Καταγραφή λεπτών συνάντησης – Ένα από τα μεγαλύτερα βήματα πριν από τη συνεδρία προγραμματισμού

Απομαγνητοφώνησε τα πρακτικά των ετήσιων συνεδριάσεων

Θα θέλαμε να σας δώσουμε μερικές συμβουλές σχετικά με τον τρόπο διεξαγωγής και διεξαγωγής μιας ετήσιας συνάντησης, γιατί όπως κάθε άλλη συνάντηση, πρέπει να προγραμματιστεί προσεκτικά για να είναι επιτυχής. Εάν είστε νέος στον προγραμματισμό της διαδικασίας, μια ετήσια συνάντηση μπορεί να είναι μια τεράστια πρόκληση και πιθανώς να είστε υπό μεγάλη πίεση για να τα κάνετε όλα.

Ίσως θα νομίζατε ότι οι ετήσιες συναντήσεις είναι εξαιρετικά συναρπαστικές και συναρπαστικές, αλλά συνήθως δεν είναι πραγματικά τόσο ενδιαφέρουσες. Ωστόσο, όχι μόνο οι ετήσιες συνελεύσεις απαιτούνται βάσει της κρατικής νομοθεσίας και των απαιτήσεων εισαγωγής στο χρηματιστήριο για τις δημόσιες εταιρείες, αλλά κανείς δεν μπορεί πραγματικά να αρνηθεί ότι είναι πολύ σημαντικές – έστω και μόνο επειδή συγκεντρώνουν τους περισσότερους μετόχους της εταιρείας. Και όπως γνωρίζουμε, οι μέτοχοι είναι βασικά στοιχεία για τις εταιρείες – αποτελούν έναν πολύ σημαντικό κρίκο όσον αφορά τον σχεδιασμό των μελλοντικών εξελίξεων και την πορεία που θα ακολουθήσει η εταιρεία το επόμενο έτος, αφού ψηφίζουν για θέματα που προτείνει διευθυντές εταιρειών. Στην ετήσια συνέλευση, οι μέτοχοι και οι εταίροι λαμβάνουν συχνά αντίγραφα των λογαριασμών της εταιρείας, εξετάζουν τις δημοσιονομικές πληροφορίες για το περασμένο έτος και κάνουν ερωτήσεις και λένε μια γνώμη σχετικά με τις κατευθύνσεις που θα ακολουθήσει η επιχείρηση στο μέλλον. Επίσης, στην ετήσια συνέλευση οι μέτοχοι εκλέγουν τους διευθυντές που θα διοικούν την εταιρεία.

Λοιπόν, ας ξεκινήσουμε με μερικές προτάσεις που πρέπει να λάβετε υπόψη εάν πρέπει να προγραμματίσετε μια ετήσια συνάντηση.

• Κάντε μια λίστα ελέγχου

Κάντε μια λεπτομερή λίστα ελέγχου της όλης διαδικασίας, συμπεριλαμβανομένων των συμβάντων πριν και μετά την πραγματική συνάντηση. Ορίστε προθεσμίες όπου χρειάζεται και δώστε εργασίες στην ομάδα σας. Μερικά από τα βασικά σημεία μπορεί να περιλαμβάνουν τα ακόλουθα: ερωτηματολόγια, χρονοδιάγραμμα συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου για αξιολογήσεις/εγκρίσεις, προσδιορισμό του τύπου της συνεδρίασης, ημερομηνία και τοποθεσία, υλικοτεχνική υποστήριξη της συνεδρίασης, απαιτούμενη τεκμηρίωση, ερωτήσεις και απαντήσεις, πρόβες κ.λπ. Το χρονοδιάγραμμα πρέπει να τροποποιηθεί πλήρως στην εταιρεία σας και στο ημερολόγιό της. Κάντε την προσπάθεια να το τελειοποιήσετε τον πρώτο χρόνο, ώστε να έχετε ήδη ένα προσχέδιο για τα επόμενα χρόνια.

