Жиналыс хаттамаларын жазу – жоспарлау сессиясының алдындағы ең үлкен қадамдардың бірі

Жылдық жиналыстардың хаттамаларын жазып алыңыз

Біз сізге жыл сайынғы жиналысты қалай өткізуге және өткізуге қатысты бірнеше кеңес бергіміз келеді, өйткені кез келген басқа жиналыс сияқты, табысты болуы үшін оны мұқият жоспарлау керек. Егер сіз процесті жоспарлауда жаңа болсаңыз, жыл сайынғы жиналыс үлкен қиындық тудыруы мүмкін және сіз бәрін орындау үшін үлкен қысымға ұшырауыңыз мүмкін.

Мүмкін сіз жыл сайынғы кездесулер өте қызықты және әсерлі деп ойлайтын шығарсыз, бірақ әдетте олар соншалықты қызықты емес. Соған қарамастан, жыл сайынғы жиналыстар мемлекеттік заң бойынша және ашық компаниялар үшін қор биржасының листинг талаптары бойынша талап етілмейді, бірақ олардың өте маңызды екенін ешкім жоққа шығара алмайды - тек компанияның акционерлерінің көпшілігін жинағандықтан ғана. Біз білетіндей, акционерлер компаниялар үшін негізгі тұлғалар болып табылады – олар болашақ оқиғаларды және компания келесі жылы болатын жолды жоспарлауға келгенде өте маңызды буын болып табылады, өйткені олар ұсынған мәселелер бойынша дауыс алады. компаниялардың менеджерлері. Жылдық жиналыста акционерлер мен серіктестер көбінесе компания есептерінің көшірмелерін алады, олар өткен жылдың фискалдық ақпаратын қарастырады және бизнестің болашақта алатын бағыттарына қатысты сұрақтар қойып, пікірлерін айтады. Сондай-ақ жыл сайынғы жиналыста акционерлер компанияны басқаратын директорларды сайлайды.

Сонымен, жыл сайынғы кездесуді жоспарлау керек болса, ескеру қажет кейбір ұсыныстардан бастайық.

• Бақылау парағын жасаңыз

Барлық процестің егжей-тегжейлі бақылау тізімін жасаңыз, соның ішінде нақты кездесуге дейін және одан кейінгі оқиғалар. Қажет болған жағдайда мерзімдерді белгілеңіз және командаңызға тапсырмалар беріңіз. Негізгі тармақтардың кейбірі мыналарды қамтуы мүмкін: сауалнамалар, қарау/бекітуге арналған басқарма отырысының кестесі, отырыс түрін, күні мен орнын анықтау, отырыс логистикасы, қажетті құжаттама, сұрақ-жауап, жаттығулар және т.б. Кесте толығымен өзгертілуі керек. компанияңызға және оның күнтізбесіне. Бірінші жылы оны мінсіз орындауға күш салыңыз, сондықтан сізде алдағы жылдарға арналған жоба бар.

• Заңды және нормативтік талаптарды қарастырыңыз

Жиналыс алдында заңдық және нормативтік талаптар мен жиналысқа қатысты басқа да құжаттардың қаралуы маңызды, сондықтан бәрі біркелкі өтеді.

• Кездесу түрін анықтаңыз

Бұл кездесуден алты ай бұрын жасалуы керек. Бұл туралы шешім қабылдауға көмектесетін кейбір маңызды нәрселер бар, мысалы, компания дәстүрі, мүдделі тараптардың өнімділігі және алаңдаушылықтары. Кездесулер мыналар болуы мүмкін: 1. барлығы физикалық түрде қатысуы қажет болған кезде (ірі, қалыптасқан бизнес үшін ең жақсысы); 2. виртуалды, барлығы цифрлық түрде қосылған кезде (бұл стартаптар үшін ең жақсысы); 3. акционерлерде жеке және виртуалды жиналыс арасында таңдау болған кездегі гибридтік нұсқа, себебі екеуі де қамтылған. Гибридтік жиналыс жаңашыл болып табылады және ол акционерлердің қатысуын барынша арттырады.

