Enregistrement du procès-verbal de la réunion - L'une des plus grandes étapes avant la session de planification

Transcrire les procès-verbaux des réunions annuelles

Nous aimerions vous donner quelques conseils sur la façon de conduire et de diriger une réunion annuelle, car comme toute autre réunion, elle doit être soigneusement planifiée pour réussir. Si vous êtes nouveau dans la planification des processus, une réunion annuelle peut être un énorme défi et vous êtes probablement sous beaucoup de pression pour que tout soit fait.

Peut-être penseriez-vous que les réunions annuelles sont super excitantes et excitantes, mais généralement elles ne sont pas vraiment intéressantes. Néanmoins, non seulement les réunions annuelles sont requises en vertu de la loi de l'État et des exigences d'inscription en bourse pour les entreprises publiques, mais personne ne peut vraiment nier qu'elles sont très importantes - ne serait-ce que parce qu'elles rassemblent la plupart des actionnaires de la société. Et comme nous le savons, les actionnaires sont des figures clés pour les entreprises - ils sont un maillon très important pour planifier les développements futurs et le chemin que l'entreprise va emprunter l'année suivante, puisqu'ils obtiennent un vote sur les sujets proposés par dirigeants d'entreprises. Lors de l'assemblée annuelle, les actionnaires et partenaires reçoivent souvent des copies des comptes de l'entreprise, examinent les informations fiscales de l'année écoulée, posent des questions et ont un dicton sur les orientations que l'entreprise prendra à l'avenir. De plus, lors de l'assemblée annuelle, les actionnaires élisent les administrateurs qui dirigeront la société.

Alors, commençons par quelques suggestions que vous devriez prendre en considération si vous devez planifier une réunion annuelle.

• Faites une liste de contrôle

Faites une liste de contrôle détaillée de l'ensemble du processus, y compris les événements avant et après la réunion proprement dite. Fixez des délais si nécessaire et confiez des tâches à votre équipe. Certains des points clés peuvent inclure les éléments suivants: questionnaires, calendrier des réunions du conseil d'administration pour les examens / approbations, détermination du type de réunion, date et lieu, logistique de la réunion, documentation requise, questions et réponses, répétitions, etc. Le calendrier doit être complètement modifié à votre entreprise et à son calendrier. Faites l'effort de le faire parfait la première année, donc vous avez déjà un brouillon pour les années à venir.

• Examiner les exigences légales et réglementaires

Il est important que les exigences légales et réglementaires et les autres documents liés à la réunion soient examinés avant la réunion pour que tout se passe bien.

• Déterminez le type de réunion

Cela devrait déjà être fait environ six mois avant la réunion. Il y a des choses importantes qui vous aideront à décider de cela, comme la tradition de l'entreprise, les performances et les préoccupations des parties prenantes. Les réunions peuvent être: 1. en personne, lorsque tout le monde doit être physiquement présent (mieux pour les grandes entreprises établies); 2. virtuel, quand tout le monde est connecté numériquement (celui-ci est le meilleur pour les startups); 3. la version hybride lorsque les actionnaires ont le choix entre la réunion en personne et la réunion virtuelle, car les deux sont couverts. La réunion hybride est innovante et maximise les participations des actionnaires.

• Lieu de réunion

Si la réunion se déroule en personne, le lieu joue un rôle énorme. Les très petites entreprises peuvent avoir une réunion dans la salle de conférence de l'entreprise. En revanche, si de nombreuses personnes assistent à la réunion, les entreprises pourraient envisager de la déplacer dans un auditorium ou une salle de réunion d'hôtel, qui est souvent un lieu plus pratique.

• Logistique de réunion

La logistique dépend beaucoup du type de réunion que vous allez avoir. Mais vous devriez penser aux sièges, aux parkings, à la sécurité (peut-être même au dépistage) et à la partie technique: microphones, projecteurs et autres gadgets nécessaires.

• Remarquer

La date, l'heure et le lieu de la réunion doivent être communiqués aux participants bien à l'avance.

• Des documents

Vous aurez besoin d'un certain nombre de documents requis pour la réunion:

Agenda: contient généralement une introduction, des propositions et des questions / réponses, un vote, des résultats, une présentation commerciale…

Règles de conduite: pour que les participants sachent qui est censé prendre la parole, les délais, les comportements interdits, etc.

Scripts de réunion: importants pour le déroulement de la réunion et pour s'assurer que tous les points sont couverts.

• Procédures de vote

Les procédures de vote dépendent du type d'actionnaires. Les détenteurs inscrits sont ceux qui votent leurs actions directement par l'intermédiaire de la société. Les bénéficiaires effectifs détiennent des actions sous forme d'inscription en compte via une autre entité (une banque par exemple). Les bénéficiaires effectifs ont le droit de donner des instructions à leur banque sur la manière de voter pour leurs actions ou s'ils souhaitent se présenter eux-mêmes à l'assemblée annuelle et voter, ils demandent une procuration légale. Cela leur permettra de voter directement leurs actions.

