मचारीहरूको समय बचत गर्नुहुनेछ कि उनीहरूले थप महत्त्वपूर्ण कार्यहरूमा लगानी गर्न सक्छन्।

वार्षिक बैठकहरू दिनहुँ हुँदैनन्। केवल बैठक रेकर्ड गर्नुहोस् र नोटहरू बिना पूर्ण रूपमा उपस्थित हुनुहोस्। Gglot लाई तपाईंको ट्रान्सक्रिप्शन सेवा प्रदायक बन्न दिनुहोस्: हामी कुनै पनि कर्पोरेट सेक्रेटरी भन्दा बढी सटीक र छिटो ट्रान्सक्रिप्सन गर्नेछौं।