Შეხვედრის წუთების ჩაწერა - ერთ-ერთი ყველაზე დიდი ნაბიჯი დაგეგმვის სესიამდე

Წლიური შეხვედრების ოქმის გადაწერა

Გვსურს მოგცეთ რამდენიმე რჩევა, თუ როგორ უნდა ჩაატაროთ და ჩაატაროთ წლიური შეხვედრა, რადგან ისევე, როგორც ნებისმიერი სხვა შეხვედრა, ის ასევე საგულდაგულოდ უნდა დაიგეგმოს, რომ წარმატებული იყოს. თუ თქვენ ახალი ხართ პროცესის დაგეგმვაში, ყოველწლიური შეხვედრა შეიძლება იყოს უზარმაზარი გამოწვევა და თქვენ ალბათ დიდი ზეწოლის ქვეშ იმყოფებით, რომ ყველაფერი გააკეთოთ.

Შეიძლება ფიქრობთ, რომ ყოველწლიური შეხვედრები ძალიან საინტერესო და ამაღელვებელია, მაგრამ, როგორც წესი, ისინი არც ისე საინტერესოა. მიუხედავად ამისა, არა მხოლოდ ყოველწლიური შეხვედრებია საჭირო სახელმწიფო კანონმდებლობით და საჯარო კომპანიების საფონდო ბირჟის ჩამონათვალის მოთხოვნების შესაბამისად, მაგრამ ვერავინ უარყოფს, რომ ისინი ძალიან მნიშვნელოვანია - თუნდაც იმიტომ, რომ ისინი აგროვებენ კომპანიის აქციონერთა უმეტესობას. და როგორც ვიცით, აქციონერები კომპანიების საკვანძო ფიგურები არიან - ისინი ძალიან მნიშვნელოვანი რგოლია, როდესაც საქმე ეხება მომავალი განვითარების დაგეგმვას და გზას, რომელსაც კომპანია აპირებს მომდევნო წელს, რადგან ისინი იღებენ ხმას შემოთავაზებულ საკითხებზე. კომპანიების მენეჯერები. წლიურ კრებაზე აქციონერები და პარტნიორები ხშირად იღებენ კომპანიის ანგარიშების ასლებს, განიხილავენ გასული წლის ფისკალურ ინფორმაციას, სვამენ კითხვებს და გამოთქვამენ სათქმელს, თუ რა მიმართულებებს მიიღებს ბიზნესი მომავალში. ასევე, წლიურ კრებაზე აქციონერები ირჩევენ დირექტორებს, რომლებიც მართავენ კომპანიას.

Მაშ ასე, დავიწყოთ რამდენიმე წინადადებით, რომლებიც უნდა გაითვალისწინოთ, თუ ყოველწლიური შეხვედრის დაგეგმვა მოგიწევთ.

• Შეადგინეთ საკონტროლო სია

Შეადგინეთ მთელი პროცესის დეტალური ჩამონათვალი, მათ შორის მოვლენების შეხვედრამდე და მის შემდეგ. დანიშნეთ ვადები, სადაც საჭიროა და მიეცით დავალებები თქვენს გუნდს. ზოგიერთი ძირითადი პუნქტი შეიძლება მოიცავდეს შემდეგს: კითხვარები, საბჭოს შეხვედრების განრიგი განხილვის/დამტკიცებისთვის, შეხვედრის ტიპის, თარიღისა და ადგილის განსაზღვრა, შეხვედრის ლოჯისტიკა, საჭირო დოკუმენტაცია, კითხვა-პასუხი, რეპეტიციები და ა.შ. განრიგი მთლიანად უნდა შეიცვალოს. თქვენს კომპანიას და მის კალენდარს. ეცადე, რომ ეს სრულყოფილად გააკეთო პირველ წელს, ასე რომ თქვენ უკვე გაქვთ პროექტი მომავალი წლებისთვის.

• Გადახედეთ საკანონმდებლო და მარეგულირებელ მოთხოვნებს

Მნიშვნელოვანია, რომ შეხვედრამდე იურიდიული და მარეგულირებელი მოთხოვნები და სხვა დოკუმენტები განიხილება, რათა ყველაფერი შეუფერხებლად წარიმართოს.

