ការកត់ត្រានាទីនៃកិច្ចប្រជុំ - ជំហានមួយក្នុងចំណោមជំហានដ៏ធំបំផុត មុនពេលកិច្ចប្រជុំរៀបចំផែនការ

ចម្លងកំណត់ហេតុនៃកិច្ចប្រជុំប្រចាំឆ្នាំ

យើងសូមផ្តល់ដំបូន្មានខ្លះៗដល់អ្នកអំពីរបៀបរៀបចំ និងដំណើរការកិច្ចប្រជុំប្រចាំឆ្នាំ ពីព្រោះដូចកិច្ចប្រជុំផ្សេងទៀតដែរ ចាំបាច់ត្រូវរៀបចំផែនការដោយប្រុងប្រយ័ត្នដើម្បីទទួលបានជោគជ័យ។ ប្រសិនបើអ្នកជាមនុស្សថ្មីក្នុងការរៀបចំផែនការដំណើរការ ការប្រជុំប្រចាំឆ្នាំអាចជាបញ្ហាប្រឈមដ៏ធំមួយ ហើយអ្នកប្រហែលជាស្ថិតនៅក្រោមសម្ពាធជាច្រើន ដើម្បីសម្រេចបាននូវអ្វីគ្រប់យ៉ាង។

ប្រហែលជាអ្នកគិតថាការប្រជុំប្រចាំឆ្នាំពិតជាគួរឱ្យរំភើប និងរំភើប ប៉ុន្តែជាធម្មតាវាមិនគួរឱ្យចាប់អារម្មណ៍នោះទេ។ ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ មិនត្រឹមតែការប្រជុំប្រចាំឆ្នាំប៉ុណ្ណោះដែលត្រូវបានទាមទារនៅក្រោមច្បាប់រដ្ឋ និងក្រោមលក្ខខណ្ឌតម្រូវនៃការចុះបញ្ជីផ្សារហ៊ុនសម្រាប់ក្រុមហ៊ុនសាធារណៈ ប៉ុន្តែគ្មាននរណាម្នាក់អាចបដិសេធថាពួកគេមានសារៈសំខាន់ខ្លាំងនោះទេ ប្រសិនបើពួកគេប្រមូលផ្តុំម្ចាស់ភាគហ៊ុនភាគច្រើនរបស់ក្រុមហ៊ុន។ ហើយដូចដែលយើងដឹង ម្ចាស់ភាគហ៊ុនគឺជាតួអង្គសំខាន់សម្រាប់ក្រុមហ៊ុន ពួកគេគឺជាតំណភ្ជាប់ដ៏សំខាន់មួយនៅពេលនិយាយអំពីការរៀបចំផែនការអភិវឌ្ឍន៍នាពេលអនាគត និងផ្លូវដែលក្រុមហ៊ុននឹងទៅនៅឆ្នាំបន្ទាប់ ចាប់តាំងពីពួកគេទទួលបានការបោះឆ្នោតលើបញ្ហាដែលស្នើឡើងដោយ អ្នកគ្រប់គ្រងក្រុមហ៊ុន។ នៅឯកិច្ចប្រជុំប្រចាំឆ្នាំ ម្ចាស់ភាគហ៊ុន និងដៃគូតែងតែទទួលបានច្បាប់ចម្លងនៃគណនីរបស់ក្រុមហ៊ុន ពួកគេពិនិត្យមើលព័ត៌មានសារពើពន្ធសម្រាប់ឆ្នាំមុន ហើយពួកគេសួរសំណួរ និងនិយាយទាក់ទងនឹងទិសដៅដែលអាជីវកម្មនឹងធ្វើឡើងនាពេលអនាគត។ ផងដែរនៅក្នុងកិច្ចប្រជុំប្រចាំឆ្នាំ ភាគទុនិកជ្រើសរើសនាយកដែលនឹងគ្រប់គ្រងក្រុមហ៊ុន។

