Gravación de actas da reunión: un dos pasos máis importantes antes da sesión de planificación

Transcribir actas das reunións anuais

Gustaríanos darche algúns consellos sobre como levar a cabo e organizar unha reunión anual, porque como calquera outra reunión, debe ser coidadosamente planificada para ter éxito. Se es novo na planificación do proceso, unha reunión anual pode ser un gran desafío e probablemente teña moita presión para que todo se faga.

Quizais pensarías que as reunións anuais son súper emocionantes e emocionantes, pero normalmente non son tan interesantes. Non obstante, non só as reunións anuais son obrigadas pola lexislación estatal e os requisitos de cotización en bolsa das empresas públicas, senón que ninguén pode negar realmente que son moi importantes, aínda que só sexa porque reúnen a maioría dos accionistas da empresa. E, como sabemos, os accionistas son figuras fundamentais para as empresas, son un vínculo moi importante á hora de planificar a evolución futura e o camiño que vai seguir a empresa o ano seguinte, xa que son votados nos asuntos que propón. xestores de empresas. Na reunión anual, os accionistas e socios adoitan obter copias das contas da empresa, revisan a información fiscal do ano pasado e fan preguntas e dicen sobre as direccións que tomará a empresa no futuro. Así mesmo, na xunta anual de accionistas elixen os conselleiros que xestionarán a empresa.

Entón, imos comezar con algunhas suxestións que debes ter en conta se tes que planificar unha reunión anual.

• Fai unha lista de verificación

Fai unha lista de verificación detallada de todo o proceso, incluíndo eventos antes e despois da reunión real. Establece prazos onde sexa necesario e reparte tarefas ao teu equipo. Algúns dos puntos clave poden incluír os seguintes: cuestionarios, calendario de reunións do consello para revisións/aprobacións, determinación do tipo de reunión, data e lugar, loxística da reunión, documentación requirida, preguntas e respostas, ensaios, etc. O horario debe modificarse completamente. á súa empresa e ao seu calendario. Fai o esforzo de facelo perfecto o primeiro ano, así xa tes un borrador para os próximos anos.

• Revisar os requisitos legais e regulamentarios

É importante que os requisitos legais e regulamentarios e outros documentos relacionados coa reunión sexan revisados antes da reunión para que todo saia ben.

• Determinar o tipo de reunión

Isto xa debería facerse uns seis meses antes da reunión. Hai algunhas cousas importantes que che axudarán a decidir sobre isto, como a tradición da empresa, o rendemento e as preocupacións das partes interesadas. As reunións poden ser: 1. presenciais, cando todo o mundo precisa estar físicamente presente (o mellor para grandes empresas establecidas); 2. virtual, cando todos están conectados dixitalmente (este é o mellor para startups); 3. a versión híbrida cando os accionistas teñen a opción entre a xunta presencial e a virtual, porque ambas están cubertas. A reunión híbrida é innovadora e maximiza as participacións dos accionistas.

• Lugar de reunión

Se a reunión se vai levar a cabo en persoa, a localización xoga un papel importante. As empresas moi pequenas poden ter unha reunión na sala de conferencias da empresa. Por outra banda, se moitas persoas asistirán á reunión, as empresas poderían pensar en trasladala a un auditorio ou a sala de reunións dun hotel, que adoita ser un lugar máis cómodo.

• Reunión Loxística

A loxística depende moito do tipo de reunión que vaia ter. Pero hai que pensar nos asentos, na disposición do aparcamento, na seguridade (quizais incluso na proxección) e na parte técnica: micrófonos, proxectores e outros aparellos necesarios.

• Aviso

A data, a hora e o lugar da reunión deberán comunicarse aos participantes con suficiente antelación.

• Documentos

Hai unha serie de documentos necesarios que necesitarás para a reunión:

Axenda: xeralmente contén introdución, propostas e preguntas e respostas, votacións, resultados, presentación de negocios...

Normas de conduta: para que os participantes saiban quen debe falar, prazos, comportamentos prohibidos, etc.

Guións de reunións: importantes para o fluxo da reunión e para asegurarse de que se cubran todos os puntos.

• Procedementos de votación

Os procedementos de votación dependen do tipo de accionistas. Os titulares rexistrados son os que votan as súas accións directamente a través da sociedade. Os beneficiarios efectivos posúen accións en forma de anotación en conta a través doutra entidade (un banco, por exemplo). Os beneficiarios efectivos teñen dereito a instruír ao seu banco sobre como votar as súas accións ou, se queren acudir eles mesmos á xunta anual e votar, solicitan unha representación legal. Iso permitiralles votar directamente as súas accións.

