Snimanje zapisnika sa sastanka – jedan od najvećih koraka prije sesije planiranja

Prepisati zapisnike godišnjih sastanaka

Željeli bismo vam dati nekoliko savjeta o održavanju i vođenju godišnje skupštine, jer kao i svaki drugi skup, treba ga pažljivo isplanirati da bi bio uspješan. Ako ste novi u planiranju procesa, godišnji sastanak mogao bi biti veliki izazov i vjerojatno ste pod velikim pritiskom kako biste sve uspjeli obaviti.

Možda biste pomislili da su godišnji sastanci super uzbudljivi i uzbudljivi, ali obično nisu baš toliko zanimljivi. Unatoč tome, ne samo da su godišnje skupštine obavezne prema državnom zakonu i zahtjevima za uvrštenje na burzu za javna poduzeća, već nitko ne može poreći da su one vrlo važne – makar samo zato što okupljaju većinu dioničara tvrtke. A kao što znamo, dioničari su ključne figure za tvrtke – oni su vrlo važna karika kada je u pitanju planiranje budućeg razvoja i puta kojim će tvrtka ići sljedeće godine, budući da imaju pravo glasa o pitanjima koja predlažu menadžeri tvrtki. Na godišnjoj skupštini dioničari i partneri često dobivaju kopije računa tvrtke, pregledavaju fiskalne podatke za prošlu godinu, postavljaju pitanja i govore o smjerovima poslovanja u budućnosti. Također, na godišnjoj skupštini dioničari biraju direktore koji će upravljati društvom.

Dakle, počnimo s nekim prijedlozima koje biste trebali uzeti u obzir ako morate planirati godišnji sastanak.

• Napravite kontrolni popis

Napravite detaljan kontrolni popis cijelog procesa uključujući događaje prije i poslije stvarnog sastanka. Postavite rokove gdje je potrebno i dajte zadatke svom timu. Neke od ključnih točaka mogu uključivati sljedeće: upitnike, raspored sastanaka odbora za preglede/odobrenja, određivanje vrste sastanka, datum i mjesto, logistiku sastanka, potrebnu dokumentaciju, pitanja i odgovore, probe itd. Raspored treba potpuno izmijeniti vašoj tvrtki i njenom kalendaru. Potrudite se da to bude savršeno prve godine, tako da već imate nacrt za godine koje dolaze.

• Pregledajte zakonske i regulatorne zahtjeve

Važno je da se pravni i regulatorni zahtjevi i drugi dokumenti koji se odnose na sastanak pregledaju prije sastanka kako bi sve prošlo glatko.

• Odredite vrstu sastanka

To bi već trebalo učiniti oko šest mjeseci prije sastanka. Postoje neke važne stvari koje će vam pomoći da donesete odluku o tome, poput tradicije tvrtke, učinka i zabrinutosti dionika. Sastanci mogu biti: 1. osobni, kada svi moraju biti fizički prisutni (najbolje za velike, etablirane tvrtke); 2. virtualni, kada su svi povezani digitalno (ovaj je najbolji za startupe); 3. hibridna verzija kada dioničari imaju izbor između osobnog i virtualnog sastanka, jer su oba pokrivena. Hibridni sastanak je inovativan i maksimizira sudjelovanje dioničara.

• Mjesto održavanja sastanka

Ako će se sastanak održati osobno, mjesto igra veliku ulogu. Vrlo male tvrtke mogu imati sastanak u konferencijskoj sobi tvrtke. S druge strane, ako će mnogo ljudi prisustvovati sastanku, tvrtke bi mogle razmisliti o tome da ga premjeste u dvoranu ili hotelsku sobu za sastanke što je često prikladnije mjesto.

• Logistika sastanaka

Logistika uvelike ovisi o vrsti sastanka koji ćete imati. Ali treba misliti na sjedenje, parking, sigurnost (možda čak i ekran) i tehnički dio: mikrofone, projektore i ostale potrebne spravice.

• Obavijest

Datum, vrijeme i mjesto sastanka moraju biti poslani sudionicima dovoljno unaprijed.

• Dokumenti

Postoji niz potrebnih dokumenata koji će vam trebati za sastanak:

Dnevni red: obično sadrži uvod, prijedloge i pitanja i odgovore, glasovanje, rezultate, prezentaciju poslovanja…

Pravila ponašanja: kako bi sudionici znali tko treba govoriti, vremenska ograničenja, zabranjeno ponašanje itd.

Skripte sastanka: važne za tijek sastanka i osiguravanje da su sve točke pokrivene.

• Postupci glasovanja

Procedure glasovanja ovise o vrsti dioničara. Registrirani imatelji su oni koji svojim dionicama glasaju izravno putem društva. Stvarni imatelji drže dionice u nematerijalnom obliku preko drugog subjekta (banke na primjer). Stvarni imatelji imaju pravo uputiti svoju banku kako glasovati za svoje dionice ili ako žele sami doći na godišnju skupštinu i glasovati, mogu zatražiti zakonskog opunomoćenika. To će im omogućiti da izravno glasaju o svojim dionicama.