ដូច្នេះ ចូរចាប់ផ្តើមជាមួយនឹងយោបល់មួយចំនួនដែលអ្នកគួរតែយកមកពិចារណា ប្រសិនបើអ្នកត្រូវរៀបចំផែនការកិច្ចប្រជុំប្រចាំឆ្នាំ។

• ធ្វើបញ្ជីត្រួតពិនិត្យ

ធ្វើបញ្ជីពិនិត្យលម្អិតនៃដំណើរការទាំងមូល រួមទាំងព្រឹត្តិការណ៍មុន និងក្រោយកិច្ចប្រជុំជាក់ស្តែង។ កំណត់​កាល​បរិច្ឆេទ​នៅ​កន្លែង​ដែល​ត្រូវ​ការ និង​ផ្តល់​ភារកិច្ច​ដល់​ក្រុម​របស់​អ្នក។ ចំណុចសំខាន់ៗមួយចំនួនអាចរួមបញ្ចូលដូចខាងក្រោម៖ កម្រងសំណួរ កាលវិភាគប្រជុំរបស់ក្រុមប្រឹក្សាភិបាលសម្រាប់ការពិនិត្យឡើងវិញ/ការអនុម័ត ការកំណត់ប្រភេទនៃកិច្ចប្រជុំ កាលបរិច្ឆេទ និងទីកន្លែង ការប្រជុំភ័ស្តុភារ ឯកសារចាំបាច់ សំណួរ និងចម្លើយ ការហាត់សមជាដើម។ កាលវិភាគគួរតែត្រូវបានកែប្រែទាំងស្រុង ទៅកាន់ក្រុមហ៊ុនរបស់អ្នក និងប្រតិទិនរបស់វា។ ខិតខំប្រឹងប្រែងធ្វើវាឱ្យល្អឥតខ្ចោះនៅឆ្នាំដំបូង ដូច្នេះអ្នកមានសេចក្តីព្រាងរួចហើយសម្រាប់ឆ្នាំខាងមុខ។

• ពិនិត្យមើលតម្រូវការច្បាប់ និងបទប្បញ្ញត្តិ

វាមានសារៈសំខាន់ណាស់ដែលតម្រូវការច្បាប់ និងបទប្បញ្ញត្តិ និងឯកសារផ្សេងទៀតដែលទាក់ទងនឹងកិច្ចប្រជុំត្រូវបានពិនិត្យមុនពេលកិច្ចប្រជុំ ដូច្នេះអ្វីៗដំណើរការទៅដោយរលូន។

• កំណត់ប្រភេទនៃការប្រជុំ

នេះគួរតែត្រូវបានធ្វើរួចហើយប្រហែលប្រាំមួយខែមុនពេលកិច្ចប្រជុំ។ មានចំណុចសំខាន់ៗមួយចំនួនដែលនឹងជួយអ្នកក្នុងការសម្រេចចិត្តលើបញ្ហានេះ ដូចជាប្រពៃណីរបស់ក្រុមហ៊ុន ការអនុវត្ត និងកង្វល់របស់អ្នកពាក់ព័ន្ធ។ ការប្រជុំអាចជា៖ 1. ដោយផ្ទាល់ នៅពេលដែលមនុស្សគ្រប់រូបត្រូវមានវត្តមានរាងកាយ (ល្អបំផុតសម្រាប់អាជីវកម្មធំៗ និងដែលបានបង្កើតឡើង); 2. និម្មិត នៅពេលដែលមនុស្សគ្រប់គ្នាត្រូវបានភ្ជាប់ជាឌីជីថល (មួយនេះគឺល្អបំផុតសម្រាប់ការចាប់ផ្តើមអាជីវកម្ម); 3. កំណែកូនកាត់ នៅពេលដែលម្ចាស់ភាគហ៊ុនមានជម្រើសរវាងការប្រជុំដោយផ្ទាល់ និងនិម្មិត ពីព្រោះទាំងពីរត្រូវបានគ្របដណ្តប់។ ការប្រជុំកូនកាត់គឺមានភាពច្នៃប្រឌិត ហើយវាបង្កើនការចូលរួមរបស់ម្ចាស់ហ៊ុន។

