Registrazione dei verbali di riunione: uno dei passaggi più importanti prima della sessione di pianificazione

Trascrivi i verbali delle riunioni annuali

Vorremmo darvi alcuni consigli su come condurre e gestire una riunione annuale, perché, proprio come qualsiasi altra riunione, deve essere pianificata con cura per avere successo. Se sei nuovo nella pianificazione del processo, una riunione annuale potrebbe essere una sfida enorme e probabilmente sei sotto pressione per portare a termine tutto.

Forse penseresti che gli incontri annuali siano super eccitanti ed emozionanti, ma di solito non sono così interessanti. Tuttavia, non solo le riunioni annuali sono richieste dalla legge statale e dai requisiti di quotazione in borsa per le società pubbliche, ma nessuno può davvero negare che siano molto importanti, se non altro perché riuniscono la maggior parte degli azionisti della società. E come sappiamo, gli azionisti sono figure chiave per le aziende: sono un collegamento molto importante quando si tratta di pianificare gli sviluppi futuri e il percorso che la società dovrà intraprendere l'anno successivo, poiché ottengono un voto sulle questioni proposte da dirigenti di società. Durante l'assemblea annuale, gli azionisti ei partner spesso ottengono copie dei conti dell'azienda, esaminano le informazioni fiscali per l'anno passato, fanno domande e hanno un detto sulle direzioni che l'azienda prenderà in futuro. Inoltre, durante l'assemblea annuale gli azionisti eleggono gli amministratori che gestiranno la società.

Quindi, iniziamo con alcuni suggerimenti che dovresti prendere in considerazione se devi pianificare un incontro annuale.

• Fai una lista di controllo

Fare una lista di controllo dettagliata dell'intero processo, inclusi gli eventi prima e dopo la riunione vera e propria. Stabilisci le scadenze dove necessario e assegna i compiti al tuo team. Alcuni dei punti chiave possono includere quanto segue: questionari, programma della riunione del consiglio per revisioni / approvazioni, determinazione del tipo di riunione, data e luogo, logistica della riunione, documentazione richiesta, domande e risposte, prove ecc. Il programma dovrebbe essere completamente modificato alla tua azienda e al suo calendario. Sforzati di renderlo perfetto il primo anno, così hai già una bozza per gli anni a venire.

• Rivedi i requisiti legali e normativi

È importante che i requisiti legali e normativi e altri documenti relativi alla riunione vengano esaminati prima della riunione in modo che tutto vada per il meglio.

• Determina il tipo di riunione

Questo dovrebbe già essere fatto circa sei mesi prima della riunione. Ci sono alcune cose importanti che ti aiuteranno a decidere su questo come la tradizione aziendale, le prestazioni e le preoccupazioni degli stakeholder. Gli incontri possono essere: 1. di persona, quando tutti hanno bisogno di essere fisicamente presenti (meglio per grandi imprese affermate); 2. virtuale, quando tutti sono connessi digitalmente (questo è il migliore per le startup); 3. la versione ibrida quando gli azionisti possono scegliere tra l'assemblea di persona e quella virtuale, perché entrambe sono coperte. Il meeting ibrido è innovativo e massimizza le partecipazioni degli azionisti.

• Luogo dell'incontro

Se l'incontro verrà condotto di persona, il luogo gioca un ruolo fondamentale. Le aziende molto piccole possono avere una riunione nella sala conferenze dell'azienda. D'altra parte, se molte persone parteciperanno all'incontro, le aziende potrebbero pensare di spostarlo in un auditorium o in una sala riunioni di un hotel che è spesso un luogo più conveniente.

• Logistica per riunioni

La logistica dipende molto dal tipo di incontro che avrai. Ma dovresti pensare ai posti a sedere, alla disposizione dei parcheggi, alla sicurezza (forse anche allo screening) e alla parte tecnica: microfoni, proiettori e altri gadget necessari.

• Avviso

La data, l'ora e il luogo della riunione devono essere comunicati ai partecipanti con largo anticipo.

• Documenti

Ci sono una serie di documenti richiesti di cui avrai bisogno per la riunione:

Ordine del giorno: di solito contiene introduzione, proposte e domande e risposte, votazioni, risultati, presentazioni aziendali ...

Regole di condotta: in modo che i partecipanti sappiano chi dovrebbe parlare, limiti di tempo, comportamenti vietati ecc.

Script della riunione: importante per il flusso della riunione e per assicurarsi che tutti i punti siano coperti.

• Procedure di voto

Le procedure di voto dipendono dal tipo di azionisti. I titolari registrati sono quelli che votano le proprie azioni direttamente tramite la società. I titolari beneficiari detengono azioni sotto forma di registrazione contabile tramite un'altra entità (ad esempio una banca). I beneficiari hanno il diritto di istruire la propria banca sulle modalità di voto delle proprie azioni o se vogliono partecipare personalmente all'assemblea annuale e votare, richiedono una delega legale. Ciò consentirà loro di votare direttamente le proprie azioni.