• Ελέγξτε τις νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις

Είναι σημαντικό οι νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις και άλλα έγγραφα που σχετίζονται με τη συνάντηση να εξετάζονται πριν από τη συνάντηση, ώστε όλα να πάνε ομαλά.

• Προσδιορίστε το είδος της συνάντησης

Αυτό θα πρέπει να γίνει ήδη περίπου έξι μήνες πριν από τη συνάντηση. Υπάρχουν μερικά σημαντικά πράγματα που θα σας βοηθήσουν να αποφασίσετε για αυτό, όπως η παράδοση της εταιρείας, η απόδοση και οι ανησυχίες των ενδιαφερόμενων μερών. Οι συναντήσεις μπορεί να είναι: 1. αυτοπροσώπως, όταν όλοι πρέπει να είναι φυσικά παρόντες (το καλύτερο για μεγάλες, καθιερωμένες επιχειρήσεις). 2. εικονικό, όταν όλοι είναι συνδεδεμένοι ψηφιακά (αυτό είναι καλύτερο για startups). 3. την υβριδική έκδοση όταν οι μέτοχοι έχουν την επιλογή μεταξύ της αυτοπροσώπως και της εικονικής συνέλευσης, γιατί καλύπτονται και οι δύο. Η υβριδική συνέλευση είναι καινοτόμος και μεγιστοποιεί τις συμμετοχές των μετόχων.

• Τόπος συνάντησης

Εάν η συνάντηση πρόκειται να διεξαχθεί αυτοπροσώπως, η τοποθεσία παίζει τεράστιο ρόλο. Πολύ μικρές εταιρείες μπορούν να έχουν μια συνάντηση στην αίθουσα συνεδριάσεων της εταιρείας. Από την άλλη πλευρά, εάν πολλά άτομα θα παρευρεθούν στη συνάντηση, οι εταιρείες μπορεί να σκεφτούν να τη μεταφέρουν σε ένα αμφιθέατρο ή σε μια αίθουσα συσκέψεων ξενοδοχείου που είναι συχνά ένα πιο βολικό μέρος.

• Meeting Logistics

Τα logistics εξαρτώνται πολύ από το είδος της συνάντησης που πρόκειται να έχετε. Αλλά θα πρέπει να σκεφτείτε τα καθίσματα, τις ρυθμίσεις στάθμευσης, την ασφάλεια (ίσως και την οθόνη) και το τεχνικό μέρος: μικρόφωνα, προβολείς και άλλα απαραίτητα gadget.

• Ειδοποίηση

Η ημερομηνία, η ώρα και η τοποθεσία της συνάντησης πρέπει να αποσταλεί στους συμμετέχοντες πολύ νωρίτερα.

• Εγγραφα

Υπάρχουν ορισμένα απαιτούμενα έγγραφα που θα χρειαστείτε για τη συνάντηση:

Ημερήσια διάταξη: συνήθως περιέχει εισαγωγή, προτάσεις και Q&A, ψηφοφορία, αποτελέσματα, επιχειρηματική παρουσίαση…

Κανόνες συμπεριφοράς: ώστε οι συμμετέχοντες να γνωρίζουν ποιος πρέπει να μιλήσει, χρονικά όρια, απαγορευμένη συμπεριφορά κ.λπ.

Σενάρια συνάντησης: σημαντικό για τη ροή της συνάντησης και για να βεβαιωθείτε ότι καλύπτονται όλα τα σημεία.

• Διαδικασίες ψηφοφορίας

Οι διαδικασίες ψηφοφορίας εξαρτώνται από τον τύπο των μετόχων. Οι εγγεγραμμένοι κάτοχοι είναι αυτοί που ψηφίζουν τις μετοχές τους απευθείας μέσω της εταιρείας. Οι δικαιούχοι κάτοχοι κατέχουν μετοχές σε λογιστική μορφή μέσω άλλης οντότητας (για παράδειγμα μιας τράπεζας). Οι δικαιούχοι δικαιούχοι έχουν το δικαίωμα να καθοδηγήσουν την τράπεζά τους για το πώς θα ψηφίσει τις μετοχές τους ή εάν θέλουν να προσέλθουν οι ίδιοι στην ετήσια συνέλευση και να ψηφίσουν, ζητούν νόμιμο πληρεξούσιο. Αυτό θα τους επιτρέψει να ψηφίσουν απευθείας τις μετοχές τους.