• កន្លែងប្រជុំ

ប្រសិនបើការប្រជុំនឹងធ្វើឡើងដោយផ្ទាល់ ទីតាំងដើរតួយ៉ាងសំខាន់។ ក្រុមហ៊ុនតូចៗអាចមានការប្រជុំនៅក្នុងបន្ទប់សន្និសីទរបស់ក្រុមហ៊ុន។ ម្យ៉ាងវិញទៀត ប្រសិនបើមនុស្សជាច្រើននឹងចូលរួមកិច្ចប្រជុំនោះ ក្រុមហ៊ុនប្រហែលជាគិតអំពីការផ្លាស់ប្តូរវាទៅសាលប្រជុំ ឬបន្ទប់ប្រជុំសណ្ឋាគារ ដែលជារឿយៗជាកន្លែងងាយស្រួលជាង។

• ការប្រជុំភស្តុភារ

ភស្តុភារពឹងផ្អែកច្រើនលើប្រភេទនៃការប្រជុំដែលអ្នកនឹងមាន។ ប៉ុន្តែអ្នកគួរតែគិតអំពីកន្លែងអង្គុយ ការរៀបចំកន្លែងចតរថយន្ត សុវត្ថិភាព (ប្រហែលជាសូម្បីតែអេក្រង់) និងផ្នែកបច្ចេកទេស៖ មីក្រូហ្វូន ម៉ាស៊ីនបញ្ចាំង និងឧបករណ៍ចាំបាច់ផ្សេងទៀត។

• សេចក្តីជូនដំណឹង

កាលបរិច្ឆេទ ពេលវេលា និងទីកន្លែងនៃកិច្ចប្រជុំត្រូវតែផ្ញើទៅអ្នកចូលរួមជាមុន។

• ឯកសារ

មានឯកសារចាំបាច់មួយចំនួនដែលអ្នកត្រូវការសម្រាប់កិច្ចប្រជុំ៖

របៀបវារៈ៖ ជាធម្មតាមានការណែនាំ សំណើ និងសំណួរចម្លើយ ការបោះឆ្នោត លទ្ធផល ការបង្ហាញអាជីវកម្ម...

វិធាននៃការប្រព្រឹត្ត៖ ដើម្បីឱ្យអ្នកចូលរួមដឹងថាអ្នកណាត្រូវនិយាយ ការកំណត់ពេលវេលា អាកប្បកិរិយាហាមឃាត់។ល។

ស្គ្រីបប្រជុំ៖ សំខាន់សម្រាប់លំហូរនៃកិច្ចប្រជុំ ហើយត្រូវប្រាកដថាចំណុចទាំងអស់ត្រូវបានគ្របដណ្តប់។

• នីតិវិធីបោះឆ្នោត

នីតិវិធីបោះឆ្នោតអាស្រ័យលើប្រភេទម្ចាស់ភាគហ៊ុន។ ម្ចាស់ភាគហ៊ុនដែលបានចុះបញ្ជីគឺជាអ្នកដែលបោះឆ្នោតភាគហ៊ុនរបស់ពួកគេដោយផ្ទាល់តាមរយៈក្រុមហ៊ុន។ អ្នកកាន់អត្ថប្រយោជន៍កាន់កាប់ភាគហ៊ុននៅក្នុងទម្រង់បញ្ចូលសៀវភៅតាមរយៈអង្គភាពមួយផ្សេងទៀត (ឧទាហរណ៍ធនាគារ)។ អ្នកកាន់អត្ថប្រយោជន៍មានសិទ្ធិណែនាំធនាគាររបស់ពួកគេអំពីរបៀបបោះឆ្នោតភាគហ៊ុនរបស់ពួកគេ ឬប្រសិនបើពួកគេចង់មកប្រជុំប្រចាំឆ្នាំ និងបោះឆ្នោត ពួកគេស្នើសុំប្រូកស៊ីស្របច្បាប់។ នោះនឹងអនុញ្ញាតឱ្យពួកគេបោះឆ្នោតភាគហ៊ុនរបស់ពួកគេដោយផ្ទាល់។

