Snimanje zapisnika sa sastanka – jedan od najvećih koraka prije sesije planiranja

Transkribirajte zapisnike sa godišnjih sastanaka

Željeli bismo vam dati nekoliko savjeta kako voditi i voditi godišnji sastanak, jer kao i svaki drugi sastanak, potrebno ga je pažljivo isplanirati da bi bio uspješan. Ako ste novi u planiranju procesa, godišnji sastanak može biti veliki izazov i vjerovatno ste pod velikim pritiskom da sve završite.

Možda biste pomislili da su godišnji sastanci super uzbudljivi i uzbudljivi, ali obično nisu baš toliko zanimljivi. Ipak, ne samo da su godišnje skupštine obavezne prema državnom zakonu i zahtjevima berzanskog listinga za javna preduzeća, već niko ne može poreći da su one veoma važne – makar samo zato što okupljaju većinu dioničara kompanije. A kao što znamo, akcionari su ključne figure za kompanije – oni su veoma važna karika kada je u pitanju planiranje budućeg razvoja i puta kojim će kompanija ići u narednoj godini, jer dobijaju glasanje o pitanjima koje predlaže menadžeri kompanija. Na godišnjoj skupštini dioničari i partneri često dobiju kopije računa kompanije, pregledaju fiskalne podatke za prošlu godinu, postavljaju pitanja i govore o smjerovima poslovanja u budućnosti. Takođe, na godišnjoj skupštini akcionari biraju direktore koji će upravljati kompanijom.

Dakle, počnimo s nekim prijedlozima koje biste trebali uzeti u obzir ako morate planirati godišnji sastanak.

• Napravite kontrolnu listu

Napravite detaljnu kontrolnu listu cijelog procesa uključujući događaje prije i nakon stvarnog sastanka. Odredite rokove gdje je potrebno i dajte zadatke svom timu. Neke od ključnih tačaka mogu uključivati sljedeće: upitnike, raspored sastanaka odbora za preglede/odobrenja, određivanje vrste sastanka, datuma i lokacije, logistiku sastanka, potrebnu dokumentaciju, pitanja i odgovore, probe itd. Raspored treba u potpunosti izmijeniti. vašoj kompaniji i njenom kalendaru. Potrudite se da to bude savršeno u prvoj godini, tako da već imate nacrt za godine koje dolaze.

• Pregledajte zakonske i regulatorne zahtjeve

Važno je da se zakonski i regulatorni zahtjevi i druga dokumenta vezana za sastanak pregledaju prije sastanka kako bi sve proteklo glatko.

• Odredite vrstu sastanka

To bi već trebalo da se uradi oko šest meseci pre sastanka. Postoje neke važne stvari koje će vam pomoći da odlučite o tome, kao što su tradicija kompanije, učinak i brige dionika. Sastanci mogu biti: 1. lični, kada svi trebaju biti fizički prisutni (najbolje za velike, etablirane firme); 2. virtuelni, kada su svi povezani digitalno (ovaj je najbolji za startapove); 3. hibridna verzija kada akcionari imaju izbor između ličnog i virtuelnog sastanka, jer su oba pokrivena. Hibridni sastanak je inovativan i maksimizira učešće akcionara.

• Mesto sastanka

Ako će se sastanak održati lično, lokacija igra veliku ulogu. Vrlo male kompanije mogu imati sastanak u sali za sastanke kompanije. S druge strane, ako će mnogo ljudi prisustvovati sastanku, kompanije bi mogle razmišljati o tome da ga premjeste u gledalište ili hotelsku salu za sastanke koja je često pogodnije mjesto.

• Meeting Logistics

Logistika dosta zavisi od vrste sastanka koji ćete imati. Ali treba razmisliti o sjedenju, uređenju parkinga, sigurnosti (možda čak i projekciji) i tehničkom dijelu: mikrofonima, projektorima i ostalim potrebnim gadžetima.

• Biljeska

Datum, vrijeme i mjesto sastanka moraju biti poslani učesnicima dosta unaprijed.

• Dokumenti

Postoji nekoliko potrebnih dokumenata koji su vam potrebni za sastanak:

Dnevni red: obično sadrži uvod, prijedloge i pitanja i odgovore, glasanje, rezultate, poslovnu prezentaciju…

Pravila ponašanja: tako da učesnici znaju ko treba da govori, vremenska ograničenja, zabranjeno ponašanje itd.

Skripte za sastanke: važne za tok sastanka i za osiguranje da su sve tačke pokrivene.

• Procedure glasanja

Procedure glasanja zavise od vrste akcionara. Registrirani vlasnici su oni koji svojim dionicama glasaju direktno preko kompanije. Pravni vlasnici imaju akcije u knjigovodstvenom obliku preko drugog entiteta (na primjer, banke). Pravni vlasnici imaju pravo da upute svoju banku kako da glasaju za svoje dionice ili ako žele sami doći na godišnju skupštinu i glasati, zatraže zakonskog punomoćnika. To će im omogućiti da direktno glasaju za svoje dionice.

