Protokoll der Besprechung aufzeichnen - Einer der größten Schritte vor der Planungssitzung

Übertragen Sie Protokolle der jährlichen Sitzungen

Wir möchten Ihnen einige Ratschläge zur Durchführung und Durchführung eines jährlichen Meetings geben, da es wie jedes andere Meeting sorgfältig geplant werden muss, um erfolgreich zu sein. Wenn Sie mit der Prozessplanung noch nicht vertraut sind, kann ein jährliches Meeting eine große Herausforderung sein und Sie stehen wahrscheinlich unter großem Druck, um alles zu erledigen.

Vielleicht würden Sie denken, dass jährliche Treffen super aufregend und aufregend sind, aber normalerweise sind sie nicht wirklich interessant. Nichtsdestotrotz sind nicht nur Jahresversammlungen nach staatlichem Recht und nach den Anforderungen an die Börsennotierung für öffentliche Unternehmen erforderlich, sondern niemand kann wirklich leugnen, dass sie sehr wichtig sind - schon allein deshalb, weil sie die meisten Aktionäre des Unternehmens versammeln. Und wie wir wissen, sind Aktionäre Schlüsselfiguren für Unternehmen - sie sind ein sehr wichtiges Bindeglied bei der Planung der zukünftigen Entwicklungen und des Weges, den das Unternehmen im folgenden Jahr einschlagen wird, da sie über die von vorgeschlagenen Themen abstimmen Manager von Unternehmen. Auf der Jahresversammlung erhalten Aktionäre und Partner häufig Kopien des Jahresabschlusses des Unternehmens, sie überprüfen die Steuerinformationen des vergangenen Jahres, stellen Fragen und sagen, welche Richtungen das Unternehmen in Zukunft einschlagen wird. Außerdem wählen die Aktionäre auf der Jahresversammlung die Direktoren, die das Unternehmen leiten werden.

Beginnen wir also mit einigen Vorschlägen, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie ein jährliches Treffen planen müssen.

• Machen Sie eine Checkliste

Erstellen Sie eine detaillierte Checkliste des gesamten Prozesses einschließlich der Ereignisse vor und nach dem eigentlichen Meeting. Legen Sie bei Bedarf Termine fest und geben Sie Aufgaben an Ihr Team weiter. Einige der wichtigsten Punkte können Folgendes umfassen: Fragebögen, Zeitplan für Vorstandssitzungen für Überprüfungen / Genehmigungen, Festlegung der Art der Sitzung, Datum und Ort, Besprechungslogistik, erforderliche Dokumentation, Fragen und Antworten, Proben usw. Der Zeitplan sollte vollständig geändert werden zu Ihrem Unternehmen und seinem Kalender. Bemühen Sie sich, es im ersten Jahr perfekt zu machen, damit Sie bereits einen Entwurf für die kommenden Jahre haben.

• Überprüfen Sie die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen

Es ist wichtig, dass gesetzliche und behördliche Anforderungen und andere Dokumente im Zusammenhang mit dem Meeting vor dem Meeting überprüft werden, damit alles reibungslos verläuft.

• Bestimmen Sie die Art der Besprechung

Dies sollte bereits etwa sechs Monate vor dem Treffen erfolgen. Es gibt einige wichtige Dinge, die Ihnen bei der Entscheidung helfen, wie die Unternehmenstradition, die Leistung und die Anliegen der Stakeholder. Die Treffen können sein: 1. persönlich, wenn jeder physisch anwesend sein muss (am besten für große, etablierte Unternehmen); 2. virtuell, wenn alle digital verbunden sind (dieser ist am besten für Startups geeignet); 3. die Hybridversion, wenn die Aktionäre die Wahl zwischen persönlicher und virtueller Versammlung haben, da beide abgedeckt sind. Das Hybrid-Meeting ist innovativ und maximiert die Beteiligung der Aktionäre.