• កូរ៉ុម

វាក៏មានរឿងផ្សេងទៀតដែលត្រូវយកមកពិចារណាផងដែរ ដែលមានសារៈសំខាន់នៅពេលអ្នកកំពុងរៀបចំកិច្ចប្រជុំប្រចាំឆ្នាំ ដូចជាការត្រួតពិនិត្យរបាយការណ៍បោះឆ្នោតប្រចាំថ្ងៃ ប៉ុន្តែយើងនឹងមិនចូលទៅក្នុងព័ត៌មានលម្អិតនៅទីនេះទេ។ រឿងតែមួយគត់ដែលអ្នកត្រូវចាំថា អ្នកនឹងត្រូវការ “កូរ៉ុម” សម្រាប់កិច្ចប្រជុំដើម្បីទទួលបានជោគជ័យ។ វាសំដៅទៅលើចំនួនសមាជិកនៃរាងកាយ ឬក្រុមដែលតម្រូវឱ្យមានវត្តមាន ដើម្បីធ្វើប្រតិបត្តិការអាជីវកម្មរបស់ស្ថាប័ន ឬក្រុម។

• សន្លឹកឆ្នោត

សន្លឹកឆ្នោតជួយរកឱ្យឃើញថាតើភាគហ៊ុនជាក់លាក់អាចត្រូវបានរួមបញ្ចូលនៅក្នុងចំនួនសរុប។ ពួកគេកំណត់ចំណុចនីមួយៗដែលត្រូវបោះឆ្នោត និងសុំឱ្យបោះឆ្នោតពិតប្រាកដ។

• ប្រធាន

ការរៀបចំចុងក្រោយរួមមានការរៀបចំប្រធាន ដូច្នេះគាត់បានរៀបចំការឆ្លើយតបសម្រាប់សំណួរដែលអាចនឹងលេចឡើង។ វាជាការល្អក្នុងការនិយាយជាមួយ HR អំពីបញ្ហាទាំងនេះផងដែរ។ ប្រហែល​ជា​សំណួរ​មួយ​ចំនួន​ត្រូវ​បាន​សួរ​រួច​ហើយ​នៅ​ពេល​ខ្លះ ប្រហែល​ជា​នៅ​ក្នុង​ការ​ប្រជុំ​មួយ​ទៀត។ វាជាការសំខាន់ណាស់ដែលត្រូវដឹងពីអ្វីដែលកំពុងកើតឡើងនៅក្នុងក្រុមហ៊ុនហើយត្រូវចេះគិតទុកជាមុន។ ប្រធានត្រូវមានទំនុកចិត្តលើខ្លួនឯងនៅពេលឆ្លើយសំណួររបស់អ្នកពាក់ព័ន្ធ ដូច្នេះវិធីល្អបំផុតគឺគ្រាន់តែត្រូវបានរៀបចំតាមដែលអាចធ្វើបាន។

