Sanāksmes protokolu ierakstīšana – viens no lielākajiem soļiem pirms plānošanas sesijas

Pārrakstiet ikgadējo sanāksmju protokolus

Mēs vēlamies jums sniegt dažus padomus, kā vadīt un vadīt ikgadējo sapulci, jo, tāpat kā jebkura cita sanāksme, tā ir rūpīgi jāplāno, lai tā būtu veiksmīga. Ja esat iesācējs procesa plānošanā, ikgadējā tikšanās var būt milzīgs izaicinājums, un jūs, iespējams, esat pakļauts lielam spiedienam, lai visu paveiktu.

Varbūt jūs domājat, ka ikgadējās tikšanās ir ļoti aizraujošas un aizraujošas, taču parasti tās nav tik interesantas. Tomēr valsts tiesību aktos un biržas biržas biržas sarakstā ir noteiktas ne tikai prasības, bet neviens nevar noliegt, ka tās ir ļoti svarīgas – kaut vai tāpēc, ka tās pulcē lielāko daļu uzņēmuma akcionāru. Un, kā mēs zinām, akcionāri ir uzņēmumu galvenie rādītāji – viņi ir ļoti svarīga saikne, plānojot turpmāko attīstību un ceļu, pa kuru uzņēmums ies nākamajā gadā, jo viņi saņem balsojumu par jautājumiem, ko ierosina uzņēmumu vadītāji. Ikgadējā sapulcē akcionāri un partneri bieži saņem uzņēmuma pārskatu kopijas, pārskata fiskālo informāciju par pagājušo gadu, kā arī uzdod jautājumus un runā par biznesa virzieniem nākotnē. Tāpat ikgadējā sapulcē akcionāri ievēl direktorus, kas vadīs uzņēmumu.

Tātad, sāksim ar dažiem ieteikumiem, kas jums būtu jāņem vērā, plānojot ikgadējo sapulci.

• Izveidojiet kontrolsarakstu

Izveidojiet detalizētu visa procesa kontrolsarakstu, ieskaitot notikumus pirms un pēc faktiskās sanāksmes. Ja nepieciešams, nosakiet termiņus un izdodiet uzdevumus savai komandai. Daži no galvenajiem punktiem var būt šādi: anketas, valdes sanāksmju grafiks pārskatīšanai/apstiprināšanai, sanāksmes veida, datuma un vietas noteikšana, sanāksmes loģistika, nepieciešamā dokumentācija, jautājumi un atbildes, mēģinājumi utt. Grafiks ir pilnībā jāmaina. savam uzņēmumam un tā kalendāram. Pirmajā gadā centieties to paveikt perfekti, lai jums jau būtu uzmetums nākamajiem gadiem.

• Pārskatiet juridiskās un reglamentējošās prasības

Ir svarīgi, lai pirms sanāksmes tiktu izskatītas juridiskās un normatīvās prasības un citi ar sanāksmi saistītie dokumenti, lai viss noritētu gludi.

• Nosakiet sanāksmes veidu

Tas būtu jādara jau apmēram sešus mēnešus pirms sanāksmes. Ir dažas svarīgas lietas, kas palīdzēs jums izlemt, piemēram, uzņēmuma tradīcijas, darbība un ieinteresēto pušu bažas. Tikšanās var būt: 1. klātienē, kad ikvienam ir jābūt fiziski klāt (vislabāk lieliem, jau izveidotiem uzņēmumiem); 2. virtuāls, kad visi ir pieslēgti digitāli (šis ir vislabākais startupiem); 3. hibrīda versija, kad akcionāriem ir iespēja izvēlēties starp klātienes sapulci un virtuālo sapulci, jo tiek aptvertas abas. Hibrīda sapulce ir novatoriska un palielina akcionāru līdzdalību.