• Განსაზღვრეთ შეხვედრის ტიპი

Ეს უკვე უნდა გაკეთდეს შეხვედრამდე დაახლოებით ექვსი თვით ადრე. არსებობს რამდენიმე მნიშვნელოვანი რამ, რაც დაგეხმარებათ გადაწყვიტოთ ამის შესახებ, როგორიცაა კომპანიის ტრადიცია, საქმიანობა და დაინტერესებული მხარეების შეშფოთება. შეხვედრები შეიძლება იყოს: 1. პირადად, როცა ყველა საჭიროებს ფიზიკურად ყოფნას (საუკეთესო დიდი, დამკვიდრებული ბიზნესისთვის); 2. ვირტუალური, როცა ყველა ციფრულად არის დაკავშირებული (ეს საუკეთესოა სტარტაპებისთვის); 3. ჰიბრიდული ვერსია, როდესაც აქციონერებს აქვთ არჩევანი პირად და ვირტუალურ შეხვედრას შორის, რადგან ორივე დაფარულია. ჰიბრიდული კრება ინოვაციურია და ის მაქსიმალურად ზრდის აქციონერთა მონაწილეობას.

• Შეხვედრის ადგილი

Თუ შეხვედრა პირადად ჩატარდება, ლოკაცია დიდ როლს თამაშობს. ძალიან მცირე კომპანიებს შეუძლიათ შეხვედრის ჩატარება კომპანიის საკონფერენციო დარბაზში. მეორეს მხრივ, თუ შეხვედრას ბევრი ადამიანი დაესწრება, კომპანიებმა შეიძლება იფიქრონ მისი გადატანა აუდიტორიაში ან სასტუმროს შეხვედრების ოთახში, რომელიც ხშირად უფრო მოსახერხებელი ადგილია.

• Შეხვედრის ლოჯისტიკა

Ლოგისტიკა დიდად არის დამოკიდებული შეხვედრის ტიპზე, რომელსაც აპირებთ. მაგრამ თქვენ უნდა იფიქროთ ჯდომებზე, პარკირების მოწყობაზე, დაცვაზე (შეიძლება სკრინინგზეც) და ტექნიკურ ნაწილზე: მიკროფონებზე, პროექტორებზე და სხვა საჭირო გაჯეტებზე.

• Გაფრთხილება

Შეხვედრის თარიღი, დრო და ადგილი წინასწარ უნდა გაეგზავნოს მონაწილეებს.

• Დოკუმენტები

Შეხვედრისთვის დაგჭირდებათ რამდენიმე დოკუმენტი:

Დღის წესრიგი: ჩვეულებრივ შეიცავს შესავალს, წინადადებებს და კითხვა-პასუხს, კენჭისყრას, შედეგებს, ბიზნეს პრეზენტაციას…

Ქცევის წესები: რათა მონაწილეებმა იცოდნენ, ვინ უნდა ისაუბროს, დროის ლიმიტები, აკრძალული ქცევა და ა.შ.

Შეხვედრის სკრიპტები: მნიშვნელოვანია შეხვედრის მიმდინარეობისთვის და დარწმუნდეთ, რომ ყველა პუნქტი დაფარულია.

• Ხმის მიცემის პროცედურები

Ხმის მიცემის პროცედურები დამოკიდებულია აქციონერების ტიპზე. რეგისტრირებული მფლობელები არიან ისინი, რომლებიც ხმას აძლევენ თავიანთ აქციებს პირდაპირ კომპანიის მეშვეობით. ბენეფიციარი მფლობელები ფლობენ აქციებს წიგნში ჩანაწერის სახით სხვა სუბიექტის მეშვეობით (მაგალითად, ბანკი). ბენეფიციარ მფლობელებს უფლება აქვთ დაავალონ თავიანთ ბანკს, თუ როგორ უნდა მისცენ ხმა მის წილებს, ან თუ სურთ თავად მივიდნენ წლიურ კრებაზე და ხმის მიცემა, მოითხოვონ კანონიერი წარმომადგენელი. ეს მათ საშუალებას მისცემს პირდაპირ ხმა მისცენ თავიანთ აქციებს.

