ضبط دقایق جلسه - یکی از بزرگترین گام ها قبل از جلسه برنامه ریزی

رونویسی صورتجلسات سالانه

ما می خواهیم در مورد نحوه برگزاری و اجرای یک جلسه سالانه به شما توصیه هایی داشته باشیم، زیرا مانند هر جلسه دیگری، برای موفقیت آمیز بودن نیاز به برنامه ریزی دقیق دارد. اگر در برنامه ریزی فرآیند تازه کار هستید، یک جلسه سالانه ممکن است چالش بزرگی باشد و احتمالاً برای انجام همه چیز تحت فشار زیادی هستید.

شاید فکر کنید که جلسات سالانه فوق العاده هیجان انگیز و هیجان انگیز هستند، اما معمولاً آنها واقعاً جالب نیستند. با این وجود، نه تنها جلسات سالانه بر اساس قوانین ایالتی و بر اساس الزامات فهرست‌بندی بورس اوراق بهادار برای شرکت‌های دولتی الزامی است، اما هیچ کس واقعاً نمی‌تواند انکار کند که آنها بسیار مهم هستند - اگر فقط به این دلیل که اکثر سهامداران شرکت را جمع می‌کنند. و همانطور که می دانیم، سهامداران چهره های کلیدی برای شرکت ها هستند - آنها حلقه بسیار مهمی در برنامه ریزی تحولات آتی و مسیری که شرکت قرار است در سال آینده طی کند، هستند، زیرا آنها در مورد موضوعات پیشنهادی رای می گیرند. مدیران شرکت ها در مجامع سالانه، سهامداران و شرکا اغلب نسخه‌هایی از حساب‌های شرکت را دریافت می‌کنند، اطلاعات مالی سال گذشته را بررسی می‌کنند و در مورد مسیرهایی که کسب‌وکار در آینده در پیش خواهد گرفت، سؤال می‌پرسند و حرفی می‌زنند. همچنین در مجمع سالانه سهامداران مدیرانی را انتخاب می کنند که شرکت را اداره کنند.

بنابراین، بیایید با چند پیشنهاد شروع کنیم که اگر مجبور به برنامه ریزی یک جلسه سالانه هستید، باید در نظر بگیرید.

• یک چک لیست تهیه کنید

یک چک لیست دقیق از کل فرآیند از جمله رویدادهای قبل و بعد از جلسه واقعی تهیه کنید. در صورت لزوم ضرب الاجل تعیین کنید و وظایف را به تیم خود واگذار کنید. برخی از نکات کلیدی ممکن است شامل موارد زیر باشد: پرسشنامه، برنامه جلسات هیئت مدیره برای بررسی/تصویب، تعیین نوع جلسه، تاریخ و مکان، تدارکات جلسه، اسناد مورد نیاز، پرسش و پاسخ، تمرینات و غیره. برنامه باید به طور کامل اصلاح شود. به شرکت شما و تقویم آن تلاش کنید تا آن را در سال اول کامل کنید، بنابراین پیش‌نویسی برای سال‌های آینده دارید.

• بررسی الزامات قانونی و نظارتی

مهم است که الزامات قانونی و مقرراتی و سایر اسناد مربوط به جلسه قبل از جلسه بررسی شود تا همه چیز به خوبی پیش برود.

• نوع جلسه را مشخص کنید

این کار باید حدود شش ماه قبل از جلسه انجام شود. موارد مهمی وجود دارد که به شما در تصمیم گیری در این مورد کمک می کند مانند سنت شرکت، عملکرد و نگرانی های ذینفعان. جلسات می توانند به صورت زیر باشند: 1. حضوری، زمانی که همه نیاز به حضور فیزیکی دارند (بهترین برای مشاغل بزرگ و تاسیس شده). 2. مجازی، زمانی که همه به صورت دیجیتالی متصل هستند (این یکی برای استارت آپ ها بهترین است). 3. نسخه ترکیبی زمانی که سهامداران حق انتخاب بین جلسه حضوری و مجازی را دارند، زیرا هر دو تحت پوشش هستند. مجمع ترکیبی نوآورانه است و مشارکت سهامداران را به حداکثر می رساند.