• Жиналыс орны

Егер кездесу жеке өткізілетін болса, оның орны үлкен рөл атқарады. Өте шағын компаниялар компанияның конференц-залында жиналыс өткізе алады. Екінші жағынан, егер жиналысқа көп адам қатысса, компаниялар оны аудиторияға немесе қонақүй жиналыс бөлмесіне көшіруді ойлай алады, бұл көбінесе ыңғайлы орын.

• Кездесу логистикасы

Логистика көп жағдайда сіз өткізетін кездесу түріне байланысты. Бірақ сіз отыру, автотұрақ ұйымдастыру, қауіпсіздік (тіпті скрининг) және техникалық бөлік туралы ойлануыңыз керек: микрофондар, проекторлар және басқа да қажетті гаджеттер.

• Ескерту

Кездесудің күні, уақыты және орны қатысушыларға алдын ала хабарлануы керек.

• Құжаттар

Кездесуге қажетті бірқатар құжаттар бар:

Күн тәртібі: әдетте кіріспе, ұсыныстар және сұрақ-жауап, дауыс беру, нәтижелер, бизнес-презентация…

Мінез-құлық ережелері: қатысушылар кімнің сөйлеуі керек екенін, уақыт шегін, тыйым салынған мінез-құлықты және т.б.

Жиналыс сценарийлері: жиналыстың өтуі және барлық мәселелер қамтылғанына көз жеткізу үшін маңызды.

• Дауыс беру рәсімдері

Дауыс беру тәртібі акционерлердің түріне байланысты. Тіркелген ұстаушылар – өз акцияларына тікелей компания арқылы дауыс беретіндер. Бенефициар ұстаушылар акцияларды басқа ұйым (мысалы, банк) арқылы кітап жазбасы түрінде ұстайды. Бенефициар ұстаушылар өз банкіне өз акцияларын қалай дауыс беру туралы нұсқау беруге құқылы немесе олар жылдық жиналысқа өздері келіп дауыс беруді қаласа, заңды сенім білдірілген тұлғаны сұрайды. Бұл оларға өз акцияларына тікелей дауыс беруге мүмкіндік береді.

• Кворум

Күнделікті дауыс беру есебін бақылау сияқты жыл сайынғы жиналысты дайындау кезінде маңызды болып табылатын басқа да нәрселерді ескеру қажет, бірақ біз мұнда егжей-тегжейлі тоқталмаймыз. Жиналыстың сәтті өтуі үшін сізге «кворум» қажет екенін есте ұстаған жөн. Ол органның немесе топтың бизнесін жүзеге асыру үшін қатысуы қажет орган немесе топ мүшелерінің санын білдіреді.

• Бюллетеньдер

Бюллетеньдер жалпыға белгілі бір акцияларды қосуға болатынын білуге көмектеседі. Олар дауыс берілетін әрбір тармақты анықтайды және нақты дауыс беруді сұрайды.

• Төраға

Соңғы дайындықтарға төрағаны дайындау кіреді, сондықтан ол пайда болуы мүмкін сұрақтарға жауаптар дайындайды. Бұл мәселелер туралы HR-мен сөйлескен дұрыс. Мүмкін, кейбір сұрақтар бір сәтте, мүмкін басқа кездесуде қойылды. Компанияда не болып жатқанын білу және болжай білу маңызды. Мүдделі тараптардың сұрақтарына жауап бергенде төраға өзіне сенімді болуы керек, сондықтан ең жақсы әдіс мүмкіндігінше дайын болу керек.

• Минут

Біз сондай-ақ тағы бір маңызды мәселе – кездесуді құжаттау туралы айтқымыз келеді. Жиналыстың дұрыс ресімделуі өте маңызды, яғни жыл сайынғы отырыстың хаттамалары міндетті болып табылады. Олар компанияның жоспарлау сессиясында шешуші рөл атқарады, сондықтан барлығы соңғы шешімдерді қабылдауға дайын. Сондай-ақ, біз компанияның табысқа жетуін және қаржылық мақсаттарына жетуін қаласақ, жоспарлау сессиясы нақты болуы керек екенін білеміз. Сонымен, осы жиналыс хаттамаларын транскрипциялаудың ең практикалық жолы қандай деген сұрақ туындайды.