• Quórum

Tamén hai que ter en conta outras cousas que son cruciais cando estás a preparar unha reunión anual, como o seguimento do informe diario da votación, pero non entraremos en detalles aquí. O único que debes ter en conta que necesitarás un "quórum" para que a reunión teña éxito. Refírese ao número de membros dun órgano ou grupo necesarios para estar presentes para realizar os negocios do organismo ou grupo.

• Papeletas

As papeletas axudan a descubrir se se poden incluír accións concretas no total. Identifican cada punto a votar e piden o voto real.

• Presidente

Os preparativos finais inclúen a preparación do presidente para que prepare as respostas ás preguntas que poidan aparecer. É aconsellable falar tamén co RRHH sobre estes asuntos. Quizais xa se fixeron algunhas preguntas nalgún momento, quizais noutra reunión. É importante saber o que está a pasar na empresa e ser bo para anticiparse. O presidente debe ter confianza en si mesmo á hora de responder ás preguntas das partes interesadas, polo que a mellor forma é estar preparado o máximo posible.

• Minutos

Tamén nos gustaría falar doutra cousa moi importante: documentar a reunión. É de crucial importancia que a reunión estea documentada de forma adecuada, é dicir, as actas das reunións anuais son indispensables. Xogan un papel crucial para a sesión de planificación da empresa, para que todos estean de acordo coas últimas decisións. Ademais, sabemos que a sesión de planificación ten que ser puntual se queremos que a empresa teña éxito e cumpra os seus obxectivos financeiros. Polo tanto, a pregunta que hai que facer é cal é a forma máis práctica de transcribir esas actas de reunión.

As transcricións das actas son xeniais porque son unha simple visión xeral de todo o que se dixo na reunión anual e isto pódese transmitir facilmente ás persoas que non puideron asistir. Se transcribes a reunión anual, as sesións de planificación serán máis fáciles de realizar. Deste xeito, xa tes anotados os obxectivos aspirados á empresa para que a dirección poida manterse facilmente no camiño correcto mentres avanza cos seus pasos de actuación. O contido da transcrición tamén pode ser moi útil para futuras análises e conclusións, especialmente nos casos en que non se alcanzan os obxectivos esperados.

Ademais, é importante mencionar que traballar con datos ás veces é moi difícil, porque os erros ocorreron de cando en vez, e incluso os sinxelos poden ter un gran impacto na empresa. É por iso que, especialmente os números mencionados nas reunións anuais deben ser audiomecanografiados e transcritos. Isto permitirá que revise todo o que se dixo tanto como precise e, ademais, será fácil citar calquera número.

Cando tes que escribir notas durante unha reunión anual podes prepararte para unha tarefa moi desafiante e importante. As reunións anuais poden durar moito tempo. Imaxina anotar todo o que se dixo durante unha reunión de catro horas e ser responsable das notas. Nalgún momento, xurdirán erros ou omitiranse partes cruciais. Non é un segredo que non podemos escribir as cousas tan rápido como falamos. Por non falar da túa caligrafía cando tes que escribir algo rápido. Serás capaz de ler o que escribiches?

Se decide gravar a reunión e utilizar un provedor de servizos de transcrición para converter o tipo de audio en formato de texto, fará o traballo de forma rápida e sen esforzo. Gglot pode axudarche a transcribir a túa reunión anual. Estás a só uns clics de distancia. Non precisa instalar nada antes de comezar. Todo o que tes que facer é iniciar sesión na nosa páxina web e cargar a túa cinta de audio. O noso sitio web é moi fácil de usar e intuitivo, aínda que non teñas un gran coñecemento técnico. A gravación da túa reunión converterase con precisión. O noso servizo de transcrición baseado en máquinas transcribirá o teu ficheiro de audio moi rápido e incluso darémosche a posibilidade de editar a transcrición antes de que poidas descargala. Deixa que os teus empregados fagan as tarefas para as que foron contratados en primeiro lugar e deixa a transcrición a Gglot. Aforrarás aos teus empregados tempo que poden investir en tarefas máis importantes.

As reunións anuais non teñen lugar todos os días. Só ten que gravar a reunión e estar totalmente presente sen tomar notas. Deixa que Gglot sexa o teu provedor de servizos de transcrición: faremos a transcrición de forma máis precisa e rápida que calquera secretario corporativo.