• Tikšanās vieta

Ja tikšanās notiks klātienē, vietai ir liela nozīme. Ļoti mazi uzņēmumi var rīkot sapulci uzņēmuma konferenču telpā. No otras puses, ja sanāksmi apmeklēs daudz cilvēku, uzņēmumi varētu domāt par tās pārvietošanu uz auditoriju vai viesnīcas sanāksmju telpu, kas bieži vien ir ērtāka vieta.

• Tikšanās loģistika

Loģistika lielā mērā ir atkarīga no tā, kāda veida tikšanās jums būs. Taču jāpadomā par sēdvietām, stāvvietu iekārtojumu, apsardzi (varbūt pat skrīningu) un tehnisko daļu: mikrofoniem, projektoriem un citiem nepieciešamajiem sīkrīkiem.

• Paziņojums

Sanāksmes datums, laiks un vieta dalībniekiem ir jāizsūta savlaicīgi.

• Dokumenti

Ir vairāki nepieciešamie dokumenti, kas jums būs nepieciešami sanāksmei:

Darba kārtība: parasti satur ievadu, priekšlikumus un jautājumus un atbildes, balsošanu, rezultātus, biznesa prezentāciju…

Uzvedības noteikumi: lai dalībnieki zinātu, kam ir jārunā, laika ierobežojumi, aizliegta uzvedība utt.

Sanāksmes skripti: svarīgi sapulces norisei un lai pārliecinātos, ka visi punkti ir aptverti.

• Balsošanas kārtība

Balsošanas kārtība ir atkarīga no akcionāru veida. Reģistrētie īpašnieki ir tie, kas balso par savām akcijām tieši ar uzņēmuma starpniecību. Patiesā labuma guvēji tur akcijas dematerializētā veidā, izmantojot citu juridisku personu (piemēram, banku). Patiesā labuma guvējiem ir tiesības sniegt norādījumus savai bankai, kā balsot par savām akcijām, vai, ja viņi vēlas paši ierasties uz ikgadējo sapulci un balsot, viņi pieprasa juridisku pilnvaru. Tas ļaus viņiem tieši balsot par savām akcijām.

• Kvorums

Ir arī citas lietas, kas jāņem vērā, kas ir ļoti svarīgas, gatavojot ikgadējo sanāksmi, piemēram, ikdienas balsojuma ziņojuma uzraudzība, taču mēs šeit neiedziļināsimies. Vienīgais, kas jums jāpatur prātā, ka jums būs nepieciešams “kvorums”, lai sapulce būtu veiksmīga. Tas attiecas uz struktūras vai grupas locekļu skaitu, kam jābūt klāt, lai veiktu struktūras vai grupas darījumus.

• Balsošanas biļeteni

Balsošanas biļeteni palīdz noskaidrot, vai konkrētas akcijas var iekļaut kopskaitā. Viņi nosaka katru punktu, par kuru jābalso, un prasa faktisko balsojumu.

• Priekšsēdētājs

Pēdējie sagatavošanās darbi ietver priekšsēdētāja sagatavošanu, lai viņš būtu sagatavojis atbildes uz jautājumiem, kas varētu parādīties. Ir prātīgi par šiem jautājumiem runāt arī ar AP. Varbūt daži jautājumi jau tika uzdoti kādā brīdī, varbūt citā tikšanās reizē. Ir svarīgi zināt, kas notiek uzņēmumā, un labi paredzēt. Priekšsēdētājam ir jābūt pašpārliecinātam, atbildot uz ieinteresēto pušu jautājumiem, tāpēc labākais veids ir būt pēc iespējas labāk sagatavotam.

• Minūtes

Vēlamies runāt arī par vēl vienu ļoti svarīgu lietu – tikšanās dokumentēšanu. Ir ļoti svarīgi, lai sanāksme tiktu pienācīgi dokumentēta, ti, ikgadējo sanāksmju protokoli ir obligāti. Viņiem ir izšķiroša nozīme uzņēmuma plānošanas sesijā, lai visi būtu informēti par jaunākajiem lēmumiem. Mēs arī zinām, ka plānošanas sesijai ir jābūt precīzai, ja vēlamies, lai uzņēmums gūtu panākumus un sasniegtu savus finanšu mērķus. Tātad jāuzdod jautājums, kāds ir vispraktiskākais veids, kā pārrakstīt šos sanāksmes protokolus.

