Bileraren aktak grabatzea - Plangintza saioaren aurreko urrats handienetako bat

Urteko bileren aktak transkribatzea

Urteroko bilera bat nola egin eta aurrera eramateko aholku batzuk eman nahi dizkizugu, izan ere, beste edozein bilera bezala, arreta handiz planifikatu behar da arrakasta izateko. Prozesuaren plangintzan berria bazara, urteko bilera bat erronka handia izan daiteke eta ziurrenik presio handia jasaten duzu dena egiteko.

Agian pentsatuko zenuke urteko bilerak oso zirraragarriak eta zirraragarriak direla, baina normalean ez dira hain interesgarriak izaten. Dena den, estatuko legediaren arabera eta enpresa publikoen burtsan kotizatzeko eskakizunen arabera urteko bilerak ez ezik, inork ezin du benetan ukatu oso garrantzitsuak direnik, besterik ez bada, konpainiaren akziodun gehienak biltzen dituztelako. Eta dakigunez, akziodunak funtsezko pertsonaiak dira enpresentzat: oso lotura garrantzitsua dira etorkizuneko garapenak eta enpresak hurrengo urtean izango duen bidea planifikatzeko orduan, proposatutako gaiei buruzko bozketa lortzen baitute. enpresen kudeatzaileak. Urteko batzarrean, akziodunek eta bazkideek konpainiaren kontuen kopiak lortzen dituzte sarritan, azken urteko informazio fiskala berrikusten dute eta galderak egiten dituzte eta negozioak etorkizunean hartuko dituen norabideei buruz hitz egiten dute. Halaber, urteko batzarrean akziodunek aukeratzen dituzte enpresa kudeatuko duten kontseilariak.

Beraz, has gaitezen urteko bilera bat antolatu behar baduzu kontuan hartu beharreko iradokizun batzuekin.

• Egin kontrol-zerrenda

Egin prozesu osoaren egiaztapen-zerrenda zehatza bileraren aurreko eta ondorengo gertaerak barne. Ezarri epeak behar den tokian eta eman zereginak zure taldeari. Puntu gako batzuk honako hauek izan daitezke: galdetegiak, berrikuspen/onarpenetarako kontseiluko bilera-egutegia, bilera mota, data eta kokapena zehaztea, bileraren logistika, beharrezko dokumentazioa, galdera-erantzunak, entseguak, etab. Ordutegia guztiz aldatu behar da. zure enpresari eta bere egutegiari. Egin ahalegina lehen urtean perfektua egiteko, beraz, hurrengo urteetarako zirriborroa duzu dagoeneko.

• Lege- eta arau-eskakizunak berrikustea

Garrantzitsua da lege- eta arau-eskakizunak eta bilerari lotutako beste dokumentu batzuk bilera baino lehen berrikustea, dena ondo joan dadin.

• Bilera mota zehaztu

Bilera baino sei hilabete lehenago egin beharko litzateke hori. Badira gauza garrantzitsu batzuk, hala nola, enpresaren tradizioa, interesdunen errendimendua eta kezkak erabakitzen lagunduko dizutenak. Bilerak honako hauek izan daitezke: 1. Pertsonalki, denek fisikoki egon behar dutenean (enpresa handi eta finkatuentzako egokiena); 2. birtuala, denak digitalki konektatuta daudenean (hau da onena startupentzat); 3. bertsio hibridoa akziodunek bilera pertsonala eta birtuala aukeratzen dutenean, biak estalita daudelako. Bilera hibridoa berritzailea da eta akziodunen parte-hartzeak maximizatzen ditu.

• Bilera-lekua

Bilera pertsonalki egingo bada kokapenak garrantzi handia du. Enpresa oso txikiek bilera bat egin dezakete enpresaren hitzaldi aretoan. Bestalde, bilerara jende asko joango balitz, enpresek pentsa liteke auditorio batera edo hoteleko bilera-areto batera eramatea, hau da, leku erosoagoa izan ohi baita.

• Bilera Logistika

Logistika izango duzun bilera motaren araberakoa da. Baina pentsatu behar duzu eserlekuak, aparkalekuak, segurtasuna (agian emanaldia ere) eta atal teknikoa: mikrofonoak, proiektoreak eta beharrezko beste tramankuluak.

• Oharra

Bileraren data, ordua eta lekua parte-hartzaileei aurretik bidali behar zaizkie.

• Dokumentuak

Bilerarako beharrezkoak diren hainbat dokumentu daude:

Agenda: normalean sarrera, proposamenak eta galderak, bozketa, emaitzak, negozioaren aurkezpena... ditu.

Jokabide-arauak: parte-hartzaileek jakin dezaten nork hitz egin behar duen, denbora-mugak, debekatutako jokabideak etab.

Bileraren gidoiak: garrantzitsuak bileraren fluxurako eta puntu guztiak lantzen direla ziurtatzeko.

• Boto-prozedurak

Boto-prozedurak akziodun motaren araberakoak dira. Erregistratutako titularrak sozietatearen bidez zuzenean beren akzioak bozkatzen dituztenak dira. Titular onuradunek beste erakunde baten bidez (banku baten bidez, adibidez) edukitzen dituzte akzioak liburu-inskripzio moduan. Onuradunek eskubidea dute euren bankuari beren akzioak bozkatzeko modua emateko edo urteko batzarrera eta botoa ematera joan nahi badute, legezko ahalordea eskatzen dute. Horrek beren akzioak zuzenean bozkatzeko aukera emango die.

