Ngrekam Menit Rapat - Salah sawijining Langkah Paling gedhe Sadurunge Sesi Perencanaan

Transkripsi risalah rapat tahunan

Kita pengin menehi saran babagan carane nindakake lan nganakake rapat taunan, amarga kaya rapat liyane, kudu direncanakake kanthi ati-ati supaya bisa sukses. Yen sampeyan anyar kanggo ngrancang proses, rapat taunan bisa dadi tantangan gedhe lan sampeyan bisa uga ngalami tekanan kanggo ngrampungake kabeh.

Sampeyan bisa uga mikir yen rapat taunan pancen nyenengake lan nyenengake, nanging biasane ora nyenengake. Nanging, ora mung rapat taunan sing dibutuhake miturut hukum negara lan miturut syarat listing bursa saham kanggo perusahaan umum, nanging ora ana sing bisa nolak yen dheweke penting banget - yen mung amarga ngumpulake paling akeh pemegang saham perusahaan. Lan kaya sing kita ngerti, para pemegang saham minangka tokoh kunci kanggo perusahaan - minangka tautan sing penting banget nalika arep ngrancang pembangunan ing mangsa ngarep lan dalan sing bakal ditindakake perusahaan ing taun sabanjure, amarga entuk voting babagan perkara sing diusulake dening perusahaan. manajer perusahaan. Ing rapat taunan, pemegang saham lan mitra kerep njaluk salinan akun perusahaan, padha mriksa informasi fiskal kanggo taun kepungkur, lan padha takon pitakonan lan ngandika bab arah bisnis bakal njupuk ing mangsa. Uga, ing rapat taunan pemegang saham milih direktur sing bakal ngatur perusahaan.

Dadi, ayo miwiti karo sawetara saran sing kudu digatekake yen sampeyan kudu ngrancang rapat taunan.

• Nggawe dhaptar priksa

Priksa dhaptar rinci kabeh proses kalebu acara sadurunge lan sawise rapat sing nyata. Setel tenggat wektu yen perlu lan wenehake tugas menyang tim sampeyan. Sawetara poin penting bisa uga kalebu ing ngisor iki: kuesioner, jadwal rapat dewan kanggo review / persetujuan, nemtokake jinis rapat, tanggal lan lokasi, logistik rapat, dokumentasi sing dibutuhake, Q & A, latihan lan liya-liyane. Jadwal kasebut kudu diowahi kanthi lengkap. menyang perusahaan lan tanggalan. Gawe gaweyan kanggo nindakake kanthi sampurna ing taun pisanan, supaya sampeyan wis duwe rancangan kanggo taun-taun sing bakal teka.

• Priksa syarat legal lan peraturan

Penting yen syarat hukum lan peraturan lan dokumen liyane sing ana gandhengane karo rapat kasebut dideleng sadurunge rapat supaya kabeh bisa lancar.

• Nemtokake jinis rapat

Iki kudu ditindakake kira-kira nem sasi sadurunge rapat. Ana sawetara perkara penting sing bakal mbantu sampeyan mutusake babagan iki kaya tradhisi perusahaan, kinerja lan keprihatinan para pemangku kepentingan. Rapat kasebut bisa dadi: 1. kanthi pribadi, nalika saben wong kudu ana kanthi fisik (paling apik kanggo bisnis gedhe lan mapan); 2. virtual, nalika kabeh wong disambungake kanthi digital (sing paling apik kanggo wiwitan); 3. versi Sato nalika shareholders duwe pilihan antarane ing wong lan patemon virtual, amarga loro dijamin. Rapat hibrida kasebut inovatif lan ngoptimalake partisipasi pemegang saham.

• Papan patemon

Yen rapat kasebut bakal ditindakake kanthi pribadi, lokasi nduweni peran gedhe. Perusahaan cilik banget bisa nganakake rapat ing ruang konferensi perusahaan. Ing sisih liya, yen akeh wong sing bakal teka ing rapat kasebut, perusahaan bisa uga mikir babagan mindhah menyang auditorium utawa kamar rapat hotel sing asring dadi papan sing luwih trep.

• Rapat Logistik

Logistik gumantung banget karo jinis rapat sing bakal ditindakake. Nanging sampeyan kudu mikir babagan lenggahan, pengaturan parkir, keamanan (bisa uga screening) lan bagean teknis: mikropon, proyektor lan gadget liyane sing dibutuhake.

• Kabar

Tanggal, wektu lan panggonan rapat kudu dikirim menyang peserta kanthi luwih dhisik.

• Dokumen

Ana sawetara dokumen sing dibutuhake kanggo rapat kasebut:

Agenda: biasane ngemot introduksi, proposal lan Q&A, voting, asil, presentasi bisnis…

Aturan tumindak: supaya peserta ngerti sapa sing kudu ngomong, watesan wektu, prilaku sing dilarang lsp.

Skrip rapat: penting kanggo aliran rapat lan kanggo mesthekake yen kabeh poin wis dijamin.

• Tata cara voting

Prosedur voting gumantung saka jinis pemegang saham. Pemegang kadhaptar yaiku sing milih saham langsung liwat perusahaan. Sing duwe manfaat nyekel saham ing wangun entri buku liwat entitas liyane (umpamane bank). Pemegang sing duwe bathi duwe hak kanggo menehi pitunjuk marang bank babagan cara milih saham utawa yen dheweke pengin teka ing rapat taunan lan milih, njaluk proxy sing sah. Sing bakal ngidini wong-wong mau milih saham kasebut kanthi langsung.

