મીટિંગની રેકોર્ડિંગ મિનિટ્સ - આયોજન સત્ર પહેલાંનું સૌથી મોટું પગલું

વાર્ષિક મીટિંગની મિનિટ્સ ટ્રાંસ્ક્રાઇબ કરો

અમે તમને વાર્ષિક મીટિંગ કેવી રીતે ચલાવવી અને કેવી રીતે ચલાવવી તે અંગે કેટલીક સલાહ આપવા માંગીએ છીએ, કારણ કે અન્ય કોઈપણ મીટિંગની જેમ, તેને સફળ થવા માટે કાળજીપૂર્વક આયોજન કરવાની જરૂર છે. જો તમે પ્રક્રિયાના આયોજન માટે નવા છો, તો વાર્ષિક મીટિંગ એ એક મોટો પડકાર હોઈ શકે છે અને કદાચ તમે બધું પૂર્ણ કરવા માટે ઘણા દબાણ હેઠળ છો.

કદાચ તમને લાગતું હશે કે વાર્ષિક સભાઓ ખૂબ જ રોમાંચક અને રોમાંચક હોય છે, પરંતુ સામાન્ય રીતે તે એટલી રસપ્રદ હોતી નથી. તેમ છતાં, રાજ્યના કાયદા હેઠળ અને જાહેર કંપનીઓ માટે સ્ટોક એક્સચેન્જ લિસ્ટિંગ આવશ્યકતાઓ હેઠળ માત્ર વાર્ષિક મીટિંગ્સ જ જરૂરી નથી, પરંતુ કોઈ પણ વ્યક્તિ ખરેખર નકારી શકે નહીં કે તેઓ ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે - જો માત્ર એટલા માટે કે તેઓ કંપનીના મોટાભાગના શેરધારકોને ભેગા કરે છે. અને જેમ આપણે જાણીએ છીએ, શેરધારકો કંપનીઓ માટે મુખ્ય વ્યક્તિઓ છે - જ્યારે ભાવિ વિકાસ અને કંપની આવતા વર્ષે જે માર્ગ પર આગળ વધવાની છે તેના આયોજનની વાત આવે ત્યારે તેઓ ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ કડી છે, કારણ કે તેઓ દ્વારા પ્રસ્તાવિત બાબતો પર મત મળે છે. કંપનીઓના મેનેજરો. વાર્ષિક મીટિંગમાં, શેરધારકો અને ભાગીદારો ઘણીવાર કંપનીના એકાઉન્ટ્સની નકલો મેળવે છે, તેઓ પાછલા વર્ષની નાણાકીય માહિતીની સમીક્ષા કરે છે, અને તેઓ પ્રશ્નો પૂછે છે અને ભવિષ્યમાં વ્યવસાય કઈ દિશાઓ લેશે તેના સંદર્ભમાં કહે છે. ઉપરાંત, વાર્ષિક મીટિંગમાં શેરધારકો ડિરેક્ટરોની પસંદગી કરે છે જેઓ કંપનીનું સંચાલન કરશે.

તેથી, ચાલો કેટલાક સૂચનો સાથે પ્રારંભ કરીએ કે જો તમારે વાર્ષિક મીટિંગનું આયોજન કરવું હોય તો તમારે ધ્યાનમાં લેવું જોઈએ.