• Quoruma

Urteko bilera bat prestatzen ari zarenean erabakigarriak diren beste gauza batzuk ere kontuan hartu behar dira, eguneroko bozketa txostena kontrolatzea adibidez, baina ez dugu hemen xehetasunetan sartuko. Bilera arrakastatsua izan dadin "quorum" bat beharko duzula kontuan izan behar duzun gauza bakarra. Organo edo talde bateko kideen kopuruari dagokio, organo edo taldearen negozioak gauzatzeko bertan egon behar dena.

• Botoak

Botoek akzio jakin batzuk guztirako barnean sar daitezkeen jakiteko laguntzen dute. Bozkatu beharreko puntu bakoitza identifikatzen dute eta benetako botoa eskatzen dute.

• Lehendakaria

Azken prestaketetan, lehendakaria prestatzen da, beraz, ager daitezkeen galderetarako erantzunak prestatu ditu. Jakintsua da HR-ekin ere gai hauei buruz hitz egitea. Agian galdera batzuk jada egin ziren noizbait, agian beste bilera batean. Garrantzitsua da enpresan zer gertatzen den jakitea eta aurreikusten ona izatea. Lehendakariak konfiantza izan behar du interesdunen galderei erantzuteko orduan, beraz, modurik onena ahalik eta gehien prestatzea da.

• Minutu

Oso garrantzitsua den beste gauza bati buruz ere hitz egin nahiko genuke: bilera dokumentatzea. Oso garrantzitsua da bilera modu egokian dokumentatzea, hau da, urteko bileren aktak ezinbestekoak dira. Enpresaren plangintza saiorako funtsezko zeregina dute, denek azken erabakiekin bat egin dezaten. Gainera, badakigu plangintza saioak puntuala izan behar duela enpresak arrakasta izatea eta finantza-helburuak betetzea nahi badugu. Beraz, egin beharreko galdera da bilera-akta horiek transkribatzeko modurik praktikoena zein den.

Akten transkripzioak bikainak dira, urteko batzarrean esandako guztiaren ikuspegi sinplea delako eta hori bertaratu ezin izan duten pertsonei erraz helarazi ahal izateko. Urteko bilera transkribatzen baduzu, plangintza saioak errazagoak izango dira. Horrela, dagoeneko idatzita dituzu enpresaren nahi diren helburuak, zuzendaritzak erraz jarrai dezan bere ekintza-urratsekin aurrera egiten duen heinean. Transkripzioaren edukia ere oso erabilgarria izan daiteke etorkizunean analisi eta ondorioak lortzeko, batez ere espero diren helburuak betetzen ez diren kasuetan.

Gainera, aipatzea garrantzitsua da datuekin lan egitea batzuetan oso gogorra dela, noizean behin akatsak gertatzen zirelako, eta sinpleek ere eragin handia izan dezaketelako enpresan. Horregatik, batez ere urteko bileretan aipatzen diren zenbakiak audioz idatzi eta transkribatu behar dira. Horri esker, esandako guztia behar adina berrikusi ahal izango duzu eta gainera, edozein zenbaki aipatzea erraza izango da.

Urteko bilera batean oharrak idatzi behar dituzunean oso erronka eta zeregin garrantzitsu baterako prestatu zaitezke. Urteroko bilerak denbora luzez iraun dezakete. Imajinatu lau orduko bilera batean esandako guztia idaztea eta oharren arduraduna izatea. Noizbait, akatsak sortuko dira edo zati erabakigarriak baztertuko dira. Ez da sekretua ezin ditugula gauzak hitz egiten dugun bezain azkar idatzi. Zer esanik ez zure eskuzko idazkera zerbait azkar idatzi behar duzunean. Idatzitakoa irakurtzeko gai izango zara?

Bilera grabatzea eta transkripzio zerbitzu-hornitzaile bat erabiltzea erabakitzen baduzu audio mota testu formatuan bihurtzeko, lana azkar eta esfortzurik gabe egingo duzu. Gglotek zure urteko bilera transkribatzen lagun zaitzake. Klik gutxi batzuetara geratzen zara. Ez duzu ezer instalatu behar hasi baino lehen. Egin behar duzun guztia gure web orrian saioa hasi eta zure audio-zinta igotzea da. Gure webgunea oso erabilerraza eta intuitiboa da, nahiz eta teknikoki oso aditua ez izan. Zure bileraren grabazioa zehaztasunez bihurtuko da. Gure makinetan oinarritutako transkripzio-zerbitzuak zure audio fitxategia oso azkar transkribatuko du eta transkripzioa editatzeko aukera ere emango dizugu deskargatu aurretik. Utzi zure langileei lehenik eta behin kontratatu zituzten zereginak egiten eta utzi Gglot-i transkribatzen. Zure langileei denbora aurreztuko diezu zeregin garrantzitsuagoetan inbertitzeko.

Urteko bilerak ez dira egunero egiten. Besterik gabe, bilera grabatu eta egon guztiz oharrik hartu gabe. Utzi Gglot izan zure transkripzio-zerbitzu hornitzailea: edozein idazkari korporatibo baino zehatzago eta azkarrago egingo dugu transkripzioa.