• Kuorum

Ana uga prekara liya sing kudu dipikirake sing penting nalika nyiapake rapat taunan, kayata ngawasi laporan voting saben dina, nanging kita ora bakal menehi katrangan ing kene. Ing bab mung sampeyan kudu mbudidaya sing bakal mbutuhake "quorum" kanggo rapat kanggo sukses. Iki nuduhake jumlah anggota badan utawa klompok sing dibutuhake supaya bisa nindakake bisnis awak utawa klompok kasebut.

• Surat suara

Ballot mbantu kanggo mangerteni yen Enggo bareng tartamtu bisa kalebu ing total. Dheweke ngenali saben titik sing bakal dipilih lan njaluk voting sing nyata.

• Ketua

Persiapan pungkasan kalebu nyiapake ketua supaya dheweke wis nyiapake jawaban kanggo pitakonan sing bisa muncul. Wicaksana uga ngomong karo HR babagan perkara kasebut. Mungkin sawetara pitakonan wis ditakoni ing sawetara wektu, bisa uga ing rapat liyane. Penting kanggo ngerti apa sing kedadeyan ing perusahaan lan dadi apik ing antisipasi. Ketua kudu manteb ing ati nalika mangsuli pitakon-pitakon para pemangku kepentingan supaya cara sing paling apik mung disiapake sabisa-bisa.

• Menit

Kita uga pengin ngomong babagan liyane sing penting banget - nyathet rapat kasebut. Penting banget yen rapat kasebut didokumentasikake kanthi cara sing tepat, yaiku notulen rapat tahunan penting banget. Dheweke duwe peran penting kanggo sesi perencanaan perusahaan, supaya kabeh wong bisa njupuk keputusan paling anyar. Kajaba iku, kita ngerti manawa sesi perencanaan kudu dadi titik yen kita pengin perusahaan sukses lan entuk target finansial. Dadi, pitakonan sing bakal ditakoni yaiku cara paling praktis kanggo nerjemahake menit rapat kasebut.

Transkrip menit kasebut apik amarga minangka ringkesan sing gampang babagan kabeh sing wis diomongake ing rapat taunan lan bisa gampang diterusake menyang wong sing ora bisa melu. Yen sampeyan nyalin rapat taunan, sesi perencanaan bakal luwih gampang ditindakake. Kanthi cara iki sampeyan wis duwe tujuan sing dikarepake perusahaan sing ditulis supaya manajemen bisa tetep ing trek nalika nerusake langkah-langkah tumindak. Isi transkrip uga bisa migunani banget kanggo analisis lan kesimpulan luwih lanjut ing mangsa ngarep, utamane ing kasus nalika tujuan sing dikarepake ora kenek.

Uga, penting kanggo nyebutake yen nggarap data kadhangkala angel banget, amarga kesalahan kedadeyan saka wektu kanggo wektu, lan malah sing prasaja bisa duwe pengaruh gedhe ing perusahaan. Mulane, utamane nomer sing kasebut ing rapat taunan kudu diketik lan ditranskripsi. Iki bakal nggawe sampeyan bisa kanggo maneh kabeh sing ngandika akeh sing perlu lan liyane, iku bakal gampang kanggo Quote nomer sembarang.

Nalika sampeyan kudu nulis cathetan sajrone rapat taunan, sampeyan bisa nyiapake dhewe kanggo tugas sing angel banget lan penting. Rapat tahunan bisa nganti suwe. Bayangna nulis kabeh sing diomongake sajrone rapat patang jam lan tanggung jawab kanggo cathetan kasebut. Ing sawetara titik, kesalahan bakal muncul utawa bagean penting bakal diilangi. Ora dadi rahasia manawa kita ora bisa nulis kanthi cepet kaya kita ngomong. Ora kanggo sebutno tulisan tangan nalika sampeyan kudu nulis kanthi cepet. Apa sampeyan bisa maca apa sing wis ditulis?

Yen sampeyan mutusake kanggo ngrekam rapat kasebut lan nggunakake panyedhiya layanan transkripsi kanggo ngowahi jinis audio dadi format teks, sampeyan bakal ngrampungake tugas kasebut kanthi cepet lan gampang. Gglot bisa mbantu nranskripsikake rapat taunan. Sampeyan mung sawetara klik adoh saka iku. Sampeyan ora perlu nginstal apa-apa sadurunge miwiti. Sampeyan mung kudu mlebu ing kaca web lan upload kaset audio sampeyan. Situs web kita banget pangguna-loropaken lan intuisi sanajan sampeyan ora ngerti teknis. Rekaman rapat sampeyan bakal diowahi kanthi akurat. Layanan transkripsi adhedhasar mesin bakal nranskripsikake file audio sampeyan kanthi cepet lan malah bakal menehi sampeyan kamungkinan kanggo ngowahi transkripsi sadurunge sampeyan bisa ngundhuh. Ayo karyawan sampeyan nindakake tugas sing direkrut ing wiwitan lan ninggalake transkripsi menyang Gglot. Sampeyan bakal ngirit wektu karyawan supaya bisa nandur modal ing tugas sing luwih penting.

Rapat tahunan ora saben dina. Cukup rekam rapat kasebut lan hadir kanthi lengkap tanpa nyathet. Ayo Gglot dadi panyedhiya layanan transkripsi sampeyan: kita bakal nindakake transkripsi kanthi luwih akurat lan luwih cepet tinimbang sekretaris perusahaan.