Хаттамалардың стенограммалары тамаша, өйткені олар жыл сайынғы жиналыста айтылғандардың барлығына қарапайым шолу және оны оған қатыса алмайтын адамдарға оңай беруге болады. Жыл сайынғы жиналысты транскрипцияласаңыз, жоспарлау сессияларын өткізу оңайырақ болады. Осылайша сізде компанияның алға қойған мақсаттары жазылған, осылайша менеджмент өздерінің әрекет қадамдарын жалғастыра отырып, оңай жолда қала алады. Транскрипттің мазмұны болашақта, әсіресе күтілетін мақсаттарға қол жеткізілмеген жағдайларда, одан әрі талдау және қорытындылар үшін өте пайдалы болуы мүмкін.

Сондай-ақ, деректермен жұмыс істеу кейде өте қиын болатынын атап өткен жөн, өйткені қателер анда-санда орын алатын, тіпті қарапайым қателер де компанияға үлкен әсер етуі мүмкін. Сондықтан, әсіресе, жыл сайынғы жиналыстарда айтылған нөмірлер аудиомен теріліп, транскрипциялануы керек. Бұл сізге айтылғандардың барлығын қажетінше қарап шығуға мүмкіндік береді, сонымен қатар кез келген сандарды келтіру оңай болады.

Жыл сайынғы жиналыс кезінде жазбалар жазу керек болғанда, сіз өзіңізді өте күрделі және маңызды тапсырмаға дайындай аласыз. Жыл сайынғы кездесулер ұзақ уақытқа созылуы мүмкін. Төрт сағаттық кездесуде айтылғандардың барлығын жазып алып, жазбаларға жауапты болуды елестетіп көріңіз. Бір сәтте қателер пайда болады немесе маңызды бөліктер алынып тасталады. Жасыратыны жоқ, біз сөйлегендей тез жаза алмаймыз. Бірдеңені жылдам жазу керек болғанда қолжазбаңызды айтпай-ақ қояйын. Жазғаныңызды оқи аласыз ба?

Егер сіз жиналысты жазып алуды және аудио түрін мәтін пішіміне түрлендіру үшін транскрипция қызметінің провайдерін пайдалануды шешсеңіз, жұмысты тез және оңай орындайсыз. Gglot жыл сайынғы жиналысыңызды транскрипциялауға көмектеседі. Сіз одан бірнеше рет басу алыссыз. Бастамас бұрын ештеңе орнатудың қажеті жоқ. Сізге тек біздің веб-сайтқа кіріп, аудио таспаңызды жүктеп салсаңыз болғаны. Біздің веб-сайт пайдаланушыға өте ыңғайлы және интуитивті, тіпті сіз техникалық жағынан өте жақсы білмесеңіз де. Жиналыс жазбасы дәл түрлендіріледі. Біздің машинаға негізделген транскрипция қызметіміз аудио файлыңызды өте жылдам транскрипциялайды және біз сізге оны жүктеп алмас бұрын транскрипцияны өңдеу мүмкіндігін береміз. Қызметкерлеріңізге бірінші кезекте жұмысқа қабылданған тапсырмаларды орындауға рұқсат етіңіз және Gglot-қа транскрипцияны қалдырыңыз. Сіз өзіңіздің қызметкерлеріңізге маңыздырақ тапсырмаларды инвестициялай алатын уақытты үнемдейсіз.

Жыл сайынғы кездесулер күнде бола бермейді. Кездесуді жазып алыңыз және жазбаларсыз толық қатысыңыз. Gglot транскрипция қызметінің провайдері болсын: біз транскрипцияны кез келген корпоративтік хатшыға қарағанда дәлірек және жылдам орындаймыз.