Susitikimo protokolų įrašymas – vienas didžiausių žingsnių prieš planavimo sesiją

Perrašyti metinių susirinkimų protokolus

Norėtume duoti jums patarimų, kaip vesti ir vesti metinį susirinkimą, nes, kaip ir bet kurį kitą susitikimą, jį reikia kruopščiai suplanuoti, kad jis būtų sėkmingas. Jei esate naujokas proceso planavimo srityje, metinis susitikimas gali būti didžiulis iššūkis ir tikriausiai patiriate didelį spaudimą, kad viską atliktumėte.

Galbūt manote, kad metiniai susitikimai yra labai jaudinantys ir jaudinantys, bet dažniausiai jie nėra tokie įdomūs. Nepaisant to, pagal valstybės įstatymus ir akcinių bendrovių įtraukimo į biržą reikalavimus privalomi ne tik kasmetiniai susirinkimai, bet tikrai niekas negali paneigti, kad jie yra labai svarbūs – jau vien dėl to, kad į juos surenkama daugiausia bendrovės akcininkų. Ir, kaip žinome, akcininkai yra pagrindiniai įmonių rodikliai – jie yra labai svarbi grandis planuojant ateities plėtrą ir kelią, kuriuo įmonė eis kitais metais, nes jie gauna balsavimą dėl bendrovės siūlomų klausimų. įmonių vadovai. Kasmetiniame susirinkime akcininkai ir partneriai dažnai gauna įmonės ataskaitų kopijas, peržiūri praėjusių metų fiskalinę informaciją, užduoda klausimus ir pasisako, kokiomis kryptimis verslas pakryps ateityje. Taip pat metiniame akcininkų susirinkime akcininkai išrenka direktorius, kurie vadovaus bendrovei.

Taigi, pradėkime nuo keleto pasiūlymų, į kuriuos turėtumėte atsižvelgti, jei turite planuoti metinį susirinkimą.

• Sudarykite kontrolinį sąrašą

Sudarykite išsamų viso proceso kontrolinį sąrašą, įskaitant įvykius prieš ir po susitikimo. Jei reikia, nustatykite terminus ir paskirkite užduotis savo komandai. Kai kurie pagrindiniai punktai gali būti tokie: klausimynai, valdybos posėdžių tvarkaraštis peržiūroms/patvirtinimams, susirinkimo tipo, datos ir vietos nustatymas, posėdžio logistika, reikalingi dokumentai, klausimai ir atsakymai, repeticijos ir tt Tvarkaraštis turėtų būti visiškai pakeistas. į savo įmonę ir jos kalendorių. Pirmaisiais metais stenkitės tai padaryti tobulai, kad jau turėtumėte juodraštį ateinantiems metams.

• Peržiūrėkite teisinius ir reguliavimo reikalavimus

Svarbu, kad teisiniai ir norminiai reikalavimai bei kiti su susirinkimu susiję dokumentai būtų peržiūrėti prieš susirinkimą, kad viskas vyktų sklandžiai.

• Nustatykite susitikimo tipą

Tai turėtų būti padaryta jau likus maždaug šešiems mėnesiams iki susitikimo. Yra keletas svarbių dalykų, kurie padės apsispręsti, pavyzdžiui, įmonės tradicijos, veiklos rezultatai ir suinteresuotųjų šalių rūpesčiai. Susitikimai gali būti: 1. asmeniškai, kai visi turi fiziškai dalyvauti (geriausia didelėms, įsitvirtinusioms įmonėms); 2. virtualus, kai visi prisijungę skaitmeniniu būdu (šis geriausiai tinka startuoliams); 3. hibridinis variantas, kai akcininkai gali rinktis tarp asmeninio ir virtualaus susirinkimo, nes apima abu. Mišrus susirinkimas yra naujoviškas ir padidina akcininkų dalyvavimą.

• Susitikimo vieta

Jei susitikimas vyks asmeniškai, vieta vaidina didžiulį vaidmenį. Labai mažos įmonės gali surengti susirinkimą įmonės konferencijų salėje. Kita vertus, jei susirinkime dalyvaus daug žmonių, įmonės gali pagalvoti apie tai, kaip jį perkelti į auditoriją arba viešbučio posėdžių salę, kuri dažnai yra patogesnė vieta.

• Logistikos susitikimas

Logistika labai priklauso nuo susitikimo, kurį ketinate surengti, tipo. Tačiau reikėtų pagalvoti apie sėdėjimo, parkavimo tvarką, apsaugą (gal net ir ekranizaciją) bei techninę dalį: mikrofonus, projektorius ir kitus reikalingus dalykėlius.

• Pastebėti

Susirinkimo data, laikas ir vieta dalyviams turi būti išsiųsti iš anksto.

• Dokumentai

Susitikimui reikės kelių dokumentų:

Darbotvarkė: paprastai yra įžanga, pasiūlymai ir klausimai bei atsakymai, balsavimas, rezultatai, verslo pristatymas...

Elgesio taisyklės: kad dalyviai žinotų, kas turi kalbėti, laiko limitus, draudžiamą elgesį ir pan.

Susitikimo scenarijai: svarbūs susitikimo eigai ir siekiant užtikrinti, kad visi klausimai būtų aptarti.

• Balsavimo tvarka

Balsavimo tvarka priklauso nuo akcininkų tipo. Registruoti savininkai yra tie, kurie balsuoja už savo akcijas tiesiogiai per bendrovę. Naudos gavėjai turi akcijas nematerialaus įrašo forma per kitą subjektą (pavyzdžiui, banką). Naudos turėtojai turi teisę nurodyti savo bankui, kaip balsuoti už savo akcijas, arba, jei nori patys atvykti į metinį susirinkimą ir balsuoti, paprašyti teisinio įgaliotinio. Tai leis jiems tiesiogiai balsuoti už savo akcijas.