• Კვორუმი

Ასევე არის გასათვალისწინებელი სხვა რამ, რაც გადამწყვეტია ყოველწლიური შეხვედრის მომზადებისას, როგორიცაა ყოველდღიური ხმის მიცემის ანგარიშის მონიტორინგი, მაგრამ აქ დეტალებს არ შევეხებით. ერთადერთი, რაც უნდა გახსოვდეთ, რომ შეხვედრის წარმატებისთვის დაგჭირდებათ „ქვორუმი“. ეს ეხება ორგანოს ან ჯგუფის წევრთა რაოდენობას, რომლებიც საჭიროა იმყოფებოდნენ ორგანოს ან ჯგუფის საქმიანობის განსახორციელებლად.

• Ბიულეტენები

Ბიულეტენები გვეხმარება იმის გარკვევაში, შეიძლება თუ არა კონკრეტული აქციების შეტანა მთლიანობაში. ისინი იდენტიფიცირებენ კენჭისყრის თითოეულ პუნქტს და ითხოვენ ფაქტობრივ ხმას.

• Თავმჯდომარე

Საბოლოო მზადება მოიცავს თავმჯდომარის მომზადებას, რათა მან მოამზადოს პასუხები კითხვებზე, რომლებიც შესაძლოა გაჩნდეს. გონივრული იქნება ამ საკითხებზე HR-თანაც საუბარი. შესაძლოა, რაღაც მომენტში უკვე დაისვა კითხვები, შესაძლოა სხვა შეხვედრაზე. მნიშვნელოვანია იცოდეთ რა ხდება კომპანიაში და კარგად იყოთ მოლოდინი. თავმჯდომარე უნდა იყოს თავდაჯერებული დაინტერესებული მხარეების კითხვებზე პასუხის გაცემისას, ასე რომ საუკეთესო გზაა მხოლოდ მაქსიმალურად მომზადებული.

• Წუთები

Ასევე გვინდა ვისაუბროთ კიდევ ერთ ძალიან მნიშვნელოვან საკითხზე - შეხვედრის დოკუმენტირებაზე. გადამწყვეტი მნიშვნელობა აქვს კრების დოკუმენტირებას სათანადო წესით, ანუ წლიური შეხვედრების ოქმები აუცილებელია. ისინი გადამწყვეტ როლს ასრულებენ კომპანიის დაგეგმვის სესიისთვის, რათა ყველამ ერთხმად მიიღოს უახლესი გადაწყვეტილებები. ასევე, ჩვენ ვიცით, რომ დაგეგმვის სესია უნდა ჩატარდეს ადგილზე, თუ გვსურს კომპანიამ მიაღწიოს წარმატებას და მიაღწიოს თავის ფინანსურ მიზნებს. ასე რომ, კითხვაა, რა არის ყველაზე პრაქტიკული გზა ამ შეხვედრის ოქმების გადასაწერად.

Ოქმების ჩანაწერები შესანიშნავია, რადგან ისინი მარტივი მიმოხილვაა ყველაფრის შესახებ, რაც ითქვა წლიურ შეხვედრაზე და ეს შეიძლება ადვილად გადაეცეს იმ ადამიანებს, ვინც ვერ დაესწრო მას. თუ წლიური შეხვედრის ტრანსკრიფციას გააკეთებთ, დაგეგმვის სესიების ჩატარება უფრო ადვილი იქნება. ამ გზით თქვენ უკვე გაქვთ ჩაწერილი კომპანიის მიზნები, რათა მენეჯმენტმა შეძლოს ადვილად დარჩეს გზაზე, როდესაც ისინი განაგრძობენ სამოქმედო ნაბიჯებს. ტრანსკრიპტის შინაარსი ასევე შეიძლება იყოს ძალიან სასარგებლო მომავალში შემდგომი ანალიზისა და დასკვნებისთვის, განსაკუთრებით იმ შემთხვევებში, როდესაც მოსალოდნელი მიზნები არ მიიღწევა.