• Il

Ci sono anche altre cose da prendere in considerazione che sono cruciali quando si prepara una riunione annuale, come il monitoraggio del rapporto di voto giornaliero, ma non entreremo nei dettagli qui. L'unica cosa che devi tenere a mente è che avrai bisogno di un "quorum" affinché la riunione abbia successo. Si riferisce al numero di membri di un ente o gruppo che devono essere presenti al fine di effettuare le operazioni dell'ente o gruppo.

• Schede

Le votazioni aiutano a scoprire se determinate quote possono essere incluse nel totale. Identificano ogni punto su cui votare e chiedono il voto effettivo.

• Presidente

I preparativi finali includono la preparazione del presidente in modo che abbia preparato le risposte alle domande che potrebbero sorgere. È opportuno parlare anche con l'AR di queste questioni. Forse alcune domande sono già state fatte ad un certo punto, forse in un altro incontro. È importante sapere cosa sta succedendo in azienda ed essere bravi ad anticipare. Il presidente deve essere sicuro di sé quando risponde alle domande delle parti interessate, quindi il modo migliore è essere preparati il più possibile.

• Minuti

Vorremmo anche parlare di un'altra cosa molto importante: documentare l'incontro. È di fondamentale importanza che la riunione sia documentata in modo appropriato, vale a dire che i verbali di una riunione annuale sono indispensabili. Svolgono un ruolo cruciale per la sessione di pianificazione dell'azienda, in modo che tutti siano a bordo con le ultime decisioni. Inoltre, sappiamo che la sessione di pianificazione deve essere puntuale se vogliamo che l'azienda abbia successo e raggiunga i suoi obiettivi finanziari. Quindi, la domanda da porsi è qual è il modo più pratico per trascrivere quei verbali di riunione.

Le trascrizioni dei verbali sono ottime perché sono una semplice panoramica di tutto ciò che è stato detto nella riunione annuale e questo può essere facilmente trasmesso a persone che non hanno potuto partecipare. Se trascrivi la riunione annuale, le sessioni di pianificazione saranno più facili da condurre. In questo modo hai già gli obiettivi ambiti dell'azienda scritti in modo che la direzione possa facilmente rimanere in pista mentre procede con i suoi passaggi d'azione. Il contenuto della trascrizione può anche essere molto utile per ulteriori analisi e conclusioni in futuro, soprattutto nei casi in cui gli obiettivi previsti non vengono raggiunti.

Inoltre, è importante ricordare che lavorare con i dati a volte è molto difficile, perché di tanto in tanto si sono verificati errori e anche quelli semplici possono avere un grande impatto sull'azienda. Questo è il motivo per cui, soprattutto i numeri menzionati nelle riunioni annuali dovrebbero essere digitati e trascritti in audio. Ciò ti consentirà di rivedere tutto ciò che è stato detto quanto ti serve e, inoltre, sarà facile citare qualsiasi numero.

Quando devi prendere appunti durante una riunione annuale, puoi prepararti per un compito molto impegnativo e importante. Le riunioni annuali possono durare a lungo. Immagina di scrivere tutto ciò che è stato detto durante una riunione di quattro ore e di essere responsabile degli appunti. Ad un certo punto, sorgeranno errori o verranno omesse parti cruciali. Non è un segreto che non possiamo scrivere le cose così velocemente come parliamo. Per non parlare della tua calligrafia quando devi scrivere qualcosa velocemente. Sarai in grado di leggere quello che hai scritto?

Se decidi di registrare la riunione e di utilizzare un fornitore di servizi di trascrizione per convertire il tipo audio in formato testo, il lavoro verrà svolto rapidamente e senza sforzo. Gglot può aiutarti a trascrivere la tua riunione annuale. Ti mancano solo pochi clic. Non è necessario installare nulla prima di iniziare. Tutto quello che devi fare è accedere alla nostra pagina web e caricare la tua cassetta audio. Il nostro sito web è molto facile da usare e intuitivo anche se non sei molto esperto tecnicamente. La registrazione della riunione verrà convertita accuratamente. Il nostro servizio di trascrizione automatico trascriverà il tuo file audio molto velocemente e ti daremo anche la possibilità di modificare la trascrizione prima di poterla scaricare. Lascia che i tuoi dipendenti svolgano i compiti per i quali sono stati assunti in primo luogo e lascia la trascrizione a Gglot. Farai risparmiare tempo ai tuoi dipendenti che potranno investire in compiti più importanti.

Le riunioni annuali non si svolgono tutti i giorni. Basta registrare la riunione ed essere pienamente presente senza prendere appunti. Lascia che Gglot sia il tuo fornitore di servizi di trascrizione: faremo la trascrizione in modo più accurato e veloce di qualsiasi segretaria aziendale.