Grabación de las actas de la reunión: uno de los pasos más importantes antes de la sesión de planificación

Transcribe minutas de reuniones anuales

Nos gustaría darle algunos consejos sobre cómo realizar y organizar una reunión anual, porque al igual que cualquier otra reunión, debe planificarse cuidadosamente para tener éxito. Si es nuevo en la planificación de procesos, una reunión anual puede ser un gran desafío y probablemente se encuentre bajo mucha presión para poder hacer todo.

Quizás pensaría que las reuniones anuales son muy emocionantes y emocionantes, pero por lo general no son tan interesantes. Sin embargo, no solo se requieren reuniones anuales según la ley estatal y los requisitos de cotización en bolsa para las empresas públicas, sino que nadie puede negar que son muy importantes, aunque solo sea porque reúnen a la mayoría de los accionistas de la empresa. Y como sabemos, el accionista es una figura clave para las empresas, es un eslabón muy importante a la hora de planificar los desarrollos futuros y el camino que va a seguir la compañía el año siguiente, ya que se vota en los asuntos propuestos por gerentes de empresas. En la reunión anual, los accionistas y socios a menudo obtienen copias de las cuentas de la empresa, revisan la información fiscal del año pasado y hacen preguntas y tienen un dicho sobre las direcciones que tomará la empresa en el futuro. Además, en la junta anual los accionistas eligen a los directores que administrarán la empresa.

Entonces, comencemos con algunas sugerencias que debe tener en cuenta si tiene que planificar una reunión anual.

• Haz una lista de verificación

Haga una lista de verificación detallada de todo el proceso, incluidos los eventos antes y después de la reunión real. Establezca fechas límite donde sea necesario y asigne tareas a su equipo. Algunos de los puntos clave pueden incluir los siguientes: cuestionarios, calendario de reuniones de la junta para revisiones / aprobaciones, determinación del tipo de reunión, fecha y lugar, logística de la reunión, documentación requerida, preguntas y respuestas, ensayos, etc. El calendario debe modificarse por completo a su empresa y su calendario. Haz el esfuerzo de hacerlo perfecto el primer año, así ya tienes un borrador para los próximos años.

• Revisar los requisitos legales y reglamentarios

Es importante que los requisitos legales y reglamentarios y otros documentos relacionados con la reunión se revisen antes de la reunión para que todo salga bien.

• Determinar el tipo de reunión

Esto ya debería hacerse unos seis meses antes de la reunión. Hay algunas cosas importantes que le ayudarán a decidir sobre la tradición de la empresa, el desempeño y las preocupaciones de las partes interesadas. Las reuniones pueden ser: 1. en persona, cuando todos necesitan estar físicamente presentes (lo mejor para empresas grandes y establecidas); 2. virtual, cuando todo el mundo está conectado digitalmente (este es el mejor para las nuevas empresas); 3. la versión híbrida cuando los accionistas pueden elegir entre la reunión presencial y la reunión virtual, porque ambas están cubiertas. La reunión híbrida es innovadora y maximiza la participación de los accionistas.

• Lugar de reunión

Si la reunión se llevará a cabo en persona, la ubicación juega un papel muy importante. Las empresas muy pequeñas pueden tener una reunión en la sala de conferencias de la empresa. Por otro lado, si muchas personas van a asistir a la reunión, las empresas podrían pensar en trasladarla a un auditorio o una sala de reuniones de hotel, que a menudo es un lugar más conveniente.

• Logística de reuniones

La logística depende mucho del tipo de reunión que vayas a tener. Pero debe pensar en los asientos, la disposición del estacionamiento, la seguridad (tal vez incluso la detección) y la parte técnica: micrófonos, proyectores y otros dispositivos necesarios.

• Aviso

La fecha, hora y lugar de la reunión deben enviarse a los participantes con suficiente antelación.

• Documentos

Hay una serie de documentos obligatorios que necesitará para la reunión:

Agenda: suele contener introducción, propuestas y preguntas y respuestas, votaciones, resultados, presentación comercial ...

Reglas de conducta: para que los participantes sepan quién se supone que debe hablar, límites de tiempo, comportamiento prohibido, etc.

Guiones de la reunión: importante para el flujo de la reunión y para asegurarse de que todos los puntos estén cubiertos.

• Procedimientos de votación

Los procedimientos de votación dependen del tipo de accionistas. Los titulares registrados son los que votan sus acciones directamente a través de la empresa. Los beneficiarios poseen acciones en forma de anotaciones en cuenta a través de otra entidad (un banco, por ejemplo). Los beneficiarios tienen derecho a dar instrucciones a su banco sobre cómo votar sus acciones o si quieren acudir ellos mismos a la junta anual y votar, solicitan un poder legal. Eso les permitirá votar sus acciones directamente.

