Gravació de l'acta de la reunió: un dels passos més importants abans de la sessió de planificació

Transcriviu les actes de les reunions anuals

Ens agradaria donar-vos alguns consells sobre com dur a terme i organitzar una reunió anual, perquè com qualsevol altra reunió, cal planificar-la acuradament per tenir èxit. Si sou nou a la planificació del procés, una reunió anual pot ser un gran repte i probablement esteu sota molta pressió per tal de fer-ho tot.

Potser penseu que les reunions anuals són molt emocionants i emocionants, però normalment no són tan interessants. No obstant això, no només les reunions anuals són necessàries per la llei estatal i pels requisits de cotització de les empreses públiques, sinó que ningú pot negar realment que són molt importants, encara que només sigui perquè reuneixen la majoria dels accionistes de l'empresa. I, com sabem, els accionistes són figures clau per a les empreses, són un enllaç molt important a l'hora de planificar les evolucions futures i el camí que seguirà l'empresa l'any següent, ja que es vota en els assumptes proposats per gestors de les empreses. A la reunió anual, els accionistes i socis solen obtenir còpies dels comptes de l'empresa, revisen la informació fiscal de l'any passat i fan preguntes i diuen sobre les direccions que prendrà el negoci en el futur. Així mateix, en la junta anual els accionistes elegeixen els consellers que gestionaran l'empresa.

Per tant, comencem amb alguns suggeriments que hauríeu de tenir en compte si heu de planificar una reunió anual.

• Feu una llista de verificació

Feu una llista de verificació detallada de tot el procés, inclosos els esdeveniments abans i després de la reunió real. Establiu terminis quan sigui necessari i repartiu tasques al vostre equip. Alguns dels punts clau poden incloure els següents: qüestionaris, calendari de reunions de la junta per a revisions/aprovacions, determinació del tipus de reunió, data i lloc, logística de la reunió, documentació requerida, preguntes i respostes, assajos, etc. El calendari s'ha de modificar completament. a la vostra empresa i al seu calendari. Esforça't per fer-ho perfecte el primer any, perquè ja tinguis un esborrany per als propers anys.

• Revisar els requisits legals i reglamentaris

És important que els requisits legals i reglamentaris i altres documents relacionats amb la reunió es revisin abans de la reunió perquè tot surti sense problemes.

• Determina el tipus de reunió

Això ja s'hauria de fer uns sis mesos abans de la reunió. Hi ha algunes coses importants que us ajudaran a decidir sobre aquesta tradició de l'empresa, el rendiment i les preocupacions dels grups d'interès. Les reunions poden ser: 1. presencials, quan tothom necessita estar present físicament (el millor per a grans empreses consolidades); 2. virtual, quan tothom està connectat digitalment (aquest és el millor per a startups); 3. La versió híbrida quan els accionistes tinguin la possibilitat d'escollir entre la reunió presencial i virtual, perquè totes dues estan cobertes. La reunió híbrida és innovadora i maximitza les participacions dels accionistes.

• Lloc de reunió

Si la reunió es farà en persona, la ubicació juga un paper important. Les empreses molt petites poden tenir una reunió a la sala de conferències de l'empresa. D'altra banda, si hi assisteix molta gent, les empreses podrien pensar en traslladar-la a un auditori o una sala de reunions d'hotel, que sovint és un lloc més convenient.

• Logística de reunions

La logística depèn molt del tipus de reunió que tingueu. Però hauríeu de pensar en els seients, la disposició de l'aparcament, la seguretat (potser fins i tot la projecció) i la part tècnica: micròfons, projectors i altres aparells necessaris.

• Avís

La data, l'hora i el lloc de la reunió s'han d'enviar als participants amb antelació.

• Documents

Hi ha una sèrie de documents necessaris que necessitareu per a la reunió:

Agenda: normalment conté introducció, propostes i preguntes, votacions, resultats, presentació de negocis...

Normes de conducta: perquè els participants sàpiguen qui ha de parlar, límits de temps, comportament prohibit, etc.

Guions de reunió: importants per al flux de la reunió i per assegurar-se que tots els punts estan coberts.

• Procediments de votació

Els procediments de votació depenen del tipus d'accionistes. Els titulars registrats són els que voten les seves accions directament a través de l'empresa. Els beneficiaris efectius tenen accions en forma d'anotació en compte a través d'una altra entitat (un banc, per exemple). Els beneficiaris efectius tenen dret a instruir al seu banc sobre com votar les seves accions o si volen venir ells mateixos a l'assemblea anual i votar, sol·liciten una representació legal. Això els permetrà votar directament les seves accions.