• នាទី

យើង​ក៏​ចង់​និយាយ​អំពី​រឿង​សំខាន់​មួយ​ទៀត​ដែរ​គឺ​ការ​ចងក្រង​ឯកសារ​ប្រជុំ។ វាមានសារៈសំខាន់ណាស់ដែលកិច្ចប្រជុំត្រូវបានចងក្រងជាឯកសារត្រឹមត្រូវ ពោលគឺកំណត់ហេតុនៃកិច្ចប្រជុំប្រចាំឆ្នាំគឺមិនអាចខ្វះបាន។ ពួកគេដើរតួនាទីយ៉ាងសំខាន់សម្រាប់វគ្គរៀបចំផែនការរបស់ក្រុមហ៊ុន ដូច្នេះអ្នកគ្រប់គ្នាស្ថិតនៅលើក្រុមប្រឹក្សាភិបាលជាមួយនឹងការសម្រេចចិត្តចុងក្រោយបំផុត។ យើងក៏ដឹងដែរថា វគ្គរៀបចំផែនការត្រូវតែមានភាពច្បាស់លាស់ ប្រសិនបើយើងចង់ឱ្យក្រុមហ៊ុនទទួលបានជោគជ័យ និងបំពេញតាមគោលដៅហិរញ្ញវត្ថុរបស់ខ្លួន។ ដូច្នេះ សំណួរ​ដែល​ត្រូវ​សួរ​គឺ​អ្វី​ដែល​ជា​វិធី​ជាក់ស្តែង​បំផុត​ក្នុង​ការ​ចម្លង​កំណត់ហេតុ​ប្រជុំ​ទាំង​នោះ។

ប្រតិចារិកនៃនាទីគឺអស្ចារ្យណាស់ ព្រោះវាជាទិដ្ឋភាពទូទៅសាមញ្ញនៃអ្វីគ្រប់យ៉ាងដែលបាននិយាយនៅក្នុងកិច្ចប្រជុំប្រចាំឆ្នាំ ហើយនេះអាចបញ្ជូនយ៉ាងងាយស្រួលដល់អ្នកដែលមិនអាចចូលរួមបាន។ ប្រសិនបើអ្នកចម្លងការប្រជុំប្រចាំឆ្នាំ វគ្គរៀបចំផែនការនឹងកាន់តែងាយស្រួលធ្វើ។ វិធីនេះ អ្នកមានគោលដៅប្រាថ្នារបស់ក្រុមហ៊ុនរួចហើយ ដើម្បីឱ្យអ្នកគ្រប់គ្រងអាចបន្តដំណើរបានយ៉ាងងាយស្រួល នៅពេលពួកគេបន្តសកម្មភាពរបស់ពួកគេ។ ខ្លឹមសារនៃប្រតិចារិកក៏អាចមានប្រយោជន៍ច្រើនសម្រាប់ការវិភាគ និងការសន្និដ្ឋានបន្ថែមទៀតនាពេលអនាគត ជាពិសេសក្នុងករណីដែលគោលដៅដែលរំពឹងទុកមិនត្រូវបានសម្រេច។

វាក៏សំខាន់ផងដែរក្នុងការនិយាយថាការធ្វើការជាមួយទិន្នន័យជួនកាលពិបាកខ្លាំងណាស់ព្រោះកំហុសបានកើតឡើងពីពេលមួយទៅពេលមួយហើយសូម្បីតែសាមញ្ញក៏អាចមានផលប៉ះពាល់យ៉ាងខ្លាំងដល់ក្រុមហ៊ុនផងដែរ។ នោះហើយជាមូលហេតុដែល ជាពិសេសលេខដែលបានលើកឡើងនៅក្នុងកិច្ចប្រជុំប្រចាំឆ្នាំគួរតែត្រូវបានវាយបញ្ចូលជាសំឡេង និងចម្លង។ វានឹងធ្វើឱ្យអ្នកអាចពិនិត្យឡើងវិញនូវអ្វីគ្រប់យ៉ាងដែលបាននិយាយតាមតម្រូវការ ហើយលើសពីនេះទៅទៀត វានឹងងាយស្រួលក្នុងការដកស្រង់លេខណាមួយ។