• Les

Il y a aussi d'autres choses à prendre en considération qui sont cruciales lorsque vous préparez une réunion annuelle, comme le suivi du rapport de vote quotidien, mais nous n'entrerons pas dans les détails ici. La seule chose que vous devez garder à l'esprit est que vous aurez besoin d'un «quorum» pour que la réunion réussisse. Il fait référence au nombre de membres d'un organisme ou d'un groupe qui doivent être présents pour mener à bien les affaires de l'organisme ou du groupe.

• Les bulletins de vote

Les bulletins de vote aident à savoir si des actions particulières peuvent être incluses dans le total. Ils identifient chaque point sur lequel voter et demandent le vote proprement dit.

• Président

Les derniers préparatifs comprennent la préparation du président afin qu'il ait préparé des réponses aux questions qui pourraient surgir. Il est sage de parler également de ces questions aux RH. Peut-être que des questions ont déjà été posées à un moment donné, peut-être lors d'une autre réunion. Il est important de savoir ce qui se passe dans l'entreprise et d'être doué pour l'anticipation. Le président doit avoir confiance en lui lorsqu'il répond aux questions des parties prenantes, de sorte que la meilleure façon est de se préparer le plus possible.

• Minutes

Nous aimerions également parler d'une autre chose très importante - documenter la réunion. Il est d'une importance cruciale que la réunion soit correctement documentée, c'est-à-dire que les procès-verbaux d'une réunion annuelle sont indispensables. Ils jouent un rôle crucial pour la session de planification de l'entreprise, afin que chacun soit à bord avec les dernières décisions. De plus, nous savons que la séance de planification doit être ponctuelle si nous voulons que l'entreprise réussisse et atteigne ses objectifs financiers. Donc, la question à se poser est de savoir quelle est la manière la plus pratique de transcrire ces procès-verbaux.

Les transcriptions des procès-verbaux sont excellentes car elles sont un simple aperçu de tout ce qui a été dit lors de la réunion annuelle et cela peut être facilement transmis aux personnes qui n'ont pas pu y assister. Si vous transcrivez la réunion annuelle, les séances de planification seront plus faciles à mener. De cette façon, vous avez déjà écrit les objectifs escomptés de l'entreprise afin que la direction puisse facilement rester sur la bonne voie tout au long de ses étapes d'action. Le contenu de la transcription peut également être très utile pour une analyse plus approfondie et des conclusions à l'avenir, en particulier dans les cas où les objectifs attendus ne sont pas atteints.

De plus, il est important de mentionner que travailler avec des données est parfois très difficile, car des erreurs se produisent de temps en temps, et même des erreurs simples peuvent avoir un impact important sur l'entreprise. C'est pourquoi, en particulier les chiffres mentionnés dans les réunions annuelles devraient être dactylographiés et transcrits. Cela vous permettra de revoir tout ce qui a été dit autant que vous en avez besoin et de plus, il sera facile de citer des chiffres.

Lorsque vous devez écrire des notes lors d'une réunion annuelle, vous pouvez vous préparer à une tâche très difficile et importante. Les réunions annuelles peuvent durer longtemps. Imaginez écrire tout ce qui a été dit au cours d'une réunion de quatre heures et être responsable des notes. À un certain moment, des erreurs surviendront ou des parties cruciales seront omises. Ce n'est pas un secret que nous ne pouvons pas écrire les choses aussi vite que nous parlons. Sans parler de votre écriture lorsque vous devez écrire quelque chose rapidement. Serez-vous capable de lire ce que vous avez écrit?

Si vous décidez d'enregistrer la réunion et de faire appel à un fournisseur de services de transcription pour convertir le type audio au format texte, vous ferez le travail rapidement et sans effort. Gglot peut vous aider à retranscrire votre assemblée annuelle. Vous n'en êtes qu'à quelques clics. Vous n'avez rien à installer avant de commencer. Tout ce que vous avez à faire est de vous connecter à notre page Web et de télécharger votre cassette audio. Notre site Web est très convivial et intuitif même si vous n’êtes pas très doué techniquement. L'enregistrement de votre réunion sera converti avec précision. Notre service de transcription automatique transcrira votre fichier audio très rapidement et nous vous donnerons même la possibilité de modifier la transcription avant de pouvoir la télécharger. Laissez vos employés effectuer les tâches pour lesquelles ils ont été embauchés en premier lieu et confiez la transcription à Gglot. Vous ferez gagner du temps à vos employés qu’ils pourront investir dans des tâches plus importantes.

Les réunions annuelles n'ont pas lieu tous les jours. Enregistrez simplement la réunion et soyez pleinement présent sans prendre de notes. Laissez Gglot être votre fournisseur de services de transcription : nous ferons la transcription avec plus de précision et de rapidité que n'importe quel secrétaire corporatif.