Optagelse af mødereferater - Et af de største trin inden planlægningssessionen

Transkriber protokoller fra årlige møder

Vi vil gerne give dig nogle råd om, hvordan du afholder og kører et årligt møde, for ligesom ethvert andet møde skal det planlægges nøje for at få succes. Hvis du er ny i procesplanlægningen, kan et årligt møde være en enorm udfordring, og du er sandsynligvis under et stort pres for at få alt gjort.

Måske ville du tro, at årsmøder er super spændende og spændende, men normalt er de ikke rigtig så interessante. Ikke desto mindre kræves ikke kun årlige møder i henhold til statens lovgivning og under børsnoteringskrav til offentlige virksomheder, men ingen kan virkelig benægte, at de er meget vigtige - hvis kun fordi de samler de fleste aktionærer i virksomheden. Og som vi ved, er aktionærer nøgletal for virksomheder - de er et meget vigtigt led, når det kommer til planlægning af den fremtidige udvikling og den vej, som virksomheden vil være på det følgende år, da de får en afstemning om forhold, der er foreslået af virksomhedernes ledere. På årsmødet får aktionærer og partnere ofte kopier af virksomhedens regnskaber, de gennemgår regnskabsoplysninger for det forløbne år, og de stiller spørgsmål og siger om de retninger, virksomheden vil tage i fremtiden. Også på årsmødet vælger aktionærer de direktører, der skal styre virksomheden.

Så lad os starte med nogle forslag, som du skal tage i betragtning, hvis du skal planlægge et årligt møde.

• Lav en tjekliste

Lav en detaljeret tjekliste over hele processen inklusive begivenheder før og efter det aktuelle møde. Angiv deadlines, hvor det er nødvendigt, og uddel opgaver til dit team. Nogle af nøglepunkterne kan omfatte følgende: spørgeskemaer, tidsplan for bestyrelsesmøde til gennemgang / godkendelse, bestemmelse af mødetype, dato og placering, mødelogistik, krævet dokumentation, spørgsmål og svar, øvelser osv. Tidsplanen skal ændres fuldstændigt til din virksomhed og dens kalender. Gør en indsats for at gøre det perfekt det første år, så du har allerede et udkast til de kommende år.

• Gennemgå juridiske og lovgivningsmæssige krav

Det er vigtigt, at juridiske og lovgivningsmæssige krav og andre dokumenter relateret til mødet gennemgås inden mødet, så alt går glat.

• Bestem typen af møde

Dette skal allerede gøres omkring seks måneder før mødet. Der er nogle vigtige ting, der hjælper dig med at beslutte om dette som virksomhedstradition, præstation og bekymringer hos interessenterne. Møderne kan være: 1. personligt, når alle har brug for at være fysisk til stede (bedst for store, etablerede virksomheder); 2. virtuel, når alle har forbindelse digitalt (denne er bedst til startups); 3. hybridversionen, når aktionærerne har valget mellem det personlige og det virtuelle møde, fordi begge er dækket. Hybridmødet er innovativt og maksimerer aktionærernes deltagelse.

• Mødested

Hvis mødet skal afholdes personligt, spiller placeringen en stor rolle. Meget små virksomheder kan have et møde i virksomhedens konferencelokale. På den anden side, hvis mange mennesker vil deltage i mødet, kan virksomheder måske overveje at flytte det til et auditorium eller et hotelmødelokale, som ofte er et mere praktisk sted.

• Mødelogistik

Logistik afhænger meget af, hvilken type møde du skal have. Men du skal tænke på siddepladser, parkeringsarrangementer, sikkerhed (måske endda screening) og den tekniske del: mikrofoner, projektorer og andre nødvendige gadgets.

• Varsel

Dato, tidspunkt og sted for mødet skal sendes til deltagerne i god tid.

• Dokumenter

Der er et antal nødvendige dokumenter, du har brug for til mødet:

Dagsorden: indeholder normalt introduktion, forslag og Q & As, afstemning, resultater, forretningspræsentation ...

Adfærdsregler: så deltagerne ved, hvem der skal tale, tidsfrister, forbudt adfærd osv.

Mødescripts: vigtigt for strømmen af mødet og for at sikre, at alle punkter er dækket.

• Afstemningsprocedurer

Afstemningsprocedurer afhænger af typen af aktionærer. Registrerede indehavere er dem, der stemmer deres aktier direkte gennem selskabet. Gunstige indehavere har aktier i bogføringsform gennem en anden enhed (f.eks. En bank). Gunstige indehavere har ret til at instruere deres bank om, hvordan de skal stemme deres aktier, eller hvis de selv ønsker at komme til årsmødet og stemme, anmoder de om en lovlig fuldmagt. Det giver dem mulighed for at stemme deres aktier direkte.