នៅពេលដែលអ្នកត្រូវសរសេរកំណត់ចំណាំក្នុងអំឡុងពេលកិច្ចប្រជុំប្រចាំឆ្នាំ អ្នកអាចរៀបចំខ្លួនអ្នកសម្រាប់កិច្ចការដ៏លំបាក និងសំខាន់មួយ។ ការប្រជុំប្រចាំឆ្នាំអាចមានរយៈពេលយូរ។ ស្រមៃថាសរសេរអ្វីគ្រប់យ៉ាងដែលបាននិយាយក្នុងអំឡុងពេលកិច្ចប្រជុំរយៈពេល 4 ម៉ោង ហើយទទួលខុសត្រូវចំពោះកំណត់ត្រា។ នៅចំណុចខ្លះ កំហុសនឹងកើតឡើង ឬផ្នែកសំខាន់ៗនឹងត្រូវបានលុបចោល។ វាមិនមែនជារឿងសម្ងាត់ទេដែលថាយើងមិនអាចសរសេររឿងឱ្យលឿនដូចយើងនិយាយនោះទេ។ មិនត្រូវនិយាយពីការសរសេរដោយដៃរបស់អ្នកទេ នៅពេលដែលអ្នកត្រូវសរសេរអ្វីមួយឱ្យលឿន។ តើអ្នកនឹងអាចអានអ្វីដែលអ្នកបានសរសេរ?

ប្រសិនបើអ្នកសម្រេចចិត្តកត់ត្រាការប្រជុំ និងប្រើប្រាស់អ្នកផ្តល់សេវាប្រតិចារិកដើម្បីបំប្លែងប្រភេទអូឌីយ៉ូទៅជាទម្រង់អត្ថបទ អ្នកនឹងទទួលបានការងារលឿន និងគ្មានការប្រឹងប្រែង។ Gglot អាចជួយអ្នកក្នុងការចម្លងការប្រជុំប្រចាំឆ្នាំរបស់អ្នក។ អ្នកគ្រាន់តែចុចពីរបីដងប៉ុណ្ណោះពីវា។ អ្នកមិនចាំបាច់ដំឡើងអ្វីទាំងអស់មុនពេលអ្នកចាប់ផ្តើម។ អ្វីដែលអ្នកត្រូវធ្វើគឺចូលទៅគេហទំព័ររបស់យើង ហើយបង្ហោះខ្សែអាត់សំឡេងរបស់អ្នក។ គេហទំព័ររបស់យើងគឺងាយស្រួលប្រើ និងវិចារណញាណ ទោះបីជាអ្នកមិនមានជំនាញបច្ចេកទេសខ្លាំងក៏ដោយ។ ការកត់ត្រាការប្រជុំរបស់អ្នកនឹងត្រូវបានបំប្លែងយ៉ាងត្រឹមត្រូវ។ សេវាកម្មប្រតិចារឹកផ្អែកលើម៉ាស៊ីនរបស់យើងនឹងធ្វើប្រតិចារឹកឯកសារអូឌីយ៉ូរបស់អ្នកលឿនណាស់ ហើយយើងថែមទាំងផ្តល់ឱ្យអ្នកនូវលទ្ធភាពក្នុងការកែសម្រួលប្រតិចារិក មុនពេលអ្នកអាចទាញយកវាបាន។ អនុញ្ញាតឱ្យបុគ្គលិករបស់អ្នកធ្វើកិច្ចការដែលពួកគេត្រូវបានជួលនៅកន្លែងដំបូង ហើយចាកចេញពីការធ្វើប្រតិចារិកទៅ Gglot ។ អ្នកនឹងសន្សំពេលវេលាបុគ្គលិករបស់អ្នក ដែលពួកគេអាចវិនិយោគក្នុងកិច្ចការសំខាន់ៗបន្ថែមទៀត។

ការប្រជុំប្រចាំឆ្នាំមិនធ្វើឡើងជារៀងរាល់ថ្ងៃទេ។ គ្រាន់តែកត់ត្រាការប្រជុំ ហើយមានវត្តមានយ៉ាងពេញលេញដោយមិនចាំបាច់កត់ចំណាំ។ អនុញ្ញាតឱ្យ Gglot ជាអ្នកផ្តល់សេវាប្រតិចារិករបស់អ្នក៖ យើងនឹងធ្វើប្រតិចារិកកាន់តែត្រឹមត្រូវ និងលឿនជាងលេខាក្រុមហ៊ុនណាមួយ។