Koosolekuminutite salvestamine – üks suuremaid samme enne planeerimise seanssi

Transkribeeri aastakoosolekute protokollid

Soovime teile anda nõu, kuidas aastakoosolekut läbi viia ja läbi viia, sest nii nagu iga teinegi koosolek, tuleb see õnnestumiseks hoolikalt planeerida. Kui olete protsessi planeerimises uus, võib iga-aastane koosolek olla suur väljakutse ja olete tõenäoliselt suure surve all, et kõik tehtud saaks.

Võib-olla arvate, et iga-aastased kohtumised on ülipõnevad ja haaravad, kuid tavaliselt pole need nii huvitavad. Sellegipoolest ei nõua riigiseadus ja aktsiaseltside börsil noteerimise nõuded mitte ainult iga-aastaseid koosolekuid, vaid keegi ei saa tegelikult eitada, et need on väga olulised – kasvõi sellepärast, et need koondavad enamikku ettevõtte aktsionäre. Ja nagu me teame, on aktsionärid ettevõtete jaoks võtmeisikud – nad on väga oluliseks lüliks tulevaste arengute planeerimisel ja ettevõtte järgmise aasta teekonna planeerimisel, kuna nad saavad hääletada küsimustes, mida on välja pakkunud. ettevõtete juhid. Aastakoosolekul saavad aktsionärid ja partnerid sageli ettevõtte raamatupidamisaruannete koopiad, nad vaatavad üle möödunud aasta eelarveandmed ning esitavad küsimusi ja räägivad, milliseid suundi äri tulevikus liigub. Samuti valivad aktsionärid aastakoosolekul direktorid, kes hakkavad ettevõtet juhtima.

Niisiis, alustame mõne soovitusega, mida peaksite iga-aastase koosoleku kavandamisel arvesse võtma.

• Koostage kontrollnimekiri

Koostage üksikasjalik kontrollnimekiri kogu protsessist, sealhulgas sündmustest enne ja pärast tegelikku koosolekut. Määrake vajaduse korral tähtajad ja jagage oma meeskonnale ülesandeid. Mõned põhipunktid võivad hõlmata järgmist: küsimustikud, juhatuse koosolekute ajakava läbivaatamiseks/kinnitamiseks, koosoleku tüübi, kuupäeva ja asukoha määramine, koosoleku logistika, nõutavad dokumendid, küsimused ja vastused, proovid jne. Ajakava tuleks täielikult muuta. teie ettevõttele ja selle kalendrile. Püüdke seda esimesel aastal täiuslikult teha, nii et teil on järgmiste aastate mustand juba olemas.

• Vaadake üle õiguslikud ja regulatiivsed nõuded

Oluline on, et enne koosolekut vaadataks üle juriidilised ja regulatiivsed nõuded ning muud koosolekuga seotud dokumendid, et kõik sujuks.

• Määrake koosoleku tüüp

Seda tuleks teha juba umbes kuus kuud enne koosolekut. On mõned olulised asjad, mis aitavad teil selle üle otsustada, nagu ettevõtte traditsioon, tulemuslikkus ja sidusrühmade mured. Kohtumised võivad olla: 1. isiklikult, kui kõik peavad füüsiliselt kohal olema (parim suurtele, väljakujunenud ettevõtetele); 2. virtuaalne, kui kõik on digitaalselt ühendatud (see sobib kõige paremini alustavatele ettevõtetele); 3. hübriidversioon, kui aktsionäridel on valida isikliku ja virtuaalse koosoleku vahel, sest mõlemad on kaetud. Hübriidkoosolek on uuenduslik ja maksimeerib aktsionäride osalust.

• Kohtumise koht

Kui kohtumine toimub isiklikult, mängib asukoht suurt rolli. Väga väikesed ettevõtted saavad koosolekut pidada ettevõtte konverentsiruumis. Teisest küljest, kui koosolekul osaleb palju inimesi, võiksid ettevõtted mõelda selle kolimisele auditooriumisse või hotelli koosolekuruumi, mis on sageli mugavam koht.

• Kohtumine logistikaga

Logistika oleneb paljuski sellest, millist tüüpi kohtumist te korraldate. Mõelda tuleks aga istumiskohtadele, parkimiskorraldusele, turvalisusele (võib-olla isegi ekraanile) ja tehnilisele osale: mikrofonid, projektorid ja muud vajalikud vidinad.

• Märkus

Koosoleku kuupäev, kellaaeg ja koht tuleb osalejatele aegsasti välja saata.

• Dokumendid

Koosolekul on vaja mitmeid dokumente:

Päevakava: sisaldab tavaliselt sissejuhatust, ettepanekuid ja küsimusi ja vastuseid, hääletamist, tulemusi, ettevõtte esitlust…

Käitumisreeglid: et osalejad teaksid, kes peab rääkima, ajapiirangud, keelatud käitumine jne.

Koosoleku skriptid: olulised koosoleku kulgemise jaoks ja tagamaks, et kõik punktid on kaetud.

• Hääletamise protseduurid

Hääletamisprotseduurid sõltuvad aktsionäride tüübist. Registreeritud omanikud on need, kes hääletavad oma aktsiaid otse ettevõtte kaudu. Tegevuspõhised omanikud omavad aktsiaid teise üksuse (näiteks panga) kaudu. Kasusaajatel on õigus anda oma pangale juhiseid aktsiate hääletamise kohta või kui nad soovivad tulla ise aastakoosolekule hääletama, taotleda seaduslikku volikirja. See võimaldab neil oma aktsiaid otse hääletada.