• محل برگزاری جلسه

اگر قرار است جلسه شخصاً برگزار شود، مکان نقش بسیار مهمی دارد. شرکت های بسیار کوچک می توانند در اتاق کنفرانس شرکت جلسه داشته باشند. از سوی دیگر، اگر افراد زیادی در جلسه شرکت کنند، شرکت‌ها ممکن است به فکر انتقال آن به سالن یا اتاق جلسه هتل باشند که اغلب مکان مناسب‌تری است.

• تدارکات جلسه

لجستیک بستگی زیادی به نوع جلسه ای دارد که قرار است داشته باشید. اما باید در مورد صندلی، ترتیبات پارکینگ، امنیت (شاید حتی غربالگری) و بخش فنی فکر کنید: میکروفون، پروژکتور و سایر وسایل ضروری.

• اطلاع

تاریخ، زمان و مکان جلسه باید از قبل برای شرکت کنندگان ارسال شود.

• اسناد

تعدادی مدارک مورد نیاز برای جلسه وجود دارد:

دستور کار: معمولاً شامل مقدمه، پیشنهادات و پرسش و پاسخ، رأی گیری، نتایج، ارائه تجاری…

قوانین رفتار: به طوری که شرکت کنندگان بدانند چه کسی قرار است صحبت کند، محدودیت های زمانی، رفتار ممنوعه و غیره.

اسکریپت جلسه: برای جریان جلسه و اطمینان از پوشش همه نکات مهم است.

• رویه های رای گیری

روش های رای گیری به نوع سهامداران بستگی دارد. دارندگان ثبت نام کسانی هستند که مستقیماً از طریق شرکت به سهام خود رأی می دهند. دارندگان ذینفع سهام را در فرم ثبت دفتری از طریق نهاد دیگری (به عنوان مثال یک بانک) نگهداری می کنند. دارندگان ذینفع حق دارند به بانک خود در مورد نحوه رای دادن به سهام خود راهنمایی کنند یا اگر می خواهند خودشان به مجمع سالانه بیایند و رای دهند، درخواست وکیل قانونی کنند. این به آنها اجازه می دهد تا سهام خود را مستقیماً رای دهند.

• حد نصاب

موارد دیگری نیز وجود دارد که هنگام تهیه یک جلسه سالانه بسیار مهم است، مانند نظارت بر گزارش رای روزانه، اما ما در اینجا به جزئیات نخواهیم پرداخت. تنها چیزی که باید در نظر داشته باشید این است که برای موفقیت جلسه به «نصاب» نیاز دارید. این به تعداد اعضای یک بدن یا گروه اشاره دارد که برای انجام معاملات تجاری بدن یا گروه لازم است حضور داشته باشند.

• برگه های رای

برگه های رأی کمک می کند تا مشخص شود آیا سهام خاصی می تواند در کل گنجانده شود یا خیر. آنها هر نقطه ای را که قرار است به آن رای داده شود شناسایی می کنند و رای واقعی را می خواهند.

• رئيس هیئت مدیره

آماده سازی نهایی شامل آماده سازی رئیس است تا او پاسخ هایی را برای سؤالاتی که ممکن است ظاهر شوند آماده کند. عاقلانه است که با HR در مورد این موارد نیز صحبت کنید. شاید قبلاً در مقطعی سؤالاتی مطرح شده باشد، شاید در جلسه ای دیگر. مهم است که بدانید در شرکت چه می گذرد و در پیش بینی خوب عمل کنید. رئیس باید هنگام پاسخ دادن به سؤالات ذینفعان اعتماد به نفس داشته باشد، بنابراین بهترین راه این است که تا حد امکان آماده باشد.

• دقایق

ما همچنین می خواهیم در مورد یک موضوع بسیار مهم دیگر صحبت کنیم - مستندسازی جلسه. این بسیار مهم است که جلسه به شیوه ای مناسب مستند شود، یعنی صورتجلسه های سالانه ضروری است. آنها نقش مهمی را برای جلسه برنامه ریزی شرکت ایفا می کنند، به طوری که همه با آخرین تصمیمات موافق هستند. همچنین، ما می‌دانیم که اگر می‌خواهیم شرکت موفق شود و به اهداف مالی خود دست یابد، جلسه برنامه‌ریزی باید به صورت لحظه‌ای برگزار شود. بنابراین، سؤالی که باید پرسیده شود این است که عملی ترین راه برای رونویسی آن صورتجلسات چیست.