• Απαρτία

Υπάρχουν επίσης άλλα πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη, τα οποία είναι ζωτικής σημασίας όταν προετοιμάζετε μια ετήσια συνάντηση, όπως η παρακολούθηση της ημερήσιας έκθεσης ψηφοφορίας, αλλά δεν θα υπεισέλθουμε σε λεπτομέρειες εδώ. Το μόνο που πρέπει να έχετε κατά νου ότι θα χρειαστείτε «απαρτία» για να είναι επιτυχής η συνάντηση. Αναφέρεται στον αριθμό των μελών ενός φορέα ή ομάδας που απαιτείται να είναι παρόντα για τη διεκπεραίωση των εργασιών του φορέα ή της ομάδας.

• Ψηφοδέλτια

Τα ψηφοδέλτια βοηθούν να διαπιστωθεί εάν συγκεκριμένες μετοχές μπορούν να συμπεριληφθούν στο σύνολο. Προσδιορίζουν κάθε σημείο προς ψηφοφορία και ζητούν την πραγματική ψήφο.

• Πρόεδρος

Οι τελικές προετοιμασίες περιλαμβάνουν την προετοιμασία του προέδρου, ώστε να έχει προετοιμάσει απαντήσεις για ερωτήσεις που ενδέχεται να εμφανιστούν. Είναι σοφό να μιλήσετε και με το HR για αυτά τα θέματα. Ίσως κάποια ερωτήματα έγιναν ήδη κάποια στιγμή, ίσως σε κάποια άλλη συνάντηση. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε τι συμβαίνει στην εταιρεία και να είστε καλοί στην πρόβλεψη. Ο πρόεδρος πρέπει να έχει αυτοπεποίθηση όταν απαντά στις ερωτήσεις των ενδιαφερομένων, επομένως ο καλύτερος τρόπος είναι απλώς να προετοιμαστεί όσο το δυνατόν περισσότερο.

• Λεπτά

Θα θέλαμε επίσης να μιλήσουμε για ένα άλλο πολύ σημαντικό πράγμα – την τεκμηρίωση της συνάντησης. Είναι ζωτικής σημασίας η συνεδρίαση να τεκμηριώνεται με τον κατάλληλο τρόπο, δηλαδή τα πρακτικά μιας ετήσιας συνάντησης είναι απαραίτητα. Διαδραματίζουν καθοριστικό ρόλο για τη συνεδρία προγραμματισμού της εταιρείας, έτσι ώστε όλοι να είναι ενήμεροι με τις τελευταίες αποφάσεις. Επίσης, γνωρίζουμε ότι η συνάντηση προγραμματισμού πρέπει να είναι άμεση, εάν θέλουμε η εταιρεία να πετύχει και να πετύχει τους οικονομικούς της στόχους. Επομένως, το ερώτημα που πρέπει να τεθεί είναι ποιος είναι ο πιο πρακτικός τρόπος να μεταγραφούν αυτά τα πρακτικά της συνεδρίασης.

Οι μεταγραφές των πρακτικών είναι υπέροχες γιατί είναι μια απλή επισκόπηση όλων όσων έχουν ειπωθεί στην ετήσια συνάντηση και αυτό μπορεί εύκολα να μεταδοθεί σε άτομα που δεν μπορούσαν να την παρακολουθήσουν. Εάν μεταγράψετε την ετήσια συνάντηση, οι συνεδρίες προγραμματισμού θα είναι πιο εύκολο να διεξαχθούν. Με αυτόν τον τρόπο έχετε ήδη καταγράψει τους επιδιωκόμενους στόχους της εταιρείας, ώστε η διοίκηση να μπορεί εύκολα να παραμείνει σε καλό δρόμο καθώς προχωρά με τα βήματα δράσης της. Το περιεχόμενο της μεταγραφής μπορεί επίσης να είναι πολύ χρήσιμο για περαιτέρω ανάλυση και συμπεράσματα στο μέλλον, ειδικά σε περιπτώσεις που δεν επιτυγχάνονται οι αναμενόμενοι στόχοι.