• Kvorum

Postoje i druge stvari koje treba uzeti u obzir, a koje su ključne kada pripremate godišnji sastanak, kao što je praćenje dnevnog izvještaja o glasanju, ali ovdje nećemo ulaziti u detalje. Jedina stvar koju trebate imati na umu da će vam trebati “kvorum” da bi sastanak bio uspješan. Odnosi se na broj članova tijela ili grupe koji je potreban da budu prisutni kako bi se obavljao posao tijela ili grupe.

• Glasački listići

Glasački listići pomažu da se sazna da li se određene dionice mogu uključiti u ukupni iznos. Oni identifikuju svaku tačku o kojoj će se glasati i traže stvarno glasanje.

• Predsjedavajući

Završne pripreme uključuju pripremu predsjedavajućeg kako bi on pripremio odgovore na pitanja koja bi se mogla pojaviti. Pametno je razgovarati i sa HR-om o ovim stvarima. Možda su neka pitanja već postavljena u nekom trenutku, možda na nekom drugom sastanku. Važno je znati šta se dešava u kompaniji i biti dobar u predviđanju. Predsjedavajući mora biti samopouzdan kada odgovara na pitanja dionika, tako da je najbolji način da budete što je moguće spremniji.

• Minute

Želimo da razgovaramo i o još jednoj veoma važnoj stvari – dokumentovanju sastanka. Od ključne je važnosti da se sastanak na odgovarajući način dokumentuje, odnosno da su zapisnici sa godišnjih sastanaka neophodni. Oni igraju ključnu ulogu u planiranju kompanije, tako da su svi u skladu s najnovijim odlukama. Također, znamo da sesija planiranja mora biti tačna ako želimo da kompanija uspije i ispuni svoje finansijske ciljeve. Dakle, pitanje koje treba postaviti je koji je najpraktičniji način da se prepiše zapisnik sa sastanka.

Transkripti zapisnika su odlični jer predstavljaju jednostavan pregled svega što je rečeno na godišnjem sastanku i to se lako može prenijeti ljudima koji nisu mogli prisustvovati. Ako prepišete godišnji sastanak, sesije planiranja će se lakše voditi. Na ovaj način već imate zapisane željene ciljeve kompanije kako bi menadžment mogao lako ostati na pravom putu dok nastavlja sa svojim koracima akcije. Sadržaj transkripta također može biti vrlo koristan za dalju analizu i zaključivanje u budućnosti, posebno u slučajevima kada očekivani ciljevi nisu postignuti.

Takođe, važno je napomenuti da je rad sa podacima ponekad veoma težak, jer se greške dešavaju s vremena na vreme, a čak i jednostavne mogu imati veliki uticaj na kompaniju. Zato, posebno brojeve koji se pominju na godišnjim sastancima treba audio otkucati i transkribovati. To će vam omogućiti da pregledate sve što je rečeno onoliko koliko vam je potrebno, a osim toga, lako ćete citirati bilo koje brojke.

Kada tokom godišnjeg sastanka morate da zapišete beleške, možete se pripremiti za veoma izazovan i važan zadatak. Godišnji sastanci mogu trajati dugo. Zamislite da zapišete sve što je rečeno tokom četvorosatnog sastanka i da budete odgovorni za beleške. U nekom trenutku će se pojaviti greške ili će ključni dijelovi biti izostavljeni. Nije tajna da stvari ne možemo zapisivati brzo kao što govorimo. Da ne spominjem vaš rukopis kada morate nešto brzo da zapišete. Hoćete li moći pročitati ono što ste zapisali?

Ako odlučite da snimite sastanak i da koristite provajdera usluge transkripcije za pretvaranje audio tipa u tekstualni format, posao ćete obaviti brzo i bez napora. Gglot vam može pomoći da prepišete svoj godišnji sastanak. Od njega vas dijeli samo nekoliko klikova. Ne morate ništa da instalirate pre nego što počnete. Sve što trebate učiniti je da se prijavite na našu web stranicu i učitate svoju audio kasetu. Naša web stranica je vrlo laka za korištenje i intuitivna čak i ako niste tehnički upućeni. Vaš snimak sastanka će biti precizno konvertovan. Naša usluga transkripcije zasnovana na mašini će vrlo brzo transkribovati vašu audio datoteku i čak ćemo vam dati mogućnost da uredite transkripciju prije nego što je možete preuzeti. Pustite svoje zaposlenike da rade zadatke za koje su i bili angažovani, a prepisivanje prepustite Gglotu. Vašim zaposlenima ćete uštedjeti vrijeme koje mogu uložiti u važnije zadatke.

Godišnji sastanci se ne održavaju svaki dan. Jednostavno snimite sastanak i budite u potpunosti prisutni bez vođenja bilješki. Neka Gglot bude vaš pružatelj usluga transkripcije: mi ćemo izvršiti transkripciju preciznije i brže od bilo kojeg korporativnog sekretara.