• Los

También hay otras cosas a tener en cuenta que son cruciales cuando está preparando una reunión anual, como monitorear el informe diario de votación, pero no entraremos en detalles aquí. Lo único que debe tener en cuenta es que necesitará un “quórum” para que la reunión tenga éxito. Se refiere al número de miembros de un organismo o grupo que deben estar presentes para realizar transacciones comerciales del organismo o grupo.

• Papeletas

Las papeletas ayudan a averiguar si determinadas acciones pueden incluirse en el total. Identifican cada punto que se va a votar y solicitan el voto real.

• Presidente

Los preparativos finales incluyen preparar al presidente para que haya preparado respuestas a las preguntas que puedan surgir. Es aconsejable hablar también con RR.HH. sobre estos asuntos. Quizás ya se hicieron algunas preguntas en algún momento, quizás en otra reunión. Es importante saber lo que está sucediendo en la empresa y ser bueno en anticiparse. El presidente debe tener confianza en sí mismo al responder las preguntas de las partes interesadas, por lo que la mejor manera es estar lo más preparado posible.

• Minutos

También nos gustaría hablar sobre otra cosa muy importante: documentar la reunión. Es de vital importancia que la reunión se documente de manera adecuada, es decir, las actas de una reunión anual son indispensables. Desempeñan un papel crucial para la sesión de planificación de la empresa, de modo que todos estén a bordo con las últimas decisiones. Además, sabemos que la sesión de planificación debe ser acertada si queremos que la empresa tenga éxito y cumpla sus objetivos financieros. Entonces, la pregunta que se debe hacer es cuál es la forma más práctica de transcribir esas actas de la reunión.

Las transcripciones de las actas son excelentes porque son un resumen simple de todo lo que se ha dicho en la reunión anual y esto se puede transmitir fácilmente a las personas que no pudieron asistir. Si transcribe la reunión anual, las sesiones de planificación serán más fáciles de realizar. De esta manera, ya tiene los objetivos a los que aspira la empresa por escrito, de modo que la administración pueda mantenerse fácilmente encaminada a medida que avanza con sus pasos de acción. El contenido de la transcripción también puede ser muy útil para futuros análisis y conclusiones, especialmente en los casos en que no se alcanzan los objetivos esperados.

Además, es importante mencionar que trabajar con datos a veces es muy difícil, porque de vez en cuando ocurren errores, e incluso los más simples pueden tener un gran impacto en la empresa. Por eso, especialmente los números mencionados en las reuniones anuales deben ser mecanografiados y transcritos en audio. Esto le permitirá revisar todo lo que se dijo tanto como lo necesite y, además, será fácil citar cualquier número.

Cuando tenga que escribir notas durante una reunión anual, puede prepararse para una tarea muy desafiante e importante. Las reuniones anuales pueden durar mucho tiempo. Imagínese escribiendo todo lo que se dijo durante una reunión de cuatro horas y siendo responsable de las notas. En algún momento, surgirán errores o se omitirán partes cruciales. No es un secreto que no podemos escribir las cosas tan rápido como hablamos. Por no hablar de tu letra cuando tienes que escribir algo rápido. ¿Podrás leer lo que has escrito?

Si decide grabar la reunión y utilizar un proveedor de servicios de transcripción para convertir el tipo de audio a formato de texto, realizará el trabajo de forma rápida y sin esfuerzo. Gglot puede ayudarle a transcribir su reunión anual. Estás a sólo unos clics de conseguirlo. No necesita instalar nada antes de comenzar. Todo lo que necesita hacer es iniciar sesión en nuestra página web y cargar su cinta de audio. Nuestro sitio web es muy fácil de usar e intuitivo incluso si no tienes muchos conocimientos técnicos. La grabación de su reunión se convertirá con precisión. Nuestro servicio de transcripción automática transcribirá su archivo de audio muy rápidamente e incluso le daremos la posibilidad de editar la transcripción antes de que pueda descargarlo. Deje que sus empleados realicen las tareas para las que fueron contratados en primer lugar y deje la transcripción en Gglot. Ahorrará a sus empleados tiempo que podrán invertir en tareas más importantes.

Las reuniones anuales no se llevan a cabo todos los días. Simplemente grabe la reunión y esté completamente presente sin tomar notas. Deje que Gglot sea su proveedor de servicios de transcripción: haremos la transcripción con mayor precisión y rapidez que cualquier secretaria corporativa.