Opnimme notulen fan gearkomste - Ien fan 'e grutste stap foar de planning sesje

Transkrije notulen fan jierlikse gearkomsten

Wy jouwe jo graach wat advys oer hoe't jo in jiergearkomste hâlde en útfiere kinne, want krekt as elke oare gearkomste moat it goed pland wurde om suksesfol te wurden. As jo nij binne foar de prosesplanning, kin in jiergearkomste in grutte útdaging wêze en jo steane wierskynlik ûnder in soad druk om alles dien te krijen.

Miskien soene jo tinke dat jiergearkomsten super spannend en spannend binne, mar meastentiids binne se net echt sa ynteressant. Dochs binne net allinich jierlikse gearkomsten ferplichte ûnder steatswet en ûnder easken foar beurslisting foar iepenbiere bedriuwen, mar gjinien kin echt ûntkenne dat se heul wichtich binne - al is it allinich om't se de measte oandielhâlders fan it bedriuw sammelje. En sa't wy witte, binne oandielhâlders kaaifigueren foar bedriuwen - se binne in heul wichtige skeakel as it giet om it plannen fan 'e takomstige ûntjouwings en it paad dat it bedriuw it folgjende jier sil wêze, om't se in stim krije oer saken foarsteld troch bestjoerders fan bedriuwen. Op jiergearkomste krije oandielhâlders en partners faak kopyen fan 'e rekkens fan it bedriuw, se beoardielje fiskale ynformaasje foar it ôfrûne jier, en se stelle fragen en hawwe in sizze oer de rjochtingen dy't it bedriuw yn 'e takomst sil nimme. Ek kieze oandielhâlders op 'e jierlikse gearkomste de direkteuren dy't it bedriuw sille beheare.

Dat, lit ús begjinne mei wat suggestjes dy't jo moatte beskôgje as jo in jiergearkomste moatte planne.

• Meitsje in checklist

Meitsje in detaillearre checklist fan it hiele proses ynklusyf eveneminten foar en nei de eigentlike gearkomste. Stel deadlines yn wêr nedich en jou taken út oan jo team. Guon fan 'e haadpunten kinne it folgjende omfetsje: fragelisten, skema fan bestjoersgearkomsten foar resinsjes/goedkarring, fêststelling fan it type gearkomste, datum en lokaasje, logistyk fan gearkomsten, fereaske dokumintaasje, Q & A, repetysjes ensfh. It skema moat folslein oanpast wurde oan jo bedriuw en syn kalinder. Meitsje de muoite om it it earste jier perfekt te dwaan, sadat jo al in ûntwerp hawwe foar de kommende jierren.

• Review wetlike en regeljouwing easken

It is wichtich dat wetlike en regeljouwing easken en oare dokuminten yn ferbân mei de gearkomste wurde hifke foar de gearkomste sadat alles giet soepel.

• Bepale it type gearkomste

Dat moat al sa'n seis moanne foar de gearkomste dien wurde. D'r binne wat wichtige dingen dy't jo sille helpe om te besluten oer dizze lykas bedriuwstradysje, de prestaasjes en soargen fan 'e belanghawwenden. De gearkomsten kinne wêze: 1. persoanlik, as elkenien fysyk oanwêzich wêze moat (it bêste foar grutte, fêstige bedriuwen); 2. firtuele, as elkenien digitaal ferbûn is (dizze is it bêste foar startups); 3. de hybride ferzje as de oandielhâlders de kar hawwe tusken de persoanlike en firtuele gearkomste, om't beide binne bedekt. De hybride gearkomste is ynnovatyf en it maksimalisearret de dielnimmings fan oandielhâlders.

• Meeting venue

As de gearkomste persoanlik hâlden wurdt, spilet de lokaasje in grutte rol. Hiel lytse bedriuwen kinne in gearkomste hawwe yn 'e konferinsjeromte fan it bedriuw. Oan 'e oare kant, as in protte minsken de gearkomste sille bywenje, kinne bedriuwen tinke oer it ferpleatsen nei in auditorium of in hotelgearkomsteromte, dat faaks in handiger plak is.

• Meeting Logistics

Logistyk hinget in protte ôf fan it type gearkomste dat jo sille hawwe. Mar jo moatte tinke oer de sitplakken, parkeararranzjeminten, feiligens (miskien sels screening) en it technyske diel: mikrofoans, projektors en oare nedige gadgets.

• Notysje

Datum, tiid en plak fan de gearkomste moatte goed fan tefoaren nei de dielnimmers stjoerd wurde.

• Dokuminten

D'r binne in oantal fereaske dokuminten dy't jo nedich binne foar de gearkomste:

Aginda: befettet normaal ynlieding, útstellen en Q&As, stimmen, resultaten, saaklike presintaasje ...

Gedrachsregels: sadat dielnimmers witte wa't prate moatte, tiidsliminten, ferbean gedrach ensfh.

Gearkomsteskripts: wichtich foar de trochstreaming fan 'e gearkomste en om der wis fan te wêzen dat alle punten behannele binne.

• Stimprosedueres

Stimprosedueres binne ôfhinklik fan it type oandielhâlders. Registrearre holders binne dejingen dy't har oandielen direkt stimme fia it bedriuw. Benefisjele holders hâlde oandielen yn boekyngongsfoarm fia in oare entiteit (bygelyks in bank). Begunstigde hâlders hawwe it rjocht om har bank te ynstruearjen oer hoe't se har oandielen stimme kinne of as se sels nei de jierlikse gearkomste wolle komme en stimme, freegje se in wetlike folmacht. Dat sil tastean se te stimmen harren oandielen direkt.