• એક ચેકલિસ્ટ બનાવો

વાસ્તવિક મીટિંગ પહેલાં અને પછીની ઘટનાઓ સહિત સમગ્ર પ્રક્રિયાની વિગતવાર ચેકલિસ્ટ બનાવો. જ્યાં જરૂર હોય ત્યાં સમયમર્યાદા સેટ કરો અને તમારી ટીમને કાર્યો આપો. કેટલાક મુખ્ય મુદ્દાઓમાં નીચેનાનો સમાવેશ થઈ શકે છે: પ્રશ્નાવલિ, સમીક્ષા/મંજૂરી માટે બોર્ડ મીટિંગ શેડ્યૂલ, મીટિંગના પ્રકારનું નિર્ધારણ, તારીખ અને સ્થાન, મીટિંગ લોજિસ્ટિક્સ, જરૂરી દસ્તાવેજો, પ્રશ્ન અને જવાબ, રિહર્સલ વગેરે. શેડ્યૂલ સંપૂર્ણપણે સંશોધિત થવો જોઈએ. તમારી કંપની અને તેના કેલેન્ડર માટે. તેને પ્રથમ વર્ષ પરફેક્ટ કરવાનો પ્રયાસ કરો, જેથી તમારી પાસે આવનારા વર્ષો માટે પહેલેથી જ ડ્રાફ્ટ હોય.

• કાનૂની અને નિયમનકારી આવશ્યકતાઓની સમીક્ષા કરો

તે મહત્વપૂર્ણ છે કે કાનૂની અને નિયમનકારી આવશ્યકતાઓ અને મીટિંગ સાથે સંબંધિત અન્ય દસ્તાવેજોની મીટિંગ પહેલાં સમીક્ષા કરવામાં આવે જેથી બધું સરળતાથી ચાલે.

• મીટિંગનો પ્રકાર નક્કી કરો

આ મીટિંગના લગભગ છ મહિના પહેલા જ થઈ જવું જોઈએ. કેટલીક મહત્વપૂર્ણ બાબતો છે જે તમને આ અંગે નિર્ણય લેવામાં મદદ કરશે જેમ કે કંપનીની પરંપરા, કામગીરી અને હિતધારકોની ચિંતાઓ. મીટિંગ્સ આ હોઈ શકે છે: 1. રૂબરૂમાં, જ્યારે દરેક વ્યક્તિએ શારીરિક રીતે હાજર રહેવાની જરૂર હોય (મોટા, સ્થાપિત વ્યવસાયો માટે શ્રેષ્ઠ); 2. વર્ચ્યુઅલ, જ્યારે દરેક વ્યક્તિ ડિજિટલ રીતે જોડાયેલ હોય (આ સ્ટાર્ટઅપ્સ માટે શ્રેષ્ઠ છે); 3. હાઇબ્રિડ સંસ્કરણ જ્યારે શેરધારકો પાસે વ્યક્તિગત અને વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ વચ્ચે પસંદગી હોય છે, કારણ કે બંને આવરી લેવામાં આવ્યા છે. હાઇબ્રિડ મીટિંગ નવીન છે અને તે શેરધારકોની સહભાગિતાને મહત્તમ બનાવે છે.

• સભા સ્થળ

જો મીટિંગ વ્યક્તિગત રીતે હાથ ધરવામાં આવશે તો સ્થાન એક વિશાળ ભૂમિકા ભજવે છે. ખૂબ નાની કંપનીઓ કંપનીના કોન્ફરન્સ રૂમમાં મીટિંગ કરી શકે છે. બીજી બાજુ, જો ઘણા લોકો મીટિંગમાં હાજરી આપશે, તો કંપનીઓ તેને ઓડિટોરિયમ અથવા હોટલના મીટિંગ રૂમમાં ખસેડવા વિશે વિચારી શકે છે જે ઘણી વખત વધુ અનુકૂળ જગ્યા હોય છે.

• મીટિંગ લોજિસ્ટિક્સ

લોજિસ્ટિક્સ તમે જે મીટિંગ કરવા જઈ રહ્યા છો તેના પર ઘણો આધાર રાખે છે. પરંતુ તમારે બેઠક, પાર્કિંગની વ્યવસ્થા, સુરક્ષા (કદાચ સ્ક્રીનીંગ પણ) અને તકનીકી ભાગ વિશે વિચારવું જોઈએ: માઇક્રોફોન, પ્રોજેક્ટર અને અન્ય જરૂરી ગેજેટ્સ.

