Снимање минути од состанокот - еден од најголемите чекори пред сесијата за планирање

Препишете записници од годишните состаноци

Би сакале да ви дадеме неколку совети како да го спроведете и одржувате годишниот состанок, бидејќи како и секој друг состанок, тој треба внимателно да се планира за да биде успешен. Ако сте нови во процесот на планирање, годишниот состанок може да биде огромен предизвик и веројатно сте под голем притисок за да завршите сè.

Можеби ќе помислите дека годишните состаноци се супер возбудливи и возбудливи, но обично тие не се баш толку интересни. Сепак, не се потребни само годишни состаноци според државниот закон и според барањата за котација на берзата за јавните компании, но никој навистина не може да негира дека тие се многу важни - само затоа што ги собираат повеќето акционери на компанијата. А како што знаеме, акционерите се клучни фигури за компаниите – тие се многу важна алка кога станува збор за планирање на идните случувања и патот по кој ќе оди компанијата следната година, бидејќи добиваат глас за прашања предложени од менаџерите на компаниите. На годишното собрание, акционерите и партнерите често добиваат копии од сметките на компанијата, ги разгледуваат фискалните информации за изминатата година и поставуваат прашања и имаат изрека во врска со насоките на бизнисот во иднина. Исто така, на годишното собрание акционерите ги избираат директорите кои ќе управуваат со компанијата.

Значи, да започнеме со неколку предлози што треба да ги земете во предвид доколку треба да планирате годишен состанок.

• Направете листа за проверка

Направете детална листа за проверка на целиот процес, вклучувајќи настани пред и по вистинскиот состанок. Поставете рокови онаму каде што е потребно и дајте му задачи на вашиот тим. Некои од клучните точки може да го вклучуваат следново: прашалници, распоред за состаноци на одборот за прегледи/одобрувања, одредување на типот на состанокот, датум и локација, логистика на состанокот, потребна документација, прашања и одговори, проби итн. Распоредот треба целосно да се измени на вашата компанија и нејзиниот календар. Потрудете се да го усовршите тоа првата година, така што веќе имате нацрт за годините што доаѓаат.

• Прегледајте ги законските и регулаторните барања

Важно е законските и регулаторните барања и другите документи поврзани со состанокот да бидат разгледани пред состанокот, така што сè оди без проблеми.

• Одредете го типот на состанок

Тоа веќе треба да се направи околу шест месеци пред состанокот. Има некои важни работи кои ќе ви помогнат да одлучите за ова, како што се традицијата на компанијата, перформансите и грижите на засегнатите страни. Состаноците можат да бидат: 1. лично, кога сите треба да бидат физички присутни (најдобро за големи, воспоставени бизниси); 2. виртуелен, кога сите се поврзани дигитално (ова е најдобро за стартапи); 3. хибридната верзија кога акционерите имаат избор помеѓу лично и виртуелно собрание, бидејќи и двете се покриени. Хибридното собрание е иновативно и го максимизира учеството на акционерите.

• Место на состанок

Ако состанокот се одржува лично, локацијата игра огромна улога. Многу мали компании можат да имаат состанок во конференциската сала на компанијата. Од друга страна, ако многу луѓе присуствуваат на состанокот, компаниите би можеле да размислуваат да го префрлат во аудиториум или во хотелска сала за состаноци, што често е попогодно место.

• Логистика на состаноци

Логистиката многу зависи од видот на состанокот што ќе го имате. Но, треба да размислите за седиштата, паркингот, безбедноста (можеби дури и скрининг) и техничкиот дел: микрофони, проектори и други потребни гаџети.

• Забележете

Датумот, времето и локацијата на состанокот мора да бидат испратени до учесниците однапред.

• Документи

Постојат голем број потребни документи што ќе ви бидат потребни за состанокот:

Агенда: обично содржи вовед, предлози и прашања и одговори, гласање, резултати, деловна презентација…

Правила на однесување: учесниците да знаат кој треба да зборува, временските ограничувања, забранетото однесување итн.

Скрипти за состаноци: важно за текот на состанокот и за да бидете сигурни дека сите точки се покриени.

• Процедури за гласање

Процедурите за гласање зависат од типот на акционери. Регистрирани иматели се оние кои гласаат за своите акции директно преку компанијата. Корисниците имаат акции во форма за упис во книга преку друг ентитет (на пример банка). Корисниците имаат право да ѝ наложат на својата банка како да гласаат за нивните акции или доколку сакаат сами да дојдат на годишното собрание и да гласаат, бараат законски полномошник. Тоа ќе им овозможи директно да гласаат за своите акции.