• Kvorumas

Taip pat reikia atsižvelgti į kitus dalykus, kurie yra labai svarbūs ruošiant metinį susirinkimą, pvz., kasdienės balsavimo ataskaitos stebėjimą, tačiau čia nesigilinsime į detales. Vienintelis dalykas, kurį reikia turėti omenyje, kad susitikimas būtų sėkmingas, jums reikės „kvorumo“. Tai reiškia, kiek organizacijos ar grupės narių turi dalyvauti organizacijos ar grupės verslui vykdyti.

• Balsavimo biuleteniai

Balsavimo biuleteniai padeda išsiaiškinti, ar tam tikros akcijos gali būti įtrauktos į bendrą sumą. Jie nurodo kiekvieną tašką, už kurį bus balsuojama, ir prašo faktinio balsavimo.

• Pirmininkas

Paskutinis pasirengimas apima pirmininko paruošimą, kad jis paruoštų atsakymus į klausimus, kurie gali iškilti. Taip pat protinga šiais klausimais pasikalbėti su vyriausiuoju įgaliotiniu. Galbūt kai kurie klausimai jau buvo užduodami kažkada, galbūt kitame susitikime. Svarbu žinoti, kas vyksta įmonėje, ir mokėti numatyti. Atsakydamas į suinteresuotųjų šalių klausimus pirmininkas turi būti pasitikintis savimi, todėl geriausias būdas yra būti tik kiek įmanoma pasiruošus.

• Minutės

Taip pat norėtume pakalbėti apie kitą labai svarbų dalyką – susitikimo dokumentavimą. Itin svarbu, kad susirinkimas būtų tinkamai dokumentuojamas, ty metinių susirinkimų protokolai yra būtini. Jie atlieka lemiamą vaidmenį planuojant įmonės veiklą, kad visi būtų pasirengę priimti naujausius sprendimus. Be to, žinome, kad planavimo sesija turi būti tiksli, jei norime, kad įmonei pasisektų ir pasiektų savo finansinius tikslus. Taigi, reikia užduoti klausimą, koks yra praktiškiausias būdas perrašyti tas posėdžio protokolus.

Protokolų nuorašai yra puikūs, nes tai paprasta visko, kas buvo pasakyta metiniame susirinkime, apžvalga ir tai gali būti lengvai perduota žmonėms, kurie negalėjo jame dalyvauti. Jei perrašote metinį susirinkimą, planavimo sesijas bus lengviau vesti. Tokiu būdu jūs jau užsirašėte siekiamus įmonės tikslus, kad vadovybė galėtų lengvai tęsti savo veiksmus. Stenogramos turinys taip pat gali būti labai naudingas tolesnei analizei ir išvadoms ateityje, ypač tais atvejais, kai nepasiekiami numatyti tikslai.

Taip pat svarbu paminėti, kad darbas su duomenimis kartais būna labai sunkus, nes karts nuo karto pasitaikydavo klaidų, o net ir paprastos gali turėti didelės įtakos įmonei. Štai kodėl, ypač metiniuose susirinkimuose minimi skaičiai, turėtų būti atspausdinti ir perrašyti. Tai leis jums peržiūrėti viską, kas buvo pasakyta tiek, kiek jums reikia, be to, bus lengva cituoti bet kokius skaičius.

Kai per metinį susirinkimą turite užsirašyti pastabas, galite pasiruošti labai sudėtingai ir svarbiai užduočiai. Kasmetiniai susitikimai gali trukti ilgai. Įsivaizduokite, kad užsirašykite viską, kas buvo pasakyta per keturias valandas trukusį susitikimą, ir esate atsakingas už užrašus. Tam tikru momentu atsiras klaidų arba bus praleistos svarbios dalys. Ne paslaptis, kad mes negalime užrašyti dalykų taip greitai, kaip kalbame. Jau nekalbant apie jūsų rašyseną, kai turite ką nors greitai užrašyti. Ar galėsite perskaityti tai, ką užsirašėte?

Jei nuspręsite įrašyti susitikimą ir pasitelkti transkripcijos paslaugų teikėją garso tipui konvertuoti į teksto formatą, darbą atliksite greitai ir be pastangų. Gglot gali padėti perrašyti metinį susirinkimą. Esate vos už kelių paspaudimų. Prieš pradedant nieko įdiegti nereikia. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai prisijungti prie mūsų tinklalapio ir įkelti garso įrašą. Mūsų svetainė yra labai patogi ir intuityvi, net jei nesate labai techniškai išprusę. Jūsų susitikimo įrašas bus tiksliai konvertuotas. Mūsų mašininė transkripcijos paslauga labai greitai perrašys jūsų garso failą ir netgi suteiksime galimybę redaguoti transkripciją prieš atsisiunčiant. Leiskite savo darbuotojams atlikti užduotis, kurioms jie buvo pasamdyti, ir palikite perrašymą Gglot. Sutaupysite savo darbuotojų laiko, kurį jie galės investuoti į svarbesnes užduotis.

Metiniai susitikimai vyksta ne kiekvieną dieną. Tiesiog įrašykite susitikimą ir būkite pilnai jame nedarydami pastabų. Tegul Gglot yra jūsų transkripcijos paslaugų teikėjas: transkripciją atliksime tiksliau ir greičiau nei bet kuris įmonės sekretorius.