• નોટિસ

મીટિંગની તારીખ, સમય અને સ્થાન સહભાગીઓને અગાઉથી મોકલવું આવશ્યક છે.

• દસ્તાવેજો

મીટિંગ માટે તમારે સંખ્યાબંધ જરૂરી દસ્તાવેજોની જરૂર પડશે:

કાર્યસૂચિ: સામાન્ય રીતે પરિચય, દરખાસ્તો અને પ્રશ્નોત્તરી, મતદાન, પરિણામો, વ્યવસાય પ્રસ્તુતિ...

આચારના નિયમો: જેથી સહભાગીઓને ખબર પડે કે કોણે બોલવાનું છે, સમય મર્યાદા, પ્રતિબંધિત વર્તન વગેરે.

મીટિંગ સ્ક્રિપ્ટ્સ: મીટિંગના પ્રવાહ માટે અને બધા મુદ્દાઓ આવરી લેવામાં આવ્યા છે તેની ખાતરી કરવા માટે મહત્વપૂર્ણ છે.

• મતદાન પ્રક્રિયાઓ

મતદાન પ્રક્રિયાઓ શેરધારકોના પ્રકાર પર આધારિત છે. રજિસ્ટર્ડ ધારકો એ છે કે જેઓ તેમના શેરને કંપની દ્વારા સીધા મત આપે છે. લાભદાયી ધારકો અન્ય એન્ટિટી (ઉદાહરણ તરીકે બેંક) દ્વારા બુક એન્ટ્રી ફોર્મમાં શેર ધરાવે છે. લાભાર્થી ધારકોને તેમની બેંકને તેમના શેરને કેવી રીતે મત આપવો તે અંગે સૂચના આપવાનો અધિકાર છે અથવા જો તેઓ વાર્ષિક મીટિંગમાં આવીને મતદાન કરવા માંગતા હોય, તો તેઓ કાનૂની પ્રોક્સીની વિનંતી કરે છે. તેનાથી તેઓ તેમના શેરને સીધો મત આપી શકશે.

• કોરમ

જ્યારે તમે વાર્ષિક મીટિંગ તૈયાર કરી રહ્યા હો ત્યારે ધ્યાનમાં લેવા જેવી અન્ય બાબતો પણ છે, જેમ કે દૈનિક મત રિપોર્ટનું નિરીક્ષણ કરવું, પરંતુ અમે અહીં વિગતોમાં જઈશું નહીં. તમારે ફક્ત એક જ વસ્તુ ધ્યાનમાં રાખવાની જરૂર છે કે મીટિંગ સફળ થવા માટે તમારે "કોરમ" ની જરૂર પડશે. તે શરીર અથવા જૂથના વ્યવસાયને વ્યવહાર કરવા માટે હાજર રહેવા માટે જરૂરી શરીર અથવા જૂથના સભ્યોની સંખ્યાનો ઉલ્લેખ કરે છે.

• મતપત્રો

કુલમાં ચોક્કસ શેરનો સમાવેશ કરી શકાય કે કેમ તે શોધવા માટે મતપત્રો મદદ કરે છે. તેઓ મત આપવાના દરેક મુદ્દાને ઓળખે છે અને વાસ્તવિક મત માંગે છે.

• અધ્યક્ષ

આખરી તૈયારીઓમાં અધ્યક્ષને તૈયાર કરવાનો સમાવેશ થાય છે તેથી તેમણે એવા પ્રશ્નોના જવાબો તૈયાર કર્યા છે જે કદાચ દેખાઈ શકે. આ બાબતો વિશે એચઆર સાથે પણ વાત કરવી તે મુજબની છે. કદાચ કેટલાક પ્રશ્નો પહેલાથી જ કોઈ સમયે પૂછવામાં આવ્યા હતા, કદાચ બીજી મીટિંગમાં. કંપનીમાં શું ચાલી રહ્યું છે તે જાણવું અને અપેક્ષા રાખવામાં સારું હોવું મહત્વપૂર્ણ છે. હિતધારકોના પ્રશ્નોના જવાબ આપતી વખતે અધ્યક્ષે આત્મવિશ્વાસ રાખવાની જરૂર છે તેથી શક્ય તેટલું તૈયાર રહેવું શ્રેષ્ઠ માર્ગ છે.