• Kvoorum

Arvestada tuleb ka muude asjadega, mis on aastakoosoleku ettevalmistamisel üliolulised, näiteks igapäevase hääletusaruande jälgimine, kuid me ei hakka siin detailidesse laskuma. Ainus asi, mida peate meeles pidama, on koosoleku õnnestumiseks vaja "kvoorumit". See viitab organi või rühma liikmete arvule, kes peavad kohal olema, et asutuse või grupi äritegevusega tegeleda.

• Hääletussedelid

Hääletussedelid aitavad välja selgitada, kas teatud aktsiaid saab kogusumma hulka arvata. Nad määravad kindlaks iga punkti, mille üle hääletada, ja küsivad tegelikku häält.

• Esimees

Viimased ettevalmistused hõlmavad esimehe ettevalmistamist, et ta oleks ette valmistanud vastused küsimustele, mis võivad tekkida. Nendel teemadel on mõistlik rääkida ka HR-iga. Võib-olla esitati mõni küsimus juba mingil hetkel, võib-olla mõnel teisel koosolekul. Oluline on teada, mis ettevõttes toimub ja osata hästi ette näha. Juhataja peab huvirühmade küsimustele vastates olema enesekindel, nii et parim viis on lihtsalt olla võimalikult valmis.

• Minutid

Räägime ka teisest väga olulisest asjast – koosoleku dokumenteerimisest. Ülioluline on koosoleku nõuetekohane dokumenteerimine, st aastakoosolekute protokollid on hädavajalikud. Neil on ettevõtte planeerimise sessioonil ülioluline roll, et kõik oleksid viimaste otsustega kursis. Samuti teame, et planeerimine peab olema täpne, kui tahame, et ettevõte oleks edukas ja saavutaks oma finantseesmärgid. Seega tuleb küsida, milline on kõige praktilisem viis koosolekuprotokolli transkribeerimiseks.

Protokolli üleskirjutused on suurepärased, sest need on lihtne ülevaade kõigest aastakoosolekul räägitust ja seda saab hõlpsasti edasi anda inimestele, kes koosolekul osaleda ei saanud. Kui kirjutate aastakoosoleku üles, on planeerimise istungeid lihtsam läbi viia. Nii on teil ettevõtte taotletavad eesmärgid juba kirja pandud, et juhtkond saaks hõlpsalt oma tegevussammudega kursis püsida. Samuti võib stenogrammi sisust tulevikus palju kasu olla edasiseks analüüsiks ja järelduste tegemiseks, eriti juhtudel, kui oodatud eesmärgid ei saavutata.

Samuti on oluline mainida, et andmetega töötamine on mõnikord väga raske, sest aeg-ajalt tuli ette vigu ja ka lihtsad vead võivad ettevõttele suurt mõju avaldada. Seetõttu tuleks eelkõige aastakoosolekutel mainitud numbrid helitrükkida ja transkribeerida. See võimaldab teil kõike öeldut nii palju üle vaadata kui vaja ja pealegi on lihtne tsiteerida mis tahes numbreid.

Kui peate aastakoosolekul märkmeid üles kirjutama, võite end ette valmistada väga keeruliseks ja oluliseks ülesandeks. Iga-aastased koosolekud võivad kesta kaua. Kujutage ette, et kirjutate üles kõik, mis neljatunnise koosoleku jooksul räägiti, ja vastutate märkmete eest. Mingil hetkel tekivad vead või jäetakse olulised osad välja. Pole saladus, et me ei suuda asju nii kiiresti kirja panna, kui räägime. Rääkimata teie käekirjast, kui peate midagi kiiresti üles kirjutama. Kas saate kirjapandu lugeda?

Kui otsustate koosoleku salvestada ja kasutada helitüübi tekstivormingusse teisendamiseks transkriptsiooniteenuse pakkujat, saate töö kiiresti ja vaevata teha. Gglot aitab teil iga-aastast koosolekut transkribeerida. Olete sellest vaid mõne hiireklõpsu kaugusel. Enne alustamist ei pea te midagi installima. Kõik, mida pead tegema, on meie veebilehel sisse logida ja oma helikassett üles laadida. Meie veebisait on väga kasutajasõbralik ja intuitiivne isegi siis, kui te pole tehniliselt väga asjatundlik. Teie koosoleku salvestis teisendatakse täpselt. Meie masinapõhine transkriptsiooniteenus transkribeerib teie helifaili väga kiiresti ja anname teile isegi võimaluse transkriptsiooni redigeerida enne selle allalaadimist. Laske oma töötajatel teha ülesandeid, mille jaoks nad palgati, ja jätke transkribeerimine Ggloti hooleks. Säästate oma töötajate aega, mille nad saavad investeerida olulisematesse ülesannetesse.

Iga-aastased koosolekud ei toimu iga päev. Lihtsalt salvestage koosolek ja olge täielikult kohal ilma märkmeid tegemata. Olgu Gglot teie transkriptsiooniteenuse pakkuja: me teeme transkriptsiooni täpsemalt ja kiiremini kui ükski ettevõtte sekretär.