• Treffpunkt

Wenn das Treffen persönlich durchgeführt werden soll, spielt der Ort eine große Rolle. Sehr kleine Unternehmen können sich im Konferenzraum des Unternehmens treffen. Wenn andererseits viele Personen an dem Meeting teilnehmen, könnten Unternehmen darüber nachdenken, es in ein Auditorium oder einen Hotel-Meetingraum zu verlegen, der häufig ein bequemer Ort ist.

• Meeting Logistik

Die Logistik hängt stark von der Art des Meetings ab, das Sie abhalten werden. Aber Sie sollten über die Sitzplätze, Parkmöglichkeiten, Sicherheit (vielleicht sogar Abschirmung) und den technischen Teil nachdenken: Mikrofone, Projektoren und andere notwendige Geräte.

• Beachten

Datum, Uhrzeit und Ort des Treffens müssen den Teilnehmern rechtzeitig mitgeteilt werden.

• Unterlagen

Es gibt eine Reihe erforderlicher Dokumente, die Sie für das Meeting benötigen:

Agenda: Enthält normalerweise Einführung, Vorschläge und Fragen und Antworten, Abstimmungen, Ergebnisse, Unternehmenspräsentationen…

Verhaltensregeln: Damit die Teilnehmer wissen, wer sprechen soll, Fristen, verbotenes Verhalten usw.

Besprechungsskripte: wichtig für den Ablauf der Besprechung und um sicherzustellen, dass alle Punkte abgedeckt sind.

• Abstimmungsverfahren

Das Abstimmungsverfahren hängt von der Art der Aktionäre ab. Registrierte Inhaber sind diejenigen, die ihre Aktien direkt über die Gesellschaft abstimmen. Begünstigte halten Aktien in Buchform über ein anderes Unternehmen (z. B. eine Bank). Begünstigte haben das Recht, ihre Bank anzuweisen, wie sie ihre Aktien abstimmen sollen, oder wenn sie selbst zur Jahresversammlung kommen und abstimmen möchten, fordern sie einen gesetzlichen Vertreter an. Dadurch können sie ihre Aktien direkt abstimmen.

• Das

Es gibt auch andere Dinge zu berücksichtigen, die bei der Vorbereitung eines jährlichen Treffens von entscheidender Bedeutung sind, z. B. die Überwachung des täglichen Abstimmungsberichts. Wir werden hier jedoch nicht auf Details eingehen. Das einzige, was Sie beachten müssen, ist, dass Sie ein „Quorum“ benötigen, damit das Meeting erfolgreich ist. Es bezieht sich auf die Anzahl der Mitglieder einer Körperschaft oder Gruppe, die anwesend sein müssen, um die Geschäfte der Körperschaft oder Gruppe abzuwickeln.

• Stimmzettel

Stimmzettel helfen herauszufinden, ob bestimmte Aktien in die Gesamtsumme einbezogen werden können. Sie identifizieren jeden Punkt, über den abgestimmt werden soll, und fragen nach der tatsächlichen Abstimmung.

• Vorsitzende

Die letzten Vorbereitungen umfassen die Vorbereitung des Vorsitzenden, damit er Antworten auf Fragen vorbereitet hat, die möglicherweise auftauchen. Es ist ratsam, auch mit der Personalabteilung über diese Angelegenheiten zu sprechen. Vielleicht wurden irgendwann schon einige Fragen gestellt, vielleicht bei einem anderen Treffen. Es ist wichtig zu wissen, was im Unternehmen vor sich geht, und gut vorauszusehen. Der Vorsitzende muss bei der Beantwortung der Fragen der Stakeholder selbstbewusst sein, damit der beste Weg nur so gut wie möglich vorbereitet ist.