• મિનિટ

અમે બીજી ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ બાબત વિશે પણ વાત કરવા માંગીએ છીએ - મીટિંગનું દસ્તાવેજીકરણ. તે નિર્ણાયક મહત્વ છે કે મીટિંગનું દસ્તાવેજીકરણ યોગ્ય રીતે કરવામાં આવે છે, એટલે કે વાર્ષિક મીટિંગની મિનિટ્સ અનિવાર્ય છે. તેઓ કંપનીના આયોજન સત્ર માટે નિર્ણાયક ભૂમિકા ભજવે છે, જેથી દરેક જણ નવીનતમ નિર્ણયો લઈ શકે. ઉપરાંત, અમે જાણીએ છીએ કે જો અમે કંપની સફળ થાય અને તેના નાણાકીય લક્ષ્યાંકોને પૂર્ણ કરવા માંગતા હોય તો આયોજન સત્ર સ્પોટ-ઓન હોવું જોઈએ. તેથી, પ્રશ્ન પૂછવામાં આવે છે કે તે મીટિંગ મિનિટોને ટ્રાન્સક્રિપ્ટ કરવાની સૌથી વ્યવહારુ રીત કઈ છે.

મિનિટની ટ્રાંસ્ક્રિપ્ટ્સ મહાન છે કારણ કે તે વાર્ષિક મીટિંગમાં કહેવામાં આવેલી દરેક વસ્તુની એક સરળ ઝાંખી છે અને આ સરળતાથી એવા લોકો સુધી પહોંચાડી શકાય છે જેઓ તેમાં હાજરી આપી શક્યા નથી. જો તમે વાર્ષિક મીટીંગની નકલ કરશો તો આયોજન સત્રો આયોજિત કરવામાં સરળતા રહેશે. આ રીતે તમારી પાસે પહેલેથી જ કંપનીના મહત્વાકાંક્ષી લક્ષ્યો લખેલા છે જેથી મેનેજમેન્ટ સરળતાથી ટ્રેક પર રહી શકે કારણ કે તેઓ તેમના પગલાં સાથે આગળ વધે છે. ટ્રાંસ્ક્રિપ્ટની સામગ્રી ભવિષ્યમાં વધુ વિશ્લેષણ અને નિષ્કર્ષ માટે પણ ખૂબ જ ઉપયોગી થઈ શકે છે, ખાસ કરીને એવા કિસ્સામાં જ્યારે અપેક્ષિત લક્ષ્યો પ્રાપ્ત ન થયા હોય.

ઉપરાંત, એ ઉલ્લેખ કરવો મહત્વપૂર્ણ છે કે ડેટા સાથે કામ કરવું કેટલીકવાર ખૂબ જ મુશ્કેલ હોય છે, કારણ કે સમય સમય પર ભૂલો થતી હોય છે, અને સરળ બાબતો પણ કંપની પર મોટી અસર કરી શકે છે. તેથી જ, ખાસ કરીને વાર્ષિક સભાઓમાં ઉલ્લેખિત નંબરો ઑડિયો ટાઈપ અને ટ્રાંસ્ક્રાઈબ કરવા જોઈએ. આ તમને જરૂરી હોય તેટલું કહેવામાં આવ્યું હતું તે દરેક વસ્તુની સમીક્ષા કરવાનું તમારા માટે શક્ય બનાવશે અને વધુમાં, કોઈપણ નંબરો ટાંકવાનું સરળ બનશે.

