회의록 기록 – 계획 세션 전 가장 큰 단계 중 하나

연례 회의록 녹음

다른 회의와 마찬가지로 성공적인 회의를 위해 신중하게 계획해야하기 때문에 연례 회의를 진행하고 운영하는 방법에 대해 조언을 드리고자합니다. 프로세스 계획을 처음 접하는 경우 연례 회의가 큰 도전이 될 수 있으며 모든 작업을 완료하기 위해 많은 압력을 받고있을 것입니다.

연례 회의가 매우 흥미롭고 스릴 있다고 생각할 수도 있지만 일반적으로 그다지 흥미롭지는 않습니다. 그럼에도 불구하고 주법 및 상장 기업의 증권 거래소 상장 요건에 따라 연례 회의가 요구 될뿐만 아니라 회사의 대부분의 주주를 모으기 때문에 그들이 매우 중요하다는 사실을 누구도 부인할 수 없습니다. 아시다시피, 주주는 회사의 핵심 인물입니다. 주주는 회사가 제안한 문제에 대한 투표를 받기 때문에 향후 개발 계획과 회사가 다음 해에 갈 길을 계획 할 때 매우 중요한 연결 고리입니다. 회사의 관리자. 연례 회의에서 주주와 파트너는 종종 회사의 계정 사본을 받고 작년의 재정 정보를 검토하고 향후 비즈니스가 취할 방향에 대해 질문하고 발언합니다. 또한 연례 총회에서 회사를 관리 할 이사를 선출합니다.

따라서 연례 회의를 계획해야하는 경우 고려해야 할 몇 가지 제안부터 시작하겠습니다.

• 체크리스트 만들기

실제 회의 전후 이벤트를 포함하여 전체 프로세스에 대한 자세한 체크리스트를 작성하십시오. 필요한 곳에 마감일을 정하고 팀에 작업을 제공합니다. 핵심 사항 중 일부는 다음과 같습니다. 설문지, 검토 / 승인을위한 이사회 일정, 회의 유형, 날짜 및 장소 결정, 회의 일정, 필수 문서, Q & A, 리허설 등 일정을 완전히 수정해야합니다. 회사 및 일정에. 첫해에 완벽하게하기 위해 노력하십시오. 그래서 당신은 이미 다음 해에 대한 초안을 가지고 있습니다.

• 법적 및 규제 요건 검토

모든 것이 원활하게 진행되도록 회의 전에 법률 및 규제 요구 사항 및 회의와 관련된 기타 문서를 검토하는 것이 중요합니다.

• 회의 유형 결정

이것은 회의 6 개월 전에 이미 완료되어야합니다. 회사 전통, 이해 관계자의 성과 및 우려와 같이이를 결정하는 데 도움이되는 몇 가지 중요한 사항이 있습니다. 회의는 다음과 같을 수 있습니다. 1. 직접 만나서 모든 사람이 물리적으로 참석해야 할 때 (대규모의 기존 비즈니스에 가장 적합) 2. 가상, 모든 사람이 디지털 방식으로 연결될 때 (스타트 업에 가장 적합) 3. 하이브리드 버전은 주주가 직접 회의와 가상 회의 중 하나를 선택할 수 있기 때문에 둘 다 다룹니다. 하이브리드 회의는 혁신적이며 주주 참여를 극대화합니다.

• 회의 장소

회의가 직접 진행될 경우 위치가 큰 역할을합니다. 아주 작은 회사는 회사의 회의실에서 회의를 가질 수 있습니다. 반면에 많은 사람들이 회의에 참석할 경우 회사는 종종 더 편리한 장소 인 강당이나 호텔 회의실로 옮기는 것을 생각할 수 있습니다.

• 회의 물류

물류는 당신이 가질 회의 유형에 따라 많이 달라집니다. 그러나 좌석, 주차 배치, 보안 (심지어 상영 일 수도 있음) 및 기술적 인 부분 (마이크, 프로젝터 및 기타 필요한 장치)에 대해 생각해야합니다.

• 주의

회의 날짜, 시간 및 장소는 사전에 참가자들에게 전달되어야합니다.

• 서류

회의에 필요한 여러 문서가 있습니다.

의제 : 일반적으로 소개, 제안 및 Q & A, 투표, 결과, 비즈니스 프레젠테이션을 포함합니다.

행동 규칙 : 참가자가 누가 말해야하는지, 시간 제한, 금지 된 행동 등을 알 수 있도록합니다.

회의 스크립트 : 회의의 흐름에 중요하며 모든 사항이 포함되었는지 확인합니다.

• 투표 절차

투표 절차는 주주 유형에 따라 다릅니다. 등록 된 보유자는 회사를 통해 직접 주식에 투표하는 사람입니다. 수혜자는 다른 법인 (예 : 은행)을 통해 장부 입력 양식으로 주식을 보유합니다. 수익 적 보유자는 자신의 주식에 투표하는 방법에 대해 은행에 지시 할 권리가 있거나 연례 회의에 참석하여 투표하려는 경우 법적 대리인을 요청할 수 있습니다. 이를 통해 그들이 자신의 주식에 직접 투표 할 수 있습니다.

