会議の議事録の記録–計画セッションの前の最大のステップの1つ
年次総会の議事録を書き写す
他の会議と同様に、成功するには慎重に計画する必要があるため、年次会議の実施方法と運営方法についてアドバイスを提供したいと思います。プロセス計画に不慣れな場合、年次会議は大きな課題となる可能性があり、すべてを成し遂げるためにおそらく多くのプレッシャーにさらされています。
年次総会はとてもエキサイティングでスリリングだと思うかもしれませんが、通常はそれほど面白くありません。それにもかかわらず、年次総会は州法および公開会社の証券取引所上場要件の下で義務付けられているだけでなく、会社のほとんどの株主を集めるという理由だけで、それらが非常に重要であることを誰も否定することはできません。そして、ご存知のように、株主は企業にとって重要な人物です。株主は、提案された事項に投票するため、将来の発展と翌年の企業の進路を計画する上で非常に重要なリンクです。会社のマネージャー。株主総会では、株主やパートナーが会社の口座のコピーを入手したり、過去1年間の会計情報を確認したり、今後の事業の方向性について質問したり、発言したりすることがよくあります。また、年次株主総会では、株主が会社を管理する取締役を選出します。
それで、あなたが年次総会を計画しなければならないならばあなたが考慮に入れるべきであるいくつかの提案から始めましょう。
- チェックリストを作成する
実際の会議の前後のイベントを含むプロセス全体の詳細なチェックリストを作成します。必要に応じて期限を設定し、チームにタスクを割り当てます。重要なポイントには、アンケート、レビュー/承認のための取締役会のスケジュール、会議の種類の決定、日付と場所、会議の手配、必要な文書、質疑応答、リハーサルなどが含まれます。スケジュールは完全に変更する必要があります。あなたの会社とそのカレンダーに。最初の1年は完璧になるように努力してください。そうすれば、今後数年間のドラフトがすでに作成されています。
- 法的要件と規制要件を確認する
すべてがスムーズに進むように、会議の前に、会議に関連する法的および規制上の要件やその他の文書を確認することが重要です。
- 会議の種類を決定する
これは、会議の約6か月前にすでに行われているはずです。会社の伝統、業績、利害関係者の懸念など、これを決定するのに役立つ重要なことがいくつかあります。ミーティングは次のようになります。1。全員が物理的に立ち会う必要がある場合（大規模で確立されたビジネスに最適）。 2.仮想、全員がデジタル接続されている場合（これはスタートアップに最適です）。 3.株主が直接会うか仮想会議かを選択できるハイブリッド版。両方がカバーされているため、ハイブリッド会議は革新的であり、株主の参加を最大化します。
- 待ち合わせ場所
会議が直接行われる場合、場所は大きな役割を果たします。非常に小さな会社は、会社の会議室で会議を開くことができます。一方、多くの人が会議に参加する場合、企業はそれを講堂やホテルの会議室に移動することを検討するかもしれません。
- ミーティングロジスティクス
ロジスティクスは、開催する会議の種類に大きく依存します。ただし、座席、駐車場の手配、セキュリティ（場合によっては上映）、および技術的な部分（マイク、プロジェクター、その他の必要なガジェット）について考える必要があります。
- 通知
会議の日時と場所は、事前に参加者に送信する必要があります。
- ドキュメント
会議に必要な書類はいくつかあります。
議題：通常、紹介、提案、Q＆A、投票、結果、ビジネスプレゼンテーションなどが含まれます。
行動規則：参加者が誰が話すことになっているのか、時間制限、禁止されている行動などを知るため。
ミーティングスクリプト：ミーティングの流れにとって重要であり、すべてのポイントがカバーされていることを確認するために重要です。
- 投票手順
議決権行使の手続きは、株主の種類によって異なります。登録保有者とは、会社を通じて直接株式に投票する保有者です。受益者は、別のエンティティ（銀行など）を通じて帳簿入力フォームで株式を保有します。受益者は、自分の株の投票方法を銀行に指示する権利があります。または、年次総会に出席して投票したい場合は、法定代理人を要求します。それは彼らが彼らの株を直接投票することを可能にするでしょう。
- インクルード
毎日の投票レポートを監視するなど、年次総会を準備する際に重要な考慮すべき点は他にもありますが、ここでは詳しく説明しません。会議を成功させるには「定足数」が必要になることを覚えておく必要がある唯一のことです。これは、団体またはグループの事業を取引するために立ち会う必要のある団体またはグループのメンバーの数を指します。
- 投票用紙
投票は、特定の株式を合計に含めることができるかどうかを確認するのに役立ちます。彼らは投票される各ポイントを特定し、実際の投票を求めます。
- 会長
最終的な準備には、議長がポップアップする可能性のある質問への回答を準備するための準備が含まれます。これらの問題について人事部にも相談するのが賢明です。たぶん、いくつかの質問は、ある時点で、おそらく別の会議ですでに尋ねられました。会社で何が起こっているのかを知り、予測を上手に行うことが重要です。議長は、利害関係者の質問に答えるときに自信を持っている必要があるため、最善の方法は可能な限り準備するだけです。
- 議事録
また、もう1つの非常に重要なこと、つまり会議の文書化についてもお話ししたいと思います。会議を適切な方法で文書化することは非常に重要です。つまり、年次会議の議事録が不可欠です。彼らは会社の計画セッションで重要な役割を果たし、誰もが最新の決定に参加できるようにします。また、会社を成功させ、財務目標を達成するには、計画セッションを的確に行う必要があることもわかっています。したがって、尋ねられる質問は、それらの会議議事録を転記するための最も実用的な方法は何ですか。
議事録は、年次総会で述べられたすべてのことの簡単な概要であり、これは出席できなかった人々に簡単に伝えることができるため、すばらしいものです。年次総会を書き写すと、計画セッションの実施が容易になります。このようにして、あなたはすでに会社の目標を書き留めているので、経営陣は行動のステップを進めるときに簡単に軌道に乗ることができます。トランスクリプトの内容は、特に期待される目標が達成されない場合に、将来のさらなる分析と結論にも非常に役立ちます。
また、エラーが発生することがあり、単純なエラーでも会社に大きな影響を与える可能性があるため、データの操作が非常に難しい場合があることに注意してください。そのため、特に年次総会で言及されている数字は、音声で入力して文字に変換する必要があります。これにより、必要なだけ言われたことをすべて確認することが可能になり、さらに、任意の数字を簡単に引用できるようになります。
年次総会でメモを書き留める必要がある場合は、非常に困難で重要なタスクに備えることができます。年次総会は長期間続く可能性があります。 4時間の会議中に言われたことをすべて書き留め、メモの責任を負うことを想像してみてください。ある時点で、エラーが発生したり、重要な部分が省略されたりします。私たちが話すほど速く物事を書き留めることができないことは秘密ではありません。あなたが何かを速く書き留めなければならないときあなたの手書きは言うまでもありません。書き留めたものを読むことができますか？
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