رونوشت صورتجلسات عالی است زیرا یک مرور ساده از همه چیزهایی است که در جلسه سالانه گفته شده است و این می تواند به راحتی به افرادی منتقل شود که نتوانستند در آن شرکت کنند. اگر جلسه سالانه را رونویسی کنید، برگزاری جلسات برنامه ریزی آسان تر خواهد بود. به این ترتیب شما از قبل اهداف مورد نظر شرکت را یادداشت کرده اید تا مدیریت به راحتی بتواند در مسیر ادامه مراحل اقدام خود باقی بماند. محتوای رونوشت نیز می تواند برای تحلیل و نتیجه گیری بیشتر در آینده بسیار مفید باشد، به خصوص در مواردی که اهداف مورد انتظار محقق نمی شود.

همچنین ذکر این نکته ضروری است که کار با داده ها گاهی اوقات بسیار سخت است، زیرا هر از گاهی خطاهایی رخ می دهد و حتی موارد ساده نیز می تواند تأثیر زیادی بر روی شرکت بگذارد. به همین دلیل است که به خصوص اعداد ذکر شده در جلسات سالانه باید بصورت صوتی تایپ و رونویسی شوند. این امکان را برای شما فراهم می کند که هر آنچه گفته شد را به اندازه نیاز خود مرور کنید و علاوه بر این، نقل هر عددی آسان خواهد بود.

هنگامی که مجبور هستید در طول یک جلسه سالانه یادداشت هایی را یادداشت کنید، می توانید خود را برای یک کار بسیار چالش برانگیز و مهم آماده کنید. جلسات سالانه می تواند برای مدت طولانی ادامه داشته باشد. تصور کنید همه چیزهایی که در یک جلسه چهار ساعته گفته شد را یادداشت کنید و مسئول یادداشت ها باشید. در برخی موارد، خطاها ایجاد می شود یا بخش های مهم حذف می شوند. این راز نیست که ما نمی توانیم به همان سرعتی که صحبت می کنیم مطالب را بنویسیم. زمانی که باید چیزی را سریع بنویسید، به دستخط خود اشاره نکنید. آیا می توانید آنچه را که نوشته اید بخوانید؟

اگر تصمیم دارید جلسه را ضبط کنید و از یک ارائه دهنده خدمات رونویسی برای تبدیل نوع صدا به فرمت متن استفاده کنید، کار را سریع و بدون دردسر انجام خواهید داد. Gglot می تواند به شما کمک کند تا جلسه سالانه خود را رونویسی کنید. شما فقط چند کلیک با آن فاصله دارید. قبل از شروع نیازی به نصب چیزی ندارید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که در صفحه وب ما وارد شوید و نوار صوتی خود را آپلود کنید. وب سایت ما بسیار کاربرپسند و شهودی است حتی اگر از نظر فنی خیلی باهوش نباشید. ضبط جلسه شما با دقت تبدیل می شود. سرویس رونویسی مبتنی بر ماشین ما فایل صوتی شما را بسیار سریع رونویسی می کند و حتی به شما امکان ویرایش رونویسی را قبل از دانلود آن می دهیم. به کارمندانتان اجازه دهید کارهایی را که در وهله اول برای آنها استخدام شده اند انجام دهند و رونویسی را به Gglot بسپارید. شما در زمان کارمندان خود صرفه جویی خواهید کرد تا بتوانند در کارهای مهمتر سرمایه گذاری کنند.

جلسات سالانه هر روز برگزار نمی شود. به سادگی جلسه را ضبط کنید و به طور کامل بدون یادداشت برداری حضور داشته باشید. اجازه دهید Gglot ارائه‌دهنده خدمات رونویسی شما باشد: ما رونویسی را دقیق‌تر و سریع‌تر از هر منشی شرکتی انجام خواهیم داد.