• Protokoll

Wir möchten auch über eine andere sehr wichtige Sache sprechen - die Dokumentation des Treffens. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Sitzung ordnungsgemäß dokumentiert wird, dh Protokolle einer jährlichen Sitzung sind unabdingbar. Sie spielen eine entscheidende Rolle für die Planungssitzung des Unternehmens, damit jeder mit den neuesten Entscheidungen an Bord ist. Wir wissen auch, dass die Planungssitzung genau richtig sein muss, wenn das Unternehmen erfolgreich sein und seine finanziellen Ziele erreichen soll. Die Frage ist also, wie diese Sitzungsprotokolle am praktischsten transkribiert werden können.

Die Protokolle sind großartig, da sie einen einfachen Überblick über alles bieten, was in der Jahresversammlung gesagt wurde, und dies kann leicht an Personen weitergegeben werden, die nicht daran teilnehmen konnten. Wenn Sie das Jahrestreffen transkribieren, sind die Planungssitzungen einfacher durchzuführen. Auf diese Weise haben Sie bereits die angestrebten Ziele des Unternehmens aufgeschrieben, sodass das Management bei seinen Handlungsschritten problemlos auf dem richtigen Weg bleiben kann. Der Inhalt des Transkripts kann auch für weitere Analysen und Schlussfolgerungen in der Zukunft sehr nützlich sein, insbesondere in Fällen, in denen die erwarteten Ziele nicht erreicht werden.

Es ist auch wichtig zu erwähnen, dass die Arbeit mit Daten manchmal sehr schwierig ist, da von Zeit zu Zeit Fehler auftreten und selbst einfache einen großen Einfluss auf das Unternehmen haben können. Aus diesem Grund sollten insbesondere die in Jahresversammlungen genannten Zahlen mit Audio typisiert und transkribiert werden. Auf diese Weise können Sie alles, was gesagt wurde, so oft überprüfen, wie Sie es benötigen, und außerdem können Sie leicht beliebige Zahlen angeben.

Wenn Sie während eines jährlichen Meetings Notizen machen müssen, können Sie sich auf eine sehr herausfordernde und wichtige Aufgabe vorbereiten. Jahresversammlungen können lange dauern. Stellen Sie sich vor, Sie schreiben alles auf, was während eines vierstündigen Meetings gesagt wurde, und sind für die Notizen verantwortlich. Irgendwann treten Fehler auf oder wichtige Teile werden weggelassen. Es ist kein Geheimnis, dass wir Dinge nicht so schnell aufschreiben können, wie wir sprechen. Ganz zu schweigen von Ihrer Handschrift, wenn Sie schnell etwas aufschreiben müssen. Können Sie lesen, was Sie aufgeschrieben haben?

Wenn Sie sich entscheiden, das Meeting aufzuzeichnen und einen Transkriptionsdienstleister zu verwenden, um den Audiotyp in ein Textformat umzuwandeln, können Sie die Arbeit schnell und mühelos erledigen. Gglot kann Ihnen dabei helfen, Ihr Jahrestreffen zu transkribieren. Sie sind nur ein paar Klicks davon entfernt. Sie müssen nichts installieren, bevor Sie beginnen. Sie müssen sich lediglich auf unserer Webseite anmelden und Ihr Audioband hochladen. Unsere Webseite ist sehr benutzerfreundlich und intuitiv, auch wenn Sie nicht sehr technisch versiert sind. Ihre Meeting-Aufzeichnung wird genau konvertiert. Unser maschinenbasierter Transkriptionsdienst transkribiert Ihre Audiodatei sehr schnell und wir geben Ihnen sogar die Möglichkeit, die Transkription zu bearbeiten, bevor Sie sie herunterladen können. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter die Aufgaben erledigen, für die sie ursprünglich eingestellt wurden, und überlassen Sie die Transkription Gglot. Sie sparen Ihren Mitarbeitern Zeit, die sie in wichtigere Aufgaben investieren können.

Jahresversammlungen finden nicht jeden Tag statt. Zeichnen Sie die Versammlung einfach auf und seien Sie voll dabei, ohne sich Notizen zu machen. Lassen Sie Gglot Ihr Transkriptionsdienstleister sein: Wir machen die Transkription genauer und schneller als jede Unternehmenssekretärin.