• Quòrum

També hi ha altres coses a tenir en compte que són crucials a l'hora de preparar una reunió anual, com ara el seguiment de l'informe de votació diari, però aquí no entrarem en detalls. L'únic que heu de tenir en compte és que necessitareu un "quòrum" perquè la reunió tingui èxit. Es refereix al nombre de membres d'un organisme o grup necessaris per estar presents per tal de gestionar els negocis de l'organisme o grup.

• Paperetes

Les paperetes ajuden a esbrinar si es poden incloure accions concretes en el total. Identifiquen cada punt a votar i demanen el vot real.

• President

Els darrers preparatius inclouen preparar el president perquè hagi preparat les respostes a les preguntes que puguin sorgir. També és prudent parlar amb els recursos humans sobre aquests assumptes. Potser ja es van fer algunes preguntes en algun moment, potser en una altra reunió. És important saber què passa a l'empresa i anticipar-se bé. El president ha de tenir confiança en si mateix quan respon a les preguntes dels grups d'interès, de manera que la millor manera és estar preparat tant com sigui possible.

• Minuts

També ens agradaria parlar d'una altra cosa molt important: documentar la reunió. És de vital importància que la reunió estigui documentada de manera adequada, és a dir, les actes d'una reunió anual són indispensables. Tenen un paper crucial per a la sessió de planificació de l'empresa, perquè tothom estigui a bord amb les últimes decisions. A més, sabem que la sessió de planificació ha de ser puntual si volem que l'empresa tingui èxit i assoleixi els seus objectius financers. Per tant, la pregunta que cal fer és quina és la manera més pràctica de transcriure aquestes actes de reunió.

Les transcripcions de les actes són genials perquè són una visió senzilla de tot el que s'ha dit a la reunió anual i això es pot transmetre fàcilment a les persones que no hi han pogut assistir. Si transcriu la reunió anual, les sessions de planificació seran més fàcils de dur a terme. D'aquesta manera ja tens anotats els objectius aspirats de l'empresa perquè la direcció pugui mantenir-se fàcilment en el bon camí mentre procedeix amb les seves accions. El contingut de la transcripció també pot ser molt útil per a més anàlisis i conclusions en el futur, especialment en els casos en què no s'assoleixen els objectius esperats.

A més, és important esmentar que treballar amb dades de vegades és molt difícil, perquè de tant en tant es produeixen errors, i fins i tot els senzills poden tenir un gran impacte en l'empresa. És per això que, sobretot, els números esmentats a les reunions anuals s'han de mecanografiar i transcriure en àudio. Això et permetrà revisar tot el que s'ha dit tant com necessitis i, a més, serà fàcil citar qualsevol nombre.

Quan hagis d'escriure notes durant una reunió anual, pots preparar-te per a una tasca molt desafiant i important. Les reunions anuals poden durar molt de temps. Imagineu-vos anotant tot el que es va dir durant una reunió de quatre hores i ser responsable de les notes. En algun moment, sorgiran errors o s'ometran parts crucials. No és cap secret que no podem escriure les coses tan ràpid com parlem. Per no parlar de la teva lletra quan has d'escriure alguna cosa ràpidament. Seràs capaç de llegir el que has escrit?

Si decidiu gravar la reunió i utilitzar un proveïdor de serveis de transcripció per convertir el tipus d'àudio en format de text, farà la feina ràpidament i sense esforç. Gglot us pot ajudar a transcriure la vostra reunió anual. Esteu a pocs clics de distància. No cal que instal·leu res abans de començar. Tot el que heu de fer és iniciar sessió a la nostra pàgina web i penjar la vostra cinta d'àudio. El nostre lloc web és molt fàcil d'utilitzar i intuïtiu, fins i tot si no tens molt coneixements tècnics. La gravació de la reunió es convertirà amb precisió. El nostre servei de transcripció basat en màquina transcriurà el vostre fitxer d'àudio molt ràpidament i fins i tot us donarem la possibilitat d'editar la transcripció abans que pugueu descarregar-la. Deixeu que els vostres empleats facin les tasques per a les quals van ser contractats en primer lloc i deixeu la transcripció a Gglot. Estalviaràs temps als teus empleats que poden invertir en tasques més importants.

Les reunions anuals no es fan tots els dies. Simplement enregistreu la reunió i estigueu totalment present sense prendre notes. Deixa que Gglot sigui el teu proveïdor de serveis de transcripció: farem la transcripció amb més precisió i més rapidesa que qualsevol secretaria corporativa.