• Det

Der er også andre ting at tage i betragtning, som er afgørende, når du forbereder et årligt møde, som at overvåge den daglige afstemningsrapport, men vi går ikke nærmere ind her. Det eneste, du har brug for at huske på, at du har brug for et "beslutningsdygtighed" for at mødet skal lykkes. Det henviser til antallet af medlemmer af et organ eller en gruppe, der kræves for at være til stede for at gennemføre organets eller gruppens forretning.

• Afstemning

Afstemninger hjælper med at finde ud af, om bestemte aktier kan medtages i totalen. De identificerer hvert punkt, der skal stemmes om, og beder om den faktiske afstemning.

• Formand

De sidste forberedelser inkluderer forberedelse af formanden, så han har forberedt svar på spørgsmål, der kan dukke op. Det er klogt at også tale med HR om disse forhold. Måske blev der allerede stillet nogle spørgsmål på et tidspunkt, måske på et andet møde. Det er vigtigt at vide, hvad der foregår i virksomheden og være god til at foregribe. Formanden skal være selvsikker, når han besvarer spørgsmål fra interessenter, så den bedste måde er bare forberedt så meget som muligt.

• Protokoller

Vi vil også gerne tale om en anden meget vigtig ting - dokumentation af mødet. Det er af afgørende betydning, at mødet dokumenteres på en ordentlig måde, dvs. protokoller fra et årligt møde er uundværlige. De spiller en afgørende rolle for virksomhedens planlægningssession, så alle er om bord med de seneste beslutninger. Vi ved også, at planlægningssessionen skal være spot-on, hvis vi ønsker, at virksomheden skal lykkes og nå sine økonomiske mål. Så spørgsmålet, der skal stilles, er, hvad der er den mest praktiske måde at transkribere disse mødeprotokoller på.

Protokollerne er gode, fordi de er en simpel oversigt over alt, hvad der er blevet sagt på årsmødet, og dette kan let overføres til folk, der ikke kunne deltage i det. Hvis du transkriberer det årlige møde, vil planlægningssessionerne være lettere at gennemføre. På denne måde har du allerede nedskrevet virksomhedens mål, så ledelsen let kan holde sig på sporet, når de fortsætter med deres handlingstrin. Indholdet af udskriften kan også være meget nyttigt til yderligere analyse og konklusioner i fremtiden, især i tilfælde hvor de forventede mål ikke er nået.

Det er også vigtigt at nævne, at arbejde med data undertiden er meget hårdt, fordi der skete fejl fra tid til anden, og endda enkle kan have stor indflydelse på virksomheden. Det er derfor, især de numre, der er nævnt på årlige møder, skal være lydtype og transskriberet. Dette gør det muligt for dig at gennemse alt, hvad der er sagt, så meget som du har brug for, og det vil desuden være let at citere alle tal.

Når du skal skrive noter ned under et årligt møde, kan du forberede dig på en meget udfordrende og vigtig opgave. Årsmøder kan vare i lang tid. Forestil dig at skrive alt, hvad der blev sagt under et fire timers møde, ned og være ansvarlig for noterne. På et tidspunkt vil der opstå fejl, eller vigtige dele udelades. Det er ikke en hemmelighed, at vi ikke kan skrive ting ned så hurtigt, som vi taler. For ikke at nævne din håndskrift, når du skal skrive noget hurtigt ned. Kan du læse det, du har skrevet ned?

Hvis du beslutter dig for at optage mødet og bruge en transskriptionstjenesteudbyder til at konvertere lydtypen til tekstformat, får du arbejdet gjort hurtigt og ubesværet. Gglot kan hjælpe dig med at transskribere dit årsmøde. Du er kun et par klik væk fra det. Du behøver ikke installere noget, før du begynder. Alt du skal gøre er at logge ind på vores hjemmeside og uploade dit lydbånd. Vores hjemmeside er meget brugervenlig og intuitiv, selvom du ikke er særlig teknisk kyndig. Din mødeoptagelse vil blive konverteret nøjagtigt. Vores maskinbaserede transskriptionstjeneste vil transskribere din lydfil meget hurtigt, og vi vil endda give dig mulighed for at redigere transskriptionen, før du kan downloade den. Lad dine medarbejdere udføre de opgaver, som de blev ansat til i første omgang, og overlad transskriberingen til Gglot. Du sparer dine medarbejdere for tid, som de kan investere i vigtigere opgaver.

Årsmøder afholdes ikke hver dag. Du skal blot optage mødet og være fuldt til stede uden at tage noter. Lad Gglot være din transskriptionstjenesteudbyder: Vi vil udføre transskriptionen mere præcist og hurtigere end nogen virksomhedssekretær.