Ასევე, მნიშვნელოვანია აღინიშნოს, რომ მონაცემებთან მუშაობა ზოგჯერ ძალიან რთულია, რადგან შეცდომები დროდადრო ხდებოდა და უბრალოებმაც კი შეიძლება დიდი გავლენა იქონიონ კომპანიაზე. ამიტომ, განსაკუთრებით წლიურ შეხვედრებზე აღნიშნული ნომრები აუდიო აკრეფილი და გადაწერილი უნდა იყოს. ეს საშუალებას მოგცემთ გადახედოთ ყველაფერს, რაც ითქვა, რამდენიც გჭირდებათ და უფრო მეტიც, ადვილი იქნება ნებისმიერი რიცხვის ციტირება.

Როდესაც ყოველწლიური შეხვედრის დროს უნდა ჩაწეროთ შენიშვნები, შეგიძლიათ მოემზადოთ ძალიან რთული და მნიშვნელოვანი ამოცანისთვის. წლიური შეხვედრები შეიძლება დიდხანს გაგრძელდეს. წარმოიდგინეთ, ჩაწერეთ ყველაფერი, რაც ითქვა ოთხსაათიანი შეხვედრის დროს და იყოთ პასუხისმგებელი შენიშვნებზე. რაღაც მომენტში წარმოიქმნება შეცდომები ან გადამწყვეტი ნაწილები იქნება გამოტოვებული. საიდუმლო არ არის, რომ რაღაცეებს ისე სწრაფად ვერ ჩავწერთ, როგორც ვლაპარაკობთ. რომ აღარაფერი ვთქვათ თქვენს ხელწერაზე, როცა რაიმეს სწრაფად ჩაწერა გიწევთ. შეძლებ თუ არა წაიკითხო ის, რაც დაწერე?

Თუ გადაწყვეტთ შეხვედრის ჩაწერას და ტრანსკრიფციის სერვისის პროვაიდერის გამოყენებას აუდიო ტიპის ტექსტის ფორმატში გადასაყვანად, საქმეს სწრაფად და მარტივად შეასრულებთ. Gglot დაგეხმარებათ წლიური შეხვედრის ტრანსკრიფციაში. თქვენ მისგან მხოლოდ რამდენიმე დაწკაპუნებით ხართ დაშორებული. დაწყებამდე არაფრის ინსტალაცია არ გჭირდებათ. თქვენ მხოლოდ უნდა შეხვიდეთ ჩვენს ვებ გვერდზე და ატვირთოთ თქვენი აუდიო ლენტი. ჩვენი ვებსაიტი ძალიან მოსახერხებელი და ინტუიციურია, მაშინაც კი, თუ ტექნიკურად არ ხართ ძალიან მცოდნე. თქვენი შეხვედრის ჩანაწერი ზუსტად გარდაიქმნება. ჩვენი მანქანაზე დაფუძნებული ტრანსკრიფციის სერვისი ძალიან სწრაფად გადაიწერს თქვენს აუდიო ფაილს და ჩვენც კი მოგცემთ შესაძლებლობას დაარედაქტიროთ ტრანსკრიფცია, სანამ მის ჩამოტვირთვას შეძლებთ. ნება მიეცით თქვენს თანამშრომლებს შეასრულონ ის ამოცანები, რისთვისაც ისინი დაიქირავეს პირველ რიგში და გადააწერონ Gglot-ს. თქვენ დაზოგავთ თქვენს თანამშრომლებს დროს, რათა მათ შეძლონ ინვესტირება უფრო მნიშვნელოვან ამოცანებში.

Ყოველწლიური შეხვედრები არ ტარდება ყოველდღე. უბრალოდ ჩაწერეთ შეხვედრა და სრულად დაესწრეთ შენიშვნების გარეშე. მიეცით საშუალება Gglot იყოს თქვენი ტრანსკრიფციის სერვისის პროვაიდერი: ჩვენ გავაკეთებთ ტრანსკრიფციას უფრო ზუსტად და უფრო სწრაფად, ვიდრე ნებისმიერი კორპორატიული მდივანი.