જ્યારે તમારે વાર્ષિક મીટિંગ દરમિયાન નોંધો લખવાની હોય ત્યારે તમે તમારી જાતને ખૂબ જ પડકારરૂપ અને મહત્વપૂર્ણ કાર્ય માટે તૈયાર કરી શકો છો. વાર્ષિક સભાઓ લાંબા સમય સુધી ચાલી શકે છે. કલ્પના કરો કે ચાર કલાકની મીટિંગ દરમિયાન જે કહેવામાં આવ્યું હતું તે બધું લખો અને નોંધો માટે જવાબદાર છો. અમુક સમયે, ભૂલો ઊભી થશે અથવા નિર્ણાયક ભાગો અવગણવામાં આવશે. તે કોઈ રહસ્ય નથી કે આપણે જેટલી ઝડપથી બોલીએ છીએ તેટલી ઝડપથી વસ્તુઓ લખી શકતા નથી. જ્યારે તમારે કંઈક ઝડપથી લખવાનું હોય ત્યારે તમારા હસ્તાક્ષરનો ઉલ્લેખ ન કરવો. તમે જે લખ્યું છે તે વાંચી શકશો?

જો તમે મીટિંગને રેકોર્ડ કરવાનું નક્કી કરો છો અને ઑડિયો પ્રકારને ટેક્સ્ટ ફોર્મેટમાં કન્વર્ટ કરવા માટે ટ્રાન્સક્રિપ્શન સેવા પ્રદાતાનો ઉપયોગ કરવાનું નક્કી કરો છો, તો તમે ઝડપથી અને સહેલાઇથી કામ કરી શકશો. Gglot તમારી વાર્ષિક મીટિંગને ટ્રાન્સક્રિપ્ટ કરવામાં તમારી મદદ કરી શકે છે. તમે તેનાથી થોડી ક્લિક દૂર છો. તમે પ્રારંભ કરો તે પહેલાં તમારે કંઈપણ ઇન્સ્ટોલ કરવાની જરૂર નથી. તમારે ફક્ત અમારા વેબપેજ પર લૉગ ઇન કરવાની અને તમારી ઑડિયો ટેપ અપલોડ કરવાની જરૂર છે. અમારી વેબસાઇટ ખૂબ જ વપરાશકર્તા મૈત્રીપૂર્ણ અને સાહજિક છે, ભલે તમે ખૂબ જ ટેકનિકલી જાણકાર ન હોવ. તમારી મીટિંગ રેકોર્ડિંગ ચોક્કસ રીતે રૂપાંતરિત કરવામાં આવશે. અમારી મશીન-આધારિત ટ્રાંસ્ક્રિપ્શન સેવા તમારી ઑડિયો ફાઇલને ખૂબ જ ઝડપથી ટ્રાંસ્ક્રાઇબ કરશે અને તમે તેને ડાઉનલોડ કરો તે પહેલાં અમે તમને ટ્રાંસ્ક્રિપ્શનને સંપાદિત કરવાની શક્યતા પણ આપીશું. તમારા કર્મચારીઓને તે કાર્યો કરવા દો કે જેના માટે તેઓને પ્રથમ સ્થાને રાખવામાં આવ્યા હતા અને Gglot પર ટ્રાન્સક્રિબ કરવાનું છોડી દો. તમે તમારા કર્મચારીઓનો સમય બચાવશો કે તેઓ વધુ મહત્વપૂર્ણ કાર્યોમાં રોકાણ કરી શકે.

વાર્ષિક બેઠકો દરરોજ થતી નથી. ફક્ત મીટિંગ રેકોર્ડ કરો અને નોંધ લીધા વિના સંપૂર્ણપણે હાજર રહો. Gglot ને તમારા ટ્રાન્સક્રિપ્શન સેવા પ્રદાતા બનવા દો: અમે કોઈપણ કોર્પોરેટ સેક્રેટરી કરતા વધુ સચોટ અને ઝડપી ટ્રાન્સક્રિપ્શન કરીશું.