• Quorum

D'r binne ek oare dingen dy't jo moatte beskôgje dy't krúsjaal binne as jo in jiergearkomste tariede, lykas it kontrolearjen fan it deistige stimrapport, mar wy geane hjir net yn op details. It iennichste ding dat jo moatte yn gedachten hâlde dat jo in "quorum" nedich binne foar de gearkomste om suksesfol te wêzen. It ferwiist nei it oantal leden fan in lichem of groep dat nedich is om oanwêzich te wêzen om it bedriuw fan it lichem of groep te transaksje.

• Stimmen

Stimmen helpe om út te finen oft bepaalde oandielen kinne wurde opnommen yn it totaal. Se identifisearje elk punt om oer te stimmen en freegje om de eigentlike stimming.

• Foarsitter

De lêste tariedings omfetsje it tarieden fan de foarsitter, sadat hy antwurden hat taret op fragen dy't opkomme kinne. It is ferstannich om ek mei de HR oer dizze saken te praten. Miskien binne der op in stuit al wat fragen steld, miskien op in oare gearkomste. It is wichtich om te witten wat der bart yn it bedriuw en goed te antisipearjen. De foarsitter moat selsfertrouwen wêze by it beäntwurdzjen fan de fragen fan belanghawwenden, sadat de bêste manier gewoan sa folle mooglik taret is.

• Minuten

Wy wolle ek graach prate oer in oar heul wichtich ding - it dokumintearjen fan 'e gearkomste. It is fan krúsjaal belang dat de gearkomste op in goede wize dokumintearre wurdt, dws notulen fan in jiergearkomste binne ûnmisber. Se spylje in krúsjale rol foar de planning sesje fan it bedriuw, sadat elkenien is oan board mei de lêste besluten. Wy witte ek dat de planning sesje spot-on moat wêze as wy wolle dat it bedriuw slagget en har finansjele doelen foldocht. Dat, de fraach dy't steld wurdt is wat de meast praktyske manier is om dy gearkomstenotulen te transkriberen.

De ôfskriften fan notulen binne geweldich om't se in ienfâldich oersjoch binne fan alles wat sein is op de jiergearkomste en dit kin maklik trochjûn wurde oan minsken dy't der net by koenen. As jo de jiergearkomste transkrije, sille de planningsesjes makliker te fieren wêze. Op dizze manier hawwe jo de aspirearre doelen fan it bedriuw al opskreaun, sadat it management maklik op koers kin bliuwe as se trochgean mei har aksjestappen. De ynhâld fan it transkripsje kin ek tige nuttich wêze foar fierdere analyze en konklúzjes yn 'e takomst, benammen yn gefallen as de ferwachte doelen net helle wurde.

Ek is it wichtich om te neamen dat it wurkjen mei gegevens soms heul lestich is, om't flaters fan tiid ta tiid barde, en sels ienfâldige kinne in grutte ynfloed hawwe op it bedriuw. Dêrom moatte foaral de nûmers dy't yn jierlikse gearkomsten neamd wurde audiotypt en transkribearre wurde. Dit sil meitsje it mooglik foar jo in review alles dat waard sein safolle as jo nedich hawwe en boppedat, it sil wêze maklik in quote gjin nûmers.

As jo op in jiergearkomste oantekeningen moatte opskriuwe, kinne jo jo tariede op in tige útdaagjende en wichtige taak. Jierlikse gearkomsten kinne lang duorje. Stel jo foar dat jo alles opskriuwe wat sei tidens in gearkomste fan fjouwer oeren en ferantwurdlik binne foar de oantekeningen. Op in stuit sille flaters ûntstean of krúsjale ûnderdielen wurde weilitten. It is gjin geheim dat wy dingen net sa fluch kinne opskriuwe as wy prate. Om jo hânskrift net te hawwen as jo fluch wat opskriuwe moatte. Sille jo lêze kinne wat jo opskreaun hawwe?

As jo beslute om de gearkomste op te nimmen en in transkripsjetsjinstprovider te brûken om it audiotype yn tekstformaat te konvertearjen, sille jo it wurk rap en sûnder muoite dien krije. Gglot kin jo helpe om jo jiergearkomste te transkriberen. Jo binne mar in pear mûsklikken fuort. Jo hoege neat te ynstallearjen foardat jo begjinne. Alles wat jo hoege te dwaan is yn te loggen op ús webside en jo audiotape op te laden. Us webside is heul brûkerfreonlik en yntuïtyf, sels as jo net heul technysk ynsjoch binne. Jo gearkomste opname sil wurde konvertearre sekuer. Us masine-basearre transkripsjetsjinst sil jo audiobestân heul rap transkrije en wy sille jo sels de mooglikheid jaan om de transkripsje te bewurkjen foardat jo it kinne downloade. Lit jo meiwurkers dwaan de taken dêr't se waarden ynhierd yn it earste plak en lit transkripsje nei Gglot. Jo sille jo meiwurkers tiid besparje dat se kinne ynvestearje yn wichtiger taken.

Jierlikse gearkomsten fine net alle dagen plak. Nim gewoan de gearkomste op en wês folslein oanwêzich sûnder oantekeningen te nimmen. Lit Gglot jo provider fan transkripsjetsjinsten wêze: wy sille de transkripsje krekter en rapper dwaan dan elke bedriuwssekretaris.