• Kvorum

Postoje i druge stvari koje treba uzeti u obzir, a koje su ključne kada pripremate godišnji sastanak, poput praćenja dnevnog izvješća o glasovanju, ali ovdje nećemo ulaziti u detalje. Jedino što trebate imati na umu je da će vam trebati “kvorum” da bi sastanak bio uspješan. Odnosi se na broj članova tijela ili grupe koji moraju biti prisutni kako bi obavljali poslove tijela ili grupe.

• Glasački listići

Glasački listići pomažu saznati mogu li se određene dionice uključiti u zbroj. Oni identificiraju svaku točku o kojoj će se glasovati i traže stvarno glasovanje.

• Predsjednik

Završne pripreme uključuju pripremu predsjednika kako bi on pripremio odgovore na pitanja koja bi se mogla pojaviti. Mudro je razgovarati i s visokim predstavnikom o ovim stvarima. Možda su neka pitanja već postavljena u nekom trenutku, možda na drugom sastanku. Važno je znati što se događa u tvrtki i biti dobar u predviđanju. Predsjedavajući mora biti samouvjeren kada odgovara na pitanja zainteresiranih strana, tako da je najbolji način da se pripremite što je više moguće.

• Minuta

Također bismo htjeli razgovarati o još jednoj vrlo važnoj stvari – dokumentiranju sastanka. Od presudne je važnosti da se sjednica pravilno dokumentira, odnosno neizostavan je zapisnik godišnje skupštine. Oni igraju ključnu ulogu u planiranju tvrtke, tako da su svi upoznati s najnovijim odlukama. Također, znamo da sesija planiranja mora biti na mjestu ako želimo da tvrtka uspije i ispuni svoje financijske ciljeve. Stoga se postavlja pitanje koji je najpraktičniji način prepisivanja tih zapisnika sa sastanka.

Prijepisi zapisnika su izvrsni jer su jednostavan pregled svega što je rečeno na godišnjoj skupštini i to se lako može prenijeti osobama koje nisu mogle prisustvovati. Ako transkribirate godišnji sastanak, planiranje će biti lakše provesti. Na taj način već imate zapisane željene ciljeve tvrtke kako bi menadžment mogao lako ostati na pravom putu dok nastavlja sa svojim radnjama. Sadržaj transkripta također može biti vrlo koristan za daljnju analizu i donošenje zaključaka u budućnosti, posebno u slučajevima kada se očekivani ciljevi ne postižu.

Također, važno je napomenuti da je rad s podacima ponekad vrlo naporan, jer se povremeno događaju greške, a čak i one jednostavne mogu imati veliki utjecaj na tvrtku. Zato, posebno brojeve koji se spominju na godišnjim sastancima treba zvučno otipkati i transkribirati. To će vam omogućiti da pregledate sve što je rečeno onoliko koliko vam je potrebno, a štoviše, bit će lako navesti bilo koje brojke.

Kada morate pisati bilješke tijekom godišnjeg sastanka, možete se pripremiti za vrlo izazovan i važan zadatak. Godišnji sastanci mogu trajati dugo. Zamislite da zapisujete sve što je rečeno tijekom četverosatnog sastanka i da ste odgovorni za bilješke. U nekom trenutku će se pojaviti pogreške ili će ključni dijelovi biti izostavljeni. Nije tajna da stvari ne možemo zapisivati tako brzo kao što govorimo. O vašem rukopisu da i ne govorimo kada morate nešto brzo zapisati. Hoćete li moći pročitati ono što ste zapisali?

Ako odlučite snimiti sastanak i upotrijebiti davatelja usluge prijepisa za pretvaranje vrste zvuka u tekstualni format, posao ćete obaviti brzo i bez napora. Gglot vam može pomoći da prepišete svoj godišnji sastanak. Od njega vas dijeli samo nekoliko klikova. Ne morate ništa instalirati prije nego što počnete. Sve što trebate učiniti je prijaviti se na našu web stranicu i učitati svoju audio vrpcu. Naša je web stranica vrlo jednostavna za korištenje i intuitivna čak i ako niste baš tehnički potkovani. Snimka vašeg sastanka bit će točno pretvorena. Naša usluga strojnog prijepisa vrlo će brzo prepisati vašu audio datoteku, a mi ćemo vam čak dati mogućnost uređivanja prijepisa prije nego što ga možete preuzeti. Pustite svoje zaposlenike da obave zadatke za koje su uopće angažirani, a prepisivanje prepustite Gglotu. Svojim ćete zaposlenicima uštedjeti vrijeme koje mogu uložiti u važnije zadatke.

Godišnji sastanci se ne održavaju svaki dan. Jednostavno snimite sastanak i budite potpuno prisutni bez vođenja bilješki. Neka Gglot bude vaš pružatelj usluga prijepisa: mi ćemo izvršiti prijepis točnije i brže od bilo kojeg korporativnog tajnika.