• Кворум

Има и други работи што треба да се земат предвид, а кои се клучни кога подготвувате годишен состанок, како што е следењето на дневниот извештај за гласање, но овде нема да навлегуваме во детали. Единственото нешто што треба да го имате на ум дека ќе ви треба „кворум“ за состанокот да биде успешен. Тоа се однесува на бројот на членови на едно тело или група што е потребно да бидат присутни за да се изврши работата на телото или групата.

• Гласачки ливчиња

Гласачките ливчиња помагаат да се открие дали одредени акции можат да бидат вклучени во вкупниот број. Тие ја идентификуваат секоја точка за која треба да се гласа и бараат вистински глас.

• Претседавач

Последните подготовки вклучуваат подготовка на претседавачот за да подготви одговори за прашањата што може да се појават. Паметно е да се разговара и со човечки ресурси за овие работи. Можеби веќе биле поставени некои прашања во одреден момент, можеби на некој друг состанок. Важно е да знаете што се случува во компанијата и да бидете добри во предвидувањето. Претседавачот треба да биде самоуверен кога одговара на прашањата на засегнатите страни, така што најдобриот начин е само да се подготви колку што е можно повеќе.

• Записник

Би сакале да зборуваме и за уште една многу важна работа – документирање на состанокот. Од клучно значење е состанокот да се документира на соодветен начин, односно записниците од годишните состаноци се неопходни. Тие играат клучна улога за сесијата за планирање на компанијата, така што сите се во согласност со најновите одлуки. Исто така, знаеме дека сесијата за планирање треба да биде навремена ако сакаме компанијата да успее и да ги исполни своите финансиски цели. Значи, прашањето што треба да се постави е кој е најпрактичен начин да се препишат тие записници од состанокот.

Транскриптите од записниците се одлични затоа што се едноставен преглед на сè што е кажано на годишниот состанок и тоа лесно може да се пренесе на луѓето кои не можеле да присуствуваат на него. Ако го препишете годишниот состанок, сесиите за планирање ќе бидат полесни за спроведување. На овој начин веќе ги имате запишано посакуваните цели на компанијата за да може менаџментот лесно да остане на вистинскиот пат додека продолжува со своите акциски чекори. Содржината на транскриптот може да биде многу корисна и за понатамошни анализи и заклучоци во иднина, особено во случаи кога не се постигнати очекуваните цели.

Исто така, важно е да се спомене дека работата со податоци понекогаш е многу напорна, бидејќи од време на време се случувале грешки, а дури и едноставните можат да имаат големо влијание врз компанијата. Затоа, особено бројките споменати на годишните состаноци треба да бидат аудио типизирани и транскрибирани. Ова ќе ви овозможи да прегледате сè што е кажано онолку колку што ви треба, а згора на тоа, ќе биде лесно да цитирате какви било бројки.

Кога треба да запишете белешки за време на годишен состанок, можете да се подготвите за многу предизвикувачка и важна задача. Годишните состаноци можат да траат долго. Замислете да запишете сè што е кажано за време на четиричасовен состанок и да бидете одговорни за белешките. Во одреден момент, ќе се појават грешки или клучните делови ќе бидат испуштени. Не е тајна дека не можеме да ги запишеме работите толку брзо колку што зборуваме. Да не зборуваме за вашиот ракопис кога треба брзо да запишете нешто. Дали ќе можете да прочитате што сте запишале?

Ако одлучите да го снимате состанокот и да користите давател на услуги за транскрипција за да го конвертирате типот на аудио во текстуален формат, ќе ја завршите работата брзо и без напор. Gglot може да ви помогне да го препишете вашиот годишен состанок. Вие сте на само неколку клика од него. Не треба да инсталирате ништо пред да започнете. Сè што треба да направите е да се најавите на нашата веб-страница и да ја поставите вашата аудио лента. Нашата веб-локација е многу прифатлива за корисниците и интуитивна, дури и ако не сте многу технички такт. Вашата снимка од состанокот ќе биде прецизно конвертирана. Нашата услуга за транскрипција базирана на машина ќе ја транскрибира вашата аудио датотека многу брзо, а ние дури и ќе ви дадеме можност да ја уредите транскрипцијата пред да ја преземете. Дозволете им на вашите вработени да ги извршуваат задачите за кои првично биле ангажирани, а препишувањето оставете го на Gglot. Ќе заштедите време на вашите вработени за да можат да инвестираат во поважни задачи.

Годишните состаноци не се одржуваат секој ден. Едноставно снимајте го состанокот и бидете целосно присутни без да земате белешки. Дозволете Gglot да биде вашиот давател на услуги за транскрипција: ние ќе ја извршиме транскрипцијата попрецизно и побрзо од кој било корпоративен секретар.