• 그만큼

일일 투표 보고서 모니터링과 같이 연례 회의를 준비 할 때 고려해야 할 다른 사항도 있지만 여기서는 자세히 설명하지 않겠습니다. 회의가 성공하려면“정족수”가 필요하다는 점을 명심해야합니다. 기관 또는 그룹의 업무를 처리하기 위해 참석해야하는 기관 또는 그룹의 구성원 수를 나타냅니다.

• 투표

투표는 특정 주식이 총액에 포함될 수 있는지 확인하는 데 도움이됩니다. 그들은 투표 할 각 포인트를 식별하고 실제 투표를 요청합니다.

• 의장

최종 준비에는 회장을 준비하는 것이 포함되어 팝업 될 수있는 질문에 대한 답변을 준비했습니다. 이러한 문제에 대해 HR과 이야기하는 것도 현명합니다. 어떤 시점에서, 어쩌면 다른 회의에서 이미 몇 가지 질문을 받았을 수도 있습니다. 회사에서 무슨 일이 일어나고 있는지 알고 예상을 잘하는 것이 중요합니다. 회장은 이해 관계자의 질문에 자신감을 가져야하므로 최선의 방법은 가능한 한 많이 준비하는 것입니다.

• 의사록

우리는 또한 회의를 문서화하는 또 다른 매우 중요한 것에 대해 이야기하고 싶습니다. 회의가 적절한 방식으로 문서화되는 것이 매우 중요합니다. 즉, 연례 회의 의사록이 필수 불가결합니다. 그들은 회사의 계획 세션에서 중요한 역할을하여 모든 사람이 최신 결정을 내릴 수 있도록합니다. 또한 회사가 성공하고 재무 목표를 달성하려면 계획 세션이 현장에 있어야한다는 것을 알고 있습니다. 따라서 질문해야 할 질문은 회의록을 기록하는 가장 실용적인 방법입니다.

회의록은 연례 회의에서 말한 모든 내용의 간단한 개요이며 참석하지 못한 사람들에게 쉽게 전달할 수 있기 때문에 훌륭합니다. 연례 회의를 필사하면 계획 세션을 더 쉽게 수행 할 수 있습니다. 이렇게하면 경영진이 조치 단계를 진행할 때 쉽게 추적 할 수 있도록 회사의 목표를 이미 기록했습니다. 성적 증명서의 내용은 특히 예상 목표가 달성되지 않은 경우 향후 추가 분석 및 결론에 매우 유용 할 수 있습니다.

또한 오류가 수시로 발생하고 단순한 오류라도 회사에 큰 영향을 미칠 수 있기 때문에 데이터 작업이 때때로 매우 어렵다는 점을 언급하는 것이 중요합니다. 그렇기 때문에 특히 연례 회의에서 언급되는 숫자는 오디오로 입력하고 필사해야합니다. 이렇게하면 말한 모든 내용을 필요한만큼 검토 할 수있을뿐만 아니라 숫자를 쉽게 인용 할 수 있습니다.

연례 회의 중에 메모를 작성해야 할 때 매우 도전적이고 중요한 작업을 준비 할 수 있습니다. 연례 회의는 오래 지속될 수 있습니다. 4 시간 회의에서 말한 모든 내용을 기록하고 메모에 대한 책임을 진다고 상상해보십시오. 어떤 시점에서 오류가 발생하거나 중요한 부분이 생략됩니다. 말하는 것만 큼 빨리 적을 수 없다는 것은 비밀이 아닙니다. 빨리 적어야 할 때 손글씨는 말할 것도없고. 적어 놓은 것을 읽을 수 있습니까?

회의를 녹음하고 녹음 서비스 제공업체를 사용하여 오디오 유형을 텍스트 형식으로 변환하기로 결정하면 작업을 빠르고 쉽게 완료할 수 있습니다. Gglot은 연례 회의를 기록하는 데 도움이 될 수 있습니다. 몇 번의 클릭만으로 가능합니다. 시작하기 전에 아무것도 설치할 필요가 없습니다. 귀하가 해야 할 일은 당사 웹페이지에 로그인하여 오디오 테이프를 업로드하는 것뿐입니다. 우리 웹사이트는 기술적으로 능숙하지 않더라도 매우 사용자 친화적이고 직관적입니다. 회의 녹음이 정확하게 변환됩니다. 당사의 기계 기반 전사 서비스는 귀하의 오디오 파일을 매우 빠르게 전사하며, 다운로드하기 전에 전사를 편집할 수 있는 가능성도 제공합니다. 직원이 처음에 고용된 작업을 수행하고 전사 작업은 Gglot에 맡기도록 하세요. 직원들이 더 중요한 작업에 투자할 수 있는 시간을 절약할 수 있습니다.

연례 회의는 매일 열리지 않습니다. 메모를 하지 않고도 간단하게 회의를 녹화하고 참석할 수 있습니다. Gglot을 전사 서비스 제공업체로 삼으세요. 당사는 회사 비서보다 더 정확하고 빠르게 전사를 수행할 것입니다.