Protokolu atšifrējumi ir lieliski, jo tie ir vienkāršs pārskats par visu, kas ir teikts ikgadējā sanāksmē, un to var viegli nodot cilvēkiem, kuri nevarēja to ierasties. Ja jūs atšifrējat ikgadējo sanāksmi, plānošanas sesijas būs vieglāk vadīt. Tādā veidā jums jau ir pierakstīti izvirzītie uzņēmuma mērķi, lai vadība varētu viegli sekot līdzi, veicot darbības. Stenogrammas saturs var būt ļoti noderīgs arī turpmākai analīzei un secinājumiem nākotnē, īpaši gadījumos, kad netiek sasniegti gaidītie mērķi.

Tāpat ir svarīgi pieminēt, ka darbs ar datiem dažkārt ir ļoti grūts, jo ik pa laikam gadās kļūdas un pat vienkāršas var atstāt lielu iespaidu uz uzņēmumu. Tāpēc īpaši ikgadējās sanāksmēs minētie skaitļi ir jāieraksta audio mašīnrakstā un transkribēti. Tas ļaus jums pārskatīt visu teikto tik daudz, cik jums nepieciešams, un turklāt būs viegli citēt jebkurus skaitļus.

Kad jums ir jāpieraksta piezīmes ikgadējās sanāksmes laikā, jūs varat sagatavoties ļoti izaicinošam un svarīgam uzdevumam. Ikgadējās sanāksmes var ilgt ilgu laiku. Iedomājieties, ka pierakstāt visu, kas tika teikts četru stundu tikšanās laikā, un esat atbildīgs par piezīmēm. Kādā brīdī radīsies kļūdas vai tiks izlaistas būtiskas daļas. Nav noslēpums, ka mēs nevaram pierakstīt lietas tik ātri, kā runājam. Nemaz nerunājot par tavu rokrakstu, kad kaut kas ātri jāpieraksta. Vai jūs varēsiet izlasīt to, ko esat pierakstījis?

Ja nolemjat ierakstīt sapulci un izmantot transkripcijas pakalpojumu sniedzēju, lai pārveidotu audio tipu teksta formātā, darbs tiks paveikts ātri un bez piepūles. Gglot var palīdzēt jums pārrakstīt ikgadējo sanāksmi. Jūs esat tikai dažu klikšķu attālumā no tā. Pirms sākat, jums nekas nav jāinstalē. Viss, kas jums jādara, ir jāpiesakās mūsu tīmekļa vietnē un jāaugšupielādē audio kasete. Mūsu vietne ir ļoti lietotājam draudzīga un intuitīva, pat ja neesat pārāk tehniski gudrs. Jūsu sapulces ieraksts tiks precīzi konvertēts. Mūsu datorizētās transkripcijas pakalpojums ļoti ātri transkribēs jūsu audio failu, un mēs pat dosim jums iespēju rediģēt transkripciju, pirms varat to lejupielādēt. Ļaujiet saviem darbiniekiem veikt uzdevumus, kuru veikšanai viņi tika pieņemti darbā, un atstājiet pārrakstīšanu Gglot. Jūs ietaupīsiet savu darbinieku laiku, ko viņi var ieguldīt svarīgākos uzdevumos.

Ikgadējās sanāksmes nenotiek katru dienu. Vienkārši ierakstiet sapulci un esiet pilnībā klāt, neveicot piezīmes. Ļaujiet Gglot būt jūsu transkripcijas pakalpojumu sniedzējam: mēs veiksim transkripciju precīzāk un ātrāk nekā jebkurš uzņēmuma sekretārs.