Επίσης, είναι σημαντικό να αναφέρουμε ότι η εργασία με δεδομένα είναι μερικές φορές πολύ δύσκολη, επειδή κατά καιρούς συνέβαιναν σφάλματα και ακόμη και απλά μπορεί να έχουν μεγάλο αντίκτυπο στην εταιρεία. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο, ειδικά οι αριθμοί που αναφέρονται στις ετήσιες συνεδριάσεις θα πρέπει να είναι ηχογραφημένοι και μεταγραφόμενοι. Αυτό θα σας επιτρέψει να αναθεωρήσετε όλα όσα ειπώθηκαν όσο χρειάζεστε και επιπλέον, θα είναι εύκολο να αναφέρετε τυχόν αριθμούς.

Όταν πρέπει να γράψετε σημειώσεις κατά τη διάρκεια μιας ετήσιας συνάντησης, μπορείτε να προετοιμάσετε τον εαυτό σας για ένα πολύ δύσκολο και σημαντικό έργο. Οι ετήσιες συναντήσεις μπορεί να διαρκέσουν για μεγάλο χρονικό διάστημα. Φανταστείτε να γράφετε όλα όσα ειπώθηκαν κατά τη διάρκεια μιας τετράωρης συνάντησης και να είστε υπεύθυνοι για τις σημειώσεις. Κάποια στιγμή θα προκύψουν σφάλματα ή θα παραληφθούν κρίσιμα μέρη. Δεν είναι μυστικό ότι δεν μπορούμε να γράψουμε πράγματα τόσο γρήγορα όσο μιλάμε. Για να μην αναφέρουμε τη γραφή σας όταν πρέπει να γράψετε κάτι γρήγορα. Θα μπορείτε να διαβάσετε αυτά που έχετε γράψει;

Εάν αποφασίσετε να ηχογραφήσετε τη σύσκεψη και να χρησιμοποιήσετε έναν πάροχο υπηρεσιών μεταγραφής για να μετατρέψετε τον τύπο ήχου σε μορφή κειμένου, θα ολοκληρώσετε τη δουλειά γρήγορα και χωρίς κόπο. Το Gglot μπορεί να σας βοηθήσει να μεταγράψετε την ετήσια συνάντησή σας. Είστε μόλις μερικά κλικ μακριά από αυτό. Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε τίποτα πριν ξεκινήσετε. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να συνδεθείτε στην ιστοσελίδα μας και να ανεβάσετε την κασέτα ήχου σας. Ο ιστότοπός μας είναι πολύ φιλικός προς το χρήστη και διαισθητικός, ακόμα κι αν δεν είστε πολύ τεχνικοί. Η εγγραφή της σύσκεψής σας θα μετατραπεί με ακρίβεια. Η υπηρεσία μεταγραφής που βασίζεται σε μηχανήματα θα μεταγράψει το αρχείο ήχου σας πολύ γρήγορα και θα σας δώσουμε ακόμη τη δυνατότητα να επεξεργαστείτε τη μεταγραφή προτού μπορέσετε να τη κατεβάσετε. Αφήστε τους υπαλλήλους σας να κάνουν τις εργασίες για τις οποίες προσλήφθηκαν αρχικά και αφήστε τη μεταγραφή στο Gglot. Θα εξοικονομήσετε χρόνο στους υπαλλήλους σας που μπορούν να επενδύσουν σε πιο σημαντικές εργασίες.

Οι ετήσιες συναντήσεις δεν γίνονται κάθε μέρα. Απλώς καταγράψτε τη συνάντηση και να είστε πλήρως παρόντες χωρίς να κρατάτε σημειώσεις. Αφήστε τη Gglot να είναι ο πάροχος υπηρεσιών μεταγραφής σας: θα κάνουμε τη μεταγραφή με μεγαλύτερη ακρίβεια και ταχύτητα από οποιονδήποτε εταιρικό γραμματέα.